ਲਾਭ:
- ਇੱਕ ਕਾਰਵਾਈ ਯੋਗ ਪਾਲਣਾ ਚੈੱਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਜਾਂ ਮਿਆਰ ਦਾ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਹਰੇਕ ਲੋੜ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਭੂਮਿਕਾ, ਸਬੂਤ ਅਤੇ ਪੂਰਤੀ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
- ਪਾਲਣਾ ਅੰਤਰ (ਪਾੜੇ ਦਾ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ) ਅਤੇ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਜ ਯੋਜਨਾ ਨੂੰ ਕੌਂਫਿਗਰ ਕਰਨ ਦੀ ਸਮਰੱਥਾ
ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਨਿਯਮ, ਮਿਆਰੀ ਜਾਂ ਨੀਤੀ ਪਾਠ ਬੇਕਾਰ ਹੈ; ਇਸ ਨੂੰ ਠੋਸ ਨਿਯੰਤਰਣ ਵਿੱਚ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਜੋ ਸੰਗਠਨ ਹਰ ਰੋਜ਼ ਲਾਗੂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ. ਵਾਕ "ਅਸੀਂ ਕੇਵੀਕੇਕੇ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਾਂਗੇ" ਇੱਕ ਇਰਾਦਾ ਹੈ; "ਹਰੇਕ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਗਤੀਵਿਧੀ ਲਈ ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਧਾਰ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇਗਾ, ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਅਫਸਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ, ਅਤੇ ਸਬੂਤ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਵਸਤੂ ਸੂਚੀ" ਇੱਕ ਨਿਯੰਤਰਣ ਹੈ। ਆਰਟੀਫੀਸ਼ੀਅਲ ਇੰਟੈਲੀਜੈਂਸ (AI) ਲੰਬੇ, ਐਬਸਟਰੈਕਟ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਚੈਕਲਿਸਟਸ ਅਤੇ ਗੈਪ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣ ਵਿੱਚ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ ਹੈ। ਇਸ ਯੂਨਿਟ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਸਿਖਾਂਗੇ ਕਿ ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਯੋਗ ਪਾਲਣਾ ਫਰੇਮਵਰਕ ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਹਰੇਕ ਲੋੜ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ-ਸਬੂਤ-ਸਥਿਤੀ ਟ੍ਰਾਈਡ ਨਾਲ ਚਾਰਟ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਜ ਯੋਜਨਾ ਨਾਲ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਜੋੜਨਾ ਹੈ।
ਆਓ ਸ਼ਰਤਾਂ ਨੂੰ ਸਪੱਸ਼ਟ ਕਰੀਏ। ਪਾਲਣਾ ਕਾਨੂੰਨਾਂ, ਨਿਯਮਾਂ ਅਤੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਪੂਰਤੀ ਹੈ ਜਿਸ ਦੇ ਅਧੀਨ ਸੰਸਥਾ ਹੈ। ਨਿਯੰਤਰਣ ਇੱਕ ਠੋਸ ਉਪਾਅ ਹੈ ਜੋ ਕਿਸੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਘਟਾਉਣ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਲੋੜ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਸਬੂਤ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼/ਰਿਕਾਰਡ (ਲੌਗ, ਹਸਤਾਖਰਿਤ ਫਾਰਮ, ਸਕ੍ਰੀਨਸ਼ੌਟ) ਹੈ ਜੋ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇੱਕ ਨਿਯੰਤਰਣ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। ਗੈਪ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਉਹ ਅਧਿਐਨ ਹੈ ਜੋ "ਕੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ" ਅਤੇ "ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ" ਵਿਚਕਾਰ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਕਰੈਕਟਿਵ ਐਕਸ਼ਨ ਪਲਾਨ (CAP) ਇੱਕ ਯੋਜਨਾ ਹੈ ਜੋ ਇਹਨਾਂ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਕਿ ਪਛਾਣੇ ਗਏ ਅੰਤਰਾਂ ਨੂੰ ਕੌਣ, ਕੀ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਬੰਦ ਕਰਨਾ ਹੈ।
