Прибыль:
- Умение анализировать этапы процесса с учетом их длительности и выявлять узкие места и коренные причины.
- Способность определять неликвидные запасы и возможности экономии на основе данных об обороте запасов и цикле наличности.
- Способность оценивать конкретные и измеримые предложения по упрощению с точки зрения контроля риска.
Финансы и операции взаимосвязаны. Избыточные запасы превращаются в наличные; задержка в сборе средств душит оборотный капитал; Продолжительность процесса утверждения приводит к затратам. Искусственный интеллект (ИИ) — мощный помощник в анализе, позволяющий выявить узкие места в операционных данных (точки блокировки, которые замедляют процесс), упростить этапы процесса и оптимизировать запасы/оборотный капитал. В этом модуле мы расскажем, как вывести ИИ за рамки цифр и использовать его в процессе принятия оперативных решений.
Где ИИ в операциях создает ценность?
По трем основным направлениям: управление запасами (сколько товаров, когда), цикл оборотного капитала (сбор, оплата, остаток дней на складе) и эффективность процесса (сколько шагов и в какое время выполняется задание). ИИ быстро извлекает закономерности из этих данных и генерирует гипотезы по улучшению; Вы проверяете их реальностью на поле.
Ключевое понятие: цикл конвертации денежных средств. Это определяется по формуле: дни запаса + дни инкассации − дни оплаты и задается вопрос: «Сколько дней потребуется, чтобы деньги покинули кассу и вернулись в кассу?» отвечает на вопрос. Сокращение освобождает связанные денежные средства.
Совет: В подсказках всегда говорите «предложите конкретные, действенные и измеримые действия». «Улучшить процессы» не работает; «Удалите 3-й шаг подтверждения, цикл сократится на 2 дня» работает.
Шаг за шагом: анализ узких мест
- Укажите этапы и время процесса. Сколько времени занимает каждый шаг.
- Найдите узкое место. Отметьте самый длинный и самый ожидающий шаг.
- Задайте вопрос о первопричине. Почему мое имя длинное? Подтверждение, недостающие данные, переход из рук в руки?
- Предложите упрощение. Съемные/автоматизированные шаги.
- Измерьте воздействие. На сколько дней/на сколько TL рекомендация улучшает цикл?
Слабая подсказка/Сильная подсказка
Слабая подсказка: Улучшите наш процесс закупок.
Это дает общие, неработоспособные советы вроде «укрепляйте коммуникацию, переходите на цифровые технологии».
Мощная подсказка: Ваша роль: аналитик операционных процессов. Задача: Проанализировать следующий процесс закупок. Для каждого шага: имя шага | среднее время (дни) | ответственный | Причина ожиданияШаги: 1) Рассчитайте общее время цикла. 2) Вычтите 3 самых длинных шага и их долю (%) в общем времени. 3) Предложите 1 гипотезу об основной причине и 1 конкретное упрощение для каждого узкого места. 4) Дайте оценку «ожидаемого выигрыша (дней)» для каждого предложения и отметьте его как «предположение». Ограничение: сделайте предложения осуществимыми и измеримыми; давать общие советы.<процесс>1. Запрос на въезд - 0,5 дня2. Утверждение бюджета - 3 дня3. Сбор предложений поставщиков - 4 дня4. Согласование администратором - 2 дня5. Заказ - 0,5 дня</process>
Это подсказка; Он показывает, что наибольшую долю в 10-дневном цикле приходится на сбор заявок и одобрение, а также дает конкретные рекомендации, такие как «сократить этап 3 с 4 дней до 1 дня с использованием утвержденного списка поставщиков».
Акционерный и оборотный капитал
ИИ удаляет медленно оборачиваемые (мертвые запасы) товары и излишки денежных средств из данных о запасах.
Анализ берется из приведенной ниже таблицы запасов: - Скорость оборачиваемости запасов для каждого продукта = годовой объем продаж / средний запас. - Отметьте товары, которые были неактивны более 90 дней, как «мертвые запасы». - Перечислите 5 позиций (количество x стоимость единицы), которые приносят наибольшую прибыль. - Предложите действие для неликвидных запасов (скидка, возврат, кампания). Используйте только цифры в данных; Покажите формулу текучести кадров.
Продукт
Стоимость акций
текучесть кадров
Статус
А.
120 000
8.0
здоровый
Б.
340 000
1,2
Медленно, требует денег
С.
85 000
0,0
Мертвый запас (120 дней неактивности)
Стандартизация процессов и контрольный список
ИИ создает контрольные списки, которые разбивают повторяющиеся операции на этапы и гарантируют, что все выполняют их одинаково.
Создайте стандартный контрольный список следующих разрозненных задач по закрытию месяца: расположите шаги в логическом порядке, добавьте к каждому шагу ответственную роль и примерное время, отметьте взаимосвязанные шаги. Добавьте в конце столбец «риск, если он опущен».
Внимание: цифры, предложенные ИИ, такие как «ожидаемый доход: 3 дня», являются оценками, а не гарантиями. Удаление этапа подтверждения ускоряет процесс, но может ослабить контроль. Люди устанавливают баланс между эффективностью и контролем.
Ускорение процесса сбора
Наиболее распространенным узким местом оборотного капитала является сбор средств. Счет выставлен, но деньги не приходят неделями; В течение этого периода компания финансирует клиента за счет собственных денег. ИИ сортирует и приоритизирует открытую дебиторскую задолженность (просроченные счета) с анализом сроков погашения (группирует по времени, в течение которого она не была оплачена) и даже составляет напоминания.
