നയവും നടപടിക്രമങ്ങളും എഴുതുന്നു

നേട്ടങ്ങൾ:

• ഘടനാപരമായ പ്രോംപ്റ്റിനൊപ്പം ഒരു സ്ഥാപന-നിർദ്ദിഷ്ട നയം/നടപടിക്രമ രേഖ തയ്യാറാക്കാനുള്ള കഴിവ്
• റോളും ഉത്തരവാദിത്തവും (RACI) ഉപയോഗിച്ച് നയങ്ങൾ പൊരുത്തപ്പെടുത്താനും അവ ഓഡിറ്റബിൾ ആക്കാനുമുള്ള കഴിവ്
• മനസ്സിലാക്കാവുന്നതും ബാധകവും സ്ഥിരവുമായ നയ ഭാഷയ്‌ക്കായി ശൈലിയും ഫോർമാറ്റിംഗ് മാനദണ്ഡങ്ങളും പ്രയോഗിക്കാനുള്ള കഴിവ്.

ഒരു സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ നയങ്ങൾ അതിൻ്റെ രേഖാമൂലമുള്ള മെമ്മറിയും തീരുമാന അച്ചടക്കവുമാണ്: കൈക്കൂലി വിരുദ്ധത മുതൽ വിവര സുരക്ഷ വരെ, റിമോട്ട് വർക്കിംഗ് മുതൽ ഡാറ്റ സംഭരണം വരെ, ഇത് "ഇങ്ങനെയാണ് ഞങ്ങൾ ഇത് ചെയ്യുന്നത്" എന്ന വാക്യത്തിൻ്റെ ഔപചാരിക പതിപ്പാണ്. ഒരു നല്ല നയം വ്യക്തവും നടപ്പിലാക്കാവുന്നതും ഓഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതുമാണ്; ഒരു മോശം നയം ഒന്നുകിൽ ആരും വായിക്കാത്ത പദപ്രയോഗങ്ങളുടെ കൂമ്പാരമാണ് അല്ലെങ്കിൽ പ്രായോഗികമായി അസാധുവായി തുടരുന്ന നല്ല ഉദ്ദേശ്യങ്ങളുടെ ശേഖരമാണ്. ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇൻ്റലിജൻസ് (AI) പോളിസി, പ്രൊസീജിയർ ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റ് വേഗത്തിൽ നിർമ്മിക്കുന്നു, ഭാഷ സ്ഥിരത നിലനിർത്തുന്നു, റോൾ-റെസ്‌പോൺസിബിലിറ്റി മാപ്പിംഗുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നു. ഈ യൂണിറ്റിൽ, ഓർഗനൈസേഷൻ-നിർദ്ദിഷ്‌ട, RACI-ഓഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതുമായ നയങ്ങൾ എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കാമെന്ന് ഞങ്ങൾ പഠിക്കും — എപ്പോഴും മനുഷ്യൻ്റെ അംഗീകാരം നിലനിർത്തുന്നു.

നിബന്ധനകൾ വ്യക്തമാക്കാം. ഒരു വിഷയത്തിൽ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ നിലപാടുകളും നിയമങ്ങളും സ്ഥാപിക്കുന്ന ഒരു ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള രേഖയാണ് ("എന്ത്, എന്തുകൊണ്ട്") നയം. ആ നയം ("എങ്ങനെ") നടപ്പിലാക്കണമെന്ന് ഘട്ടം ഘട്ടമായി വിശദീകരിക്കുന്ന ഒരു രേഖയാണ് നടപടിക്രമം. ഓരോ ടാസ്ക്കിനും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള, കൺസൾട്ടഡ്, ഇൻഫോർമഡ് എന്നീ റോളുകൾ വ്യക്തമാക്കുന്ന ഒരു മാട്രിക്സാണ് RACI. നയം ആരെയും എന്തിനെയും ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു എന്നതാണ് സ്കോപ്പ്. നയം സാധുതയുള്ളതും എത്ര ഇടവിട്ട് അത് അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുമെന്നതുമാണ് ഫലപ്രാപ്തിയും അവലോകനവും.

