Добивки:
- Разбирање на логиката на автоматизирање на тестовите за тековно усогласување, помирување банка и тринасочно совпаѓање (нарачка-испорака-фактура) со поддршка за вештачка интелигенција
- Способност да се класифицира и да се даде приоритет на анализата на разликите (разликата) и причините за усогласување на разликите со вештачката интелигенција
- Способност да се разбере дека неусогласените ставки и разликите во потврдата мора да бидат истражени од ревизорот и дека вештачката интелигенција само ја покажува разликата.
Основата на ревизијата е да се потврди со споредување со независен извор дека записот навистина постои и е чуван точно. Кредитниот запис е реален, со одобрение на должничката страна; точна е состојбата на банката, со потврда од банката; Ја тестирате автентичноста на купувањето со тоа што ќе се осигурате дека триото нарачка-испратница-фактура се совпаѓаат едни со други. Овие процеси колективно се нарекуваат помирување и потврда. Бидејќи тие инхерентно бараат споредба на голем број предмети, тие се повторуваат, одземаат време и каде што вештачката интелигенција сјае.
Во оваа единица, ќе опфатиме три работни места: усогласување тековно/сметка (споредување на евиденцијата на две страни), усогласување на банката (усогласување на салдото на книгата и банкарскиот извод) и тринасочно совпаѓање (споредување на налогот за купување, потврда за стоки/испорака и фактура на продавачот). Основниот принцип останува непроменет: ВИ се совпаѓа и ја истакнува разликата; Останува на ревизорот да ја истражи причината за разликата и да донесе заклучок.
Што е тринасочно совпаѓање и зошто е тоа важно?
Кога бизнисот купува стоки/услуги, обично се појавуваат три документи: (1) Нарачка - што е нарачано, колку, по која цена; (2) Доставница/прием на стока - што, колку е примено; (3) Фактура на продавач — што, колку е фактурирана. Во здрава контролна средина, овие три треба да одговараат: нарачано = примено = фактурирано. Тестот со тринасочен натпревар проверува дали овие три се совпаѓаат. спорови; Тоа може да значи префактурирање, фиктивни набавки, дупликати плаќања, манипулација со цената или едноставна грешка во податоците.
Вештачката интелигенција може да одговара на илјадници купувања во овие три документи за неколку секунди. Но, списокот на „неспоредливи ставки“ што се појавува не е список на грешки. Ставката може да биде неусогласена поради следните невини причини: делумна испорака (нарачка 100, испорака 60), разлика во времето (фактурата сè уште не е пристигната), разлика во цената во рамките на прифатливата толеранција, попуст или предмет за испорака. Работата на ревизорот е да ја пронајде причината за разликата и да ги одвои невините од осомничените.
Тип на натпревар
споредено
Типични причини за разлика
Тековно помирување
Нашата регистрација ↔ регистрација на договорна страна
Тајминг, рефундирање, нецелосна регистрација, курсна разлика
Банкарско помирување
Леџер ↔ извод од банка
Проверете во транзит, банкарска наплата, записот сè уште не е обработен
натпревар во три начини
Нарачка ↔ испратница ↔ фактура
Делумна испорака, тајминг, разлика во цената, дупликат, фиктивно
Надворешна потврда: еден од најсигурните докази
Надворешната потврда во ревизијата е метод на добивање писмен одговор директно од трето лице (банка, клиент, добавувач) за салдо или трансакција, а BDS 505 го регулира тоа. Надворешната потврда е еден од најсилните докази на ревизорот; бидејќи информацијата доаѓа од независен извор, а не од субјектот кој е предмет на ревизија. Овде, вештачката интелигенција е забрзувач во производството на нацрт-потврдни писма, споредувајќи ги дојдовните одговори со записите во книгата и наведувајќи ги страните што не реагираат (оние што треба да следат). Но, две точки се критични: прво, пополнувањето и испраќањето на писмото за потврда со вистинските информации за адресарот треба да биде под контрола на ревизорот; Второ, ревизорот мора да биде сигурен дека одговорот е оригинален и директно доаѓа до ревизорот. Интегритетот на процесот на верификација зависи од ревизорот; ВИ само ја олеснува споредбата и следењето.
