Fitimet:
- Kuptimi i logjikës së automatizimit të testeve të rakordimit aktual, rakordimit bankar dhe përputhjes me tre drejtime (porosi-dorëzim-faturë) me mbështetje të inteligjencës artificiale
- Aftësia për të klasifikuar dhe prioritizuar analizën e dallimeve (ndryshimeve) dhe arsyet e pajtimit të dallimeve me inteligjencën artificiale
- Aftësia për të kuptuar se artikujt e mospërputhur dhe dallimet e konfirmimit duhet të hetohen nga auditori dhe se inteligjenca artificiale tregon vetëm ndryshimin.
Thelbi i një auditimi është verifikimi duke e krahasuar atë me një burim të pavarur që një regjistrim ekziston dhe është mbajtur me saktësi. Një hyrje në kredi është reale, me miratimin e palës debitore; një gjendje bankare është e saktë, me konfirmim nga banka; Ju testoni autenticitetin e një blerjeje duke u siguruar që treshja e porosisë-dorëzim-faturës përputhet me njëra-tjetrën. Këto procese kolektivisht quhen pajtim dhe konfirmim. Për shkak se ato në thelb kërkojnë krahasimin e një numri të madh artikujsh, ato janë të përsëritura, kërkojnë kohë dhe ku shkëlqen inteligjenca artificiale.
Në këtë njësi, ne do të mbulojmë tre punë: rakordimi aktual/llogari (krahasimi i të dhënave të dy palëve), rakordimi bankar (barazimi i bilancit të librit dhe pasqyrës bankare) dhe përputhje me tre drejtime (krahasimi i porosisë së blerjes, faturës së mallrave/dorëzimit dhe faturës së shitësit). Parimi bazë mbetet i pandryshuar: AI përputhet dhe vë në dukje ndryshimin; I takon auditorit të hetojë arsyen e ndryshimit dhe të arrijë në një përfundim.
Çfarë është përputhja me tre drejtime dhe pse është e rëndësishme?
Kur një biznes blen mallra/shërbime, zakonisht ndodhin tre dokumente: (1) Urdhri i blerjes - çfarë është porositur, sa, me çfarë çmimi; (2) Fletëdërgesë/pranim i mallit - çfarë, sa është marrë; (3) Fatura e shitësit - çfarë, sa është faturuar. Në një mjedis kontrolli të shëndetshëm, këto tre duhet të përputhen: porositur = marrë = faturuar. Testi i ndeshjes me tre drejtime kontrollon nëse këto tre përputhen. Mosmarrëveshjet; Mund të nënkuptojë mbi-faturim, blerje fiktive, pagesa të dyfishta, manipulim çmimesh ose gabim të thjeshtë të të dhënave.
AI mund të përputhet me mijëra blerje në këto tre dokumente në sekonda. Por lista e "artikujve të pakrahasueshëm" që shfaqet nuk është një listë gabimesh. Një artikull mund të mos përputhet për arsyet e mëposhtme të pafajshme: dorëzimi i pjesshëm (porosi 100, dërgesa 60), diferenca kohore (fatura nuk ka mbërritur ende), ndryshimi i çmimit brenda tolerancës së pranueshme, zbritja ose artikulli i transportit. Detyra e auditorit është të gjejë arsyen e ndryshimit dhe të ndajë të pafajshmin nga i dyshuari.
Lloji i ndeshjes
krahasuar
Arsyet tipike të ndryshimit
Barazimi aktual
Regjistrimi ynë ↔ regjistrimi i palës tjetër
Koha, rimbursimi, regjistrimi jo i plotë, diferenca e kursit të këmbimit
Barazimi bankar
Libri i librit ↔ pasqyra bankare
Check in transit, tarifë bankare, regjistrimi i pa përpunuar ende
ndeshje me tre drejtime
Porosi ↔ fletëdorëzimi ↔ faturë
Dorëzimi i pjesshëm, koha, diferenca në çmim, dublikatë, fiktive
Konfirmimi i jashtëm: një nga provat më të besueshme
Konfirmimi i jashtëm në auditim është metoda e marrjes së një përgjigjeje me shkrim direkt nga një palë e tretë (bankë, klient, furnizues) për një bilanc ose transaksion, dhe BDS 505 e rregullon këtë. Konfirmimi i jashtëm është një nga provat më të forta të auditorit; sepse informacioni vjen nga një burim i pavarur, jo nga subjekti i audituar. Këtu, AI është përshpejtuesi në prodhimin e letrave të konfirmimit të draftit, krahasimin e përgjigjeve të ardhura me të dhënat e librit dhe renditjen e palëve që nuk përgjigjen (ato që do të ndjekin). Por dy pika janë kritike: së pari, plotësimi dhe dërgimi i letrës së konfirmimit me informacionin aktual të adresuesit duhet të jetë nën kontrollin e auditorit; Së dyti, auditori duhet të jetë i sigurt se përgjigja është e vërtetë dhe i arrin auditorit drejtpërdrejt. Integriteti i procesit të verifikimit i takon auditorit; AI thjesht e bën krahasimin dhe gjurmimin më të lehtë.
Analiza e mangësive: AI klasifikon, auditori vendos
Mënyra më produktive për të shqyrtuar dallimet e konsensusit është klasifikimi i dallimeve: cilat janë të lidhura me kohën (do të zhvendosen ndërmjet periudhave, por nuk janë dallime aktuale), cilat janë dallime të përhershme dhe të cilat janë të pashpjegueshme. AI mund ta bëjë shpejt këtë klasifikim paraprak: vendos sasinë e diferencës, drejtimin dhe shkakun e mundshëm në një tabelë. Por kini kujdes: kolona "shkaku i mundshëm" i AI është një parashikim, jo një përcaktim. Vetëm për shkak se thotë "ndoshta një ndryshim në kohë" nuk provon se ndryshimi është koha; Auditori duhet ta verifikojë këtë me dokumentacion (faturë e periudhës së ardhshme, faturë kthimi, faturë bankare).
Këshillë: Jepini përparësi dallimeve sipas madhësisë së sasisë dhe shpjegueshmërisë. Kapërceni dallimet e vogla dhe lehtësisht të shpjegueshme; Përqendroni punën e auditorit në dallime të mëdha ose të pashpjegueshme. UA prodhon tabelën e prioritizimit; Ju vendosni pragun dhe fokusin.
Automatizimi i pajtimit hap pas hapi
- Përgatitni dhe anonimizoni dy (ose tre) grupe të dhënash. Përcaktoni çelësin që përputhet (numri i faturës, numri i porosisë, shuma + data).
- Konfirmo plotësinë. A pajtohet totali dhe numri i regjistrimeve për secilin grup me atë që pritej?
- Përcaktoni rregullin e përputhjes. A do të ketë një përputhje të saktë apo do të lejohet toleranca (p.sh. ±1% diferencë çmimi)?
- Përputhet me AI. Ato që përputhen, ato që nuk përputhen dhe ato që janë brenda tolerancës shfaqen në lista të veçanta.
- Klasifikoni dhe jepni përparësi dallimeve. Koha / e vazhdueshme / e pashpjegueshme.
- Hetoni si auditor. Verifikoni çdo dallim të rëndësishëm me dokumentacionin; Dokumentoni përfundimin dhe arsyetimin.
tre mini kuti
Rasti 1 - Kapje pagese e dyfishtë. Një auditor në tre drejtime përputhet me 12,400 blerje me AI. YZ ka shënuar 6 artikuj me dy pagesa të veçanta për të njëjtin numër faturë. Auditori shqyrtoi: 4 ishin fatura legjitime me numra të ngjashëm nga vite të ndryshme; por 2 prej tyre në fakt ishin pagesa të dyfishta (e njëjta faturë është paguar dy herë), në total 88 000 TL. Procesi i rikthimit ka filluar dhe dobësia e kontrollit të brendshëm është shënuar në letrën e menaxhmentit. AI bëri 6 pyetje; 2 probleme reale konfirmoi auditori.
Rasti 2 - Gabimi i diferencës së kohës për një gabim. Një anëtar i ekipit ka hequr drejtpërdrejt diferencën prej 40,000 TL të shënuar nga YZ në rakordimin bankar si një "gabim regjistrimi". Personi përgjegjës shqyrtoi: diferenca ishte një çek i nxjerrë në fund të periudhës dhe ende i pa paraqitur në bankë; Ishte një ndryshim kohor krejtësisht normal dhe u mbyll javën tjetër. Mësimi: një stilolaps që nuk përputhet nuk është një gabim automatik; Asnjë përfundim nuk mund të shkruhet pa hetuar shkakun.
Rasti 3 - Gabim i tolerancës. Një auditor nuk dha asnjë tolerancë për përputhjen në tre drejtime; Për shkak të dallimeve të rrumbullakosjes së qindarkës, YZ 900 shënoi artikullin "nuk përputhet". Lista u bë e pashqyrtuar; Problemet e vërteta humbën në zhurmë. Pasi auditori përcaktoi një tolerancë të arsyeshme (p.sh. ±5 TL ose ±0,5%), lista u reduktua në 27 artikuj të rëndësishëm. Mësimi: rregulli i përputhjes duhet të përputhet me realitetin e biznesit; Një rregull shumë i rreptë prodhon zhurmë, një rregull shumë i lirë prodhon verbëri.
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Njoftim i dobët:
Krahasoni këto dy lista, më tregoni se çfarë nuk përshtatet.
Problemi: përputhja e çelësit, toleranca dhe formati i daljes janë të paqarta. AI nuk di se çfarë të përputhet bazuar në; rezultati do të ishte i pabesueshëm dhe i papërsëritshëm.
Njoftim i fuqishëm:
Roli juaj: ju jeni asistent rakordimi i një auditori të pavarur. Ju do të përputheni dhe do të tregoni ndryshimin; Arsyeja dhe rezultati i diferencës janë të miat. Të dhënat (të anonimizuara):- Seti A: Porositë e blerjeve (kolonat: nr_porosi, artikulli, sasia, çmimi_njësi, shuma)- Seti B: shënimet e dërgesës (nr_porosi, artikulli, sasia e dorëzuar)- Seti C: Faturat (nr._porosi,_artikull_nr. shuma e faturuar)Çelësi që përputhet: porosi_jo + artikull. Toleranca: llogaritet si "përputhet" nëse diferenca e shumës është brenda ±5 TL ose ±0,5% (cilado që është më e madhe). Detyra:1) Përputhni tre grupime. Jepni tre listat e mëposhtme veçmas: (a) përputhjet e sakta (numri përmbledhës), (b) përputhjet brenda tolerancës, (c) artikujt që NUK përputhen (detaje të plota).2) Shtoni një kolonë shkaku i mundshëm për mospërputhjet (dorëzimi i pjesshëm / mungon dokumenti / diferenca sasie / diferenca në sasi), por deklaroni se kjo është një VLERËSIM, për t'u verifikuar me prova dhe për t'u verifikuar në 3 rregullin që përputhet me tekstin. keni aplikuar.4) Jepni edhe rakordimin total (A, B, C). totale) kështu që unë mund të kontrolloj plotësinë. Mos krijoni atë që nuk mund të nxirrni nga të dhënat.
Kjo kërkesë është e fuqishme sepse përcakton çelësin dhe tolerancën, kërkon tre lista të veçanta, vendos "shkakun e mundshëm" si hamendje dhe kërkon marrëveshje të plotë për plotësinë.
Gabimet e zakonshme
- Gabimi i një artikulli që nuk përputhet si gabim. Shkrimi i një konkluzioni pa hetuar arsyen (koha, dorëzimi i pjesshëm, kthimi).
- Mos vendosja e tolerancave. Fryjeni listën me qindarkë dhe humbni çështjet reale në zhurmë.
- Duke e lënë të paqartë çelësin e çiftimit. Duke mos kontrolluar atë në të cilën përputhet AI.
- Duke anashkaluar plotësinë. Mbështetja në grupet e përputhshme pa rakorduar totalet e tyre.
- Gabim "shkaku i mundshëm" për zbulim. Pranimi i parashikimit të AI pa e verifikuar atë me dokumentacion.
Kujdes: Përshkrimi i një ndryshimi si "pagesë e kopjuar" ose "blerje fiktive" është një pretendim serioz. Verifikojeni këtë me dokumentacion (faturë, faturë pagese, regjistrim të faturimit të mallit) përpara se ta shkruani atë; Nëse ka një model, vlerësojeni veçmas si dobësi të kontrollit të brendshëm.
Në përmbledhje
Barazimi, konfirmimi dhe përputhja me tre drejtime janë ndër detyrat më të përsëritura të auditimit dhe që përshpejtohen më lehtë me AI. AI përputhet me mijëra artikuj në sekonda, rendit ndryshimet dhe i para-klasifikon ato. Por stilolapsi që nuk përputhet nuk është një gabim, është një ndryshim që duhet hetuar; "Shkaku i mundshëm" është një hamendje, jo një përcaktim. Auditori përcakton çelësin e përputhjes dhe tolerancën sipas realitetit të biznesit; Auditori verifikon diferencën me dokumentin; Auditori shkruan rezultatin. AI tregon ndryshimin, auditori jep kuptimin.
Detyra e aplikimit
Konsideroni tre grupe të vogla të dhënash (porosi, fletëdorëzimi, faturë) ose dy grupe (libër, bankë). Përcaktoni çelësin e përputhjes dhe një tolerancë të arsyeshme. Bëni përputhjen e AI me modelin e fuqishëm të shpejtë të mësipërm dhe hiqni ato që nuk përputhen me kolonën "shkaku i mundshëm". Më pas shkruani një "plan hetimi" për çdo artikull që nuk përputhet: cilin dokument të shikoj, cilën pyetje të bëj, cilin përfundim e konsideroj këtë një gabim/normal?
listë kontrolli
- [ ] I anonimizova të dhënat dhe identifikova qartë çelësin që përputhet.
- [ ] Unë konfirmova plotësinë e çdo grupi me totalin dhe numrin e regjistrimeve.
- [ ] Unë vendos një tolerancë të përshtatshme për realitetin e biznesit (as shumë të rreptë dhe as shumë të lirë).
- [ ] I mora veçmas listat e përputhjes / brenda tolerancës / jo-përputhjes.
- [ ] Kërkova dokumentin për çdo artikull të rëndësishëm që nuk përputhej; E konfirmova pse.
- [ ] Unë nuk i numërova supozimet e "shkakut të mundshëm" si rezultate pa i konfirmuar ato me prova.
- [ ] Unë kam dokumentuar kualifikime serioze si dublikatë/fiktive dhe kam vlerësuar ndikimin e kontrollit të brendshëm.