പോളിസി ഡോക്യുമെൻ്റിൻ്റെ അസ്ഥികൂടം

സ്ഥിരമായ നയങ്ങൾ ഒരു പൊതു ചട്ടക്കൂട് പങ്കിടുന്നു. നിങ്ങൾ AI-ക്ക് ഈ അസ്ഥികൂടം നൽകിയാൽ, നിങ്ങളുടെ എല്ലാ പ്രമാണങ്ങൾക്കും ഒരേ ഘടനയും വായനാക്ഷമതയും ഉണ്ടായിരിക്കും. ഘട്ടം ഘട്ടമായി:

1. ഉദ്ദേശ്യവും വ്യാപ്തിയും. എന്താണ്, ആരാണ്, ഏത് സാഹചര്യങ്ങളാണ് പോളിസി കവർ ചെയ്യുന്നത്?
2. നിർവചനങ്ങൾ. നിർണായക പദങ്ങൾ ഒരിക്കൽ, വ്യക്തമായി നിർവചിച്ചിരിക്കുന്നു.
3. തത്വങ്ങൾ/നിയമങ്ങൾ. സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ പ്രധാന നിലപാടുകളും ബൈൻഡിംഗ് നിയമങ്ങളും.
4. റോളുകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും (RACI). ആരാണ് എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്, ആരാണ് അത് അംഗീകരിക്കുന്നത്, ആരെയാണ് ഉപദേശിക്കുന്നത്.
5. നടപടിക്രമം/ഘട്ടങ്ങൾ. ആപ്ലിക്കേഷൻ്റെ കോൺക്രീറ്റ് ഒഴുക്ക്.
6. ഒഴിവാക്കലുകൾ, ലംഘനം, നടപ്പാക്കൽ. നിയമങ്ങൾ ലംഘിക്കുന്നത് എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യാം.
7. എൻഫോഴ്‌സ്‌മെൻ്റ്, അവലോകനം, അനുബന്ധ രേഖകൾ.

നിങ്ങളുടെ റോൾ: കോർപ്പറേറ്റ് നയ രചനയിൽ പരിചയസമ്പന്നനായ ഒരു വിദഗ്ദ്ധൻ. ഇനിപ്പറയുന്ന വിഷയത്തിനായി ഒരു പോളിസി ഡ്രാഫ്റ്റ് തയ്യാറാക്കുക. ഘടന: 1) ഉദ്ദേശ്യവും വ്യാപ്തിയും 2) നിർവചനങ്ങൾ 3) തത്വങ്ങളും നിയമങ്ങളും4) റോളുകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും 5) നടപടിക്രമങ്ങൾ 6) ഒഴിവാക്കൽ/ലംഘനം/അനുമതിയായി [പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത്: ...]; apocryphal.- നിയമപരമായ ആട്രിബ്യൂഷൻ ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, "നിയമപരമായ അംഗീകാരം ആവശ്യമാണ് - പരിശോധിച്ചുറപ്പിച്ചിരിക്കണം" എന്ന കുറിപ്പ് ചേർക്കുക; നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ലേഖനം/തീരുമാന നമ്പർ നൽകരുത്. - ഭാഷ വ്യക്തവും ഹ്രസ്വ വാചകവും ബാധകവുമാക്കുക.<topic>[നയ പ്രശ്നത്തെയും സ്ഥാപനത്തെയും കുറിച്ചുള്ള അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ]</topic>

ശ്രദ്ധിക്കുക: നയങ്ങൾക്ക് നിയമപരമായ പ്രത്യാഘാതങ്ങളുണ്ട്; ഒരു അച്ചടക്ക, ഡാറ്റ അല്ലെങ്കിൽ സുരക്ഷാ നയം ബാധകമായ നിയമനിർമ്മാണത്തിന് അനുസൃതമായിരിക്കണം. AI നിർമ്മിച്ച ഡ്രാഫ്റ്റ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ബാധകമായ നിയമത്തിന് അനുസൃതമായി ഒരു അഭിഭാഷകൻ/വിദഗ്ധൻ അവലോകനം ചെയ്യുകയും അംഗീകരിക്കുകയും വേണം.

