Прибыль:
- Способность разработать документ о политике/процедурах конкретного учреждения со структурированной подсказкой.
- Способность сопоставлять политики с ролью и ответственностью (RACI) и делать их проверяемыми.
- Способность применять стандарты стиля и форматирования для получения понятного, применимого и последовательного политического языка.
Политика учреждения — это его письменная память и дисциплина принятия решений: от борьбы со взяточничеством до информационной безопасности, от удаленной работы до хранения данных — это формальная версия фразы «вот как мы это делаем». Хорошая политика ясна, осуществима и поддается проверке; Плохая политика – это либо куча жаргона, который никто не читает, либо набор добрых намерений, которые остаются недействительными на практике. Искусственный интеллект (ИИ) быстро создает первый проект документов о политике и процедурах, обеспечивает единообразие формулировок и структурирует распределение ролей и обязанностей. В этом модуле мы научимся создавать специфичные для организации, проверяемые и понятные политики RACI, всегда сохраняя при этом одобрение людей.
Давайте уточним термины. Политика — это документ высокого уровня («что и почему»), который устанавливает позицию и правила организации по данному вопросу. Процедура — это документ, который шаг за шагом объясняет, как реализовать эту политику («как»). RACI — это матрица, которая разъясняет роли ответственного, подотчетного, консультируемого и информированного для каждой задачи. Сфера действия – это то, кого и что связывает политика. Эффективность и проверка — это когда политика действительна и как часто она будет обновляться.
Основа политического документа
Последовательная политика имеет общую структуру. Если вы дадите ИИ этот скелет, все ваши документы будут иметь одинаковую структуру и читаемость. Шаг за шагом:
- Цель и сфера применения. На что, кого и какие ситуации распространяется полис?
- Определения. Критические термины четко определены один раз.
- Принципы/правила. Основная позиция и обязательные правила учреждения.
- Роли и обязанности (RACI). Кто что делает, кто это одобряет, с кем советуются.
- Процедура/шаги. Конкретный ход применения.
- Исключения, нарушения и правоприменение. Как справиться с нарушением правил.
- Правоприменение, проверка и сопутствующие документы.
Ваша роль: опытный эксперт по написанию корпоративной политики. Подготовьте проект политики по следующей теме. Структура: 1) Цель и область применения 2) Определения 3) Принципы и правила 4) Роли и обязанности 5) Этапы процедуры 6) Исключение/нарушение/санкция 7) Правоприменение и проверка. Правила: - Оставьте поля для конкретного учреждения как [ЗАПОЛНИТЬ: ...]; апокриф.- Если требуется юридическое присвоение, добавьте примечание «требуется юридическое одобрение — должно быть проверено»; Не указывайте свой номер статьи/решения. - Язык должен быть ясным, кратким и применимым.<topic>[основная информация о политическом вопросе и учреждении]</topic>
Внимание: политика имеет юридические последствия; Дисциплинарная политика, политика в отношении данных или безопасности должна соответствовать действующему законодательству. Перед публикацией проект, подготовленный AI, должен быть рассмотрен и одобрен юристом/экспертом в соответствии с действующим законодательством.
Обеспечение проверяемости с помощью RACI
Ясность в отношении того, «кто и что будет делать», — вот что делает политику осуществимой. Безролевая политика – это документ, за который все несут ответственность, но никто не несет ответственности. ИИ способен сопоставить все обязательства с RACI.
Создайте таблицу RACItable для каждого конкретного обязательства в следующем проекте политики:| Деятельность/ответственность | Ответственный (R) | Утверждено (А) | Консультация (С) | Информирован (I) |Правила: – Назначьте ОДНОГО «утверждающего (A)» для каждого действия. — Отметьте действия, роль которых в политике остается неясной, как «роль не назначена». — Оставьте заполнитель [РОЛЬ: ...], если вы не знаете фактические названия.
Существует также аспект последовательности и читабельности. Все политики учреждения должны быть написаны в одном стиле и в одинаковых терминах. ИИ стандартизирует текст в соответствии с руководством по стилю.
Организуйте эту политику в соответствии со следующими стилистическими стандартами: - Короткие предложения; одно правило в каждом предложении. - Притяжательные выражения, такие как «Это ответственность подразделения. Определите это там, где оно впервые упоминается. - По пунктам, нумерованная структура. Покажите выражения, которые вы изменили, с помощью короткой таблицы (до/после).
Слабая подсказка/Сильная подсказка
Слабая подсказка: Напишите нам политику информационной безопасности.
Результат: общий текст, полученный на основе среднего показателя в Интернете, не имеющий отношения к вашей организации, с неясными ролями и чье юридическое соответствие не было проверено. Если он опубликован, он не может быть реализован и остается бездействующим при аудите.
Мощная подсказка: [роль эксперта + скелет из 7 частей + [НЕТ ЗАПОЛНИТЬ] пробелы, специфичные для учреждения + примечание «юридическое одобрение для юридического присвоения» + соответствие RACI + стандарты стиля]
Результат: проект политики, который можно адаптировать к вашему учреждению, который охватывает все обязательства, имеет последовательные формулировки и готов к юридическому утверждению.
Тестирование политики: проверка применимости
Даже, казалось бы, хорошо написанная политика может не быть реализована на местах: она может содержать нереалистичные сроки, несуществующие роли или противоречивые правила. Вы можете использовать ИИ, чтобы провести «технико-экономическое обоснование» политики перед ее публикацией. При этом текст читается с точки зрения сотрудника и находит точки, в которых он может застрять.
