Optimalizácia operácií a procesov

zisky:

• Schopnosť analyzovať kroky procesu s ich trvaním a odhaliť úzke miesta a hlavné príčiny
• Schopnosť identifikovať mŕtve zásoby a možnosti úspor z údajov o obrate zásob a hotovostnom cykle
• Schopnosť vyhodnotiť konkrétne a merateľné návrhy na zjednodušenie z hľadiska kontrolného rizika

Financie a operácie sú prepojené. Prebytočné zásoby sa menia na hotovosť; oneskorenie zberu dusí pracovný kapitál; Dĺžka schvaľovacieho procesu vytvára náklady. Umelá inteligencia (AI) je výkonným pomocníkom pri analýze, ktorý umožňuje vidieť úzke miesta v prevádzkových údajoch (blokujúce body, ktoré spomaľujú proces), zjednodušovať kroky procesu a optimalizovať zásoby/pracovný kapitál. V tejto časti sa budeme zaoberať tým, ako preniesť AI nad rámec počtu a do operatívneho rozhodovania.

Kde vytvára AI v operáciách hodnotu?

V troch hlavných oblastiach: Riadenie zásob (koľko tovaru, kedy), cyklus pracovného kapitálu (inkasovanie, platba, stav skladových dní) a efektívnosť procesov (koľko krokov a za aký čas je úloha dokončená). AI rýchlo extrahuje vzory z týchto údajov a generuje hypotézy o zlepšení; Otestujete ich s realitou na ihrisku.

Kľúčový koncept: cyklus konverzie hotovosti. Nájde sa podľa vzorca skladové dni + inkasné dni − platobné dni a pýta sa „koľko dní trvá, kým peniaze opustia pokladnicu a vrátia sa do pokladne?“ odpovedá na otázku. Skrátením sa uvoľní viazaná hotovosť.

Tip: V prevádzkových výzvach vždy povedzte „navrhnite konkrétne, vykonateľné a merateľné akcie“. „Zlepšiť procesy“ nefunguje; "Odstráňte 3. krok potvrdenia, cyklus sa skráti o 2 dni" funguje.

Krok za krokom: Analýza úzkych miest

1. Uveďte kroky a časy procesu. Ako dlho trvá každý krok.
2. Nájdite prekážku. Majte označený najdlhší a najčakanejší krok.
3. Spýtajte sa na hlavnú príčinu. Prečo je moje meno dlhé? Potvrdenie, chýbajúce údaje, zmena majiteľa?
4. Navrhnite zjednodušenie. Odnímateľné/automatické schodíky.
5. Zmerajte dopad. Na koľko dní/koľko TL odporúčanie zlepšuje cyklus?

Slabá výzva / silná výzva

Slabá výzva: Zlepšite náš nákupný proces.

To poskytuje všeobecné, nefunkčné rady ako „posilniť komunikáciu, prejsť na digitál“.

Výkonná výzva:Vaša rola: analytik prevádzkového procesu.Úloha: Analyzujte nasledujúci nákupný proces.Pre každý krok: názov kroku | priemerný čas (dni) | zodpovedný | dôvod čakaniaKroky:1) Vypočítajte celkový čas cyklu.2) Odčítajte 3 najdlhšie kroky a ich podiel (%) na celkovom čase.3) Navrhnite 1 hypotézu hlavnej príčiny a 1 konkrétne zjednodušenie pre každé úzke miesto.4) Uveďte odhad „očakávaného zisku (dní)“ pre každý návrh a označte ho ako „predpoklad“. Obmedzenie: Uskutočniteľné a merateľné návrhy; poskytovanie všeobecných rád.<proces>1. Žiadosť o vstup - 0,5 dňa2. Schválenie rozpočtu - 3 dni3. Vyzdvihnutie ponuky dodávateľa - 4 dni4. Schválenie administrátorom - 2 dni5. Objednávka – 0,5 dňa</process>

Táto výzva; Ukazuje, že najväčší podiel na 10-dňovom cykle má zber a schvaľovanie ponúk a vytvára konkrétne odporúčanie, ako napríklad „skrátiť krok 3 zo 4 dní na 1 deň so schváleným zoznamom dodávateľov“.

