Optymalizacja operacji i procesów

Zyski:

• Umiejętność analizowania etapów procesu wraz z czasem ich trwania oraz ujawniania wąskich gardeł i przyczyn źródłowych
• Umiejętność identyfikowania martwych zapasów i możliwości oszczędności na podstawie danych dotyczących rotacji zapasów i cyklu gotówkowego
• Umiejętność oceny konkretnych i mierzalnych propozycji uproszczeń pod kątem ryzyka kontroli

Finanse i operacje są ze sobą powiązane. Nadmiar zapasów zamienia się w gotówkę; opóźnienia w windykacji dławią kapitał obrotowy; Długość procesu zatwierdzania generuje koszty. Sztuczna inteligencja (AI) to potężny asystent analityczny, który pozwala dostrzec wąskie gardła w danych operacyjnych (blokowanie punktów spowalniających proces), upraszczać etapy procesu i optymalizować zapasy/kapitał obrotowy. W tej części omówimy, jak wykorzystać sztuczną inteligencję poza liczbą i włączyć ją do podejmowania decyzji operacyjnych.

Gdzie sztuczna inteligencja w operacjach tworzy wartość?

W trzech głównych obszarach: zarządzanie zapasami (ile towarów, kiedy), cykl kapitału obrotowego (odbiór, płatność, bilans dni zapasów) i efektywność procesu (ile kroków i w jakim czasie zadanie jest zakończone). AI szybko wydobywa wzorce z tych danych i generuje hipotezy dotyczące ulepszeń; Testujesz je z rzeczywistością na boisku.

Kluczowa koncepcja: cykl konwersji gotówki. Można to znaleźć za pomocą wzoru dni zapasów + dni odbioru - dni płatności i zadaje pytanie „ile dni potrzeba, aby pieniądze opuściły kasę i wróciły do ​​kasy?” odpowiada na pytanie. Skrócenie uwalnia zamrożoną gotówkę.

Wskazówka: w podpowiedziach operacyjnych zawsze mów „zaproponuj konkretne, wykonalne i mierzalne działanie”. „Ulepsz procesy” nie działa; „Usuń 3. krok potwierdzenia, cykl skróci się o 2 dni” działa.

Krok po kroku: analiza wąskiego gardła

1. Podaj etapy procesu i czas. Ile czasu zajmuje każdy krok.
2. Znajdź wąskie gardło. Oznacz najdłuższy i najbardziej czekający krok.
3. Kwestionuj pierwotną przyczynę. Dlaczego moje imię jest długie? Potwierdzenie, brak danych, zmiana właściciela?
4. Zaproponuj uproszczenie. Zdejmowane/automatyczne stopnie.
5. Zmierz wpływ. Ile dni/ile TL rekomendacja poprawia cykl?

Słaba podpowiedź/silna podpowiedź

Słaba zachęta: Popraw nasz proces zakupów.

Daje to ogólne, niewykonalne porady, takie jak „wzmocnij komunikację, przejdź na technologię cyfrową”.

Potężny monit: Twoja rola: analityk procesów operacyjnych. Zadanie: Przeanalizuj następujący proces zakupów. Dla każdego kroku: nazwa kroku | średni czas (dni) | odpowiedzialny | powód czekaniaKroki:1) Oblicz całkowity czas cyklu.2) Odejmij 3 najdłuższe kroki i ich udział (%) w całkowitym czasie.3) Zaproponuj 1 hipotezę o pierwotnej przyczynie i 1 konkretne uproszczenie dla każdego wąskiego gardła.4) Podaj szacunkową „oczekiwaną korzyść (dni)” dla każdej sugestii i oznacz ją jako „założenie”. Ograniczenie: spraw, aby sugestie były wykonalne i mierzalne; udzielanie ogólnych porad.<proces>1. Zapytanie o wpis - 0,5 dnia2. Zatwierdzenie budżetu - 3 dni3. Zbieranie ofert dostawców - 4 dni4. Zatwierdzenie administratora - 2 dni5. Zamówienie - 0,5 dnia</proces>

Ten monit; Pokazuje, że największy udział w 10-dniowym cyklu stanowi zbieranie i zatwierdzanie ofert, a także zawiera konkretne zalecenie, takie jak „skróć krok 3 z 4 dni do 1 dnia w przypadku zatwierdzonej listy dostawców”.

Kapitał zapasowy i obrotowy

Sztuczna inteligencja usuwa produkty wolnorotujące (martwe zapasy) i nadwyżkę gotówki z danych inwentaryzacyjnych.

Analiza pochodzi z poniższej tabeli zapasów: – Wskaźnik rotacji zapasów dla każdego produktu = sprzedaż roczna / średni stan zapasów – Oznacz pozycje, które były nieaktywne przez ponad 90 dni, jako „martwe zapasy” – Wymień 5 pozycji (ilość x koszt jednostkowy), które wiążą się z największą gotówką – Zaproponuj działanie w przypadku martwych zapasów (rabat, zwrot, kampania) Używaj tylko liczb z danych; Pokaż wzór na wskaźnik obrotu.

Produkt

Wartość zapasów

wskaźnik obrotu

Stan

A.

120 000

8,0

zdrowy

B.

340 000

1,2

Powolne, pochłaniające gotówkę

C.

85 000

0,0

Martwy stan magazynowy (120 dni nieaktywny)

Standaryzacja procesów i lista kontrolna

Sztuczna inteligencja tworzy listy kontrolne, które dzielą powtarzalną operację na etapy i zapewniają, że wszyscy wykonają ją w ten sam sposób.

Utwórz standardową listę kontrolną następujących rozproszonych zadań związanych z zamknięciem miesiąca: ułóż kroki w logiczny sposób, dodaj odpowiedzialną rolę i szacunkowy czas do każdego kroku, zaznacz powiązane ze sobą kroki. Dodaj na końcu kolumnę „ryzyko w przypadku pominięcia”.

Uwaga: Liczby sugerowane przez sztuczną inteligencję, takie jak „oczekiwane zarobki: 3 dni”, są szacunkami, a nie gwarancjami. Usunięcie kroku potwierdzenia przyspiesza proces, ale może osłabić kontrolę. Ludzie ustalają równowagę pomiędzy wydajnością a kontrolą.

Przyspieszenie procesu windykacyjnego

Najczęstszym wąskim gardłem w kapitale obrotowym jest windykacja. Wystawiona zostaje faktura, ale pieniądze nie docierają tygodniami; W tym okresie firma finansuje klienta z własnych środków. Sztuczna inteligencja sortuje i nadaje priorytet nierozliczonym należnościom (zaległym fakturom) na podstawie analizy wiekowej (grupuje według czasu ich niezapłacenia), a nawet przygotowuje projekty komunikatów przypominających.

Utwórz analizę wiekową na podstawie poniższej listy nierozliczonych należności: - Podziel na grupy zapadalności: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dni - Pokaż całkowitą kwotę każdej grupy i jej udział w całości - Uszereguj 5 klientów o największym ryzyku (duża kwota + duże opóźnienie) - Zaproponuj grzeczny, ale jasny tekst przypomnienia o odbiorze dla każdego Używaj tylko informacji zawartych w danych; Decyzję o zbiórce podejmują ludzie.

W tej analizie zadano pytanie: „Do kogo powinniśmy najpierw zadzwonić?” opiera pytanie na danych. Duża wierzytelność, która ma ponad 90 dni, jest o wiele bardziej krytyczna niż kilka małych opóźnień i na tym należy skupić swoją energię. AI generuje tekst przypomnienia, ale decyzja o wysłaniu relacji i zarządzaniu nią należy do Ciebie.

Wskazówka: Istnieją trzy sposoby skracania czasu cyklu gotówkowego: skrócenie dni zapasów, przyspieszenie odbioru, przedłużenie płatności (dobre relacje z dostawcą). Zapytaj AI „które z tych trzech ramion wygeneruje dla nas najszybszy zysk?” ' i wymyśl priorytet oparty na danych.

Mini etui

Przypadek 1 – wąskie gardło w zakresie zatwierdzania. Średni cykl zakupowy w jednej firmie wynosił 10 dni. Analiza AI wykazała, że ​​dwa oddzielne etapy zatwierdzania pochłonęły połowę całkowitego czasu. Kiedy wprowadzono jednorazową zgodę na zakupy poniżej określonej kwoty, cykl skrócono do 6 dni; Skończyły się opóźnienia w pilnych zakupach.

Przypadek 2 – Stan zapasów wynoszący 340 tys. lirów. Analiza rotacji zapasów wykazała, że ​​nie prowadzono sprzedaży danego artykułu przez 120 dni, a 85 000 TL było zablokowanych w gotówce. W ramach kampanii zespół zmniejszył zapasy; wydano gotówkę. AI zasugerowała również zmniejszenie ilości zamówienia w przypadku wolnoobrotowego przedmiotu B.