Перед публикацией проверьте применимость следующей политики: 1) Задайте вопрос, может ли каждое правило быть реализовано реальной ролью; отметьте те, которые кажутся расплывчатыми или невозможными. 2) Выясните, нет ли противоречий или дублирования правил. 3) Оцените, реалистичны ли указанные сроки и периодичность. 4) Когда сотрудник спрашивает «как именно я собираюсь это сделать?» Перечислите точки, в которых вы застрянете. Дайте краткое предложение по исправлению каждого результата; вынесение окончательного решения.
Совет: Подумайте о политике так: «Прочитает ли сотрудник это и узнает, что делать?» Тестирование с помощью вопросов выявляет наиболее распространенные недостатки (абстрактные и неисполнимые правила). Политика, которую невозможно реализовать, более рискованна, чем политика, которой не существует; потому что это создает иллюзию гармонии.
Политика или процедура?
Размер
Политика
Процедура
Вопрос
что и почему
Как
Уровень
верхний, принцип
Оперативно, шаг за шагом
изменить
редкий
Обновляется при изменении процесса
пример
«Персональные данные защищены»
«Запрос на удаление данных в течение 30 дней, выполнив следующие действия»
Одобрение
Старшее руководство/юриспруденция
Владелец процесса + соответствие
Три мини-кейса
Случай 1 — Нарушенная политика. Политика хранения данных компании действует уже много лет, но «кто удаляет данные и когда?» Ответа на вопрос в документе не было. Когда поступил запрос клиента на удаление, никто не взял на себя ответственность, и запрос был задержан на 40 дней. Добавлен RACI в политику с ИИ; Для каждого действия по хранению и удалению был назначен один утверждающий и ответственный человек. Последующие запросы закрывались в среднем через 9 дней, и процесс стал поддающимся проверке.
Случай 2 — Нечитаемый документ. Этическая политика учреждения представляла собой 14-страничный текст с использованием тяжелого жаргона; опрос показал, что читают только 12% сотрудников. Стилистическая стандартизация с помощью ИИ: короткие предложения, подходящие выражения, определенные термины. Документ был уменьшен до 6 страниц, а процент прочтения увеличился до 57% за три месяца. Содержание осталось прежним; разборчивость увеличилась в десять раз.
Случай 3 — Ценность юридического одобрения. Одна команда собиралась напрямую опубликовать проект дисциплинарной политики, созданный ИИ. В проекте содержалось заявление об «одностороннем увольнении», что не соответствовало действующему трудовому законодательству; AI отметила это как «требуется юридическое разрешение». Юридическая экспертиза исправила формулировку. Если бы знак был проигнорирован, была бы принята неисполнимая и рискованная политика.
Распространенные ошибки
- Разработка общей политики без учреждения. Текст, созданный без контекста и с пробелами [НЕТ ЗАПОЛНЕНИЯ], не подойдет вашему учреждению.
- Невозможно распределить роли. Без RACI политика остается заброшенной; никто не несет ответственности.
- Путаница политики с процедурой. Если «что/почему» и «как» не разделены, документ будет одновременно абстрактным и неполным.
- В обход юридического разрешения. Политики, имеющие правовые последствия, должны быть пересмотрены в соответствии с законодательством.
- Жаргон и длинные предложения. Непрочитанная политика не применяется; Стилистический стандарт имеет важное значение.
- Не устанавливается дата рассмотрения. Политика устаревает; Должны быть определены правоприменение и периодический пересмотр.
В итоге
Написание политики и процедур — это задача перевода позиции организации в четкие, фирменные и проверяемые правила. ИИ создает хороший первый черновик, сохраняет единообразие формулировок и соответствует всем обязательствам перед RACI; Но вы должны заполнить пробелы, характерные для данного учреждения, пройти юридическое одобрение и обеспечить читабельность документа. Отделите политику от процедур, назначьте одного утверждающего для каждого действия и установите цикл проверки. ИИ создает чертежи и структуру; Уполномоченный специалист принимает решение о законности и действительности полиса.
Задача приложения
Выберите тему политики (например, допустимое использование, хранение данных). (1) Создайте набросок с помощью скелетной подсказки, состоящей из 7 частей; проверьте все отметки [ЗАПОЛНИТЬ] и «требуется юридическое одобрение». (2) Назначьте роли каждому обязательству с помощью подсказки RACI; Убедитесь, что для каждого действия имеется только один утверждающий. (3) Запустить стандартизацию стиля и улучшить читабельность. (4) Закройте документ со статусом «ожидает одобрения юриста/эксперта» и датой рассмотрения.
контрольный список
- [ ] Разработана ли политика на основе последовательной структуры, состоящей из семи частей?
- [ ] Оставлены ли пробелы в конкретных учреждениях как [СЛЕДУЕТ ЗАПОЛНИТЬ]?
- [ ] Каждое обязательство привязано к RACI, назначен один утверждающий орган?
- [ ] Ясно ли различие между политикой и процедурой?
- [ ] Планируется ли юридическое/экспертное одобрение юридического контента?
- [ ] Был ли язык сделан коротким, своеобразным и свободным от жаргона?
- [ ] Определены ли даты вступления в силу и пересмотра?