Dobički:
- Sposobnost priprave osnutkov osnovnih zunanjetrgovinskih dokumentov, kot so komercialna faktura, proforma, pakirnica in tovorni list z umetno inteligenco, in njihovo preverjanje skladnosti
- Zmožnost, da umetna inteligenca preveri skladnost navzkrižnih podatkov med dokumenti (znesek, teža, količina, podatki o strankah) in zgodnje odkrivanje napak
- Biti sposoben zaščititi, da osnutek deklaracije, ki ga ustvari umetna inteligenca, ne nadomesti uradne deklaracije in da je končna deklaracija odgovornost carinskega svetovalca.
Nevideni junak zunanje trgovine so dokumenti. Preden zabojnik lahko zapusti pristanišče, se za njim pripravi kup dokumentov: komercialna faktura, pakirnica, tovorni list, potrdilo o poreklu, transportni dokument, zavarovalna polica in carinska deklaracija. Ti dokumenti morajo biti med seboj popolnoma skladni. Če se skupna teža na računu in teža na embalaži ne ujemata, če sta znesek na računu in vrednost na deklaraciji v nasprotju, če se nazivi kupec-prodajalec razlikujejo od dokumenta do dokumenta, se carinski postopek ustavi: pošiljka se prekine, zaračuna se kazen ali se blago celo vrne. V tej enoti bomo razpravljali o tem, kako uporabiti umetno inteligenco kot pomočnika, ki pospešuje ta dokumentni promet in preverja skladnost ter kje so njene meje.
Najprej razjasnimo pojme. Komercialni račun: je uradni prodajni dokument, ki ga prodajalec izda kupcu in prikazuje vrsto, količino, enoto in skupno ceno blaga, način dostave in plačila; Tvori osnovo vrednosti na carini. Predračun: je osnutek računa v obliki ponudbe, dane pred prodajo. Pakirna lista: navaja, koliko blaga je v kateri škatli, število škatel, bruto/neto težo in prostornino. Tovorni list (B/L): je prevozni dokument, ki dokazuje, da je prevoznik prejel blago in ga bo izročil ob prihodu; Je dragocen instrument v pomorskem prometu. Carinska deklaracija: je dokument, v katerem je uvoz/izvoz blaga uradno prijavljen carini. ETGB (Electronic Commerce Customs Declaration): je poenostavljena deklaracija, ki se uporablja pri manjših e-izvoznih pošiljkah.
Korak za korakom: mesto umetne inteligence v delovnem toku dokumentov
Koristno je razmišljati o avtomatizaciji dokumentov v štirih korakih.
1. korak — Zbiranje podatkov. Neobdelane informacije, ki jih potrebujete: vrsta in količina blaga, cena na enoto, teže, podatki o stranki, način dostave in plačila. Te informacije so običajno razpršene po naročilih, pogodbah in korespondenci dobaviteljev. Umetna inteligenca je zelo hitra pri pridobivanju strukturirane tabele iz neobdelanega besedila, ki ga posredujete.
2. korak — Izdelava osnutka. Ustvarjanje osnutka računa, predračunov ali pakirnice iz strukturiranih podatkov. Tukaj AI izpolni predlogo; Ohranja obliko, zahtevana polja in jezik. Toda osnutek, ki ga je izdelal, ni uradni dokument; Iz vašega sistema/programa se ustvari uradni dokument.
3. korak — Preverjanje navzkrižne skladnosti. To je najdragocenejši prispevek AI. Dati račun, dobavnico in nakladnico YZ in vprašati "Ali se količina, število paketov, bruto/neto teža, količina, nazivi strank in način dostave ujemajo? Če se ne, kje je neskladje?" V nekaj sekundah AI označi razliko v teži 3 kilogramov ali več kot paket, ki ga človeško oko zgreši.
4. korak — Strokovna odobritev in uradni ukrep. Za deklaracijo in carinske postopke je odgovoren carinski svetovalec. Nič, kar proizvede AI, ni nadomestilo za uradno izjavo; Svetovalcu utira pot kot osnutek, kontrolni seznam in poročilo o doslednosti.
Pozor: AI lahko ustvari "osnutek" računa ali izjave; Toda odgovornost za uradne dokumente, podpise in izjave pripada osebi in carinskemu svetovalcu. Pošiljanje osnutka z mislijo, da gre za uradni dokument, je kot podpisovanje neizpolnjenega obrazca.
Skladnost med dokumenti: kritične kontrolne točke
Spodnja tabela povzema področja, ki so najpogosteje v nasprotju med dokumenti in povzročajo težave na carini:
nadzorovano območje
V katerih dokumentih?
