Прибыль:
- Возможность составлять основные внешнеторговые документы, такие как коммерческий счет-фактура, проформа, упаковочный лист и коносамент, с помощью искусственного интеллекта и проверять их на согласованность.
- Возможность использования искусственного интеллекта для проверки согласованности перекрестных данных между документами (сумма, вес, сумма, информация о партии) и раннего обнаружения ошибок.
- Возможность гарантировать, что проект декларации, созданный с помощью искусственного интеллекта, не заменяет официальную декларацию и что за окончательную декларацию несет ответственность таможенный консультант.
Невиданный герой внешней торговли – документы. Прежде чем контейнер покинет порт, за ним подготавливается пакет документов: коммерческий счет, упаковочный лист, коносамент, сертификат происхождения, документ о перевозке, страховой полис и таможенная декларация. Эти документы должны полностью соответствовать друг другу. Если общий вес в накладной и вес в упаковочной ведомости не совпадают, если сумма в накладной и стоимость в декларации противоречат, если титулы покупателя-продавца различаются от документа к документу, таможенный процесс останавливается: отгрузка приостанавливается, взимается пеня или даже осуществляется возврат товара. В этом разделе мы обсудим, как использовать искусственный интеллект в качестве помощника, который ускоряет движение документов и проверяет согласованность, а также где его ограничения.
Давайте сначала уточним термины. Коммерческий счет-фактура: это официальный торговый документ, выдаваемый продавцом покупателю, в котором указаны тип, количество, единица измерения и общая стоимость товара, способ доставки и оплаты; Он формирует основу стоимости на таможне. Счет-проформа: это проект счета-фактуры, представляющий собой предложение, выставленное перед продажей. Упаковочный лист: указано количество товаров в каждой коробке, количество коробок, вес брутто/нетто и объем. Коносамент (B/L): транспортный документ, подтверждающий, что перевозчик получил товар и доставит его по прибытии; Это ценный инструмент в морских перевозках. Таможенная декларация: это документ, в котором импорт/экспорт товаров официально декларируется таможне. ETGB (Таможенная декларация электронной торговли): это упрощенная декларация, используемая при небольших поставках электронного экспорта.
Шаг за шагом: место ИИ в документообороте
Полезно представить автоматизацию документов в четыре этапа.
Шаг 1 — Сбор данных. Необходимая вам исходная информация: тип и количество товара, цена за единицу, вес, информация о партии, способ доставки и оплаты. Эта информация обычно разбросана по заказам, контрактам и переписке с поставщиками. ИИ очень быстро извлекает структурированную таблицу из предоставленного вами необработанного текста.
Шаг 2 — Создание черновика. Создание счета-фактуры, проформы или черновика упаковочного листа на основе структурированных данных. Здесь ИИ заполняет шаблон; Он поддерживает формат, обязательные поля и язык. Но подготовленный им проект не является официальным документом; Официальный документ создается из вашей системы/программы.
Шаг 3 — Проверка перекрестной согласованности. Это самый ценный вклад ИИ. Передача счета, упаковочного листа и коносамента компании YZ и вопрос: «Соответствуют ли количество, количество посылок, вес брутто/нетто, сумма, названия сторон и способ доставки? Если нет, то в чем заключается несоответствие?» За считанные секунды ИИ отмечает разницу в весе в 3 килограмма и более, чем посылка, которую не замечает человеческий глаз.
Шаг 4 — Одобрение эксперта и официальное действие. За декларирование и таможенные процедуры отвечает таможенный консультант. Ничто, производимое ИИ, не может заменить официальное заявление; Это открывает путь для консультанта в виде проекта, контрольного списка и отчета о согласованности.
Внимание: ИИ может создать «проект» счета или выписки; Но ответственность за официальные документы, подписи и декларации лежит на самом лице и таможенном консультанте. Отправлять проект, думая, что это официальный документ, — все равно, что подписывать незаполненную форму.
Согласованность между документами: критические контрольные точки
В таблице ниже приведены области, которые чаще всего конфликтуют между документами и вызывают проблемы на таможне:
контролируемая территория
В каких документах?
Типичная ошибка
результат
Общее количество/шт.