ਸੰਸਥਾ ਨੂੰ ਇੱਕ ਚੈਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਬਦਲਣਾ
ਜੋ ਇੱਕ ਐਬਸਟਰੈਕਟ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਨਿਯੰਤਰਣਯੋਗ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਉਹ ਇਸਨੂੰ "ਲੋੜ → ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ → ਸਬੂਤ → ਸਥਿਤੀ" ਵਿੱਚ ਤੋੜ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ AI ਨੂੰ ਇਹ ਢਾਂਚਾ ਦਿੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਸੰਪਾਦਨ ਦੇ ਹਰੇਕ ਵਾਕ ਨੂੰ ਇੱਕ ਅਨੁਸਰਣਯੋਗ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰੇਗਾ। ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ:
- ਸਰੋਤ ਅਤੇ ਦਾਇਰੇ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ। ਕਿਹੜੇ ਨਿਯਮ, ਕਿਹੜੇ ਵਿਭਾਗ, ਕਿਹੜੀਆਂ ਇਕਾਈਆਂ ਲਈ।
- ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪਾਰਸ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ "ਲਾਜ਼ਮੀ/ਪ੍ਰਦਾਨ" ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਲੋੜ ਲਾਈਨ ਹੈ।
- ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਭੂਮਿਕਾ ਸੌਂਪੋ. ਹਰ ਲੋੜ ਦਾ ਇੱਕ ਮਾਲਕ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ; ਅਨਾਥ ਕੰਟਰੋਲ ਲਾਗੂ ਨਹੀਂ ਹੈ।
- ਸਬੂਤ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ. ਕੀ ਦਰਸਾਏਗਾ ਕਿ ਇਹ ਲੋੜ ਪੂਰੀ ਹੋ ਗਈ ਹੈ?
- ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰੋ. ਇਹ ਮਿਲਦਾ ਹੈ/ਅਧੂਰਾ/ਨਾ ਮਿਲਦਾ ਹੈ।
- ਸਪੇਸ ਨੂੰ ਐਕਸ਼ਨ ਨਾਲ ਕਨੈਕਟ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਹਰੇਕ ਕਮਜ਼ੋਰੀ ਲਈ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਦਮ।
ਤੁਹਾਡੀ ਭੂਮਿਕਾ: ਇੱਕ ਪਾਲਣਾ ਮਾਹਰ। ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਟੈਕਸਟ ਨੂੰ ਇੱਕ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਚੈਕਲਿਸਟ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ। ਆਉਟਪੁੱਟ ਸਾਰਣੀ: | ਨਹੀਂ | ਲੋੜ (ਟੈਕਸਟ-ਅਧਾਰਿਤ) | ਸਰੋਤ (ਲੇਖ/ਅਧਿਆਇ) | ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਭੂਮਿਕਾ (ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼) | ਉਮੀਦ ਕੀਤੀ ਸਬੂਤ | ਸ਼ਰਤ (ਖਾਲੀ ਛੱਡੋ) |ਨਿਯਮ:- ਹਰੇਕ "ਲਾਜ਼ਮੀ/ਪ੍ਰਦਾਨ" ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਨੂੰ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਬਣਾਓ; ਸੰਜੋਗ।- ਸੁਝਾਅ ਵਜੋਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਭੂਮਿਕਾ ਅਤੇ ਸਬੂਤ ਦਿਓ, ਨੋਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ "ਤਸਦੀਕ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।"- ਫਿਟਿੰਗ ਦੀ ਲੋੜ ਟੈਕਸਟ ਵਿੱਚ ਨਹੀਂ; ਟਿੱਪਣੀ ਨਾ ਕਰੋ।<edit>[ਸੋਧੋ ਜਾਂ ਕੈਨਨ ਟੈਕਸਟ]</edit>
ਸੰਕੇਤ: ਹਰੇਕ ਲੋੜ ਵਿੱਚ "ਉਮੀਦ ਕੀਤੇ ਸਬੂਤ" ਕਾਲਮ ਨੂੰ ਜੋੜਨਾ ਇੱਕ ਇੱਛਾ ਸੂਚੀ ਤੋਂ ਇੱਕ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਟੂਲ ਵਿੱਚ ਚੈਕਲਿਸਟ ਨੂੰ ਬਦਲ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਆਡਿਟ ਵਿੱਚ "ਅਸੀਂ ਸੌਂ ਰਹੇ ਹਾਂ" ਕਹਿਣਾ ਕਾਫ਼ੀ ਨਹੀਂ ਹੈ; ਤੁਹਾਨੂੰ "ਇੱਥੇ ਸਬੂਤ ਹੈ" ਕਹਿਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਸਬੂਤ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਡਿਟ ਲਈ ਹਮੇਸ਼ਾ ਤਿਆਰ ਹੋ।