Zásoby a prevádzkový kapitál

AI odstraňuje pomaly sa otáčajúce (mŕtve zásoby) položky a prebytočnú hotovosť z údajov o zásobách.

Analýza vychádza z nižšie uvedenej tabuľky zásob:- Miera obratu zásob pre každý produkt = ročný predaj / priemerné zásoby- Označte položky, ktoré boli neaktívne dlhšie ako 90 dní ako „mŕtve zásoby“- Uveďte 5 položiek (množstvo x jednotkové náklady), ktoré viažu najviac hotovosti- Navrhnite akciu pre nevyužité zásoby (zľava, vrátenie, kampaň) Použite iba čísla v údajoch; Zobraziť vzorec miery obratu.

Produkt

Hodnota akcií

miera obratu

Stav

A.

120 000

8.0

zdravý

B.

340 000

1,2

Pomalé, náročné na hotovosť

C.

85 000

0,0

Mŕtve zásoby (120 dní neaktívne)

Štandardizácia procesov a kontrolný zoznam

Umelá inteligencia vytvára kontrolné zoznamy, ktoré rozdeľujú opakujúce sa operácie na kroky a zabezpečujú, aby to všetci robili rovnakým spôsobom.

Vytvorte štandardný kontrolný zoznam nasledujúcich roztrúsených úloh na konci mesiaca: zoraďte kroky do logického poradia, pridajte zodpovednú rolu a odhadovaný čas ku každému kroku, označte prepojené kroky. Na koniec pridajte stĺpec „riziko, ak sa vynechá“.

Pozor: Čísla navrhované AI, ako napríklad „očakávané zárobky: 3 dni“, sú odhady, nie záruky. Odstránenie potvrdzovacieho kroku urýchli proces, ale môže oslabiť kontrolu. Ľudia vytvárajú rovnováhu medzi efektívnosťou a kontrolou.

Urýchlenie procesu zberu

Najčastejším prekážkou pracovného kapitálu je inkaso. Faktúra je vystavená, ale peniaze neprídu týždne; V tomto období firma financuje zákazníka z vlastných peňazí. AI triedi a uprednostňuje otvorené pohľadávky (faktúry po lehote splatnosti) s analýzou starnutia (zoskupuje sa podľa toho, ako dlho boli nezaplatené) a dokonca navrhuje komunikáciu s upomienkou.

Vytvorte analýzu starnutia z nasledujúceho zoznamu otvorených pohľadávok:- Rozdeľte do skupín splatnosti: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dní- Ukážte celkovú sumu každej skupiny a jej podiel na celkovom- Zoraďte 5 najrizikovejších zákazníkov (vysoká suma + dlhé oneskorenie)- Navrhnite zdvorilú, ale iba jasnú upomienku na zbierku v údajoch použite; O zbierke rozhodujú ľudia.

Táto analýza sa pýta: „Komu by sme mali zavolať ako prvému? zakladá otázku na údajoch. Veľká pohľadávka, ktorá je staršia ako 90 dní, je oveľa kritickejšia ako niekoľko malých oneskorení, a práve tam by ste mali zamerať svoju energiu. AI generuje text pripomienky, ale rozhodnutie o odoslaní a správe vzťahu je na vás.

Tip: Na skrátenie času hotovostného cyklu existujú tri ramená: znížiť inventúrne dni, urýchliť výber, predĺžiť platbu (dobrý vzťah s dodávateľom). Opýtajte sa AI „ktorá z týchto troch zbraní nám bude generovať najrýchlejší zisk? “ a prísť s prioritou založenou na údajoch.

Mini kufríky

Prípad 1 – Prekážka pri schvaľovaní. Priemerný nákupný cyklus v jednej spoločnosti bol 10 dní. Analýza AI ukázala, že dva samostatné kroky schvaľovania zabrali polovicu celkového času. Keď sa zaviedlo jednotné schválenie pre nákupy pod určitú sumu, cyklus sa skrátil na 6 dní; Oneskorenie urgentných nákupov sa skončilo.

Prípad 2 – Mŕtve zásoby 340 tisíc lír. Analýza obratu zásob odhalila, že nedošlo k žiadnemu predaju položky počas 120 dní a 85 000 TL bolo viazaných v hotovosti. Tým kampaňou znížil zásoby; bola uvoľnená hotovosť. AI tiež navrhla znížiť množstvo objednávky na pomaly sa otáčajúcej položke B.