Tipična napaka
rezultat
Skupna količina/kos
Račun, dobavnica, tovorni list
Pisanje različnih številk
Zavrnitev na carini, štetje
Bruto/neto teža
Pakirna lista, tovorni list
Ne drži teže
tehtanje, zamuda, kazen
Vrednost blaga (znesek)
Račun, deklaracija
Neujemanje zneska
pregled vrednotenja
Naslov/naslov stranke
Vsi dokumenti
drugačno črkovanje
zavrnitev dokumenta
Način dostave (Incoterms)
račun, pogodba
Konflikt med dokumenti
Spor glede stroškov/tveganja
država izvora
Račun, potrdilo o poreklu
Nezdružljivo poreklo
Izguba preferencialne tarife
Število škatel/paketov
Pakirna lista, tovorni list
Manjkajoči/odvečni paketi
Štejte, minute
Redno preverjanje teh območij pri vsaki pošiljki reši večino težav, preden pride do carine.
Štiri predloge za kopiranje
1) Izvleček strukturirane tabele iz neobdelanih podatkov:
Vaša vloga: pomočnik zunanjetrgovinskega poslovanja. Iz naslednjega neurejenega besedila naročila izhaja tabela s podatki o računu. Stolpci: vrsta blaga | količina | enota | cena na enoto | skupaj | Izvor. Polja, za katera vidite, da manjkajo ali so v nasprotju, označite z "NEPOPOLNA/SUMLJIVA", ne izpolnjujte jih sami. Ohranite valuto takšno, kot je. Besedilo:[prilepite besedilo naročila/korespondence sem — ni skrito]
2) Preverjanje navzkrižne skladnosti:
Vaša vloga: preverjanje skladnosti dokumentov. Posredujem vam podatke 3 dokumentov: RAČUN, PAKIRNICA, TOVORNICA. Primerjajte naslednja polja in v tabeli prikažite "zadovoljen / NE DRŽI": skupni znesek, število paketov, bruto teža, neto teža, vrednost blaga, naslov kupca, naziv prodajalca, način dostave, poreklo. Za vsako vrstico, ki NE drži, številčno zapiši razliko. Rezultat ni dokončna izjava; Končna kontrola pripada carinskemu svetovalcu. RAČUN: [...]KONTROLNI SEZNAM: [...]POLOŽNICA: [...]
3) Osnutek predračuna:
Vaša vloga: pomočnik pri izvozu dokumentov. Pripravite osnutek PREDRAČUNA v angleškem jeziku z naslednjimi informacijami. Izpolnite obvezna polja: prodajalec/kupec, datum, veljavnost, opis blaga, količina, cena na enoto/skupna cena, način dostave (Incoterms), način plačila, poreklo, predviden čas odpreme. Preveril bom številke; Ne ugibajte nobenega zneska. Informacije: [anonimni/vzorčni podatki]
4) Kontrolni seznam pomanjkljivosti dokumentov:
Vaša vloga: pomočnik pri carinskem postopku. Destinacija: [uvoz/izvoz], država: [...], način prevoza: [morje/zrak/zemlja]. Naredite KONTROLNI SEZNAM dokumentov, ki bodo morda potrebni za to pošiljko (račun, seznam pakiranja, tovorni list, potrdilo o poreklu/obtoku, zavarovanje, posebno dovoljenje/dokumenti o skladnosti, če je potrebno). Napišite "zakaj je to potrebno" in "kje kupiti / kdo odobri" poleg vsakega dokumenta. To je seznam opomnikov; Svetovalec določi končne zahteve dokumenta.
Šibek poziv/močan poziv
Šibek poziv:
Preverite te dokumente, ali obstajajo težave?
Ta poziv, napisan brez predložitve dokumentacije ali navedb, katera področja je treba primerjati, povzroči površen in neuporaben odgovor "na splošno izgleda dobro"; Ne zajame majhnih številčnih razlik, ki so resnično nevarne.
Močan poziv:
Vaša vloga: preverjanje skladnosti dokumentov. Primerjajte neto težo, bruto težo, število škatel in skupno količino v podatkih RAČUN in PAKIRNICA spodaj. Za vsako polje navedite "drži/ne drži + številčna razlika". Preverite tudi, ali je naziv kupca v obeh dokumentih popolnoma enak. RAČUN: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 42 škatel, 2.100 kosov... PAKIRNICA: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 40 škatel, 2.100 kosov...