ਅੰਤਰ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਅਤੇ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ
ਚੈਕਲਿਸਟ ਤੁਹਾਨੂੰ ਦੱਸਦੀ ਹੈ ਕਿ "ਕੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ"; ਗੈਪ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ "ਅਸੀਂ ਕਿੱਥੇ ਨਹੀਂ ਹਾਂ"। ਤੁਸੀਂ AI ਨੂੰ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ (ਮੌਜੂਦਾ ਨੀਤੀ, ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ, ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ) ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਲੋੜਾਂ ਨਾਲ ਇਸਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਦੇ ਹੋ।
ਹੇਠਾਂ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਪਾਲਣਾ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਸੱਜੇ ਪਾਸੇ ਸਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਅੰਤਰ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਸਾਰਣੀ ਤਿਆਰ ਕਰੋ:| ਲੋੜ | ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ | ਸਪੇਸ (ਮੌਜੂਦਾ/ਗੈਰਹਾਜ਼ਰ/ਅੰਸ਼ਕ) | ਜੋਖਮ ਪੱਧਰ | ਸਿਫਾਰਸ਼ੀ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ | ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ (ਸੁਝਾਅ) | ਟੀਚਾ ਮਿਆਦ (ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼) | ਖਤਰੇ ਦੇ ਪੱਧਰ (ਉੱਚ/ਮੱਧਮ/ਘੱਟ) ਦੁਆਰਾ ਸਪੇਸ ਨੂੰ ਛਾਂਟੀ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਸਬੂਤ ਇਸ ਸਮੇਂ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹਨ, ਤਾਂ "ਸਬੂਤ ਪੁਸ਼ਟੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ" ਲਿਖੋ; ਬਨਾਵਟ।<requirements>[...]</requirements><current_status>[...]</current_status>
ਅਨੁਕੂਲਨ ਦਾ ਕੰਮ ਇੱਕ ਵਾਰ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਅਤੇ ਪੂਰਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਇਸ ਨੂੰ ਨਿਯਮਤ ਦੁਹਰਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। AI ਇੱਕ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਸਰਵੇਖਣ ਜਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਆਡਿਟ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਦੇ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਵੀ ਮਦਦਗਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਉਪਰੋਕਤ ਚੈਕਲਿਸਟ ਤੋਂ, ਯੂਨਿਟ ਪ੍ਰਬੰਧਕਾਂ ਲਈ ਤਿਮਾਹੀ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਸਰਵੇਖਣ ਤਿਆਰ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਲੋੜ ਲਈ: ਹਾਂ/ਨਹੀਂ/ਅੰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਿਕਲਪ, "ਸਬੂਤ ਨਾਲ ਲਿੰਕ" ਖੇਤਰ, ਅਤੇ "ਆਖਰੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਗਈ" ਖੇਤਰ। ਸਰਵੇਖਣ ਨੂੰ ਛੋਟਾ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਰੱਖੋ; ਕਾਨੂੰਨੀ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਨੂੰ ਸਰਲ ਬਣਾਓ।
ਉਹਨਾਂ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਜੋ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਨਿਯਮਾਂ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹਨ, ਵੱਖੋ-ਵੱਖਰੇ ਨਿਯਮਾਂ (ਕੰਟਰੋਲ ਮੈਪਿੰਗ) ਵਿੱਚ ਇੱਕੋ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੇ ਬਰਾਬਰ ਦਾ ਮੇਲ ਬਹੁਤ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਸਬੂਤ ਦਾ ਇੱਕ ਟੁਕੜਾ ਕਈ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ; ਇਸ ਨੂੰ ਦੇਖਣ ਨਾਲ ਕੰਮ ਦਾ ਬੋਝ ਅਤੇ ਦੁਹਰਾਉਣਾ ਦੋਵੇਂ ਘੱਟ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।
ਹੇਠਾਂ ਦੋ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਨਿਯਮਾਂ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਹਨ। ਆਮ ਜਾਂ ਓਵਰਲੈਪਿੰਗ ਨਿਯੰਤਰਣਾਂ ਨਾਲ ਮੇਲ ਕਰੋ:| ਜੁਆਇੰਟ ਕੰਟਰੋਲ | ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨ ਏ ਲੋੜ | ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨ ਬੀ ਦੀ ਲੋੜ | ਕੀ ਇਹ ਇੱਕਲੇ ਸਬੂਤ ਦੁਆਰਾ ਸੰਤੁਸ਼ਟ ਹੈ |ਸਿਰਫ਼ ਉਹਨਾਂ ਨਾਲ ਮੇਲ ਕਰੋ ਜੋ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਓਵਰਲੈਪ ਹੁੰਦੇ ਹਨ; ਸਮਾਨਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਮਜਬੂਰ ਨਾ ਕਰੋ। ਹਰੇਕ ਨਿਯਮ ਲਈ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਗੈਰ-ਓਵਰਲੈਪਿੰਗ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖਰੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰੋ।
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ / ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰੋਂਪਟ
ਕਮਜ਼ੋਰ ਪ੍ਰੋਂਪਟ: ਇਸ ਨਿਯਮ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਲਈ ਇੱਕ ਚੈਕਲਿਸਟ ਬਣਾਓ।
ਨਤੀਜਾ: ਐਬਸਟਰੈਕਟ ਲੇਖ ਸਿਰਲੇਖਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਬਿਨਾਂ ਕੋਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ, ਕੋਈ ਸਬੂਤ ਅਤੇ ਕੋਈ ਸਥਿਤੀ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਅਸਪਸ਼ਟ ਹੈ ਕਿ ਕੌਣ ਕੀ ਕਰੇਗਾ ਅਤੇ ਅਸੀਂ ਕਿਵੇਂ ਦਿਖਾਵਾਂਗੇ ਕਿ ਅਸੀਂ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੇ ਹਾਂ; ਟਰੈਕ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ।
ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰੋਂਪਟ: [ਪਾਲਣਾ ਮਾਹਰ ਦੀ ਭੂਮਿਕਾ + ਲੋੜ-ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ-ਸਬੂਤ-ਸਥਿਤੀ ਸਾਰਣੀ + "ਹਰੇਕ ਲਈ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ" + ਸਬੂਤ ਕਾਲਮ + ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਪਾੜੇ ਦਾ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ + ਜੋਖਮ ਦਰਜਾਬੰਦੀ + ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ + ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ/ਤਾਰੀਖ]
ਸਿੱਟਾ: ਹਰ ਲੋੜ, ਸਬੂਤ ਅਤੇ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਮਾਲਕ; ਇੱਕ ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ ਫਰੇਮਵਰਕ ਜੋ ਜੋਖਮ ਦੁਆਰਾ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਦਰਜਾ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਜੋੜਦਾ ਹੈ।
ਪਾਲਣਾ ਨਿਯੰਤਰਣ ਦੇ ਪਰਿਪੱਕਤਾ ਦੇ ਪੱਧਰ
ਪੱਧਰ
ਲੱਛਣ
ਸਮੱਸਿਆ
ਇਰਾਦਾ
"ਅਸੀਂ ਪਾਲਣਾ ਕਰਾਂਗੇ" ਉਹ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ
ਅਟੱਲ, ਅਪ੍ਰਤੱਖ
ਸੂਚੀ
ਲੋੜਾਂ ਲਿਖੀਆਂ
ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ/ਕੋਈ ਸਬੂਤ ਨਹੀਂ
ਕੰਟਰੋਲ
ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ + ਸਬੂਤ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ
ਸਥਿਤੀ ਨਹੀਂ ਮਾਪੀ ਗਈ
ਆਡਿਟ ਕਰਨ ਯੋਗ
ਸਥਿਤੀ + ਪਾੜਾ + ਕਾਰਵਾਈ
ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ ਤੇ ਦੁਹਰਾਓ ਜਾਂ ਇਹ ਪੁਰਾਣਾ ਹੋ ਜਾਵੇਗਾ
ਨਿਰੰਤਰ
ਤਿਮਾਹੀ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ
ਆਦਰਸ਼ ਟੀਚਾ
ਤਿੰਨ ਮਿੰਨੀ ਕੇਸ
ਕੇਸ 1 - ਆਡਿਟ ਦੀ ਤਿਆਰੀ। ਇੱਕ ਫਿਨਟੇਕ ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਇੱਕ ਰੈਗੂਲੇਟਰੀ ਆਡਿਟ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਇੱਕ 60-ਪੰਨਿਆਂ ਦੇ ਨਿਯਮ ਨੂੰ AI ਨਾਲ ਲੋੜਾਂ ਦੀਆਂ 84 ਲਾਈਨਾਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡਿਆ; ਹਰੇਕ ਲਾਈਨ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਭੂਮਿਕਾ ਅਤੇ ਉਮੀਦ ਕੀਤੇ ਸਬੂਤ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ। ਟੀਮ ਨੇ 17 ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਮਾਨਤਾ ਦਿੱਤੀ ਜਿਸ ਲਈ ਕੋਈ ਸਬੂਤ ਨਹੀਂ ਸੀ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤਿਆਰ ਕੀਤੇ ਗਏ। ਆਡਿਟ ਵਿੱਚ, "ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਲੋੜ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਪੂਰਾ ਕਰਦੇ ਹੋ?" ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਸਬੂਤਾਂ ਦੇ ਫੋਲਡਰ ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਸਵਾਲਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤੇ; ਆਡਿਟ ਦੀ ਮਿਆਦ ਅੰਦਾਜ਼ਨ 5 ਦਿਨਾਂ ਤੋਂ ਘਟਾ ਕੇ 3 ਦਿਨ ਕਰ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਸੀ, ਅਤੇ ਕੋਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨਤੀਜੇ ਸਾਹਮਣੇ ਨਹੀਂ ਆਏ।
ਕੇਸ 2 - ਛੁਪੀ ਹੋਈ ਖੱਡ। ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਨਿਰਮਾਣ ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਆਪਣੀ ਕਿੱਤਾਮੁਖੀ ਸਿਹਤ ਅਤੇ ਸੁਰੱਖਿਆ ਲੋੜਾਂ ਦਾ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਕੀਤਾ, ਤਾਂ ਉਸਨੇ ਖੋਜ ਕੀਤੀ ਕਿ ਆਖਰੀ ਡ੍ਰਿਲ 19 ਮਹੀਨੇ ਪਹਿਲਾਂ ਆਯੋਜਿਤ ਕੀਤੀ ਗਈ ਸੀ, ਭਾਵੇਂ ਕਿ ਉਸਨੇ ਸੋਚਿਆ ਸੀ ਕਿ "ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਡ੍ਰਿਲ ਸਾਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਰ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ" ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ। AI ਦੇ "ਸਬੂਤ ਤਸਦੀਕ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ" ਫਲੈਗ ਨੇ ਇਸ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਉਜਾਗਰ ਕੀਤਾ। ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਅਭਿਆਸ ਦੀ ਯੋਜਨਾ ਬਣਾਈ ਅਤੇ ਮਿਆਦ ਨੂੰ ਕੈਲੰਡਰ ਕੀਤਾ; ਇਸਨੇ ਦੇਣਦਾਰੀ ਦੇ ਜੋਖਮ ਨੂੰ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿੱਤਾ ਜੋ ਕੰਮ ਦੇ ਦੁਰਘਟਨਾ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ ਵਧ ਜਾਵੇਗਾ।
ਕੇਸ 3 - ਐਬਸਟਰੈਕਟ ਤੋਂ ਕੰਕਰੀਟ ਤੱਕ। ਇੱਕ ਸੰਗਠਨ ਨੇ ਸੋਚਿਆ ਕਿ ਇਹ ਸਾਲਾਂ ਤੋਂ "ਨੈਤਿਕ ਸਿਧਾਂਤਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ" ਵਾਲੀ ਨੀਤੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰ ਰਹੀ ਹੈ, ਪਰ ਇਸਦਾ ਕੋਈ ਕੰਟਰੋਲ ਨਹੀਂ ਸੀ। AI ਦੇ ਨਾਲ, ਨੀਤੀ ਨੂੰ 22 ਠੋਸ ਨਿਯੰਤਰਣਾਂ ਵਿੱਚ ਅਨੁਵਾਦ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ (ਤੋਹਫ਼ੇ ਦੀ ਰਜਿਸਟ੍ਰੇਸ਼ਨ, ਹਿੱਤਾਂ ਦਾ ਟਕਰਾਅ ਘੋਸ਼ਣਾ, ਸਿਖਲਾਈ ਸੰਪੂਰਨਤਾ); ਹਰੇਕ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਅਤੇ ਸਬੂਤ ਸੌਂਪਿਆ ਗਿਆ ਸੀ। ਪਹਿਲੀ ਤਿਮਾਹੀ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਵਿੱਚ, ਸਿਰਫ 41% ਨਿਯੰਤਰਣ ਸਾਬਤ ਹੋਏ ਸਨ; ਇੱਕ ਸਾਲ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਇਹ ਦਰ 88% ਤੱਕ ਵਧਾ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਸੀ. ਅਮੂਰਤ ਇਰਾਦਾ ਇੱਕ ਮਾਪਣਯੋਗ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਵਿੱਚ ਬਦਲ ਗਿਆ.
ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ
- ਸੂਚੀਆਂ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਅਤੇ ਬਿਨਾਂ ਸਬੂਤ ਦੇ ਬਣਾਉਣਾ। ਲਾਵਾਰਿਸ ਅਤੇ ਸਬੂਤ-ਮੁਕਤ ਲੋੜ ਆਡਿਟ ਵਿੱਚ ਲਾਗੂ ਕਰਨਯੋਗ ਅਤੇ ਬੇਕਾਰ ਹੈ।
- ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨਾ. ਜੇ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ "ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ" ਹੈ, ਤਾਂ ਟਰੈਕ ਰੱਖਣਾ ਅਸੰਭਵ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਹਰ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
- ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਦੀ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ "ਅਸੀਂ ਸੁੱਤੇ ਪਏ ਹਾਂ" ਕਹਿਣਾ। ਸਬੂਤ ਦੀ ਤਸਦੀਕ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਮੰਨੀ ਗਈ ਪਾਲਣਾ ਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਲੁਕੀ ਹੋਈ ਕਮੀ।
- ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ ਨਹੀਂ। ਗੈਪ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਇੱਕ ਜਵਾਬਦੇਹ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਯੋਜਨਾ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਸ਼ੈਲਫ ਦੀ ਸਜਾਵਟ ਬਣ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਇਸ ਨੂੰ ਇਕ ਵਾਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਉਸ 'ਤੇ ਛੱਡ ਦਿਓ. ਸਦਭਾਵਨਾ ਲਈ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ ਤੇ ਦੁਹਰਾਓ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ; ਜੇ ਇੱਕ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਚੱਕਰ ਸਥਾਪਤ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਢਾਂਚਾ ਪੁਰਾਣਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
- ਇਹ ਮੰਨਦੇ ਹੋਏ ਕਿ AI ਦੁਆਰਾ ਸੁਝਾਏ ਗਏ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ/ਸਮਾਂ ਦੀ ਮਿਆਦ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਹੈ। ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਅਤੇ ਮਿਆਦ ਸੁਝਾਅ ਹਨ; ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਢਾਂਚੇ ਅਤੇ ਵਿਧਾਨ ਅਨੁਸਾਰ ਇਸ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੇਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ।
ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ
ਪਾਲਣਾ ਸੰਖੇਪ ਨਿਯਮਾਂ ਨੂੰ ਠੋਸ, ਮਲਕੀਅਤ ਵਾਲੇ ਅਤੇ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਨਿਯੰਤਰਣਾਂ ਵਿੱਚ ਅਨੁਵਾਦ ਕਰਨ ਦਾ ਕੰਮ ਹੈ। AI ਇਸ ਅਨੁਵਾਦ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ: ਨਿਯਮ ਨੂੰ ਲੋੜ-ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ-ਸਬੂਤ-ਸਥਿਤੀ ਲਾਈਨਾਂ ਵਿੱਚ ਤੋੜਨਾ, ਇਸਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਨਾਲ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨਾ, ਅੰਤਰਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਗਟ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ। ਪਰ ਹਰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ, ਸਬੂਤ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਤਜਵੀਜ਼ ਮਨੁੱਖ ਦੁਆਰਾ ਤਸਦੀਕ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ; ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਦੀ ਸਬੂਤਾਂ ਨਾਲ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਫਰੇਮਵਰਕ ਨੂੰ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਦੁਹਰਾਇਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. AI ਚੈਕਲਿਸਟ ਅਤੇ ਗੈਪ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਤਿਆਰ ਕਰਦਾ ਹੈ; ਸਮਰੱਥ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਫੈਸਲਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਪਾਲਣਾ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ ਅਤੇ ਕੌਣ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੈ।
ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦਾ ਕੰਮ
ਇੱਕ ਨਿਯਮ ਜਾਂ ਮਿਆਰ ਚੁਣੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਹੋਵੇ। (1) ਇਸਨੂੰ ਚੈਕਲਿਸਟ ਪ੍ਰੋਂਪਟ ਦੇ ਨਾਲ ਇੱਕ ਲੋੜ-ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ-ਸਬੂਤ-ਸਥਿਤੀ ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਬਦਲੋ; ਪੁਸ਼ਟੀ ਕਰੋ ਕਿ ਹਰੇਕ "ਚਾਹੀਦਾ" ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਹੈ। (2) ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਨੂੰ ਦਰਜ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਅੰਤਰ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਜੋਖਮ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਦਰਜਾ ਦਿਓ। (3) 3 ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਜੋਖਮ ਵਾਲੇ ਪਾੜੇ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ ਨੂੰ ਪਰਿਭਾਸ਼ਿਤ ਕਰੋ। (4) ਇੱਕ ਤਿਮਾਹੀ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਸਰਵੇਖਣ ਤਿਆਰ ਕਰੋ ਅਤੇ ਤਹਿ ਕਰੋ।
ਚੈੱਕਲਿਸਟ
- ਕੀ ਹਰੇਕ ਲੋੜ ਨੂੰ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਲਾਈਨ ਵਜੋਂ ਪਾਰਸ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਹਰੇਕ ਲੋੜ ਲਈ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਭੂਮਿਕਾ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵਿਤ ਸਬੂਤ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ?
- ਕੀ ਸਥਿਤੀ (ਮਿਲੀ/ਅੰਸ਼ਕ/ਨਾ ਮਿਲੀ) ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਸਬੂਤਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪੁਸ਼ਟੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ (ਮੰਨਿਆ ਨਹੀਂ ਗਿਆ)?
- [ ] ਕੀ ਪਾੜੇ ਨੂੰ ਜੋਖਮ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਦਰਜਾ ਦਿੱਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਅਤੇ ਸੁਧਾਰਾਤਮਕ ਕਾਰਵਾਈ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਗਿਆ ਹੈ?
- ਕੀ ਮਨੁੱਖ ਦੁਆਰਾ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਦੀਆਂ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦਿੱਤੀ ਗਈ ਹੈ?
- ਕੀ ਇੱਕ ਆਵਰਤੀ ਸਵੈ-ਮੁਲਾਂਕਣ ਚੱਕਰ ਸਥਾਪਤ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ?