Fitimet:
- Aftësia për të hartuar një dokument të politikës/procedurës specifike për institucionin me një kërkesë të strukturuar
- Aftësia për të përputhur politikat me rolin dhe përgjegjësinë (RACI) dhe për t'i bërë ato të auditueshme
- Aftësia për të aplikuar standarde të stilit dhe formatimit për gjuhë të kuptueshme, të zbatueshme dhe të qëndrueshme të politikave.
Politikat e një institucioni janë memoria e tij e shkruar dhe disiplina e vendimmarrjes: nga anti-ryshfeti te siguria e informacionit, nga puna në distancë te ruajtja e të dhënave, është versioni formal i frazës "kështu e bëjmë ne". Një politikë e mirë është e qartë, e zbatueshme dhe e auditueshme; Një politikë e keqe është ose një grumbull zhargonesh që askush nuk e lexon ose një koleksion qëllimesh të mira që mbeten të pavlefshme në praktikë. Inteligjenca artificiale (AI) prodhon shpejt draftin e parë të dokumenteve të politikave dhe procedurave, e mban gjuhën të qëndrueshme dhe strukturon hartëzimin e rolit të përgjegjësisë. Në këtë njësi, ne do të mësojmë se si të krijojmë politika specifike për organizatën, të auditueshme dhe të kuptueshme për RACI - duke ruajtur gjithmonë miratimin njerëzor.
Le të sqarojmë kushtet. Një politikë është një dokument i nivelit të lartë ("çfarë dhe pse") që përcakton qëndrimin dhe rregullat e organizatës për një çështje. Një procedurë është një dokument që shpjegon hap pas hapi se si të zbatohet ajo politikë ("si"). RACI është një matricë që qartëson rolet e Përgjegjësit, Përgjegjësit, Konsultuar dhe Informuar për çdo detyrë. Fushëveprimi është se kush dhe çfarë lidh politika. Efektiviteti dhe rishikimi është kur politika është e vlefshme dhe sa shpesh do të përditësohet.
Skeleti i Dokumentit të Politikës
Politikat konsistente ndajnë një kornizë të përbashkët. Nëse i jepni AI këtë skelet, të gjitha dokumentet tuaja do të kenë të njëjtën strukturë dhe lexueshmëri. Hap pas hapi:
- Qëllimi dhe qëllimi. Çfarë, kush dhe çfarë situatash mbulon politika?
- Përkufizimet. Termat kritikë përcaktohen një herë, qartë.
- Parimet/rregullat. Qëndrimi kryesor dhe rregullat detyruese të institucionit.
- Rolet dhe përgjegjësitë (RACI). Kush bën çfarë, kush e miraton, kush konsultohet.
- Procedura/hapat. Rrjedha konkrete e aplikimit.
- Përjashtimet, shkeljet dhe zbatimi. Si të menaxhoni shkeljen e rregullave.
- Zbatimi, rishikimi dhe dokumentet përkatëse.
Roli juaj: një ekspert me përvojë në shkrimin e politikave të korporatës. Përgatitni një draft politikash për temën e mëposhtme. Struktura: 1) Qëllimi dhe qëllimi 2) Përkufizimet 3) Parimet dhe rregullat4) Rolet dhe përgjegjësitë 5) Hapat e procedurës 6) Përjashtimi/shkelja/sanksioni7) Zbatimi dhe rishikimi. ...]; apokrif.- Nëse kërkohet atribuim ligjor, shtoni shënimin "kërkohet miratimi ligjor — duhet verifikuar"; Mos jepni numrin tuaj të artikullit/vendimit. - Mbajeni gjuhën të qartë, me fjali të shkurtra dhe të zbatueshme.<topic>[informacion bazë rreth çështjes së politikës dhe institucionit]</topic>
Kujdes: Politikat kanë pasoja ligjore; Një politikë disiplinore, e të dhënave ose e sigurisë duhet të jetë në përputhje me legjislacionin në fuqi. Drafti i prodhuar nga AI duhet të shqyrtohet dhe miratohet nga një avokat/ekspert në përputhje me ligjin në fuqi përpara se të publikohet.
Duke e bërë atë të auditueshëm me RACI
Qartësia mbi "kush do të bëjë çfarë" është ajo që e bën politikën të realizueshme. Një politikë pa rol është një dokument për të cilin të gjithë janë përgjegjës, por askush nuk mban përgjegjësi. AI është i fuqishëm në përputhjen e çdo detyrimi me RACI.
Përgatitni një RACItable për çdo detyrim konkret në draftin e politikave të mëposhtme:| Veprimtaria/Detyrimi | Përgjegjës (R) | Miratuar nga (A) | Konsultuar (C) | I informuar (I) | Rregullat:- Keni një "Aprovues (A)" të vetëm për çdo aktivitet.- Shënoni aktivitetet, roli i të cilave mbetet i paqartë në politikë si "asnjë rol i caktuar".- Lini një vendmbajtes [ROLE: ...] nëse nuk i dini titujt aktualë.
Ekziston edhe aspekti i qëndrueshmërisë dhe lexueshmërisë. Të gjitha politikat e institucionit duhet të shkruhen në të njëjtin stil dhe në të njëjtat terma. AI standardizon tekstin sipas një udhëzuesi stili.
Organizoni këtë politikë sipas këtyre standardeve stilistike: - Fjali të shkurtra; një rregull në çdo fjali. - Shprehje zotëruese si "Është përgjegjësi e njësisë Përcaktoni atë ku është përmendur fillimisht. - Klauzola për klauzolë, strukturë e numëruar. Tregoni shprehjet që keni ndryshuar me një tabelë të shkurtër (para/pas).
Prompt i dobët / Prompt i fortë
Prompt i dobët: Na shkruani një politikë të sigurisë së informacionit.
Rezultati: Një tekst i përgjithshëm që rrjedh nga mesatarja e internetit, jo relevant për organizatën tuaj, me role të paqarta dhe përputhshmëria ligjore e të cilit nuk është verifikuar. Nëse publikohet, ai nuk mund të zbatohet dhe mbetet i papunë në auditim.
Prompt i fuqishëm: [roli i ekspertit + skelet 7-pjesësh + [TË PLOTËSOHET] boshllëqe specifike për institucionin + shënim "miratimi ligjor për atribuimin ligjor" + përputhja RACI + standardet e stilit]
Rezultati: Një draft politikë që përshtatet me institucionin tuaj, përfshin çdo detyrim, ka një gjuhë të qëndrueshme dhe është gati për miratim ligjor.
Testimi i politikës: Kontrolli i zbatueshmërisë
Edhe një politikë në dukje e shkruar mirë mund të mos zbatohet në terren: mund të përmbajë afate joreale, role joekzistente ose rregulla kontradiktore. Ju mund të përdorni AI për ta vendosur politikën përmes një "testi fizibiliteti" përpara se ta publikoni atë. Kjo lexon tekstin nga këndvështrimi i një punonjësi dhe gjen pikat ku ata mund të ngecin.
Testoni politikën e mëposhtme për zbatueshmëri përpara publikimit: 1) Pyetni nëse çdo rregull mund të zbatohet nga një rol real; shënoni ato që duken të paqarta ose të pamundura.2) Zbuloni nëse ka ndonjë kontradiktë ose dyfishim të rregullave.3) Vlerësoni nëse kohët dhe frekuencat e specifikuara janë realiste.4) Kur një punonjës pyet "si saktësisht do ta bëj këtë?" Rendisni pikat ku do të ngecni. Jepni një sugjerim të shkurtër korrigjimi për çdo gjetje; shqiptimi i aktgjykimit përfundimtar.
Këshillë: Mendoni për politikën si "a do ta lexojë një punonjës këtë dhe do të dijë çfarë të bëjë?" Testimi me një pyetje kap të metën më të zakonshme (rregulla abstrakte dhe të pazbatueshme). Një politikë që nuk mund të zbatohet është më e rrezikshme se një politikë që nuk ekziston; sepse krijon iluzionin e harmonisë.
Politikë apo procedurë?
Madhësia
Politika
Procedura
Pyetje
çfarë dhe pse
Si
Niveli
e sipërme, parim
Operacionale, hap pas hapi
ndryshim
e rrallë
Përditësohet kur procesi ndryshon
shembull
"Të dhënat personale janë të mbrojtura"
"Kërkesë për fshirjen e të dhënave brenda 30 ditëve me këto hapa"
Miratimi
Drejtues i lartë/juridik
Pronari i procesit + pajtueshmëria
Tre Mini Rastet
Rasti 1 - Politika e braktisur. Politika e ruajtjes së të dhënave të një kompanie ekziston prej vitesh, por "kush dhe kur i fshin të dhënat?" Përgjigja e pyetjes nuk ishte në dokument. Kur erdhi një kërkesë e klientit për fshirje, askush nuk e mori pronësinë dhe kërkesa u vonua me 40 ditë. U shtua RACI në politikën me AI; Një miratues dhe person përgjegjës i vetëm u caktua për çdo aktivitet të ruajtjes dhe fshirjes. Kërkesat e mëpasshme u mbyllën në një mesatare prej 9 ditësh dhe procesi u bë i auditueshëm.
Rasti 2 — Dokument i palexueshëm. Politika etike e një institucioni ishte një tekst 14 faqesh me zhargon të rëndë; sondazhi tregoi se vetëm 12% e punonjësve lexojnë. Standardizimi stilistik me AI: fjali të shkurtra, shprehje të përshtatshme, terma të përcaktuar. Dokumenti u reduktua në 6 faqe dhe shkalla e leximit u rrit në 57% në tre muaj. Përmbajtja mbeti e njëjtë; kuptueshmëria u rrit dhjetëfish.
Rasti 3 — Vlera e miratimit ligjor. Një ekip ishte gati të publikonte drejtpërdrejt draftin e politikës disiplinore të krijuar nga AI. Drafti përmbante një deklaratë të "ndërprerjes së njëanshme", e cila nuk ishte në përputhje me legjislacionin e punës në fuqi; AI e kishte shënuar atë si "kërkohet miratim ligjor". Rishikimi ligjor korrigjoi formulimin. Nëse shenja do të injorohej, do të miratohej një politikë e pazbatueshme dhe e rrezikshme për çështje gjyqësore.
Gabimet e zakonshme
- Prodhimi i politikës së përgjithshme pa institucion. Teksti i prodhuar pa kontekst dhe hapësira [për t'u mbushur] nuk do t'i përshtatet institucionit tuaj.
- Pamundësia për të caktuar role. Pa RACI, politika mbetet e braktisur; askush nuk mban përgjegjësi.
- Ngatërrimi i politikës me procedurën. Nëse "çfarë/pse" dhe "si" nuk ndahen, dokumenti do të jetë edhe abstrakt dhe i paplotë.
- Duke anashkaluar miratimin ligjor. Politikat që kanë pasoja juridike duhet të rishikohen në përputhje me legjislacionin.
- Zhargon dhe fjali të gjata. Një politikë e palexuar nuk zbatohet; Standardi stilistik është thelbësor.
- Nuk caktohet një datë shqyrtimi. Politikat bëhen të vjetruara; zbatimi dhe rishikimi periodik duhet të përcaktohen.
Në përmbledhje
Shkrimi i politikave dhe procedurave është detyra e përkthimit të qëndrimit të organizatës në rregulla të qarta, pronësore dhe të auditueshme. AI prodhon një draft të parë të mirë, e mban gjuhën konsistente dhe përputhet me çdo detyrim ndaj RACI; Por ju duhet të plotësoni boshllëqet specifike për institucionin, të kaloni përmbajtjen ligjore përmes miratimit ligjor dhe ta mbani dokumentin të lexueshëm. Ndani politikën nga procedura, caktoni një miratues të vetëm për çdo aktivitet dhe krijoni një cikël rishikimi. AI prodhon plane dhe strukturë; Për ligjshmërinë dhe vlefshmërinë e policës vendos profesionisti i autorizuar.
Detyra e aplikimit
Zgjidhni një temë politikash (p.sh. përdorimi i pranueshëm, ruajtja e të dhënave). (1) Bëni një skicë të prodhuar me kërkesën e skeletit prej 7 pjesësh; inspektoni të gjitha shenjat [Për t'u PLOTËSUAR] dhe "kërkohet miratimi ligjor". (2) Cakto role për secilin detyrim me kërkesën RACI; Verifiko që ka vetëm një miratues për çdo aktivitet. (3) Drejtoni standardizimin e stilit dhe përmirësoni lexueshmërinë. (4) Mbyllni dokumentin me statusin "në pritje të miratimit ligjor/ekspert" dhe një datë shqyrtimi.
listë kontrolli
- [ ] A është politika e shkruar me një kornizë koherente 7-pjesëshe?
- [ ] A janë lënë boshllëqet specifike për institucionin si [PER TË MBUSHUR]?
- [ ] Çdo detyrim i përcaktuar në RACI, i emëruar miratues i vetëm?
- [ ] A është i qartë dallimi ndërmjet politikës dhe procedurës?
- [ ] A është planifikuar miratimi ligjor/ekspert për përmbajtjen ligjore?
- [ ] A është bërë gjuha me fjali të shkurtra, idiosinkratike dhe pa zhargon?
- [ ] A janë përcaktuar datat e hyrjes në fuqi dhe të rishikimit?