Ta poziv daje jasna polja, jasne podatke in jasen izhodni format; Posledično pride do konkretne in popravljive ugotovitve, kot je »število paketov se NE ujema: račun 42, dobavnica 40, razlika 2 paketa«.
trije mini kovčki
1. primer – razlika v ujetih paketih. Špeditersko podjetje je začelo primerjati račune in odpremne liste z AI za vsako pošiljko. V prvem mesecu je bilo pri 7 od 60 pošiljk ugotovljeno neujemanje številke škatle ali teže. Ti so bili popravljeni, preden so prišli do carine; Izognili so se približno 3 carinskim poročilom in zamudam. AI je označil razliko, strokovnjak je opravil popravke in preverjanje.
Primer 2 – Napaka pri zamenjavi osnutka za uradnika. Novi uslužbenec je stranki poslal angleški osnutek proforma, ki ga je izdelal YZ, ne da bi ga preveril. V osnutku je ostala ena cena na enoto (pod dejansko ceno), ki jo je AI določil kot "primer". Stranka je mislila, da je ta cena zavezujoča in prišlo je do spora. Lekcija: Vsako številko v osnutku z umetno inteligenco mora pred pošiljanjem preveriti človek; Osnutek ni uradni dokument.
Primer 3 – Neskladje v znesku. V uvoznem podjetju je prišlo do majhne razlike (120 USD zaradi zaokroževanja) med skupno vrednostjo na računu in vrednostjo, vpisano v deklaracijo. AI je to označil pri navzkrižnem preverjanju; Svetovalec je razliko popravil. Če ne bi bila popravljena, bi bila na dnevnem redu revizija cenitve in morebitna kazen. Majhna razlika, velik problem.
Pogoste napake
- Zamenjajte osnutek AI za uradni dokument. Oris je le predhoden; Uradni dokument se ustvari iz vašega sistema in strokovnjak ga potrdi.
- Preskoči navzkrižno preverjanje. Majhne razlike med dokumenti vodijo do najdražjih carinskih težav; Primerjaj z vsako pošiljko.
- Umetna inteligenca napove manjkajoče podatke. Model lahko prilega prazen prostor; Manjkajoče elemente označite kot »MANJKAJO« in jih ne dopolnjujte.
- Zagotavljanje zaupnih informacij o cenah in strankah, kot so. Zaženite zahtevana polja za preverjanje z anonimnimi/vzorčnimi podatki.
- Pošiljanje številk AI brez njihovega preverjanja. Vsako količino, težo in količino je treba potrditi s človeškimi očmi.
Namig: ko zahtevate, da umetna inteligenca preveri dokumente, vedno recite "zapiši številčno razliko". "Ali drži?" Model zlahka odgovori z "da" na vprašanje; Ko rečete "pokaži razliko s številko", to razkrije pravo protislovje.
Če povzamem
Umetna inteligenca je zelo močna na dveh mestih v zunanjetrgovinskih dokumentih: izdelava hitrih osnutkov iz neobdelanih podatkov in preverjanje navzkrižne skladnosti med dokumenti. Zgodnje odkrivanje razlik v znesku, teži, vrednosti in naslovu med računom, seznamom pakiranja in nakladnico prepreči večino zavrnitev in kazni na carini. Vendar osnutek, ki ga ustvari AI, ni uradni dokument; Za deklaracijo in podpis je odgovoren carinski svetovalec. Vsaka številka je preverjena, zaupni podatki so anonimizirani, izpusti niso namišljeni.
Aplikacijska naloga
Pridobite podatke o računu in embalaži prave (ali vzorčne) pošiljke, anonimizirajte zaupne podatke. Naj umetna inteligenca primerja z zgornjo predlogo »preverjanje navzkrižne skladnosti«. Eno za drugo preverite vrstice »NE ZADOVOLJA« v izhodu in preverite, ali so pravilne. Nato ustvarite "kontrolni seznam manjkajočih dokumentov" in ga primerjajte s svojim procesom: Ali obstaja dokument, za katerega vas je umetna inteligenca opomnila, da ste ga spregledali?
kontrolni seznam
- [] Anonimiziral sem podatke dokumenta in jih dal AI.
- [ ] Naredil sem primerjavo količine/teže/vrednosti/naslova med računom, seznamom pakiranja in nakladnico.
- [ ] Želel sem izpis AI v obliki "napišite številčno razliko", ne "ali drži?"
- [ ] Vsako označeno razliko sem neodvisno preveril sam.
- [ ] Preveril sem vse številke v osnutku, preden sem ga poslal.
- [ ] V potek dela sem vključil odobritev carinskega svetovalca za uradni dokument in deklaracijo.