Анализа на празнини: ВИ класифицира, ревизорот одлучува
Најпродуктивниот начин да се испитаат консензуалните разлики е да се класифицираат разликите: кои се поврзани со времето (ќе се префрлаат помеѓу периодите, но не се вистински разлики), кои се постојани разлики и кои се необјаснети. Вештачката интелигенција може брзо да ја направи оваа прелиминарна класификација: ја става разликата во износ, насока и можната причина во табела. Но, внимавајте: колоната „веројатна причина“ на ВИ е предвидување, а не определување. Само затоа што вели „веројатно временска разлика“ не докажува дека разликата е тајминг; Ревизорот мора да го потврди тоа со документација (фактура за следниот период, повратна потврда, сметка од банка).
Совет: Дајте приоритет на разликите според големината на износот и објаснувањето. Прескокнете ги малите и лесно објаснети разлики; Концентрирајте ја работата на ревизорот на големи или необјаснети разлики. Вештачката интелигенција ја произведува табелата за приоритизација; Го поставувате прагот и фокусирате.
Чекор-по-чекор автоматизација на помирување
- Подгответе и анонимизирајте две (или три) групи на податоци. Одредете го клучот што одговара (број на фактура, број на нарачка, износ + датум).
- Потврдете ја комплетноста. Дали вкупниот и бројот на записи за секој кластер се согласуваат со она што се очекуваше?
- Дефинирајте го правилото за совпаѓање. Дали ќе има точно совпаѓање или ќе биде дозволена толеранција (на пр. ±1% разлика во цената)?
- Поврзете се со вештачка интелигенција. Оние што се совпаѓаат, оние што не се совпаѓаат и оние што се во рамките на толеранцијата се појавуваат во посебни листи.
- Класифицирајте и давајте приоритет на разликите. Тајминг/упорен/необјаснет.
- Истражете како ревизор. Потврдете ги сите значајни разлики со документацијата; Документирајте го заклучокот и образложението.
три мини футроли
Случај 1 - Двојно снимање на плаќање. Ревизор на три начин поклопил 12.400 купувања со вештачка интелигенција. YZ означил 6 ставки со две посебни уплати за ист број на фактура. Ревизорот испитал: 4 биле легитимни фактури со сличен број од различни години; но 2 од нив всушност биле дупликат плаќања (иста фактура била платена двапати), во вкупна вредност од 88.000 TL. Процесот на враќање беше започнат и слабоста на внатрешната контрола беше запишана во писмото од раководството. АИ постави 6 прашања; 2 реални проблеми потврди ревизорот.
Случај 2 - Помешување на временската разлика за грешка. Еден член на тимот директно ја отпиша разликата од 40.000 TL означена од YZ во банкарското усогласување како „грешка во евиденцијата“. Одговорното лице испитувало: разликата е чек извлечен на крајот на периодот и сè уште не е претставен во банката; Беше сосема нормална тајминг разлика и се затвори следната недела. Лекција: неусогласеното пенкало не е автоматска грешка; Ниту еден заклучок не може да се напише без да се истражи причината.
Случај 3 - Грешка во толеранцијата. Еден ревизор не даде толеранција за тринасочно совпаѓање; Поради разликите во заокружувањето на денар, YZ 900 ја означи ставката „не се совпаѓа“. Списокот стана неиспитан; Вистинските прашања се изгубија во вревата. Откако ревизорот дефинираше разумна толеранција (на пр. ±5 TL или ±0,5%), листата беше намалена на 27 значајни ставки. Поука: правилото за совпаѓање мора да одговара на деловната реалност; Премногу строго правило предизвикува бучава, премногу лабавото правило предизвикува слепило.
Слаб промпт / Силен промпт
Слаба навестување:
Споредете ги овие две листи, кажете ми што не одговара.
Проблем: совпаѓањето на клучот, толеранцијата и излезниот формат се нејасни. ВИ не знае на што да се совпадне врз основа; резултатот би бил несигурен и неповторлив.