Создайте анализ срока погашения из следующего списка открытой дебиторской задолженности: - Разделите на группы сроков: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ дней - Покажите общую сумму каждой группы и ее долю в общем объеме - Определите 5 клиентов с наибольшим риском (высокая сумма + длительная просрочка) - Предложите вежливый, но понятный текст напоминания о взыскании задолженности для каждого Используйте только информацию, содержащуюся в данных; Решение о взыскании задолженности принимают люди.
Этот анализ спрашивает: «Кому нам следует позвонить в первую очередь?» основывает вопрос на данных. Крупная дебиторская задолженность, срок погашения которой превышает 90 дней, гораздо важнее, чем несколько небольших просрочек, и именно на этом вам следует сосредоточить свою энергию. Искусственный интеллект генерирует текст напоминания, но решение об отправке и управлении отношениями остается за вами.
Совет: Есть три способа сократить время кассового цикла: сократить количество дней инвентаризации, ускорить сбор, продлить оплату (хорошие отношения с поставщиком). Спросите ИИ: «Какое из этих трех направлений принесет нам самую быструю прибыль?» ' и определите приоритет на основе данных.
Мини-кейсы
Случай 1 — Узкое место в утверждении. Средний цикл закупок у одной компании составил 10 дней. Анализ ИИ показал, что два отдельных этапа утверждения отнимают половину общего времени. Когда было введено единое одобрение для покупок ниже определенной суммы, цикл сократился до 6 дней; Отсрочка на срочные покупки закончилась.
Случай 2 — Остаток на сумму 340 тысяч лир. Анализ товарооборота показал, что товар не продавался в течение 120 дней, а 85 000 TL были заморожены наличными. В ходе кампании команда сократила запасы; наличные были освобождены. AI также предложила сократить количество заказов на медленно оборачивающийся товар Б.
Случай 3 — Исцеление, ослабляющее контроль. Одна команда реализовала рекомендацию AI «отменить утверждение счетов, сэкономить 2 дня»; но это привело к бесконтрольной оплате ошибочных счетов. Предложение было отозвано, одобрение восстановлено с автоматическим пороговым контролем: ниже определенной суммы оно проходит автоматически, выше попадает в одобрение. Таким образом, и скорость была сохранена, и управление восстановлено. Урок: не при каждом ускорении следует жертвовать контролем; в большинстве случаев решение не «удалить», а «автоматизировать с помощью интеллектуального порога».
Случай 4. Приоритет, ускоряющий сбор. В одной компании треть открытой дебиторской задолженности была старше 90 дней, но команда обзванивала всех в одном порядке. Анализ старения ИИ показал, что 60% суммы было сосредоточено всего у пяти клиентов. Когда энергия была направлена этим пяти потребителям, период сбора средств сократился с 58 дней до 44 дней за шесть недель, и была высвобождена значительная сумма наличных денег. Урок: Не усилия, а правильная расстановка приоритетов приносят деньги в коллекциях.
Распространенные ошибки
- Довольствуйтесь общими советами. «Перейти на цифровые технологии» непрактично; Попросите конкретных, измеримых действий.
- Ожидание анализа без предоставления данных о времени/шаге. Узкое место видно только с данными.
- Предполагая, что прогнозы доходов являются гарантией. «Трехдневная прибыль» ИИ — это гипотеза, проверенная в полевых условиях.
- Ускорение за счет потери контроля. Удаление подтверждения может увеличить риск; Люди устанавливают баланс.
- Игнорирование мертвых запасов. Связанные денежные средства — это тихие затраты; Регулярно сканируйте со скоростью вращения.
В заключение
- Искусственный интеллект — это мощный помощник в аналитике, который выявляет операционные узкие места, неликвидные запасы и задержки в денежном цикле.
- Дайте шагам процесса их продолжительность и удалите самые длинные шаги и первопричину; Попросите конкретных, измеримых действий.
- Время кассового цикла (инвентаризация + инкассация − дни оплаты) является показателем состояния оборотного капитала; Сокращение высвобождает денежные средства.
- Показатели «ожидаемой прибыли», представленные в модели, являются приблизительными; должны быть проверены в полевых условиях.
- Люди устанавливают баланс между эффективностью и контролем; При каждом ускорении не следует жертвовать контролем.
Задача приложения
Запишите повторяющийся процесс вашего собственного бизнеса (закупка, сбор, закрытие) с указанием шагов и времени. Устраняйте узкие места и предложения по упрощению с помощью мощного шаблона подсказок; вручную проверьте общее время цикла. Кроме того, рассчитывайте скорость оборачиваемости на основе списка запасов и отмечайте неликвидные позиции. Мы берем самое привлекательное предложение модели и спрашиваем: «Какой контроль оно ослабляет?» Оцените с помощью вопроса.
контрольный список
- [ ] Я описал этапы процесса с указанием их продолжительности и ответственности.
- [ ] Я проверил общее время цикла вручную.
- [ ] Я хотел конкретных, измеримых действий; Я не ограничился общими советами.
- [ ] Я рассчитал оборачиваемость запасов по формуле и отметил мертвые запасы.
- [ ] Я воспринимал цифры «ожидаемой прибыли» как приблизительные.
- [ ] Я оценил каждое предложение по ускорению на предмет контроля риска.