RACI ഉപയോഗിച്ച് ഇത് ഓഡിറ്റബിൾ ആക്കുന്നു

"ആരാണ് എന്ത് ചെയ്യും" എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യക്തതയാണ് നയം സാധ്യമാക്കുന്നത്. റോൾലെസ് പോളിസി എന്നത് എല്ലാവർക്കും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ഒരു രേഖയാണ്, എന്നാൽ ആരും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ളവരല്ല. എല്ലാ ബാധ്യതകളും RACI-യുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുന്നതിൽ AI ശക്തമാണ്.

ഇനിപ്പറയുന്ന പോളിസി ഡ്രാഫ്റ്റിൽ ഓരോ നിർദ്ദിഷ്ട ബാധ്യതയ്ക്കും ഒരു RACITable നിർമ്മിക്കുക:| പ്രവർത്തനം/ബാധ്യത | ഉത്തരവാദിത്തം (ആർ) | (എ) അംഗീകരിച്ചത് | കൺസൾട്ടഡ് (സി) | അറിയിച്ചത് (I) |നിയമങ്ങൾ:- ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിലും ഒരൊറ്റ "അംഗീകാരകൻ (എ)" ഉണ്ടായിരിക്കണം.- പോളിസിയിൽ അവ്യക്തമായി തുടരുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങളെ "റോൾ അസൈൻ ചെയ്തിട്ടില്ല" എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുക.- നിങ്ങൾക്ക് യഥാർത്ഥ ശീർഷകങ്ങൾ അറിയില്ലെങ്കിൽ ഒരു [ROLE: ...] പ്ലെയ്‌സ്‌ഹോൾഡർ ഇടുക.

സ്ഥിരതയും വായനാക്ഷമതയും ഉണ്ട്. സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ എല്ലാ നയങ്ങളും ഒരേ ശൈലിയിലും ഒരേ നിബന്ധനകളിലും എഴുതണം. ഒരു സ്റ്റൈൽ ഗൈഡ് അനുസരിച്ച് AI ടെക്‌സ്‌റ്റ് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യുന്നു.

ഈ ശൈലീപരമായ മാനദണ്ഡങ്ങൾക്കനുസൃതമായി ഈ നയം സംഘടിപ്പിക്കുക:- ചെറിയ വാക്യങ്ങൾ; ഓരോ വാക്യത്തിലും ഒരു നിയമം. - "ഇത് യൂണിറ്റിൻ്റെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്, അത് ആദ്യം പരാമർശിച്ചിരിക്കുന്നിടത്ത് അത് നിർവ്വചിക്കുക. - ക്ലോസ് പ്രകാരം, അക്കമിട്ട ഘടന. നിങ്ങൾ മാറ്റിയ പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഒരു ചെറിയ പട്ടിക ഉപയോഗിച്ച് കാണിക്കുക (മുമ്പ്/പിന്നീട്).

ദുർബലമായ പ്രോംപ്റ്റ് / ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ്

ദുർബലമായ നിർദ്ദേശം: ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു വിവര സുരക്ഷാ നയം എഴുതുക.

ഫലം: ഇൻറർനെറ്റ് ശരാശരിയിൽ നിന്ന് ഉരുത്തിരിഞ്ഞ ഒരു പൊതു വാചകം, നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിന് പ്രസക്തമല്ല, വ്യക്തമല്ലാത്ത റോളുകളും നിയമപരമായ പാലിക്കൽ പരിശോധിച്ചിട്ടില്ലാത്തതുമാണ്. പ്രസിദ്ധീകരിച്ചാൽ, അത് നടപ്പിലാക്കാൻ കഴിയില്ല, കൂടാതെ ഓഡിറ്റിൽ നിഷ്‌ക്രിയമായി തുടരുകയും ചെയ്യും.

ശക്തമായ പ്രോംപ്റ്റ്: [വിദഗ്ധ റോൾ + 7-ഭാഗം അസ്ഥികൂടം + [നികത്തേണ്ടത്] സ്ഥാപന-നിർദ്ദിഷ്ട വിടവുകൾ + "നിയമപരമായ ആട്രിബ്യൂഷനുള്ള നിയമപരമായ അംഗീകാരം" കുറിപ്പ് + RACI പൊരുത്തപ്പെടുത്തൽ + ശൈലി മാനദണ്ഡങ്ങൾ]

ഫലം: നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന, എല്ലാ ബാധ്യതകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്ന, സ്ഥിരമായ ഭാഷയുള്ളതും നിയമപരമായ അംഗീകാരത്തിന് തയ്യാറായതുമായ ഒരു കരട് നയം.

നയം പരിശോധിക്കുന്നു: പ്രയോഗക്ഷമത പരിശോധന

നന്നായി എഴുതപ്പെട്ടതായി തോന്നുന്ന ഒരു നയം പോലും ഫീൽഡിൽ നടപ്പിലാക്കിയേക്കില്ല: അതിൽ യാഥാർത്ഥ്യബോധമില്ലാത്ത സമയപരിധികൾ, നിലവിലില്ലാത്ത റോളുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വൈരുദ്ധ്യമുള്ള നിയമങ്ങൾ എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കാം. പോളിസി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു "സാധ്യതാ പരിശോധന" നടത്തുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് AI ഉപയോഗിക്കാം. ഇത് ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ വീക്ഷണകോണിൽ നിന്ന് വാചകം വായിക്കുകയും അവർ കുടുങ്ങിപ്പോയേക്കാവുന്ന പോയിൻ്റുകൾ കണ്ടെത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.

പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഇനിപ്പറയുന്ന നയം പ്രയോഗക്ഷമതയ്ക്കായി പരിശോധിക്കുക:1) ഓരോ നിയമവും ഒരു യഥാർത്ഥ റോൾ ഉപയോഗിച്ച് നടപ്പിലാക്കാൻ കഴിയുമോ എന്ന് ചോദ്യം ചെയ്യുക; അവ്യക്തമോ അസാധ്യമോ എന്ന് തോന്നുന്നവ അടയാളപ്പെടുത്തുക.2) എന്തെങ്കിലും വൈരുദ്ധ്യങ്ങളോ നിയമങ്ങളുടെ തനിപ്പകർപ്പോ ഉണ്ടോ എന്ന് കണ്ടെത്തുക. 3) നിർദ്ദിഷ്ട സമയങ്ങളും ആവൃത്തികളും യാഥാർത്ഥ്യമാണോ എന്ന് വിലയിരുത്തുക.4) ഒരു ജീവനക്കാരൻ ചോദിക്കുമ്പോൾ "ഞാൻ ഇത് കൃത്യമായി എങ്ങനെ ചെയ്യും?" നിങ്ങൾ കുടുങ്ങിപ്പോകുന്ന പോയിൻ്റുകൾ പട്ടികപ്പെടുത്തുക. ഓരോ കണ്ടെത്തലിനും ഒരു ചെറിയ തിരുത്തൽ നിർദ്ദേശം നൽകുക; അന്തിമ വിധി ചുമത്തൽ.

നുറുങ്ങ്: പോളിസിയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക "ഒരു ജീവനക്കാരൻ ഇത് വായിച്ച് എന്തുചെയ്യണമെന്ന് അറിയുമോ?" ഒരു ചോദ്യം ഉപയോഗിച്ച് പരീക്ഷിക്കുന്നത് ഏറ്റവും സാധാരണമായ പിഴവ് (അമൂർത്തവും നടപ്പിലാക്കാൻ കഴിയാത്തതുമായ നിയമങ്ങൾ) പിടിക്കുന്നു. നടപ്പിലാക്കാൻ കഴിയാത്ത ഒരു നയം നിലവിലില്ലാത്ത നയത്തേക്കാൾ അപകടകരമാണ്; കാരണം അത് യോജിപ്പിൻ്റെ മിഥ്യാബോധം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

നയമോ നടപടിക്രമമോ?

വലിപ്പം

രാഷ്ട്രീയം

നടപടിക്രമം

ചോദ്യം

എന്ത്, എന്തുകൊണ്ട്

എങ്ങനെ

ലെവൽ

മുകളിലെ, തത്വം

പ്രവർത്തനം, ഘട്ടം ഘട്ടമായി

മാറ്റം

അപൂർവ്വം

പ്രക്രിയ മാറുമ്പോൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നു

ഉദാഹരണം

"വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ പരിരക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നു"

"ഈ ഘട്ടങ്ങളിലൂടെ 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ഡാറ്റ ഇല്ലാതാക്കാനുള്ള അഭ്യർത്ഥന"

അംഗീകാരം

സീനിയർ മാനേജ്‌മെൻ്റ്/ലീഗൽ

പ്രോസസ്സ് ഉടമ + പാലിക്കൽ

മൂന്ന് മിനി കേസുകൾ

കേസ് 1 - ഡെറിലിക്റ്റ് പോളിസി. ഒരു കമ്പനിയുടെ ഡാറ്റ നിലനിർത്തൽ നയം വർഷങ്ങളായി നിലവിലുണ്ട്, എന്നാൽ "ആരാണ് ഡാറ്റ ഇല്ലാതാക്കുന്നത്, എപ്പോൾ?" ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം രേഖയിലില്ല. ഇല്ലാതാക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഉപഭോക്തൃ അഭ്യർത്ഥന വന്നപ്പോൾ, ആരും ഉടമസ്ഥാവകാശം ഏറ്റെടുക്കാത്തതിനാൽ അഭ്യർത്ഥന 40 ദിവസം വൈകി. AI-യുമായുള്ള നയത്തിലേക്ക് RACI ചേർത്തു; ഓരോ സ്‌റ്റോറേജിനും ഇല്ലാതാക്കൽ പ്രവർത്തനത്തിനും ഒരു അംഗീകൃത വ്യക്തിയും ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയും നിയോഗിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. തുടർന്നുള്ള അഭ്യർത്ഥനകൾ ശരാശരി 9 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ അടച്ചു, പ്രക്രിയ ഓഡിറ്റബിൾ ആയി.

കേസ് 2 - വായിക്കാൻ കഴിയാത്ത പ്രമാണം. ഒരു സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ നൈതിക നയം കനത്ത പദപ്രയോഗങ്ങളുള്ള 14 പേജുള്ള ഒരു പാഠമായിരുന്നു; സർവേ കാണിക്കുന്നത് 12% ജീവനക്കാർ മാത്രമാണ് വായിക്കുന്നത്. AI ഉപയോഗിച്ചുള്ള സ്റ്റൈലിസ്റ്റിക് സ്റ്റാൻഡേർഡൈസേഷൻ: ചെറിയ വാക്യങ്ങൾ, ഉചിതമായ പദപ്രയോഗങ്ങൾ, നിർവ്വചിച്ച നിബന്ധനകൾ. പ്രമാണം 6 പേജായി ചുരുക്കി, മൂന്ന് മാസത്തിനുള്ളിൽ വായന നിരക്ക് 57% ആയി ഉയർന്നു. ഉള്ളടക്കം അതേപടി തുടർന്നു; ബുദ്ധിശക്തി പതിന്മടങ്ങ് വർദ്ധിച്ചു.

കേസ് 3 - നിയമപരമായ അംഗീകാരത്തിൻ്റെ മൂല്യം. ഒരു ടീം AI സൃഷ്ടിച്ച കരട് അച്ചടക്ക നയം നേരിട്ട് പ്രസിദ്ധീകരിക്കാൻ പോവുകയായിരുന്നു. ഡ്രാഫ്റ്റിൽ "ഏകപക്ഷീയമായ അവസാനിപ്പിക്കൽ" എന്ന ഒരു പ്രസ്താവന അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അത് ബാധകമായ തൊഴിൽ നിയമനിർമ്മാണത്തിന് അനുസൃതമായിരുന്നില്ല; AI ഇതിനെ "നിയമപരമായ അനുമതി ആവശ്യമാണ്" എന്ന് ഫ്ലാഗ് ചെയ്തിരുന്നു. നിയമപരമായ അവലോകനം വാക്കുകൾ തിരുത്തി. അടയാളം അവഗണിച്ചാൽ, നടപ്പാക്കാൻ കഴിയാത്തതും വ്യവഹാര-അപകടസാധ്യതയുള്ളതുമായ നയം നടപ്പിലാക്കും.

സാധാരണ തെറ്റുകൾ

• ഒരു സ്ഥാപനമില്ലാതെ പൊതുനയം നിർമ്മിക്കുന്നു. സന്ദർഭമില്ലാതെ നിർമ്മിച്ച വാചകവും [പൂരിപ്പിക്കേണ്ട] സ്‌പെയ്‌സുകളും നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിന് അനുയോജ്യമല്ല.
• റോളുകൾ നൽകാനാവുന്നില്ല. RACI ഇല്ലെങ്കിൽ, രാഷ്ട്രീയം ശൂന്യമായി തുടരും; ആരും ഉത്തരവാദിയല്ല.
• നടപടിക്രമങ്ങളുമായി നയങ്ങളെ ആശയക്കുഴപ്പത്തിലാക്കുന്നു. "എന്ത്/എന്തുകൊണ്ട്", "എങ്ങനെ" എന്നിവ വേർതിരിച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, പ്രമാണം അമൂർത്തവും അപൂർണ്ണവും ആയിരിക്കും.
• നിയമപരമായ അംഗീകാരം മറികടക്കുന്നു. നിയമപരമായ പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന നയങ്ങൾ നിയമനിർമ്മാണത്തിന് അനുസൃതമായി അവലോകനം ചെയ്യണം.
• പദപ്രയോഗങ്ങളും നീണ്ട വാക്യങ്ങളും. വായിക്കാത്ത നയം നടപ്പിലാക്കിയിട്ടില്ല; സ്റ്റൈലിസ്റ്റിക് സ്റ്റാൻഡേർഡ് അത്യാവശ്യമാണ്.
• അവലോകന തീയതി നിശ്ചയിക്കുന്നില്ല. നയങ്ങൾ കാലഹരണപ്പെടും; നിർവ്വഹണവും ആനുകാലിക അവലോകനവും നിർവചിക്കേണ്ടതാണ്.

ചുരുക്കത്തിൽ

നയവും നടപടിക്രമങ്ങളും എഴുതുന്നത്, സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ നിലപാടുകളെ വ്യക്തവും ഉടമസ്ഥാവകാശവും ഓഡിറ്റബിൾ നിയമങ്ങളിലേക്കും വിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ചുമതലയാണ്. AI ഒരു നല്ല ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റ് നിർമ്മിക്കുന്നു, ഭാഷ സ്ഥിരത നിലനിർത്തുകയും RACI-യോടുള്ള ഓരോ ബാധ്യതയുമായി പൊരുത്തപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു; എന്നാൽ നിങ്ങൾ സ്ഥാപനത്തിന് പ്രത്യേകമായ വിടവുകൾ പൂരിപ്പിക്കുകയും നിയമപരമായ അംഗീകാരത്തിലൂടെ നിയമപരമായ ഉള്ളടക്കം കൈമാറുകയും പ്രമാണം വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ സൂക്ഷിക്കുകയും വേണം. നടപടിക്രമങ്ങളിൽ നിന്ന് നയം വേർതിരിക്കുക, ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും ഒരു അംഗീകാരം നൽകുന്നയാളെ നിയോഗിക്കുക, ഒരു അവലോകന സൈക്കിൾ സ്ഥാപിക്കുക. AI ബ്ലൂപ്രിൻ്റുകളും ഘടനയും നിർമ്മിക്കുന്നു; പോളിസിയുടെ നിയമസാധുതയും സാധുതയും സംബന്ധിച്ച് അംഗീകൃത പ്രൊഫഷണൽ തീരുമാനിക്കുന്നു.

ആപ്ലിക്കേഷൻ ടാസ്ക്

ഒരു നയ വിഷയം തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ഉദാ. സ്വീകാര്യമായ ഉപയോഗം, ഡാറ്റ നിലനിർത്തൽ). (1) 7 ഭാഗങ്ങളുള്ള അസ്ഥികൂട പ്രോംപ്റ്റിനൊപ്പം ഒരു രൂപരേഖ തയ്യാറാക്കുക; എല്ലാ [പൂരിപ്പിക്കേണ്ടവ] കൂടാതെ "നിയമാനുമതി ആവശ്യമാണ്" അടയാളപ്പെടുത്തലുകളും പരിശോധിക്കുക. (2) RACI പ്രോംപ്റ്റിനൊപ്പം ഓരോ ബാധ്യതയ്ക്കും റോളുകൾ നൽകുക; ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും ഒരു അംഗീകാരം മാത്രമേ ഉള്ളൂ എന്ന് പരിശോധിക്കുക. (3) സ്റ്റൈൽ സ്റ്റാൻഡേർഡൈസേഷൻ പ്രവർത്തിപ്പിക്കുക, വായനാക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുക. (4) "തീർച്ചപ്പെടുത്താത്ത നിയമപരമായ/വിദഗ്ദ്ധ അംഗീകാരം" എന്ന നിലയും അവലോകന തീയതിയും ഉള്ള പ്രമാണം അടയ്ക്കുക.

ചെക്ക്ലിസ്റ്റ്

• [ ] യോജിച്ച 7-ഭാഗ ചട്ടക്കൂട് ഉപയോഗിച്ചാണോ നയം എഴുതിയിരിക്കുന്നത്?
• [ ] സ്ഥാപന-നിർദ്ദിഷ്ട വിടവുകൾ [നികത്താനുള്ളത്] ആയി അവശേഷിക്കുന്നുണ്ടോ?
• [ ] ഓരോ ബാധ്യതയും RACI ലേക്ക് മാപ്പ് ചെയ്‌തു, ഒരൊറ്റ അംഗീകാരം നൽകുന്നയാളെ നിയമിച്ചിട്ടുണ്ടോ?
• [ ] നയവും നടപടിക്രമവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം വ്യക്തമാണോ?
• [ ] നിയമപരമായ ഉള്ളടക്കത്തിന് നിയമപരമായ/വിദഗ്ധ അംഗീകാരം ആസൂത്രണം ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ?
• [ ] ഭാഷയെ ഹ്രസ്വ വാക്യങ്ങളുള്ളതും വ്യതിരിക്തവും പദപ്രയോഗങ്ങളില്ലാത്തതുമാക്കി മാറ്റിയിട്ടുണ്ടോ?
• [ ] പ്രാബല്യത്തിലുള്ളതും അവലോകനം ചെയ്യുന്നതുമായ തീയതികൾ നിർവചിച്ചിട്ടുണ്ടോ?