Dobički:
- Sposobnost priprave osnutka dokumenta politike/postopka posamezne institucije s strukturiranim pozivom
- Sposobnost usklajevanja politik z vlogo in odgovornostjo (RACI) in omogočanje njihove revizije
- Sposobnost uporabe sloga in standardov oblikovanja za razumljiv, uporaben in dosleden jezik politike.
Politike institucije so njen pisni spomin in disciplina odločanja: od boja proti podkupovanju do informacijske varnosti, od dela na daljavo do shranjevanja podatkov, to je uradna različica fraze "tako delamo". Dobra politika je jasna, izvršljiva in revizijska; Slaba politika je bodisi kup žargona, ki ga nihče ne bere, bodisi skupek dobrih namenov, ki v praksi ostajajo nični. Umetna inteligenca (AI) hitro izdela prvi osnutek politik in dokumentov o postopkih, ohranja doslednost jezika in strukturira preslikave vlog in odgovornosti. V tej enoti se bomo naučili, kako ustvariti politike, specifične za organizacijo, ki jih je mogoče preveriti RACI in jih je mogoče razumeti – pri čemer vedno ohranjamo človeško odobritev.
Razjasnimo izraze. Politika je dokument na visoki ravni ("kaj in zakaj"), ki določa stališče organizacije in pravila glede določenega vprašanja. Postopek je dokument, ki korak za korakom pojasnjuje, kako izvajati to politiko ("kako"). RACI je matrika, ki pojasnjuje vloge Responsible, Accountable, Consulted in Informed za vsako nalogo. Obseg je, koga in kaj politika zavezuje. Učinkovitost in pregled pomenita, kdaj je pravilnik veljaven in kako pogosto se bo posodabljal.
Okostje dokumenta politike
Dosledne politike imajo skupen okvir. Če AI daste to okostje, bodo imeli vsi vaši dokumenti enako strukturo in berljivost. Korak za korakom:
- Namen in področje uporabe. Kaj, koga in kakšne situacije pokriva polica?
- Definicije. Kritični pojmi so definirani enkrat, jasno.
- Načela/pravila. Glavna stališča in obvezujoča pravila zavoda.
- Vloge in odgovornosti (RACI). Kdo kaj dela, kdo to odobri, s kom se posvetuje.
- Postopek/koraki. Konkreten tok aplikacije.
- Izjeme, kršitve in uveljavljanje. Kako obvladati kršitev pravil.
- Izvršilni, revizijski in sorodni dokumenti.
Vaša vloga: izkušen strokovnjak za pisanje korporativnih politik. Pripravite osnutek politike za naslednjo temo. Struktura: 1) Namen in področje uporabe 2) Definicije 3) Načela in pravila 4) Vloge in odgovornosti 5) Koraki postopka 6) Izjema/kršitev/sankcija 7) Uveljavljanje in pregled. Pravila:- Pustite prazna polja za institucijo kot [IZPOLNITE: ...]; apokrifno.- Če je zahtevana pravna navedba, dodajte opombo "potrebna je pravna odobritev — mora biti preverjena"; Ne navedite lastne številke članka/odločitve. - Jezik naj bo jasen, kratek in uporaben.<topic>[osnovne informacije o politiki in instituciji]</topic>
Pozor: Politike imajo pravne posledice; Disciplinska, podatkovna ali varnostna politika mora biti v skladu z veljavno zakonodajo. Osnutek, ki ga pripravi AI, mora pred objavo pregledati in potrditi pravnik/strokovnjak v skladu z veljavno zakonodajo.
Izdelava revizijskega z RACI
Jasnost glede tega, »kdo bo kaj naredil«, je tisto, zaradi česar je politika izvedljiva. Politika brez vloge je dokument, za katerega so odgovorni vsi, a nihče ne odgovarja. Umetna inteligenca je zmogljiva pri povezovanju vsake odgovornosti z RACI.
Izdelajte tabelo RACI za vsako konkretno obveznost v naslednjem osnutku politike:| Dejavnost/obveznost | Odgovorni (R) | Odobril (A) | Posvetovanje (C) | Obveščeni (I) |Pravila:– Imejte ENOTEN »Odobritelj (A)« za vsako dejavnost.– Označite dejavnosti, katerih vloga v pravilniku ostaja nejasna, kot »vloga ni dodeljena«.– Pustite [VLOGA: ...] ogrado, če ne poznate dejanskih naslovov.
Obstaja tudi vidik doslednosti in berljivosti. Vse politike institucije morajo biti napisane v istem slogu in z enakimi izrazi. AI standardizira besedilo v skladu s slogovnim vodnikom.
Organizirajte to politiko v skladu s temi slogovnimi standardi: - Kratki stavki; eno pravilo v vsakem stavku. - Posesivni izrazi, kot je "To je odgovornost enote. Določite to, kjer je prvič omenjeno. - Stavk za členom, oštevilčena struktura. Prikažite izraze, ki ste jih spremenili, s kratko tabelo (pred/po).
Šibek poziv / močan poziv
Šibek poziv: Napišite nam pravilnik o varnosti informacij.
Rezultat: generično besedilo, izpeljano iz internetnega povprečja, ki ni pomembno za vašo organizacijo, z nejasnimi vlogami in katerega pravna skladnost ni bila preverjena. Če je objavljen, ga ni mogoče implementirati in ostane v reviziji nedejaven.
Zmogljiv poziv: [strokovna vloga + 7-delno okostje + [JE IZPOLNITI] vrzeli, specifične za institucijo + opomba o "pravni odobritvi za zakonito pripisovanje" + ujemanje RACI + stilski standardi]
Rezultat: Osnutek pravilnika, ki je prilagodljiv vaši ustanovi, zajema vse obveznosti, ima dosleden jezik in je pripravljen za pravno odobritev.
Preizkušanje pravilnika: preverjanje uporabnosti
Celo navidezno dobro napisana politika se morda ne bo izvajala na terenu: lahko vsebuje nerealne roke, neobstoječe vloge ali nasprotujoča si pravila. Z umetno inteligenco lahko politiko pred objavo preizkusite skozi »preskus izvedljivosti«. Ta prebere besedilo z vidika zaposlenega in poišče točke, kjer se lahko zatakne.
Pred objavo preizkusite uporabnost naslednjega pravilnika: 1) Vprašajte se, ali je vsako pravilo mogoče implementirati z resnično vlogo; označite tiste, ki se zdijo nejasne ali nemogoče. 2) Ugotovite, ali obstajajo protislovja ali podvajanje pravil. 3) Ocenite, ali so določeni časi in pogostosti realni. 4) Ko zaposleni vpraša "kako točno bom to naredil?" Naštejte točke, kjer se vam bo zataknilo. Za vsako ugotovitev podajte kratek predlog popravka; izrek pravnomočne sodbe.
Nasvet: Pomislite na politiko kot "ali bo zaposleni to prebral in vedel, kaj storiti?" Testiranje z vprašanjem odkrije najpogostejšo napako (abstraktna in neizvršljiva pravila). Politika, ki je ni mogoče izvesti, je bolj tvegana od politike, ki ne obstaja; ker ustvarja iluzijo harmonije.
Politika ali postopek?
Velikost
Politika
Postopek
vprašanje
kaj in zakaj
kako
Raven
zgornji, princip
Operativno, korak za korakom
sprememba
redki
Posodobljeno, ko se postopek spremeni
primer
"Osebni podatki so varovani"
"Zahteva za izbris podatkov v 30 dneh s temi koraki"
Odobritev
Višje vodstvo/pravno
Lastnik procesa + skladnost
Trije mini kovčki
Primer 1 – Zapuščena politika. Politika hrambe podatkov v podjetju velja že leta, toda "kdo izbriše podatke in kdaj?" Odgovora na vprašanje ni bilo v dokumentu. Ko je prišla zahteva stranke za izbris, nihče ni prevzel lastništva in zahteva je bila odložena za 40 dni. Dodan RACI pravilniku z AI; Za vsako dejavnost shranjevanja in brisanja je bil dodeljen en odobritelj in odgovorna oseba. Naslednje zahteve so bile zaključene v povprečju 9 dni in postopek je postal revizijski.
Primer 2 – Neberljiv dokument. Politika etike institucije je bila 14-stransko besedilo s težkim žargonom; raziskava je pokazala, da bere le 12 % zaposlenih. Slogovno normiranje z AI: kratki stavki, ustrezni izrazi, definirani izrazi. Dokument so zmanjšali na 6 strani, stopnja branosti pa se je v treh mesecih povečala na 57 %. Vsebina je ostala enaka; razumljivost se je povečala za desetkrat.
Primer 3 – Vrednost pravne odobritve. Ena ekipa je nameravala neposredno objaviti osnutek disciplinske politike, ki jo je ustvaril AI. Osnutek je vseboval izjavo o »enostranski odpovedi«, ki ni bila v skladu z veljavno delovnopravno zakonodajo; AI je to označil kot "zahtevana zakonska odobritev". Pravni pregled je popravil besedilo. Če znaka ne bi upoštevali, bi bila sprejeta neizvršljiva politika, ki bi bila tvegana za sodne postopke.
Pogoste napake
- Izdelava splošne politike brez institucije. Besedilo, ustvarjeno brez konteksta in [TO BE FILLED] presledkov, ne bo ustrezalo vaši ustanovi.
- Nezmožnost dodeljevanja vlog. Brez RACI ostaja politika zapuščena; nihče ne odgovarja.
- Mešanje politike s postopkom. Če "kaj/zakaj" in "kako" nista ločena, bo dokument abstrakten in nepopoln.
- Mimo zakonske odobritve. Politike, ki imajo pravne posledice, je treba pregledati v skladu z zakonodajo.
- Žargon in dolgi stavki. Neprebrana politika ni uveljavljena; Bistven je stilski standard.
- Datum pregleda ni določen. Politike postanejo zastarele; treba je opredeliti izvrševanje in redni pregled.
Če povzamem
Pisanje politik in postopkov je naloga prevajanja stališča organizacije v jasna, zaščitena in revizijska pravila. AI pripravi dober prvi osnutek, ohranja jezik dosleden in uskladi vsako obveznost z RACI; Vendar morate zapolniti vrzeli, značilne za institucijo, prenesti pravno vsebino skozi pravno odobritev in ohraniti dokument berljiv. Ločite pravilnik od postopka, vsaki dejavnosti dodelite enega odobritelja in vzpostavite cikel pregleda. AI izdeluje načrte in strukturo; O zakonitosti in veljavnosti police odloča pooblaščeni strokovnjak.
Aplikacijska naloga
Izberite temo pravilnika (npr. sprejemljiva uporaba, hramba podatkov). (1) Izdelajte oris s pozivom za 7-delno okostje; preglejte vse oznake [JE TREBA IZPOLNITI] in "zahtevana je zakonska odobritev". (2) dodelite vloge vsaki obveznosti s pozivom RACI; Preverite, ali obstaja samo en odobritelj za vsako dejavnost. (3) Izvedite standardizacijo sloga in izboljšajte berljivost. (4) Zaprite dokument s statusom "v teku na pravno/strokovno odobritev" in datumom pregleda.
kontrolni seznam
- [ ] Ali je pravilnik napisan s skladnim okvirom iz 7 delov?
- [ ] Ali so vrzeli, značilne za institucijo, ostale kot [JE TREBA ZAPOLNITI]?
- [ ] Vsaka obveznost je preslikana v RACI, imenovan en odobritelj?
- [ ] Ali je razlika med politiko in postopkom jasna?
- [ ] Ali je za zakonito vsebino predvidena pravna/strokovna odobritev?
- [ ] Ali je bil jezik narejen s kratkimi stavki, samosvojem in brez žargona?
- [ ] Ali sta določena datum začetka veljavnosti in pregleda?