Prípad 3 – Liečenie, ktoré oslabuje kontrolu. Jeden tím implementoval odporúčanie AI „odstráňte schválenie faktúry, ušetrite 2 dni“; ale to viedlo k nekontrolovanej platbe chybných faktúr. Návrh bol stiahnutý, schválenie bolo obnovené s automatickou kontrolou prahu: pod určitú sumu automaticky prechádza, nad ňou spadá do schválenia. Tak bola zachovaná rýchlosť a obnovená kontrola. Ponaučenie: nie každé zrýchlenie by malo obetovať kontrolu; väčšinou nie je riešením „odstrániť“, ale „automatizovať pomocou inteligentného prahu“.

Prípad 4 – Priorita, ktorá urýchľuje zber. V jednej spoločnosti bola jedna tretina otvorených pohľadávok staršia ako 90 dní, ale tím volal všetkým v rovnakom poradí. Analýza starnutia AI ukázala, že 60 % sumy bolo sústredených iba u piatich zákazníkov. Keď bola energia nasmerovaná k týmto piatim zákazníkom, doba odberu sa skrátila z 58 dní na 44 dní za šesť týždňov a uvoľnila sa značná suma hotovosti. Ponaučenie: Nie je to námaha, ale správne stanovenie priorít, čo zarába na zbierkach.

Časté chyby

• Uspokojte sa so všeobecnými radami. „Prejsť na digitál“ je nepraktické; Požiadajte o konkrétne, merateľné opatrenia.
• Čaká sa na analýzu bez poskytnutia údajov o čase/kroku. Úzke miesto je viditeľné iba pri údajoch.
• Za predpokladu, že predpovede zárobkov sú zárukou. „3-dňový zisk“ AI je hypotéza, testovaná v teréne.
• Zrýchlenie obetovaním kontroly. Odstránenie potvrdenia môže zvýšiť riziko; Ľudské bytosti vytvárajú rovnováhu.
• Ignorovanie mŕtvych zásob. Viazaná hotovosť je tichým nákladom; Pravidelne skenujte rýchlosťou otáčania.

V súhrne

• AI je výkonný analytický asistent, ktorý zviditeľňuje prevádzkové prekážky, mŕtve zásoby a oneskorenia v hotovostnom cykle.
• Uveďte kroky procesu s ich trvaním a odstráňte najdlhšie kroky a hlavnú príčinu; Požiadajte o konkrétne, merateľné opatrenia.
• Čas hotovostného cyklu (zásoby + inkasá − platobné dni) je indikátorom zdravia pracovného kapitálu; Skrátenie uvoľní hotovosť.
• Údaje o „očakávaných príjmoch“ uvádzané modelom sú odhady; treba vyskúšať v teréne.
• Ľudia vytvárajú rovnováhu medzi efektívnosťou a kontrolou; Každé zrýchlenie by nemalo obetovať kontrolu.

Aplikačná úloha

Zapíšte si opakujúci sa proces z vlastného podnikania (nákup, vyzdvihnutie, uzavretie) s krokmi a časmi. Odstráňte úzke miesta a návrhy na zjednodušenie pomocou výkonnej šablóny výzvy; manuálne overte celkový čas cyklu. Nechajte si tiež označiť obratovosť vypočítanú zo skladového listu a mŕtvych skladových položiek. Berieme najpríťažlivejší návrh modelu a pýtame sa "akú kontrolu oslabuje?" Hodnotiť otázkou.

kontrolný zoznam

• [ ] Uviedol som kroky procesu s ich trvaním a zodpovednosťou.
• [ ] Celkový čas cyklu som overil manuálne.
• [ ] Chcel som konkrétne, merateľné akcie; Nezostal som len so všeobecnými radami.
• [ ] Vzorcom som vypočítal rýchlosť obratu zásob a označil mŕtve zásoby.
• [ ] Údaje o „očakávaných zárobkoch“ som považoval za odhady.
• [ ] Vyhodnotil som každý návrh zrýchlenia z hľadiska kontrolného rizika.