Добивки:
- Способност да се анализираат чекорите на процесот со нивното времетраење и да се откријат тесните грла и основните причини
- Способност да се идентификуваат мртвите залихи и можностите за заштеда од податоците за прометот на акции и готовинскиот циклус
- Способност да се проценат конкретни и мерливи предлози за поедноставување во однос на контролниот ризик
Финансиите и работењето се испреплетени. Вишокот залихи се претвора во готовина; доцнењето на наплатата го задушува обртниот капитал; Должината на процесот на одобрување создава трошоци. Вештачката интелигенција (ВИ) е моќен асистент за анализа во согледувањето на тесните грла во оперативните податоци (точки на блокирање што го забавуваат процесот), поедноставување на чекорите на процесот и оптимизирање на залихите/обртниот капитал. Во оваа единица, ќе опфатиме како да ја однесеме вештачката интелигенција надвор од бројката и во оперативното одлучување.
Каде вештачката интелигенција во операции создава вредност?
Во три главни области: управување со залихи (колку стоки, кога), циклус на обртни средства (наплата, плаќање, биланс на денови на залиха) и ефикасност на процесот (колку чекори и во кое време е завршена работата). Вештачката интелигенција брзо извлекува шаблони во овие податоци и генерира хипотези за подобрување; Ги тестирате со реалноста на теренот.
Клучен концепт: циклус на конверзија на готовина. Ова се наоѓа со формулата дена на акции + денови на наплата − денови на плаќање и прашува „колку дена се потребни парите да излезат од касата и да се вратат во касата?“ одговара на прашањето. Скратувањето ослободува врзани пари.
Совет: во промптите за операции, секогаш кажете „предложете конкретна, активна и мерлива акција“. „Подобрување на процесите“ не функционира; „Отстранете го третиот чекор за потврда, циклусот ќе се скрати за 2 дена“ работи.
Чекор по чекор: Анализа на тесно грло
- Наведете чекори и времиња на процесот. Колку долго трае секој чекор.
- Најдете го тесното грло. Означете го најдолгиот и најчекачкиот чекор.
- Прашајте ја основната причина. Зошто моето име е долго? Потврда, недостасуваат податоци, смена на рацете?
- Предложете поедноставување. Отстранливи/автоматски чекори.
- Измерете го влијанието. Колку дена/колку TL го подобрува циклусот препораката?
Слаба навестување / Силен навестување
Слаба порака: Подобрете го нашиот процес на купување.
Ова дава генерички, неостварливи совети како „зајакнете ја комуникацијата, преминете на дигитално“.
Моќен промпт:Вашата улога: аналитичар на процеси на операции.Задача: Анализирај го следниов процес на купување.За секој чекор: име на чекор | просечно време (денови) | одговорен | причина за чекање Чекори:1) Пресметајте го вкупното време на циклусот.2) Одземете ги 3-те најдолги чекори и нивното учество (%) во вкупното време.3) Предложете 1 хипотеза за основната причина и 1 конкретно поедноставување за секое тесно грло.4) Дајте проценка на „очекуваната добивка (денови)“ за секој предлог и означете ја како „претпоставка што може да се претпостави:C“. давање општи совети.<процес>1. Барање за влез - 0,5 дена2. Одобрување на буџет - 3 дена3. Собирање на понуди за добавувачи - 4 дена4. Одобрување од администратор - 2 дена5. Нарачка - 0,5 дена</process>
Ова барање; Покажува дека најголем удел во 10-дневниот циклус е собирањето понуди и одобрувањата и дава конкретна препорака како „намалување на чекор 3 од 4 дена на 1 ден со одобрената листа на добавувачи“.
Акции и обртни средства
Вештачката интелигенција ги отстранува предметите кои бавно се вртат (мртвите залихи) и вишокот пари од податоците за залихите.
Анализата доаѓа од табелата за залихи подолу: - Стапка на промет на залихи за секој производ = годишна продажба / просечна залиха- Обележете ги ставките што биле неактивни повеќе од 90 дена како „мртви залихи“ - Наведете ги 5 артикли (количество x трошок за единица) што обврзуваат најмногу готовина- Предложете акција за мртви залихи (попуст, враќање, кампања) Користете ги само бројките во податоците; Прикажи формула за стапка на промет.
Производ
Вредност на акции
стапка на промет
Статус
А.
120.000
8.0
здрав
Б.
340.000
1,2
Бавно, троши готовина
В.
85.000
0,0
Мртви залихи (120 дена неактивни)
Стандардизација на процесот и листа за проверка
Вештачката интелигенција произведува списоци за проверка што ги разложуваат повторливите операции на чекори и обезбедуваат дека секој го прави тоа на ист начин.
Направете стандардна листа за проверка на следните расфрлани задачи за затворање на крајот на месецот: поставете ги чекорите во логичен редослед, додајте одговорна улога и проценето време на секој чекор, обележете ги меѓусебно поврзаните чекори. Додадете колона „ризик доколку се испушти“ на крајот.
Внимание: бројките предложени од вештачката интелигенција, како што се „очекуваната заработка: 3 дена“ се проценки, а не гаранции. Отстранувањето чекор за потврда го забрзува процесот, но може да ја ослаби контролата. Луѓето воспоставуваат рамнотежа помеѓу ефикасноста и контролата.
Забрзување на процесот на наплата
Најчестото тесно грло во обртните средства е наплатата. Се издава фактура, но парите не стигнуваат со недели; Во овој период компанијата го финансира клиентот со свои пари. Вештачката интелигенција ги подредува и дава приоритет на отворените побарувања (доспеани фактури) со анализа на стареење (групирање според тоа колку долго се неплатени) па дури и ја подготвува комуникацијата за потсетување.
Направете анализа за стареење од следнава листа на отворени побарувања: - Поделете во групи на доспевање: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ дена - Прикажете го вкупниот износ на секоја група и нејзиниот удел во целокупната вредност - Рангирајте ги 5-те клиенти со најголем ризик (висок износ + долго доцнење) - Предложете го текстот за потсетување за секоја наплата само љубезен, но јасен; Луѓето донесуваат одлука за наплата.
Оваа анализа прашува „кого прво да се јавиме? го заснова прашањето на податоци. Големото побарување кое е старо повеќе од 90 дена е многу покритично од неколку мали доцнења и токму тука треба да ја насочите вашата енергија. Вештачката интелигенција го генерира текстот за потсетување, но одлуката за испраќање и управување со врската е ваша.
Совет: Постојат три краци за скратување на времето на готовинскиот циклус: намалување на деновите на залиха, забрзување на наплатата, продолжување на плаќањето (добар однос со добавувачот). Прашајте ја вештачката интелигенција „кое од овие три краци ќе ни донесе најбрз профит? и да излезе со приоритет заснован на податоци.
Мини футроли
Случај 1 - Тесно грло за одобрување. Просечниот циклус на купување во една компанија беше 10 дена. Анализата на вештачката интелигенција покажа дека два одделни чекори за одобрување одзеле половина од вкупното време. Кога беше воведено едно одобрение за набавки под одредена сума, циклусот беше намален на 6 дена; Доцнењето за итни набавки заврши.
Случај 2 — Мртви залихи од 340 илјади лири. Анализата на прометот на акции покажа дека немало продажба на ставка 120 дена и дека 85.000 TL биле врзани во готовина. Тимот ги намали акциите со кампањата; готовина беше ослободена. Вештачката интелигенција, исто така, предложи да се намали количината на нарачката на ставката Б со бавно вртење.
Случај 3 - Исцелување што ја ослабува контролата. Еден тим ја имплементираше препораката на вештачката интелигенција „отстрани одобрување фактура, зачувај 2 дена“; но тоа доведе до неконтролирано плаќање на погрешни фактури. Предлогот беше повлечен, одобрението беше повторно воспоставено со автоматска контрола на прагот: под одредена сума поминува автоматски, над него паѓа во одобрување. Така, и брзината беше задржана и контролата беше вратена. Поука: не секое забрзување треба да ја жртвува контролата; Најчесто решението не е „отстранување“ туку „автоматизирање со паметен праг“.
Случај 4 - Приоритет што го забрзува собирањето. Во една компанија, една третина од отворените побарувања беа стари над 90 дена, но тимот ги повикуваше сите по ист редослед. Анализата за стареење на вештачката интелигенција покажа дека 60% од износот е концентриран на само пет клиенти. Кога енергијата беше насочена кон овие пет корисници, периодот на наплата се намали од 58 дена на 44 дена за шест недели и беше ослободена значителна сума на готовина. Поука: Не е трудот, туку правилната приоритизација што заработува пари во колекциите.
Вообичаени грешки
- Бидете задоволни со општи совети. „Оди дигитално“ е непрактично; Побарајте конкретна, мерлива акција.
- Се чека анализа без да се обезбедат податоци за време/чекор. Тесното грло е видливо само со податоци.
- Под претпоставка дека предвидувањата за заработка се гаранција. „3-дневниот профит“ на вештачката интелигенција е хипотеза, тестирана на терен.
- Забрзување со жртвување на контролата. Отстранувањето на потврда може да го зголеми ризикот; Човечките суштества воспоставуваат рамнотежа.
- Игнорирање на мртви акции. Врзаната готовина е тивок трошок; Редовно скенирајте со брзина на ротација.
Сумирано
- Вештачката интелигенција е моќен асистент за аналитика што ги прави видливи оперативните тесни грла, мртвите залихи и доцнењата во циклусот на готовина.
- Наведете ги чекорите на процесот со нивното времетраење и отстранете ги најдолгите чекори и основната причина; Побарајте конкретна, мерлива акција.
- Времето на готовинскиот циклус (инвентар + наплата − денови на плаќање) е показател за здравјето на обртните средства; Скратувањето ослободува готовина.
- Бројките за „очекуваната заработка“ дадени од моделот се проценки; мора да се тестираат на терен.
- Луѓето воспоставуваат рамнотежа помеѓу ефикасноста и контролата; Секое забрзување не треба да ја жртвува контролата.
Задача за апликација
Запишете повторлив процес од вашиот сопствен бизнис (купување, собирање, затворање) со чекори и времиња. Отстранете ги тесните грла и предлозите за поедноставување со моќниот шаблон за брза помош; рачно проверете го вкупното време на циклусот. Исто така, нека се пресмета стапката на промет од список на акции и означени мртвите артикли. Го земаме најпривлечниот предлог на моделот и прашуваме „каква контрола ја ослабува? Оценете со прашањето.
листа за проверка
- [ ] Ги дадов чекорите на процесот со нивното времетраење и одговорности.
- [ ] Рачно го потврдив вкупното време на циклус.
- [ ] Сакав конкретна, мерлива акција; Не застанав со општи совети.
- [ ] Ја пресметав стапката на промет на акции со формулата и ги означив мртвите залихи.
- [ ] Ги третирав бројките за „очекуваната заработка“ како проценки.
- [ ] Го оценив секој предлог за забрзување за контролниот ризик.