ਲਾਭ:
- ਇੱਕ ਸੰਸਥਾਗਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਸੰਸਥਾ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਨੀਤੀ/ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਭੂਮਿਕਾ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ (RACI) ਨਾਲ ਨੀਤੀਆਂ ਦਾ ਮੇਲ ਕਰਨ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਸਮਝਣ ਯੋਗ, ਲਾਗੂ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਨੀਤੀ ਭਾਸ਼ਾ ਲਈ ਸ਼ੈਲੀ ਅਤੇ ਫਾਰਮੈਟਿੰਗ ਮਿਆਰਾਂ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ।
ਇੱਕ ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਉਸਦੀ ਲਿਖਤੀ ਯਾਦ ਅਤੇ ਫੈਸਲੇ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ ਹਨ: ਰਿਸ਼ਵਤਖੋਰੀ ਵਿਰੋਧੀ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਸੂਚਨਾ ਸੁਰੱਖਿਆ ਤੱਕ, ਰਿਮੋਟ ਕੰਮ ਕਰਨ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਡੇਟਾ ਸਟੋਰੇਜ ਤੱਕ, ਇਹ "ਅਸੀਂ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਕਰਦੇ ਹਾਂ" ਵਾਕੰਸ਼ ਦਾ ਰਸਮੀ ਰੂਪ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਨੀਤੀ ਸਪਸ਼ਟ, ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਯੋਗ ਅਤੇ ਆਡਿਟਯੋਗ ਹੈ; ਇੱਕ ਮਾੜੀ ਨੀਤੀ ਜਾਂ ਤਾਂ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਦਾ ਇੱਕ ਢੇਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਿਸਨੂੰ ਕੋਈ ਨਹੀਂ ਪੜ੍ਹਦਾ ਜਾਂ ਚੰਗੇ ਇਰਾਦਿਆਂ ਦਾ ਸੰਗ੍ਰਹਿ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਅਭਿਆਸ ਵਿੱਚ ਬੇਕਾਰ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ (AI) ਜਲਦੀ ਹੀ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦਾ ਪਹਿਲਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਭੂਮਿਕਾ-ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਮੈਪਿੰਗ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਸਿੱਖਾਂਗੇ ਕਿ ਕਿਵੇਂ ਸੰਗਠਨ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼, RACI-ਆਡੀਟੇਬਲ ਅਤੇ ਸਮਝਣ ਯੋਗ ਨੀਤੀਆਂ ਬਣਾਉਣੀਆਂ ਹਨ — ਹਮੇਸ਼ਾ ਮਨੁੱਖੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਦੇ ਹੋਏ।
ਆਓ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੀਏ। ਨੀਤੀ ਇੱਕ ਉੱਚ-ਪੱਧਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ("ਕੀ ਅਤੇ ਕਿਉਂ") ਹੈ ਜੋ ਕਿਸੇ ਮੁੱਦੇ 'ਤੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਰੁਖ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਸਥਾਪਿਤ ਕਰਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਿਧੀ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਕਿ ਉਸ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਹੈ ("ਕਿਵੇਂ")। RACI ਇੱਕ ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ ਹੈ ਜੋ ਹਰੇਕ ਕੰਮ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ, ਜਵਾਬਦੇਹ, ਸਲਾਹ-ਮਸ਼ਵਰਾ ਅਤੇ ਸੂਚਿਤ ਦੀਆਂ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਕੋਪ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਕੌਣ ਅਤੇ ਕੀ ਨੀਤੀ ਬੰਨ੍ਹਦੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ੀਲਤਾ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਨੀਤੀ ਕਦੋਂ ਵੈਧ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਵਾਰ ਅੱਪਡੇਟ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇਗਾ।
ਨੀਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦਾ ਪਿੰਜਰ
ਇਕਸਾਰ ਨੀਤੀਆਂ ਇੱਕ ਸਾਂਝਾ ਫਰੇਮਵਰਕ ਸਾਂਝਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ AI ਨੂੰ ਇਹ ਪਿੰਜਰ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਹਾਡੇ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਬਣਤਰ ਅਤੇ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗਤਾ ਇੱਕੋ ਜਿਹੀ ਹੋਵੇਗੀ। ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ:
- ਉਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਦਾਇਰੇ. ਕੀ, ਕੌਣ, ਅਤੇ ਕਿਹੜੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਪਾਲਿਸੀ ਕਵਰ ਕਰਦੀ ਹੈ?
- ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ। ਨਾਜ਼ੁਕ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵਾਰ, ਸਪਸ਼ਟ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ।
- ਅਸੂਲ/ਨਿਯਮ। ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਮੁੱਖ ਰੁਖ ਅਤੇ ਬੰਧਨ ਨਿਯਮ.
- ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ (RACI)। ਕੌਣ ਕੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਕੌਣ ਇਸ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਕਿਸ ਨਾਲ ਸਲਾਹ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
- ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ/ਕਦਮ। ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਠੋਸ ਵਹਾਅ।
- ਅਪਵਾਦ, ਉਲੰਘਣਾ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ। ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਤੋੜਨ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ।
- ਲਾਗੂਕਰਨ, ਸਮੀਖਿਆ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼।
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਕਾਰਪੋਰੇਟ ਨੀਤੀ ਲਿਖਣ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਤਜਰਬੇਕਾਰ ਮਾਹਰ। ਨਿਮਨਲਿਖਤ ਵਿਸ਼ੇ ਲਈ ਇੱਕ ਨੀਤੀ ਦਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਢਾਂਚਾ: 1) ਉਦੇਸ਼ ਅਤੇ ਦਾਇਰੇ 2) ਪਰਿਭਾਸ਼ਾਵਾਂ 3) ਸਿਧਾਂਤ ਅਤੇ ਨਿਯਮ 4) ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ 5) ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਪੜਾਅ 6) ਅਪਵਾਦ/ਉਲੰਘਣ/ਮਨਜ਼ੂਰੀ 7) ਸੰਸਥਾਨ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਲਈ ਖਾਲੀ ਸਥਾਨ:-ਰੱਖਿਆ-ਸਪੰਚਨ। ਭਰਿਆ ਜਾਏ: ...]; apocryphal.- ਜੇਕਰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ "ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ — ਤਸਦੀਕ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ"; ਆਪਣਾ ਲੇਖ/ਫੈਸਲਾ ਨੰਬਰ ਨਾ ਦਿਓ। - ਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ, ਛੋਟੀ-ਵਕਤੀ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਰੱਖੋ।<topic>[ਪਾਲਿਸੀ ਮੁੱਦੇ ਅਤੇ ਸੰਸਥਾ ਬਾਰੇ ਮੁੱਢਲੀ ਜਾਣਕਾਰੀ]</topic>
ਧਿਆਨ ਦਿਓ: ਨੀਤੀਆਂ ਦੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਨਤੀਜੇ ਹਨ; ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ, ਡੇਟਾ ਜਾਂ ਸੁਰੱਖਿਆ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਾਨੂੰਨ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਡਰਾਫਟ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤੇ ਜਾਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਲਾਗੂ ਕਾਨੂੰਨ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਇੱਕ ਵਕੀਲ/ਮਾਹਰ ਦੁਆਰਾ ਸਮੀਖਿਆ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਇਸ ਨੂੰ RACI ਨਾਲ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਬਣਾਉਣਾ
"ਕੌਣ ਕੀ ਕਰੇਗਾ" ਬਾਰੇ ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਸੰਭਵ ਬਣਾਉਂਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਭੂਮਿਕਾ ਰਹਿਤ ਨੀਤੀ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜਿਸ ਲਈ ਹਰ ਕੋਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ ਪਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਜਵਾਬਦੇਹ ਨਹੀਂ ਠਹਿਰਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। AI RACI ਨਾਲ ਹਰ ਦੇਣਦਾਰੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਹੈ।
ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਨੀਤੀ ਡਰਾਫਟ ਵਿੱਚ ਹਰੇਕ ਠੋਸ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲਈ ਇੱਕ RACItable ਤਿਆਰ ਕਰੋ:| ਗਤੀਵਿਧੀ/ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ | ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ (ਆਰ) | (ਏ) ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ | ਸਲਾਹ ਮਸ਼ਵਰਾ ਕੀਤਾ (C) | ਸੂਚਿਤ (I) |ਨਿਯਮ:- ਹਰੇਕ ਗਤੀਵਿਧੀ 'ਤੇ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ "ਪ੍ਰਵਾਨਕਰਤਾ (A)" ਰੱਖੋ।- ਉਹਨਾਂ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਦੀ ਨਿਸ਼ਾਨਦੇਹੀ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ ਨੀਤੀ ਵਿੱਚ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ "ਕੋਈ ਭੂਮਿਕਾ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੀ ਗਈ" ਵਜੋਂ।- ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਅਸਲ ਸਿਰਲੇਖ ਨਹੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਇੱਕ [ROLE: ...] ਪਲੇਸਹੋਲਡਰ ਛੱਡੋ।
ਇਕਸਾਰਤਾ ਅਤੇ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗਤਾ ਦਾ ਪਹਿਲੂ ਵੀ ਹੈ। ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਨੀਤੀਆਂ ਇੱਕੋ ਸ਼ੈਲੀ ਅਤੇ ਇੱਕੋ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਲਿਖੀਆਂ ਜਾਣੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ। AI ਇੱਕ ਸ਼ੈਲੀ ਗਾਈਡ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਮਿਆਰੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਇਸ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਇਹਨਾਂ ਸ਼ੈਲੀਗਤ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰੋ: - ਛੋਟੇ ਵਾਕ; ਹਰੇਕ ਵਾਕ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨਿਯਮ। - ਸੰਭਾਵੀ ਸਮੀਕਰਨ ਜਿਵੇਂ ਕਿ "ਇਹ ਇਕਾਈ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੈ ਇਸ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਇਹ ਕਿੱਥੇ ਪਹਿਲਾਂ ਜ਼ਿਕਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ। - ਕਲਾਜ਼ ਦੁਆਰਾ ਧਾਰਾ, ਸੰਖਿਆਬੱਧ ਬਣਤਰ। ਉਹਨਾਂ ਸਮੀਕਰਨਾਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾਓ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਛੋਟੀ ਸਾਰਣੀ (ਪਹਿਲਾਂ/ਬਾਅਦ) ਨਾਲ ਬਦਲਿਆ ਹੈ।
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ: ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸੁਰੱਖਿਆ ਨੀਤੀ ਲਿਖੋ।
ਨਤੀਜਾ: ਇੰਟਰਨੈਟ ਔਸਤ ਤੋਂ ਲਿਆ ਗਿਆ ਇੱਕ ਆਮ ਟੈਕਸਟ, ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਲਈ ਢੁਕਵਾਂ ਨਹੀਂ, ਅਸਪਸ਼ਟ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਅਤੇ ਜਿਸਦੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪਾਲਣਾ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਵਿੱਚ ਵਿਹਲਾ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ।
ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰੋਂਪਟ: [ਮਾਹਰ ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ + 7-ਭਾਗ ਦਾ ਪਿੰਜਰ + [ਭਰਿਆ ਜਾਣਾ] ਸੰਸਥਾ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਅੰਤਰ + "ਕਾਨੂੰਨੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਲਈ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ" ਨੋਟ + RACI ਮੇਲ + ਸ਼ੈਲੀ ਦੇ ਮਿਆਰ]
ਨਤੀਜਾ: ਇੱਕ ਡਰਾਫਟ ਨੀਤੀ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਅਨੁਕੂਲ ਹੈ, ਹਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨੂੰ ਅਪਣਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਇਕਸਾਰ ਭਾਸ਼ਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹੈ।
ਨੀਤੀ ਦੀ ਜਾਂਚ: ਉਪਯੋਗਤਾ ਜਾਂਚ
ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਇੱਕ ਪ੍ਰਤੀਤ ਹੋਣ ਵਾਲੀ ਚੰਗੀ-ਲਿਖਤ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ: ਇਸ ਵਿੱਚ ਗੈਰ-ਵਿਆਪਕ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ, ਗੈਰ-ਮੌਜੂਦ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ, ਜਾਂ ਵਿਰੋਧੀ ਨਿਯਮ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਤੁਸੀਂ ਪਾਲਿਸੀ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ "ਵਿਵਹਾਰਕਤਾ ਟੈਸਟ" ਦੁਆਰਾ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਲਈ AI ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਤੋਂ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਨੂੰ ਲੱਭਦਾ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਉਹ ਫਸ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਲਾਗੂ ਹੋਣ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੀ ਨੀਤੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ: 1) ਸਵਾਲ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਹਰੇਕ ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਅਸਲ ਭੂਮਿਕਾ ਦੁਆਰਾ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ ਜੋ ਅਸਪਸ਼ਟ ਜਾਂ ਅਸੰਭਵ ਜਾਪਦੇ ਹਨ। 2) ਪਤਾ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਨਿਯਮਾਂ ਦੇ ਕੋਈ ਵਿਰੋਧਾਭਾਸ ਜਾਂ ਨਕਲ ਹਨ। 3) ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਸਮੇਂ ਅਤੇ ਬਾਰੰਬਾਰਤਾ ਵਾਸਤਵਿਕ ਹਨ। 4) ਜਦੋਂ ਕੋਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਪੁੱਛਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਮੈਂ ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹਾਂ?" ਉਹਨਾਂ ਬਿੰਦੂਆਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਣਾਓ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਫਸ ਜਾਓਗੇ. ਹਰੇਕ ਖੋਜ ਲਈ ਇੱਕ ਛੋਟਾ ਸੁਧਾਰ ਸੁਝਾਅ ਦਿਓ; ਅੰਤਿਮ ਨਿਰਣੇ ਦਾ ਥੋਪਣ.
ਨੁਕਤਾ: ਨੀਤੀ ਬਾਰੇ ਸੋਚੋ ਕਿ "ਕੀ ਕੋਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਇਸਨੂੰ ਪੜ੍ਹੇਗਾ ਅਤੇ ਜਾਣੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਕਰਨਾ ਹੈ?" ਇੱਕ ਸਵਾਲ ਦੇ ਨਾਲ ਟੈਸਟ ਕਰਨਾ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਨੁਕਸ (ਸਾਰ ਅਤੇ ਲਾਗੂ ਨਾ ਕਰਨ ਯੋਗ ਨਿਯਮ) ਨੂੰ ਫੜਦਾ ਹੈ। ਅਜਿਹੀ ਨੀਤੀ ਜਿਸ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਉਸ ਨੀਤੀ ਨਾਲੋਂ ਜੋ ਮੌਜੂਦ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਵੱਧ ਖ਼ਤਰਨਾਕ ਹੈ; ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਸਦਭਾਵਨਾ ਦਾ ਭਰਮ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਨੀਤੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ?
ਆਕਾਰ
ਰਾਜਨੀਤੀ
ਵਿਧੀ
ਸਵਾਲ
ਕੀ ਅਤੇ ਕਿਉਂ
ਕਿਵੇਂ
ਪੱਧਰ
ਉਪਰਲਾ, ਸਿਧਾਂਤ
ਕਾਰਜਸ਼ੀਲ, ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ
ਤਬਦੀਲੀ
ਦੁਰਲੱਭ
ਜਦੋਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਦਲ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਅੱਪਡੇਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ
ਉਦਾਹਰਨ
"ਨਿੱਜੀ ਡਾਟਾ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੈ"
"ਇਨ੍ਹਾਂ ਕਦਮਾਂ ਨਾਲ 30 ਦਿਨਾਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਡਾਟਾ ਮਿਟਾਉਣ ਦੀ ਬੇਨਤੀ"
ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ
ਸੀਨੀਅਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ/ਕਾਨੂੰਨੀ
ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਮਾਲਕ + ਪਾਲਣਾ
ਤਿੰਨ ਮਿੰਨੀ ਕੇਸ
ਕੇਸ 1 - ਛੱਡਣ ਵਾਲੀ ਨੀਤੀ। ਇੱਕ ਕੰਪਨੀ ਦੀ ਡਾਟਾ ਧਾਰਨ ਨੀਤੀ ਸਾਲਾਂ ਤੋਂ ਲਾਗੂ ਹੈ, ਪਰ "ਕੌਣ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਡਾਟਾ ਮਿਟਾਉਂਦਾ ਹੈ?" ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ ਸੀ। ਜਦੋਂ ਮਿਟਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਗਾਹਕ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਆਈ, ਤਾਂ ਕਿਸੇ ਨੇ ਮਲਕੀਅਤ ਨਹੀਂ ਲਈ ਅਤੇ ਬੇਨਤੀ 40 ਦਿਨਾਂ ਦੀ ਦੇਰੀ ਨਾਲ ਕੀਤੀ ਗਈ। AI ਨਾਲ ਨੀਤੀ ਵਿੱਚ RACI ਨੂੰ ਜੋੜਿਆ ਗਿਆ; ਹਰੇਕ ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਮਿਟਾਉਣ ਦੀ ਗਤੀਵਿਧੀ ਲਈ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਅਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਨਿਯੁਕਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਬਾਅਦ ਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਔਸਤਨ 9 ਦਿਨਾਂ ਵਿੱਚ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੱਤੀਆਂ ਗਈਆਂ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਬਣ ਗਈ।
ਕੇਸ 2 - ਨਾ-ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਦਸਤਾਵੇਜ਼। ਇੱਕ ਸੰਸਥਾ ਦੀ ਨੈਤਿਕਤਾ ਨੀਤੀ ਭਾਰੀ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਵਾਲਾ 14 ਪੰਨਿਆਂ ਦਾ ਪਾਠ ਸੀ; ਸਰਵੇਖਣ ਨੇ ਦਿਖਾਇਆ ਕਿ ਸਿਰਫ 12% ਕਰਮਚਾਰੀ ਪੜ੍ਹਦੇ ਹਨ। AI ਨਾਲ ਸ਼ੈਲੀਗਤ ਮਾਨਕੀਕਰਨ: ਛੋਟੇ ਵਾਕ, ਉਚਿਤ ਸਮੀਕਰਨ, ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਸ਼ਬਦ। ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ 6 ਪੰਨਿਆਂ ਤੱਕ ਘਟਾ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਅਤੇ ਤਿੰਨ ਮਹੀਨਿਆਂ ਵਿੱਚ ਪੜ੍ਹਨ ਦੀ ਦਰ 57% ਤੱਕ ਵਧ ਗਈ। ਸਮੱਗਰੀ ਉਹੀ ਰਹੀ; ਸਮਝਦਾਰੀ ਦਸ ਗੁਣਾ ਵਧ ਗਈ।
ਕੇਸ 3 - ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦਾ ਮੁੱਲ। ਇੱਕ ਟੀਮ AI ਦੁਆਰਾ ਤਿਆਰ ਡਰਾਫਟ ਅਨੁਸ਼ਾਸਨੀ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਸਿੱਧਾ ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨ ਵਾਲੀ ਸੀ। ਡਰਾਫਟ ਵਿੱਚ "ਇਕਤਰਫਾ ਸਮਾਪਤੀ" ਦਾ ਬਿਆਨ ਸੀ, ਜੋ ਕਿ ਲਾਗੂ ਕਿਰਤ ਕਾਨੂੰਨ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਨਹੀਂ ਕਰਦਾ ਸੀ; ਏਆਈ ਨੇ ਇਸਨੂੰ "ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਲੋੜ" ਵਜੋਂ ਫਲੈਗ ਕੀਤਾ ਸੀ। ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਮੀਖਿਆ ਨੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਠੀਕ ਕੀਤਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਚਿੰਨ੍ਹ ਨੂੰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਤਾਂ ਇੱਕ ਲਾਗੂ ਕਰਨਯੋਗ ਅਤੇ ਮੁਕੱਦਮੇਬਾਜ਼ੀ-ਜੋਖਮ ਵਾਲੀ ਨੀਤੀ ਲਾਗੂ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇਗੀ।
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
- ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਆਮ ਨੀਤੀ ਤਿਆਰ ਕਰਨਾ। ਸੰਦਰਭ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਟੈਕਸਟ ਅਤੇ [ਭਰਨ ਲਈ] ਖਾਲੀ ਥਾਂਵਾਂ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਲਈ ਫਿੱਟ ਨਹੀਂ ਹੋਣਗੀਆਂ।
- ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਸੌਂਪਣ ਦੇ ਯੋਗ ਨਹੀਂ। RACI ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ, ਰਾਜਨੀਤੀ ਅਧੂਰੀ ਰਹਿੰਦੀ ਹੈ; ਕੋਈ ਵੀ ਜਵਾਬਦੇਹ ਨਹੀਂ ਹੈ।
- ਵਿਧੀ ਨਾਲ ਉਲਝਣ ਵਾਲੀ ਨੀਤੀ। ਜੇਕਰ "ਕੀ/ਕਿਉਂ" ਅਤੇ "ਕਿਵੇਂ" ਨੂੰ ਵੱਖ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ, ਤਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਮੂਰਤ ਅਤੇ ਅਧੂਰਾ ਦੋਵੇਂ ਹੋਣਗੇ।
- ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਨੂੰ ਬਾਈਪਾਸ ਕਰਨਾ। ਉਹ ਨੀਤੀਆਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਨੂੰਨੀ ਨਤੀਜੇ ਹਨ, ਦੀ ਕਾਨੂੰਨ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
- ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਅਤੇ ਲੰਬੇ ਵਾਕ। ਇੱਕ ਅਣਪੜ੍ਹੀ ਨੀਤੀ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ; ਸ਼ੈਲੀਗਤ ਮਿਆਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ।
- ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਤਾਰੀਖ ਸੈੱਟ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਰਹੀ। ਨੀਤੀਆਂ ਪੁਰਾਣੀਆਂ ਹੋ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ; ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਸਾਰੰਸ਼ ਵਿੱਚ
ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲਿਖਣਾ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਰੁਖ ਨੂੰ ਸਪਸ਼ਟ, ਮਲਕੀਅਤ ਅਤੇ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਨਿਯਮਾਂ ਵਿੱਚ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰਨ ਦਾ ਕੰਮ ਹੈ। AI ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਪਹਿਲਾ ਡਰਾਫਟ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਇਕਸਾਰ ਰੱਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ RACI ਲਈ ਹਰੇਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਹੈ; ਪਰ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਸਥਾ ਲਈ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਭਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੁਆਰਾ ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਪਾਸ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੋਂ ਵੱਖ ਕਰੋ, ਹਰੇਕ ਗਤੀਵਿਧੀ ਲਈ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਮੀਖਿਆ ਚੱਕਰ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ। AI ਬਲੂਪ੍ਰਿੰਟ ਅਤੇ ਬਣਤਰ ਪੈਦਾ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਅਧਿਕਾਰਤ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਪਾਲਿਸੀ ਦੀ ਕਾਨੂੰਨੀਤਾ ਅਤੇ ਵੈਧਤਾ 'ਤੇ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ
ਨੀਤੀ ਦਾ ਵਿਸ਼ਾ ਚੁਣੋ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸਵੀਕਾਰਯੋਗ ਵਰਤੋਂ, ਡਾਟਾ ਧਾਰਨ)। (1) 7-ਭਾਗ ਵਾਲੇ ਪਿੰਜਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਰੂਪਰੇਖਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ; ਸਾਰੀਆਂ [ਭਰੀਆਂ ਜਾਣ ਵਾਲੀਆਂ] ਅਤੇ "ਕਾਨੂੰਨੀ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ" ਨਿਸ਼ਾਨਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। (2) RACI ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲਈ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ; ਤਸਦੀਕ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰੇਕ ਗਤੀਵਿਧੀ ਲਈ ਸਿਰਫ ਇੱਕ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਹੈ। (3) ਸ਼ੈਲੀ ਮਾਨਕੀਕਰਨ ਚਲਾਓ ਅਤੇ ਪੜ੍ਹਨਯੋਗਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋ। (4) "ਕਾਨੂੰਨੀ/ਮਾਹਰਾਂ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਲੰਬਿਤ" ਸਥਿਤੀ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਦੀ ਮਿਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰੋ।
ਚੈੱਕਲਿਸਟ
- ਕੀ ਨੀਤੀ 7-ਭਾਗ ਵਾਲੇ ਫਰੇਮਵਰਕ ਨਾਲ ਲਿਖੀ ਗਈ ਹੈ?
- [] ਕੀ ਸੰਸਥਾ-ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਪਾੜੇ ਨੂੰ [ਭਰਨ ਲਈ] ਦੇ ਰੂਪ ਵਿੱਚ ਛੱਡ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ?
- [ ] ਹਰੇਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨੂੰ RACI ਨਾਲ ਮੈਪ ਕੀਤਾ ਗਿਆ, ਇਕੱਲਾ ਮਨਜ਼ੂਰਕਰਤਾ ਨਿਯੁਕਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ?
- ਕੀ ਨੀਤੀ ਅਤੇ ਵਿਧੀ ਵਿਚ ਅੰਤਰ ਸਪਸ਼ਟ ਹੈ?
- [ ] ਕੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਸਮੱਗਰੀ ਲਈ ਕਾਨੂੰਨੀ/ਮਾਹਰ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਹੈ?
- ਕੀ ਭਾਸ਼ਾ ਨੂੰ ਥੋੜ੍ਹੇ-ਥੋੜ੍ਹੇ ਵਾਕ, ਮੁਹਾਵਰੇ ਅਤੇ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਰਹਿਤ ਬਣਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਅਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਮਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ?