Zyski:
- Możliwość sporządzania podstawowych dokumentów handlu zagranicznego, takich jak faktura handlowa, proforma, lista przewozowa i list przewozowy przy użyciu sztucznej inteligencji i sprawdzania ich spójności
- Możliwość sprawdzenia przez sztuczną inteligencję spójności danych między dokumentami (ilość, waga, ilość, informacje o stronie) i wczesnego wykrycia błędów
- Możliwość ochrony przed tym, że projekt zgłoszenia stworzony przez sztuczną inteligencję nie zastępuje zgłoszenia oficjalnego i że za ostateczną deklarację odpowiada doradca celny.
Niewidzialnym bohaterem handlu zagranicznego są dokumenty. Zanim kontener będzie mógł opuścić port, przygotowywany jest za nim stos dokumentów: faktura handlowa, lista przewozowa, list przewozowy, świadectwo pochodzenia, dokument przewozowy, polisa ubezpieczeniowa i zgłoszenie celne. Dokumenty te muszą być ze sobą w pełni spójne. Jeśli suma wagi na fakturze nie zgadza się z wagą na liście przewozowym, jeśli kwota na fakturze i wartość na deklaracji są sprzeczne, jeśli tytuły kupującego i sprzedającego różnią się w zależności od dokumentu, proces celny zostaje zatrzymany: wysyłka zostaje wstrzymana, naliczona kara, a nawet towar zostaje zwrócony. W tym module omówimy, jak wykorzystać sztuczną inteligencję jako asystenta, który przyspiesza obieg tych dokumentów, sprawdza spójność i gdzie są jej ograniczenia.
Najpierw wyjaśnijmy pojęcia. Faktura handlowa: Jest to oficjalny dokument sprzedaży wystawiony kupującemu przez sprzedającego, wskazujący rodzaj, ilość, jednostkę i cenę całkowitą towaru, sposób dostawy i płatności; Stanowi podstawę wartości celnej. Faktura Proforma: Jest to projekt faktury mający charakter oferty składanej przed sprzedażą. Lista pakowania: zawiera listę towarów, w których pudełkach, liczbę pudełek, wagę brutto/netto oraz objętość. Konosament (B/L): to dokument przewozowy wykazujący, że przewoźnik otrzymał towar i dostarczy go po przybyciu na miejsce; Jest to cenne narzędzie w transporcie morskim. Zgłoszenie celne: Jest to dokument, w którym import/eksport towarów jest oficjalnie zgłaszany organom celnym. ETGB (Deklaracja Celna w Handlu Elektronicznym): to uproszczona deklaracja stosowana w przesyłkach e-eksportowych na małą skalę.
Krok po kroku: miejsce AI w obiegu dokumentów
Warto pomyśleć o automatyzacji dokumentów w czterech krokach.
Krok 1 — Gromadzenie danych. Surowe informacje, których potrzebujesz: rodzaj i ilość towaru, cena jednostkowa, waga, informacje o imprezach, sposób dostawy i płatności. Informacje te są zazwyczaj rozproszone w zamówieniach, umowach i korespondencji z dostawcami. Sztuczna inteligencja bardzo szybko wyodrębnia ustrukturyzowaną tabelę z podanego przez Ciebie surowego tekstu.
Krok 2 — Przygotowanie wersji roboczej. Generowanie wersji roboczej faktury, proformy lub listy przewozowej na podstawie danych strukturalnych. Tutaj AI wypełnia szablon; Zachowuje format, wymagane pola i język. Jednak sporządzony przez niego projekt nie jest dokumentem oficjalnym; Z Twojego systemu/programu tworzony jest oficjalny dokument.
Krok 3 – Kontrola spójności krzyżowej. To najcenniejszy wkład sztucznej inteligencji. Podanie faktury, listu przewozowego i listu przewozowego do YZ i zapytanie: „Czy ilość, liczba paczek, waga brutto/netto, kwota, tytuły stron i sposób dostawy są zgodne? Jeśli nie, gdzie jest rozbieżność?” W ciągu kilku sekund sztuczna inteligencja zaznacza różnicę w wadze o 3 kilogramy lub więcej niż paczka, którą ludzkie oko nie dostrzega.
Krok 4 — Zgoda eksperta i oficjalne działania. Deklaracja i procedury celne leżą w gestii doradcy celnego. Nic, co wytworzy sztuczna inteligencja, nie zastąpi oficjalnej deklaracji; Toruje drogę konsultantowi w postaci projektu, listy kontrolnej i raportu o spójności.
Uwaga: sztuczna inteligencja może sporządzić „wersję roboczą” faktury lub wyciągu; Jednak odpowiedzialność za dokumenty urzędowe, podpisy i oświadczenia spoczywa na osobie i doradcy celnym. Wysłanie projektu z myślą, że jest to dokument oficjalny, jest jak podpisanie niewypełnionego formularza.
Spójność między dokumentami: krytyczne punkty kontrolne
Poniższa tabela podsumowuje obszary, które najczęściej powodują konflikty między dokumentami i powodują problemy podczas kontroli celnej:
kontrolowany obszar
W jakich dokumentach?
Typowy błąd
wynik
Całkowita ilość/szt
Faktura, list przewozowy, list przewozowy
Zapisywanie różnych liczb
Odrzucenie w urzędzie celnym, liczenie
Waga brutto/netto
Lista pakowania, list przewozowy
Nie trzyma wagi
ważenie, opóźnienie, kara
Wartość towaru (ilość)
Faktura, deklaracja
Niezgodność kwoty
przegląd wyceny
Nazwa/adres imprezy
Wszystkie dokumenty
inna pisownia
odrzucenie dokumentu
Metoda dostawy (Incoterms)
faktura, umowa
Konflikt między dokumentami
Spór o koszty/ryzyko
kraj pochodzenia
Faktura, świadectwo pochodzenia
Niezgodne pochodzenie
Preferencyjna utrata taryf
Liczba pudełek/paczek
Lista pakowania, list przewozowy
Brakujące/nadmiarowe paczki
Licz, minuty
Regularne sprawdzanie tych obszarów przy każdej przesyłce rozwiązuje większość problemów, zanim dotrze ona do urzędu celnego.
Cztery szablony do kopiowania
1) Wyodrębnianie tabeli strukturalnej z surowych danych:
Twoja rola: asystent ds. operacji handlu zagranicznego. Z następującego niechlujnego tekstu zamówienia wyłania się tabela danych faktury. Kolumny: rodzaj towaru | ilość | jednostka | cena jednostkowa | łącznie | Pochodzenie. Pola, które uważasz za brakujące lub sprzeczne, oznacz jako „NIEKOMPLETNE/POJAZDNE”, nie wypełniaj ich samodzielnie. Zachowaj walutę bez zmian. Tekst: [tutaj wklej tekst zamówienia/korespondencji — nieukryty]
2) Kontrola spójności krzyżowej:
Twoja rola: sprawdzanie spójności dokumentów. Podaję Państwu dane 3 dokumentów: FAKTURA, LIST PAKOWANIA, LIST PRZEWOZOWY. Porównaj poniższe pola i pokaż w tabeli „zadowolony / NIE spełnia”: kwota całkowita, liczba paczek, waga brutto, waga netto, wartość towaru, tytuł kupującego, tytuł sprzedającego, sposób dostawy, pochodzenie. Zapisz różnicę liczbowo dla każdej linii, która NIE zachodzi. Wynik nie jest ostatecznym stwierdzeniem; Ostateczna kontrola należy do doradcy celnego.FAKTURA: [...]LISTA KONTROLNA: [...]LIST PRZEWOZOWY: [...]
3) Projekt faktury proforma:
Twoja rola: asystent eksportu dokumentów. Przygotuj projekt FAKTURY PROFORMA w języku angielskim zawierający następujące informacje. Wypełnij pola obowiązkowe: sprzedawca/kupujący, data, ważność, opis towaru, ilość, cena jednostkowa/całkowita, sposób dostawy (Incoterms), sposób płatności, pochodzenie, przewidywany czas wysyłki. Sprawdzę liczby; Nie zgaduj żadnej kwoty. Informacja: [anonimowe/przykładowe dane]
4) Lista kontrolna braków dokumentów:
Twoja rola: asystent procesu celnego. Miejsce przeznaczenia: [import/eksport], kraj: [...], rodzaj transportu: [morski/powietrzny/lądowy]. Zrób LISTĘ KONTROLNĄ dokumentów, które mogą być wymagane w przypadku tej przesyłki (faktura, lista pakowania, list przewozowy, świadectwo pochodzenia/obrotu, ubezpieczenie, specjalne zezwolenie/dokumenty zgodności, jeśli to konieczne). Przy każdym dokumencie napisz „dlaczego jest to potrzebne” i „gdzie kupić / kto zatwierdza”. To jest lista przypomnień; Konsultant określa ostateczne wymagania dotyczące dokumentu.
Słaba zachęta/silna zachęta
Słaba zachęta:
Sprawdź te dokumenty, czy są jakieś problemy?
Ta zachęta, napisana bez dostarczenia dokumentacji lub wskazania, które obszary należy porównać, daje powierzchowną i bezużyteczną odpowiedź „ogólnie wygląda dobrze”; Nie uwzględnia małych różnic liczbowych, które są naprawdę niebezpieczne.
Potężny monit:
Twoja rola: sprawdzanie spójności dokumentów. Porównaj wagę netto, wagę brutto, liczbę pudełek i całkowitą ilość w danych FAKTURY i LISCIE PAKOWANIA poniżej. Dla każdego pola podaj „trzyma/nie trzyma + różnica liczbowa”. Sprawdź także, czy tytuł kupującego jest dokładnie taki sam w obu dokumentach. FAKTURA: netto 980 kg, brutto 1.050 kg, 42 kartony, 2.100 sztuk... LISTA PAKOWANIA: netto 980 kg, brutto 1.050 kg, 40 pudełek, 2.100 sztuk...
Ten monit wyświetla przejrzyste pola, przejrzyste dane i przejrzysty format wyjściowy; W rezultacie pojawia się konkretny i możliwy do skorygowania wniosek, taki jak „liczba paczek NIE zgadza się: faktura 42, lista przewozowa 40, różnica 2 paczki”.
trzy mini etui
Przypadek 1 — Wychwycona różnica w paczce. Firma spedycyjna zaczęła porównywać faktury i listy przewozowe za pomocą sztucznej inteligencji dla każdej przesyłki. W pierwszym miesiącu w 7 z 60 przesyłek stwierdzono niezgodność numeru opakowania lub wagi. Zostały one poprawione przed dotarciem do organów celnych; Szacuje się, że udało się uniknąć około 3 raportów celnych i opóźnień. AI zauważyła różnicę, ekspert dokonał korekty i weryfikacji.
Przypadek 2 – Błąd podczas pomylenia projektu z urzędnikiem. Nowy pracownik przesłał klientowi wersję proformy w języku angielskim sporządzoną przez YZ bez jej sprawdzenia. W projekcie pozostała jedna cena jednostkowa (poniżej ceny rzeczywistej), którą sztuczna inteligencja ustaliła jako „przykład”. Klient uznał, że ta cena jest wiążąca i powstał spór. Lekcja: Każdy numer w wersji roboczej AI musi zostać zweryfikowany przez człowieka przed wysłaniem; Projekt nie jest dokumentem urzędowym.
Przypadek 3 – Rozbieżność kwotowa. W firmie importującej wystąpiła niewielka różnica (120 USD ze względu na zaokrąglenia) pomiędzy całkowitą wartością na fakturze a wartością wpisaną w deklaracji. Sztuczna inteligencja zauważyła to podczas kontroli krzyżowej; Konsultant skorygował różnicę. Jeżeli nie zostanie to skorygowane, na porządku obrad znajdzie się przegląd wyceny i ewentualna kara. Mała różnica, duży problem.
Typowe błędy
- Pomylenie projektu AI z oficjalnym dokumentem. Zarys jest jedynie wstępny; Oficjalny dokument jest generowany z Twojego systemu, a ekspert go zatwierdza.
- Pomiń kontrolę krzyżową. Niewielkie różnice między dokumentami prowadzą do najkosztowniejszych problemów celnych; Porównaj z każdą przesyłką.
- Sprawienie, że sztuczna inteligencja będzie przewidywać brakujące dane. Model zmieści się w pustej przestrzeni; Oznacz brakujące elementy jako „BRAK” i nie uzupełniaj ich.
- Dostarczanie poufnych informacji o cenach i klientach w niezmienionym stanie. Uruchom wymagane pola w celu sprawdzenia danych anonimowych/przykładowych.
- Wysyłanie numerów do AI bez ich weryfikacji. Każda ilość, waga i ilość muszą zostać potwierdzone ludzkim okiem.
Wskazówka: gdy zlecasz AI sprawdzenie dokumentu, zawsze mów „wpisz różnicę liczbową”. „Czy to się trzyma?” Modelka z łatwością odpowiada „tak” na pytanie; Kiedy mówisz „pokaż różnicę za pomocą liczby”, ujawnia to prawdziwą sprzeczność.
Podsumowując
Sztuczna inteligencja ma ogromne możliwości w dwóch obszarach dokumentów handlu zagranicznego: w tworzeniu szybkich wersji roboczych na podstawie surowych danych i sprawdzaniu wzajemnej spójności między dokumentami. Wczesne wykrycie różnic w ilości, wadze, wartości i tytule pomiędzy fakturą, listem przewozowym i listem przewozowym pozwala uniknąć większości odmów celnych i kar. Jednak projekt opracowany przez sztuczną inteligencję nie jest dokumentem oficjalnym; Odpowiedzialność za deklarację i podpis spoczywa na doradcy celnym. Każdy numer jest weryfikowany, poufne dane są anonimizowane, pominięcia nie są uzupełniane.
Zadanie aplikacji
Uzyskaj dane do faktury i listy przewozowej rzeczywistej (lub próbnej) przesyłki oraz zanonimizuj poufne informacje. Poproś sztuczną inteligencję o porównanie z powyższym szablonem „kontroli spójności”. Sprawdź po kolei wiersze „DOES NOT SATISFY” na wyjściu i zanotuj, czy są prawidłowe. Następnie utwórz „listę kontrolną brakujących dokumentów” i porównaj ją z własnym procesem: Czy istnieje dokument, o którym sztuczna inteligencja przypomniała Ci, że go przegapiłeś?
lista kontrolna
- [ ] Zanonimizowałem dane dokumentu i przekazałem je AI.
- [ ] Dokonałem porównania kwoty/wagi/wartości/tytułu pomiędzy fakturą, listem przewozowym i listem przewozowym.
- [ ] Chciałem, aby AI uzyskało wynik w postaci „wpisz różnicę liczbową”, a nie „czy to się trzyma?”
- [ ] Sam niezależnie sprawdziłem każdą zauważalną różnicę.
- [ ] Sprawdziłem wszystkie numery w wersji roboczej przed jej wysłaniem.
- [ ] Włączam do obiegu zgodę doradcy celnego na dokument urzędowy i deklarację.