Przypadek 3 — Uzdrowienie osłabiające kontrolę. Jeden zespół wdrożył zalecenie AI „usuń zatwierdzenie faktury, zaoszczędź 2 dni”; ale to doprowadziło do niekontrolowanej płatności błędnych faktur. Propozycję wycofano, przywrócono zgodę z automatyczną kontrolą progów: poniżej pewnej kwoty przechodzi ona automatycznie, powyżej następuje akceptacja. W ten sposób utrzymano prędkość i przywrócono kontrolę. Lekcja: nie każde przyspieszenie powinno poświęcać kontrolę; w większości przypadków rozwiązaniem nie jest „usunięcie”, ale „automatyzacja za pomocą inteligentnego progu”.

Przypadek 4 – Priorytet przyspieszający zbieranie. W jednej firmie jedna trzecia otwartych należności miała ponad 90 dni, ale zespół dzwonił do wszystkich w tej samej kolejności. Analiza starzenia się AI wykazała, że ​​60% kwoty skupiło się na zaledwie pięciu klientach. Po skierowaniu energii do tych pięciu odbiorców okres odbioru skrócił się z 58 dni do 44 dni w ciągu sześciu tygodni i uwolniono znaczną ilość gotówki. Lekcja: To nie wysiłek, ale prawidłowe ustalenie priorytetów zarabia na zbiórkach.

Typowe błędy

• Zadowalaj się ogólnymi radami. „Przejdź na technologię cyfrową” jest niepraktyczne; Poproś o konkretne, wymierne działania.
• Oczekiwanie na analizę bez podawania danych dotyczących czasu/kroku. Wąskie gardło jest widoczne tylko na podstawie danych.
• Zakładając, że prognozy zarobków są gwarancją. „3-dniowy zysk” AI to hipoteza sprawdzona w terenie.
• Przyspieszanie poprzez utratę kontroli. Usunięcie potwierdzenia może zwiększyć ryzyko; Istoty ludzkie ustanawiają równowagę.
• Ignorowanie martwych zapasów. Związana gotówka to cichy koszt; Skanuj regularnie z prędkością obrotową.

Podsumowując

• AI to potężny asystent analityczny, który uwidacznia wąskie gardła operacyjne, martwe zapasy i opóźnienia w cyklu gotówkowym.
• Podaj etapy procesu wraz z ich czasem trwania i usuń najdłuższe kroki oraz pierwotną przyczynę; Poproś o konkretne, wymierne działania.
• Czas cyklu gotówkowego (zapasy + windykacja – dni płatności) jest wskaźnikiem kondycji kapitału obrotowego; Skrócenie uwalnia gotówkę.
• Dane dotyczące „oczekiwanych zarobków” podane w modelu mają charakter szacunkowy; trzeba przetestować w terenie.
• Ludzie ustanawiają równowagę pomiędzy wydajnością a kontrolą; Każde przyspieszenie nie powinno poświęcać kontroli.

Zadanie aplikacji

Zapisz powtarzający się proces z Twojej własnej firmy (zakup, odbiór, zamknięcie) wraz z krokami i czasem. Usuń wąskie gardła i sugestie dotyczące uproszczeń za pomocą potężnego szablonu podpowiedzi; ręcznie sprawdzić całkowity czas cyklu. Należy także obliczyć wskaźnik rotacji na podstawie listy zapasów i oznaczyć pozycje zapasów martwych. Bierzemy najbardziej atrakcyjną propozycję modelu i zadajemy sobie pytanie: „Jaką kontrolę osłabia?” Oceń za pomocą pytania.

lista kontrolna

• [ ] Podałem etapy procesu wraz z czasem trwania i zakresem odpowiedzialności.
• [ ] Ręcznie zweryfikowałem całkowity czas cyklu.
• [ ] Chciałem konkretnych, wymiernych działań; Nie poprzestałem na ogólnych radach.
• [ ] Obliczyłem współczynnik rotacji zapasów ze wzoru i zaznaczyłem stan zapasów.
• [ ] Dane dotyczące „oczekiwanych zarobków” potraktowałem jako szacunkowe.
• [ ] Oceniłem każdą sugestię przyspieszenia pod kątem ryzyka kontroli.