Добивки:
- Можност за конвертирање на слободен текст и податоци од фактура во табела структурирана според фиксна шема
- Способност да се постават повторливи предупредувања за категоризација на трошоците, пресметка на враќање на ДДВ и откривање аномалија
- Способност да се верификуваат извлечените финансиски полиња со ДДВ еднаквост и проверки на вкупната конзистентност
Една од задачите на која сметководствените тимови трошат најмногу време е организирање на расфрлани податоци за трошоци и фактури во организирани табели. Фактура прикачена на е-пошта, фотографија од потврда испратена од WhatsApp, бесплатна текстуална белешка за трошоци како „Оброк за состанок во Анкара + такси 840 TL“... Сите тие треба да завршат на истото место: линија структурирана со категории, износ, ДДВ (Данок на додадена вредност), датум и полиња добавувач.
Вештачката интелигенција (ВИ) е многу моќна во оваа трансформација „бесплатен текст во структура“. Но, во финансиските податоци, неприфатливо е ниту денар да тргне наопаку. Така, во оваа единица ќе научиме две работи заедно: правејќи вештачката интелигенција да произведува податоци според фиксна шема (предодредена листа на полиња) и потврдување на излезот со проверки на агрегатната конзистентност.
Зошто „шемата“ е толку важна?
Шема е кога однапред кажувате кои полиња ќе бидат во секој ред, по кој редослед и во кој формат. Ако не обезбедите шема, моделот произведува различен формат за секоја фактура; Потоа, нивното комбинирање во една табела би било тешко без рачно корекција. Ако обезбедите шема, излезот ќе биде и конзистентен и проверлив.
Табелата за добри трошоци ги вклучува следните полиња: датум, добавувач, опис, категорија, износ без ДДВ (основа), стапка на ДДВ, износ на ДДВ, вкупно со вклучен ДДВ, документ бр.
Совет: Секогаш дефинирајте ги нумеричките полиња со конвенцијата „период/запирка“. Кажете „Напишете ги износите во формат 1234.56, без раздвојувач на илјадници“ ќе избегнете повеќечасовен кошмар за форматирање кога ќе извезете во Excel подоцна.
Чекор по чекор: од бесплатен текст до табела
- Поправете ја шемата. Напишете ги имињата на полињата, редоследот и форматот.
- Наведете го списокот со категории. Побарајте од манекенката да избере од вашата листа, а не да измислува категории во нејзината глава.
- Направете правило за несигурност. Нека го остави празно подрачјето за кое не е сигурен и ставете знак „чек“.
- Потврдете ја логиката за ДДВ. Моделот нека ја провери основата на равенката + ДДВ = вкупно.
- Вкрстено проверете го вкупниот број. Дали вкупниот број од сите линии се совпаѓа со вашата контролна сума?
Слаба навестување / Силен навестување
Слаба порака: Претворете ги следните трошоци во табела: - такси за храна во Анкара 840 - канцелариски материјал 300 со вклучен ДДВ - хотел 2 ноќевања 3600
Ова дава излез со неконзистентна категорија, измешан ДДВ, различен формат на секоја линија.
Моќно известување:Конвертирај ги следните трошоци за бесплатен текст во табела ТОЧНО според оваа шема:Полиња (по овој редослед): датум | добавувач | опис | категорија |основа | ДДВ_стапка | ДДВ_износ | вкупно | забелешка Правила: - Категорија само од следнава листа: [Патување, сместување, храна, канцелариски материјал, транспорт, друго]- Напишете ги износите во формат 1234.56 (без раздвојувач на илјади).- Ако е наведено „Вклучено ДДВ“, пресметајте ја основата и назад ДДВ; Доколку не ја знаете стапката на ДДВ, напишете „потврда за стапка“ во полето за белешка и оставете го празно. - Наведете ја еднаквоста на даночната основа + ДДВ_износ = вкупно во секоја линија; Ако не го обезбеди, напишете „НЕ СЕ СРЕДУВА“ во полето за белешка. - Оставете го полето за кое не сте сигурни, додајте „чек“ на белешката.
Овој потсетник ја пресметува основата за канцелариски материјал, вклучувајќи ДДВ на 250 и ДДВ на 50, ги означува ставките со двосмислени стапки и создава чист резултат што може да се комбинира во една табела.
Логика за пресметување на ДДВ назад
Наоѓањето на даночната основа од износ со вклучен ДДВ е често потребна процедура во сметководството. Формула: база = вкупно / (1 + стапка). На пример, за 300 TL вклучувајќи 20% ДДВ, основата = 300 / 1,20 = 250, ДДВ = 50. Ако експлицитно му ја дадете оваа формула на моделот, маргината на грешка се намалува.
трансакција
формула
Примерок (20%)
Без ДДВ → вклучено
вкупно = база × (1 + стапка)
250 × 1,20 = 300
Вклучено ДДВ → основа
база = вкупно / (1 + стапка)
300 / 1,20 = 250
Износ на ДДВ
vat = вкупна − основа
300 − 250 = 50
контрола
основа + ДДВ = вкупно
250 + 50 = 300
Работа со фотографија на фактура и OCR отпечаток
Трошоците од терен често пристигнуваат како фотографија од сметката или PDF фактура. Технологијата што извлекува текст од овие слики се нарекува OCR (Оптичко препознавање знаци). Алатките за визуелна вештачка интелигенција можат да ја завршат работата, но излезот на OCR е секогаш погрешен: запирката може да се чита како точка, „5“ може да се помеша со „S“, цифрата од износот може да се изгуби. Затоа, никогаш не вклучувајте износи од OCR директно во сметководството.
Извлечете ги следните полиња од оваа слика на фактурата и напишете ги ТОЧНО во следната шема:датум | добавувач | данок_бр | база | ДДВ_стапка | ДДВ_износ | totalRules: - Напишете „НЕПРОЧИТАНО“ во секое поле за кое не можете да прочитате или не сте сигурни, не погодувајте.- база + vat_amount = проверете вкупно; Ако не, означете „ПРОВЕРЕТЕ“. - Наведете ги износите во формат 1234.56.
Критично безбедносно правило е да не се натера некој да ја погоди неизвесната област. Ако моделот пополни број со „најверојатно да“, записот тивко ја внесува грешката. Знамето „НЕПРОЧИТАНО“ му овозможува на човекот да се врати на оригиналниот документ и да го потврди.
Совет: Во отпечатокот OCR, вкупната сума е обично најсигурното поле за читање бидејќи е напишано со голем фонт. Ако даночната основа + ДДВ = вкупната равенка не важи, можете да откриете во која област е грешката со враќање назад од оваа равенка.
Откривање на аномалија и дупликат запис
ВИ не само што преведува; Пронаоѓа и сомнителни предмети. На пример, речиси иста сума од ист добавувач двапати во ист ден или невообичаено голем трошок за категоријата.
Во табелата за расходи подолу, означете ги следните аномалии и напишете ја причината:1) Можен дупликат запис (ист снабдувач + сличен износ + неодамнешен датум) 2) износи поголеми од 3 пати од просекот на категоријата3) стапка на ДДВ различна од очекуваната за категоријата Само означете ја и напишете ја причината; не бришете или менувајте ниеден ред.
Внимание: предупредувањето на вештачката интелигенција „ова може да се повторува“ е навестување, а не одлука. Двата записи всушност може да бидат две различни услуги. Одлуката за бришење или спојување секогаш ја носат луѓето; Моделот само ви го привлекува вниманието.
Мини футроли
Случај 1 - Магацин од 300 чипови. Експерт за сметководство го претворил списокот со бесплатни текстови на крајот на месецот од 300 линии во табела за околу 15 минути со помош на дијаграмот. Работата, која траеше 4 часа кога се работеше рачно, беше намалена на 40 минути со проверка. Добивката не е само брзина; се зголеми и конзистентноста на категоријата.
Случај 2 - Фатено двојно плаќање. Во известувањето за аномалија беше означено дека двапати била внесена фактура од 4.720 TL до добавувач со два различни броја на документи. Испитувањето покажало дека едното е нацрт, а другото финализирана фактура, а и двете доспевале за плаќање. Без вештачка интелигенција, би имало двојно плаќање.
Случај 3 — Замка за стапката на ДДВ. Моделот додели 20% ДДВ за купување на основна храна; додека ставката била во групата со пониска стапка. Благодарение на правилото „потврда на стапката“, линијата беше означена, потврдена и коригирана од експертскиот извор. Поука: Не оставајте ја стапката на ДДВ на моделот, потврдете ја од списокот или документот.
Вообичаени грешки
- Преведување податоци без обезбедување шема. Секоја линија доаѓа во различен формат, а комбинирањето бара рачна корекција.
- Не обезбедувајќи го списокот со категории. Моделот одговара на сопствените категории; известувањето станува неконзистентно.
- Не е проверена еднаквоста на ДДВ. даночна основа + ДДВ = редовите што не се собираат на вкупниот број се тивко внесени во табелата.
- Погрешно предупредување за аномалија за одлука. „Може да се повтори“ е почеток; Човечкото суштество донесува одлука за бришење.
- Прескокнување на контролната сума. Потпирајќи се на излезот без да се споредува вкупниот број на редови со познат контролен износ.
Сумирано
- Кога се обработуваат податоци за бесплатен текстуален трошок/фактура со вештачка интелигенција, најсигурен начин е да се побара излезот според фиксна шема.
- Обезбедувањето листа на категории и разјаснувањето на правилата за форматирање (период/запирка, сепаратор на илјадници) го одржува излезот конзистентен и пренослив.
- Експлицитно дајте ја формулата за враќање на ДДВ на моделот и проверете ја еднаквоста на даночната основа + ДДВ = вкупно во секоја линија.
- Вештачката интелигенција е моќна во означување на дупликати и аномални записи, но одлуката за бришење/спој секогаш ја носи човекот.
- Вкрстеното потврдување на збирот на линиите со позната контролна сума ја обезбедува целата работа.
Задача за апликација
Подгответе мешана листа на трошоци (вистински или примерок) од најмалку 10 линии; свесно вклучи дупликат запис и ставка со погрешна стапка на ДДВ. Претворете го во табела со моќниот шаблон за промпт, а потоа извршете го известувањето за аномалија. Проверете дали моделот ги фаќа двете замки што сте ги поставиле и рачно потврдете ја еднаквоста на ДДВ во три реда.
листа за проверка
- [ ] Дефинирав фиксна шема со имиња на полиња, редослед и формат.
- [ ] На моделот и го дадов списокот со категории, не дозволив да го сочинува.
- [ ] Го додадов правилото за нумерички формат (период/запирка, без раздвојувач на илјадници).
- Ја проверив [ ] даночната основа + ДДВ = вкупната еднаквост.
- [ ] Направив аномалија/дупликат скенирање и ги донесов одлуките како човек.
- [ ] Го споредив вкупниот број на редови со позната контролна сума.