Enote
1. Računovodsko poročilo in tolmačenje izkazov 2. Obdelava podatkov o stroških in računih 3. Analiza proračuna in denarnega toka 4. Priprava KPI in Management Report 5. Napoved in podpora za napovedi 6. Generiranje formul Excel in čiščenje podatkov 7. Analiza ponudbe in nabave 8. Operacije in optimizacija procesov 9. Revizija, notranji nadzor in odkrivanje nepravilnosti 10. Zasebnost, skladnost in omejitve finančnih podatkov 11. Aplikacija od konca do konca: zapiranje ob koncu meseca s pomočjo umetne inteligence
Enota 2 / 11

Obdelava podatkov o stroških in računih

Dobički:

  • Možnost pretvorbe prostega besedila in podatkov o računih v tabelo, strukturirano po fiksni shemi
  • Možnost nastavitve ponovljivih pozivov za kategorizacijo stroškov, povratni izračun DDV in odkrivanje nepravilnosti
  • Sposobnost preverjanja ekstrahiranih finančnih polj s pregledi enakosti DDV in popolne doslednosti

Ena od nalog, ki ji računovodske ekipe porabijo največ časa, je organiziranje razpršenih podatkov o stroških in računih v organizirane tabele. Račun, priložen e-poštnemu sporočilu, fotografija potrdila, poslanega iz WhatsAppa, opomba o stroških s prostim besedilom, kot je »sestanek v Ankari + taksi 840 TL« ... Vsi bi morali končati na istem mestu: vrstica, strukturirana s kategorijami, zneskom, DDV (davek na dodano vrednost), datumom in polji dobavitelja.

Umetna inteligenca (AI) je zelo močna pri tej transformaciji »prostega besedila v strukturo«. Toda v finančnih podatkih je nesprejemljivo, da bi šel celo peni narobe. V tej enoti se bomo torej skupaj naučili dveh stvari: ustvarjanja podatkov z umetno inteligenco v skladu s fiksno shemo (vnaprej določen seznam polj) in preverjanja izhoda s preverjanji agregatne doslednosti.

Zakaj je "shema" tako pomembna?

Shema je, ko vnaprej poveste, katera polja bodo v posamezni vrstici, v kakšnem vrstnem redu in v kakšni obliki. Če ne zagotovite sheme, model za vsak račun ustvari drugačno obliko; Potem bi jih bilo težko združiti v eno tabelo brez ročnega popravljanja. Če zagotovite shemo, bo rezultat dosleden in preverljiv.

Dobra tabela stroškov vključuje naslednja polja: datum, dobavitelj, opis, kategorija, znesek izključitve DDV (osnova), stopnja DDV, znesek DDV, skupaj z DDV, dokument št.

Namig: številska polja vedno definirajte s konvencijo "pika/vejica". Če izgovorite »Zneske zapišite v obliki zapisa 1234,56, brez ločila za tisočice«, se boste izognili uram nočne more pri oblikovanju pri poznejšem izvozu v Excel.

Korak za korakom: od prostega besedila do tabele

  1. Popravi shemo. Napišite imena polj, vrstni red in obliko.
  2. Podajte seznam kategorij. Prosite manekenko, naj izbere z vašega seznama, ne pa da si izmišlja kategorije v glavi.
  3. Naredite pravilo negotovosti. Pustite, da območje, za katerega ni prepričan, pusti prazno in postavite znak "kljukica".
  4. Preverite logiko DDV. Model naj preveri osnovo enačbe + DDV = skupno.
  5. Navzkrižno preveri skupno. Ali se vsota vseh vrstic ujema z vašo kontrolno vsoto?

Šibek poziv / močan poziv

Šibek poziv: Naslednje stroške spremenite v tabelo: - Taksi s hrano Ankara 840 - pisalne potrebščine 300 vključno z DDV - hotel 2 nočitvi 3600

To daje izhod z nedosledno kategorijo, pomešan DDV, drugačna oblika v vsaki vrstici.