Счет-фактура, упаковочный лист, коносамент
Пишем разные цифры
Отказ на таможне, пересчет
Вес брутто/нетто
Упаковочный лист, коносамент
Не держит вес
взвешивание, задержка, штраф
Стоимость товара (сумма)
Счет, декларация
Несоответствие суммы
обзор оценки
Название/адрес партии
Все документы
другое написание
отклонение документа
Способ доставки (Инкотермс)
счет, договор
Конфликт между документами
Спор о стоимости/риске
страна происхождения
Счет-фактура, сертификат происхождения
Несовместимое происхождение
Потеря преференциального тарифа
Количество коробок/упаковок
Упаковочный лист, коносамент
Отсутствующие/лишние посылки
Счет, минуты
Регулярная проверка этих зон при каждой отправке решает большинство проблем еще до того, как она достигнет таможни.
Четыре копируемых шаблона
1) Извлечение структурированной таблицы из необработанных данных:
Ваша роль: помощник по внешнеторговым операциям. Таблица данных счета появляется из следующего беспорядочного текста заказа. Столбцы: тип товара | количество | единица | цена за единицу | всего | Источник. Отметьте поля, которые вы считаете отсутствующими или противоречивыми, как «НЕПОЛНЫЕ/ПОДОЗРИТЕЛЬНЫЕ», не заполняйте их самостоятельно. Оставьте валюту как есть. Текст:[вставьте сюда текст заказа/корреспонденции — не скрыт]
2) Проверка перекрестной согласованности:
Ваша роль: проверяющий целостность документов. Предоставляю Вам данные 3-х документов: СЧЕТ, УПАКОВОЧНАЯ ЛИСТ, КОНАСЛАНД. Сравните следующие поля и отобразите в таблице «удовлетворён/НЕ ДЕРЖИТ»: общая сумма, количество посылок, вес брутто, вес нетто, стоимость товара, право собственности покупателя, право собственности продавца, способ доставки, происхождение. Запишите разницу в цифрах для каждой строки, которая НЕ соответствует. Результат не является окончательным утверждением; Окончательный контроль принадлежит таможенному консультанту. СЧЕТ: [...] КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК: [...] КОНАСТАКТ: [...]
3) Проект счета-проформы:
Ваша роль: помощник по экспорту документов. Подготовьте проект ПРОФОРМЫ-СЧЕТА на английском языке со следующей информацией. Заполните обязательные поля: продавец/покупатель, дата, срок действия, описание товара, количество, цена за единицу/общая, способ доставки (Инкотермс), способ оплаты, происхождение, расчетное время отправки. Я проверю цифры; Не угадывайте никакую сумму. Информация: [анонимно/примерные данные]
4) Контрольный список недостатков документов:
Ваша роль: помощник таможенного процесса. Пункт назначения: [импорт/экспорт], страна: [...], вид транспорта: [море/воздух/суша]. Составьте КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК документов, которые могут потребоваться для этой перевозки (счет-фактура, упаковочный лист, коносамент, сертификат происхождения/обращения, страховка, специальное разрешение/документы соответствия, если необходимо). Рядом с каждым документом напишите «зачем это нужно» и «где купить/кто одобряет». Это список напоминаний; Консультант определяет требования к окончательному документу.
Слабая подсказка / Сильная подсказка
Слабая подсказка:
Проверьте эти документы, нет ли проблем?
Эта подсказка, написанная без предоставления документации и указания областей для сравнения, дает поверхностный и бесполезный ответ «в целом выглядит хорошо»; Он не учитывает небольшие численные различия, которые действительно опасны.
Мощная подсказка:
Ваша роль: проверяющий целостность документов. Сравните вес нетто, вес брутто, количество коробок и общее количество в данных СЧЕТА и УПАКОВОЧНОГО ЛИСТА ниже. Для каждого поля укажите «соблюдается/не соблюдается + числовая разница». Также проверьте, совпадает ли право собственности покупателя в двух документах. СЧЕТ: нетто 980 кг, брутто 1050 кг, 42 коробки, 2100 штук... УПАКОВОЧНЫЙ ЛИСТ: нетто 980 кг, брутто 1050 кг, 40 коробок, 2100 штук...
В этом приглашении отображаются чистые поля, четкие данные и четкий формат вывода; В результате вырисовывается конкретный и исправимый вывод, типа "количество посылок НЕ совпадает: накладная 42, упаковочный лист 40, разница 2 посылки".
три мини-кейса
Случай 1 — Обнаружена разница в посылках. Экспедиторская компания начала сравнивать счета-фактуры и упаковочные листы с помощью искусственного интеллекта для каждой отправки. В первый месяц в 7 из 60 отправлений было обнаружено несоответствие номера коробки или веса. Они были исправлены еще до прибытия на таможню; По оценкам, удалось избежать 3 таможенных отчетов и задержек. ИИ отметил разницу, эксперт сделал исправление и проверку.
Случай 2 — Ошибка, принявшая проект за официальный. Новый сотрудник отправил заказчику черновик формы на английском языке, подготовленный YZ, не проверив его. В проекте осталась одна цена за единицу (ниже фактической цены), которую ИИ установил в качестве «примера». Клиент посчитал эту цену обязывающей, и возник спор. Урок: каждое число в проекте ИИ должно быть проверено человеком перед отправкой; Проект не является официальным документом.
Случай 3 — Расхождение в суммах. В компании-импортере возникла небольшая разница (120 долларов США из-за округления) между общей стоимостью в счете-фактуре и стоимостью, указанной в декларации. ИИ отметил это при перекрестной проверке; Консультант исправил разницу. Если это не будет исправлено, на повестке дня будет пересмотр оценки и возможное наказание. Маленькая разница, большая проблема.
Распространенные ошибки
- Принятие проекта AI за официальный документ. Схема является лишь предварительной; Официальный документ генерируется в вашей системе и утверждается экспертом.
- Пропустите перекрестную проверку. Небольшие расхождения между документами приводят к самым дорогостоящим таможенным проблемам; Сравните с каждой поставкой.
- Заставить ИИ прогнозировать недостающие данные. Модель может поместиться в пустое пространство; Отметьте недостающие позиции как «ОТСУТСТВУЕТ» и не заполняйте их.
- Предоставление конфиденциальной информации о ценах и клиентах как есть. Запустите необходимые поля для проверки анонимных/демонстрационных данных.
- Отправка номеров ИИ без их проверки. Каждое количество, вес и количество должны быть подтверждены человеческими глазами.
Совет: когда ИИ выполняет проверку документа, всегда говорите «запишите числовую разницу». «Выдерживает?» Модель легко отвечает на вопрос «да»; Когда вы говорите «покажите разницу с помощью числа», это раскрывает настоящее противоречие.
В итоге
Искусственный интеллект очень эффективен в двух областях внешнеторговых документов: быстрое создание черновиков на основе необработанных данных и проверка перекрестной согласованности между документами. Заблаговременное выявление различий в сумме, весе, стоимости и праве собственности между счетом-фактурой, упаковочным листом и коносаментом предотвращает большинство отказов таможни и штрафов. Однако проект, который выдает ИИ, не является официальным документом; Ответственность за декларирование и подпись несет таможенный консультант. Каждый номер проверен, конфиденциальные данные обезличены, пропуски не восполняются.
Задача приложения
Получите данные счета-фактуры и упаковочного листа реальной (или образцовой) поставки, анонимизируйте конфиденциальную информацию. Пусть ИИ сравнит с шаблоном «проверка перекрестной согласованности», приведенным выше. Проверьте строки «НЕ УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО» в выводе одну за другой и обратите внимание, верны ли они. Затем создайте «контрольный список отсутствия документов» и сравните его со своим собственным процессом: есть ли документ, о котором ИИ напомнил вам, что вы пропустили?
контрольный список
- [ ] Я анонимизировал данные документа и передал их AI.
- [ ] Я провел сравнение суммы/веса/стоимости/названия счета-фактуры, упаковочного листа и коносамента.
- [ ] Мне нужен был вывод от ИИ в форме «запишите числовую разницу», а не «держится ли она?»
- [ ] Я самостоятельно проверил каждое отмеченное отличие.
- [ ] Я проверил все цифры в черновике перед его отправкой.
- [ ] Я включил в рабочий процесс утверждение таможенным консультантом официального документа и декларации.