Добивки:
- Способност да се произведе резиме на KPI погодно за табла со контекст и тренд од необработени метрики
- Способност за дизајнирање извештаи кои ја прикажуваат секоја метрика со предлози за дејства и изворни ознаки
- Способност да се воспостави дисциплина што ќе го направи изворот на секој број во извештајот следен и ќе спречи претерување
Крајот на месецот е и треба да подготвите презентација пред бордот на директори. Имате десетици метрика: промет, бруто маржа, период на наплата, приход по вработен, стапка на отфрлање на клиенти... Но, одборот на директори не сака да види куп бројки; „Каде оди нашиот бизнис и што да правиме? го бара одговорот на прашањето. Во оваа единица, ќе научиме да користиме вештачка интелигенција (ВИ) како асистент за известување кој ги преведува необработените метрики на јазикот на носителот на одлуки.
Што е KPI и како се разликува од Metrics?
Метрика е сè што може да се мери. KPI (Key Performance Indicator) е ограничен број на метрики кои донесувачот на одлуки всушност ги разгледува, покажувајќи колку компанијата е блиску до нејзините цели. Еден добар менаџмент извештај не претставува 40 метрика, туку 6-8 KPI со контекст, трендови и акција.
Вештачката интелигенција прави три работи во овој момент: ги контекстуализира бројките (според претходниот период, целта), го преведува трендот во наратив и формулира препорачани дејства. Ваша задача е да го одржувате изворот на секоја фигура и да спречите преувеличување на наративот.
Совет: Замолете го да го претстави секој KPI со квартетот „број + промена + причина + акција“. Наместо голите „Промет 12 милиони“, „Промет од 12 милиони (+8% во споредба со минатиот квартал), новиот канал на дилерите се одолговлекува, размислете да го префрлите буџетот на овој канал“ е многу повреден.
Чекор по чекор: Од сирова метрика до извештај за управување
- Вие го одредувате вашиот сет на KPI. Не дозволувајте моделот да одговара; Наведете кои 6-8 индикатори.
- Додадете споредбена основа. Цел и/или претходен период за секој KPI.
- Прилагодете го наративното ниво. Наведете целна публика, како на пример „на нефинансиски директори“.
- Побарајте акција, но врзете ја со податоците. Секоја препорака треба да се заснова на наод.
- Потребна е изворна белешка. Нека може да се следи од каде доаѓа секој број.
Слаба навестување / Силен навестување
Слаб промпт: напишете извештај за управување од овие бројки. [метрика]
Ова произведува празен текст со тон „имавме одлична четвртина“ што ги разубавува бројките, но не дава насока на одлучувачот.
Моќен потсетник:Вашата улога: помошник за менаџмент извештај на финансискиот директор. Задача: Напишете резиме на 1-страница до одборот на директори од следните KPIs.Структура: - Извршно резиме од 3 реченици на врвот - За секој KPI: вредност | претходен период | промена% | една реченица коментар | Предложено дејство - „3 ризици за гледање“ на крајот Тон: недооценено, неутрално, погоден за нефинансиска табла. Ограничување: Користете ги само бројките во податоците. Напишете го изворот со ознаката [source] до секој број. Не коментирајте ако не сте сигурни.<kpi>Промет: 12.400.000 овој квартал | 11.500.000 минатиот квартал [биланс на успех]Бруто маржа: 34% | последен квартал 37% [биланс на успех]Период на наплата: 58 дена | последен квартал 49 дена [тековна сметка]Одвојување на клиентите: 6% | последниот квартал 4% [CRM]</kpi>
Ова барање; На балансиран начин се прикажува дека прометот расте, но маржата и наплатата се влошуваат и прашува „дали растот е профитабилен и се претвора во готовина?“. го поставува прашањето пред раководството.
Добра и лоша презентација на KPI
лоша презентација
Моќна презентација
„Промет 12,4 милиони“
„Промет 12,4 милиони, + 8% квартално; растот продолжува“
„Маржата падна“
„Бруто маржа 37%→34%; зголемувањето на трошоците ја намали маржата за 3 поени“
„Колекцијата е лоша“
„Наплата 49→58 дена; готовинскиот циклус продолжен за 9 дена, ризик за ликвидност“
нема акција
„Предлог: прегледајте ги условите за плаќање на 5-те најбавни клиенти“
Правилно дефинирање на метриката
KPI е значаен само кога е јасно како се пресметува. „Профитабилноста“ може да биде бруто маржа за еден, нето маржа за друг, EBITDA (заработка пред камата, амортизација и амортизација) за друг. Дури и во истиот тим, истиот збор може да се однесува на различни броеви. Кога вештачката интелигенција произведува KPI, јасно наведете ја дефиницијата и формулата за секоја метрика; Во спротивно, моделот пресметува со свои претпоставки и извештајот станува отворен за дискусија.
При пријавување на следните KPI, за секој: метричко име | формула |извор на броевите што ги користите | Пополнете ги колоните со пресметаната вредност. Ако не ја дадов формулата, напишете ја дефиницијата што ја претпоставивте јасно како „ПРЕТПОСТАВКА“ за да можам да ја потврдам. Посебно означете ги метриките што може различно да се толкуваат (профитабилност, раст).
Овој чекор изгледа мал, но на состанокот „Каква маржа ја нарекувате 34%?“ ја завршува својата дискусија од почеток. Јасноста на дефиницијата е основа за доверба во извештајот.
Визуелизација и наративна рамнотежа
Вештачката интелигенција не ја црта самата табела, туку сугерира која табела која најдобро ќе ја пренесе пораката и го пишува текстот за објаснување под графиконот.
Создадете план за презентација за управување со следниот сет на KPI: - Предложете го најсоодветниот тип на графикон за секој KPI (линија за тренд, лента за пробивање, индикатор за реализација на целта) и напишете ја причината - Напишете текст „главна порака“ од 1 реченица под секој графикон.
Внимавајте: вештачката интелигенција може да биде во искушение да го преувеличува трендот за да изгледа импресивно (како „силно отскокнување“). Тонот во извештајот за управување треба да биде неутрален. Секој пат вклучете ја инструкцијата: „Не претерувајте, држете се до податоците, јасно напишете го негативното“.
Ист број, различен извештај во зависност од целната публика
Истата финансиска вистина се изразува на сосема различни начини во зависност од тоа кому му е претставена. Одборот сака стратешки тренд и ризик; колатерал и способност за отплата на банката; раководител на оддел оперативен детал на неговата/нејзината единица. Ако експлицитно ѝ кажете на вештачката интелигенција на целната публика и на прашањето за одлуката на таа публика, таа може да произведе три различни, но конзистентни извештаи од истите податоци.
Направете ТРИ посебни резимеа од следниот сет на KPI: 1) За таблата: стратешки тренд, 3 ризици, означен извор, половина страница2) За банката: моќ за генерирање готовина, капацитет за сервисирање на долгот, стапки на ликвидност3) За менаџерот за продажба: само расчленување на продажба и маржа, ориентирани кон акција Користете ги истите броеви во сите три резимеа; само сменете го акцентот и јазикот. Не преувеличувајте никакви бројки; Искрено наведете ги негативните страни во сите три.
Овој пристап заштедува време и ја одржува конзистентноста: бидејќи сите три извештаи доаѓаат од ист извор, нема конфликти на состанокот. Клучното правило не се менува: бројките се константни, само фокусот на наративот се менува според целта.
Совет: Дефинирајте „праг“ за секој KPI во извештајот за управување и нека моделот вели „боја да ги означи оние што го надминуваат/под прагот“. Црвената/жолтата/зелената логика го привлекува окото на одлучувачот кон најкритичниот индикатор за неколку секунди.
Мини футроли
Случај 1 - Ризикот зад растот. Во компанијата SaaS, приходите пораснаа за 8% квартално и тимот беше подготвен да слави. Кога во извештајот за вештачка интелигенција се спојува дека загубата на клиенти се зголемила од 4% на 6% во истиот период, се виде дека растот не дојде со нови клиенти, туку со зголемувањето на цената и стопената основа. Менаџментот го претвори приоритетот на задржување.
Случај 2 — Пакет за склопување готов за еден час. Финансиски менаџер го намали 6-часовниот извештај од одборот секој месец на приближно 90 минути со барањето за шаблон KPI + ознака за ресурси. Исто толку важно како и заштедата на време, изворот на секој број е означен, па прашањето на состанокот е „од каде е овој број? Тој веднаш можеше да одговори на прашања.
Случај 3 - Фаќање на возбуда. Во првиот нацрт, вештачката интелигенција го ублажи падот на маржата од 3 поени како „мала флуктуација“. Директорот го додаде правилото „неутрален тон, јасно пишувај го негативното“ и го репродуцираше; Втората верзија искрено го претстави ризикот. Лекција: интегритетот во известувањето за менаџментот ја надминува флуентноста.
Вообичаени грешки
- Имајќи го моделот изберете го множеството KPI. Кои индикатори да се следат е стратешка одлука; вие одлучувате.
- Не давајќи основа за споредба. Без цел или претходен период, бројката е бесмислена.
- Оставајќи го изворот да не може да се следи. „Од каде е овој број? Ако не можете да одговорите на прашањето, извештајот ја губи довербата.
- Дозволувајќи претеран тон. Извештајот за управување не е брошура за продажба; Треба да биде неутрален и искрен.
- Одвојување на дејството од наодот. Предлогот „Ајде да го направиме ова“ мора да се заснова на податоци.
Сумирано
- Извештајот за управување не е куп бројки; Презентирањето на секој KPI со контекст, тренд и препорачана акција додава вредност на носителот на одлуки.
- Вие го одредувате множеството на KPI и споредбената основа (целен/претходен период); Не правете да одговара на моделот.
- Изворот на секоја бројка може да се следи е основата на веродостојноста на извештајот.
- Тонот во извештајот за управување треба да биде неутрален и искрен; Јасно испечатете го негативното и избегнувајте претерување.
- Секоја препорака за акција треба да се заснова на наод; Вештачката интелигенција, исто така, помага со графичкиот тип и распоредот на раскажувањето.
Задача за апликација
Изберете 6-8 KPI од вашиот сопствен бизнис (или пример), додадете ја вредноста на претходниот период за секој. Создадете извршно резиме на една страница со моќен шаблон за брзи информации; Проверете дали секоја бројка има изворна ознака. Потоа изгответе го извештајот уште еднаш користејќи го правилото „неутрален тон“ и споредете ги двете верзии. Конечно, преземете едно од дејствата предложени од моделот и проценете дали навистина може да се спроведе.
листа за проверка
- [ ] Одредив 6-8 KPI за следење.
- [ ] Додадов цел или споредба на претходниот период за секој KPI.
- [ ] На секоја фигура ставам изворна ознака.
- [ ] Дадов неутрален, недооценено тон и јасно го испечатив негативното.
- [ ] Потврдив дека секоја препорака за акција се заснова на наод.
- [ ] Потврдив најмалку две од клучните фигури во однос на изворот.