Zmogljiv poziv: Pretvorite naslednje stroške prostega besedila v tabelo TOČNO po tej shemi: Polja (v tem vrstnem redu): datum | dobavitelj | opis | kategorija |osnova | stopnja_ddv | znesek_ddv | skupaj | noteRules:- Samo kategorija iz naslednjega seznama: [Potovanje, Namestitev, Hrana, Pisalne potrebščine, Prevoz, Drugo]- Zneske zapišite v obliki 1234.56 (brez ločila za tisočice).- Če je navedeno "DDV vključen", izračunajte osnovo in DDV nazaj; Če ne poznate stopnje DDV, v polje za opombo vpišite "potrditev stopnje" in pustite prazno. - V vsaki vrstici zagotovite enakost davčne osnove + znesek_DDV = skupaj; Če ga ne zagotovi, v polje za opombo vpišite "NE IZPOLNJUJE". - Pustite polje, o katerem niste prepričani, opombi dodajte »preveri«.

Ta poziv izračuna osnovo za pisalne potrebščine, vključno z DDV na 250 in DDV na 50, označi predmete z dvoumnimi stopnjami in ustvari čist rezultat, ki ga je mogoče združiti v eno samo tabelo.

Logika vračila DDV

Ugotavljanje davčne osnove iz zneska z DDV je v računovodstvu pogosto zahtevan postopek. Formula: osnova = skupno / (1 + stopnja). Na primer, za 300 TL, vključno z 20% DDV, je osnova = 300 / 1,20 = 250, DDV = 50. Če to formulo izrecno podate modelu, se stopnja napake zmanjša.

transakcija

formula

Vzorec (20%)

DDV je brez → vključen

skupno = osnova × (1 + stopnja)

250 × 1,20 = 300

DDV vključen → osnova

osnova = skupno / (1 + stopnja)

300 / 1,20 = 250

znesek DDV

ddv = skupaj − osnova

300 − 250 = 50

nadzor

osnova + DDV = skupaj

250 + 50 = 300

Delo s fotografijo računa in izpisom OCR

Stroški s terena pogosto prispejo kot fotografija potrdila ali PDF račun. Tehnologija, ki iz teh slik izloči besedilo, se imenuje OCR (Optical Character Recognition). Orodja vizualne umetne inteligence lahko opravijo delo, vendar je izhod OCR vedno pomanjkljiv: vejico lahko beremo kot piko, »5« lahko zamenjamo s »S«, številka zneska se lahko izgubi. Zato nikoli ne vključite zneskov iz OCR neposredno v računovodstvo.

Izvlecite naslednja polja iz te slike računa in jih TOČNO zapišite v naslednjo shemo:datum | dobavitelj | davčna_št. | osnova | stopnja_ddv | znesek_ddv | totalRules:- Napišite "NEPREBRANO" v katero koli polje, ki ga ne morete prebrati ali o katerem niste prepričani, ne ugibajte.- base + vat_amount = check total; Če ni, označite "PREVERI". - Zneske navedite v obliki 1234,56.

Ključno varnostno pravilo je, da nikogar ne ugibate o negotovem območju. Če model dopolni številko z »najverjetneje«, zapis tiho vnese napako. Zastavica »NEPREBRANO« omogoča človeku, da se vrne na izvirni dokument in ga potrdi.

Nasvet: V izpisu OCR je skupni znesek običajno najbolj zanesljivo polje za branje, ker je napisano z veliko pisavo. Če enačba davčna osnova + DDV = skupaj ne drži, ugotovite, na katerem področju je napaka, če se vrnete iz te enačbe.

Zaznavanje anomalij in podvojenih zapisov

AI ne samo prevaja; Najde tudi sumljive predmete. Na primer, skoraj enak znesek od istega dobavitelja dvakrat na isti dan ali neobičajno visok strošek za kategorijo.

V spodnji tabeli odhodkov označite naslednje anomalije in napišite razlog:1) Možno dvojno evidenco (isti dobavitelj + podoben znesek + zadnji datum)2) Zneski, večji od 3-kratnika povprečja kategorije3) Stopnja DDV drugačna od pričakovane za kategorijo Samo označite in napišite razlog; ne brišite ali spreminjajte nobene vrstice.

Pozor: opozorilo AI "to se lahko ponavlja" je namig in ne odločitev. Dva zapisa sta lahko dejansko dve različni storitvi. Odločitev o brisanju ali združitvi vedno sprejmejo ljudje; Model preprosto pritegne vašo pozornost.

Mini etuiji

1. primer – kup 300 žetonov. Računovodski strokovnjak je s pozivom za diagram v približno 15 minutah pretvoril 300-vrstični seznam stroškov ob koncu meseca v tabelo. Delo, ki je pri ročnem izvajanju trajalo 4 ure, se je s preverjanjem skrajšalo na 40 minut. Dobitek ni samo hitrost; povečala se je tudi doslednost kategorij.

Primer 2 – Ujeto dvojno plačilo. Poziv za anomalijo je označil, da je bil račun v višini 4720 TL za dobavitelja vnesen dvakrat z dvema različnima številkama dokumenta. Pregled je pokazal, da je bil eden osnutek, drugi pa dokončen račun, oba pa sta zapadla v plačilo. Brez umetne inteligence bi prišlo do dvojnega plačila.

Primer 3 – past stopnje DDV. Model je nakupu osnovnega živila namenil 20 % DDV; medtem ko je bila postavka v skupini z nižjo stopnjo. Zahvaljujoč pravilu "potrditev tečaja" je linijo označil, preveril in popravil strokovni vir. Nauk: Stopnje DDV ne prepustite modelu, potrdite jo s seznama ali dokumenta.

Pogoste napake

  • Prevajanje podatkov brez zagotavljanja sheme. Vsaka vrstica je v drugačni obliki, združevanje zahteva ročno popravljanje.
  • Ni podanega seznama kategorij. Model ustreza svojim kategorijam; poročanje postane nedosledno.
  • Brez preverjanja enakosti DDV. davčna osnova + ddv = v tabelo se tiho vnesejo vrstice, ki se ne seštevajo.
  • Zamenjajte opozorilo o nepravilnosti za odločitev. "Lahko se ponovi" je začetek; Za izbris se odloči človek.
  • Preskok kontrolne vsote. Zanašanje na izhod brez primerjave vsote vrstic z znano kontrolno količino.

Če povzamem

  • Pri obdelavi podatkov o stroških/računih s prostim besedilom z AI je najbolj zanesljiv način, da zahtevate izhod v skladu s fiksno shemo.
  • Zagotavljanje seznama kategorij in razjasnitev pravil oblikovanja (pika/vejica, ločilo tisočic) ohranja izpis dosleden in prenosljiv.
  • Modelu izrecno podajte formulo za izračun vračila DDV in v vsaki vrstici preverite enakost davčne osnove + DDV = skupaj.
  • Umetna inteligenca je močna pri označevanju podvojenih in nenormalnih zapisov, vendar odločitev o brisanju/združitvi vedno sprejme človek.
  • Navzkrižno preverjanje seštevkov vrstic z znano kontrolno vsoto zavaruje celotno opravilo.

Aplikacijska naloga

Pripravite mešani seznam stroškov (dejanskih ali vzorčnih) v vsaj 10 vrsticah; zavestno vključite podvojen vnos in postavko z napačno stopnjo DDV. Pretvorite ga v tabelo z zmogljivo predlogo poziva, nato pa zaženite poziv anomalije. Preverite, ali model ujame dve pasti, ki ste ju nastavili, in ročno preverite enakost DDV v treh vrsticah.

kontrolni seznam

  • [ ] Definiral sem fiksno shemo z imeni polj, vrstnim redom in obliko.
  • [ ] Seznam kategorij sem dal modelu, nisem pustil, da bi se sestavil.
  • [ ] Dodal sem pravilo številske oblike (pika/vejica, brez ločila za tisočice).
  • Preveril sem [ ] davčno osnovo + DDV = popolna enakost.
  • [ ] Opravil sem skeniranje anomalij/dvojnikov in sprejel odločitve kot človek.
  • [ ] Vsoto vrstice sem primerjal z znano kontrolno vsoto.
nekdanji Naprej