Моќен потсетник:
Вашата улога: вие сте помошник за помирување на независен ревизор. Ќе одговарате и ќе ја ПОКАЖЕТЕ разликата; Причината и резултатот на разликата се мои. Податоците (анонимизирани): - Сет А: Нарачки за набавки (колони: бр. нарачка, ставка, количина, единечна цена, износ) - Сет Б: белешки за испорака (бр. нарачка, артикал, испорачана_количина) - Сет В: фактури (бр. нарачка, артикал, Фактурирана_износ)Клуч за совпаѓање: нарачка_не + ставка.Толеранција: сметајте како „совпаѓање“ ако разликата во износот е во рамките на ±5 TL или ±0,5% (што и да е поголема).Задача:1) Поврзете три кластери. Наведете ги следните три листи одделно: (а) точни совпаѓања (резиме број), (б) се совпаѓаат во рамките на толеранцијата, (в) ставки кои НЕ се совпаѓаат (целосни детали).2) Додајте колона МОЖНА причина за несовпаѓање (делумна испорака / недостига документ / разлика во количина / разлика во износот), но наведете дека ова е проценка, за да се процени правилото за совпаѓање. сте се пријавиле.4) Наведете го и вкупното усогласување (А, Б, В). збирки) за да можам да ја проверам комплетноста. Не измислувајте што не можете да заклучите од податоците.
Овој потсетник е моќен бидејќи ги дефинира клучот и толеранцијата, бара три посебни листи, ја позиционира „веројатната причина“ како претпоставка и бара целосна согласност за комплетност.
Вообичаени грешки
- Грешка на неусогласена ставка како грешка. Пишување заклучок без да се испита причината (тајминг, делумна испорака, враќање).
- Непоставување толеранции. Надувајте го списокот по пени и изгубете ги вистинските проблеми во бучавата.
- Оставајќи го клучот за спарување двосмислен. Не контролирајќи на што се совпаѓа вештачката интелигенција.
- Прескокнување на комплетноста. Потпирајќи се на соодветните множества без усогласување на нивните вкупни збирки.
- Грешка „веројатна причина“ за откривање. Прифаќање на предвидувањето на вештачката интелигенција без да се потврди со документација.
Внимание: Опишувањето на разликата како „дупликат плаќање“ или „фиктивно купување“ е сериозно тврдење. Потврдете го ова со документација (фактура, потврда за плаќање, евиденција за прием на стоки) пред да ја запишете; Доколку постои шема, оценете ја посебно како слабост на внатрешната контрола.
Сумирано
Помирувањето, потврдувањето и тринасочното совпаѓање се меѓу најповторливите задачи на ревизијата и најлесно се забрзуваат со вештачка интелигенција. Вештачката интелигенција одговара на илјадници ставки во секунди, ги наведува разликите и однапред ги класифицира. Но, неусогласеното пенкало не е грешка, тоа е разлика што треба да се истражи; „Веројатната причина“ е претпоставка, а не определување. Ревизорот го одредува клучот за совпаѓање и толеранцијата според деловната реалност; Ревизорот ја потврдува разликата со документот; Ревизорот го пишува резултатот. ВИ ја покажува разликата, ревизорот го дава значењето.
Задача за апликација
Размислете за три мали збирки на податоци (нарачка, испратница, фактура) или две групи (главна книга, банка). Определете го соодветниот клуч и разумната толеранција. Направете совпаѓање со вештачката интелигенција со моќниот шаблон за промпт погоре и отстранете ги оние што не се совпаѓаат со колоната „веројатна причина“. Потоа напишете „план за истрага“ за секоја ставка што не се совпаѓа: кој документ да го погледнам, кое прашање да го поставам, кој заклучок го сметам ова за грешка/нормално?
листа за проверка
- [ ] Ги анонимизирав податоците и јасно го идентификував клучот што одговара.
- [ ] Ја потврдив комплетноста на секој кластер со вкупниот и бројот на записи.
- [ ] Поставив толеранција соодветна на деловната реалност (ниту премногу строга, ниту премногу лабава).
- [ ] Одделно ги зедов списоците за појавување / во рамките на толеранција / несовпаѓање.
- [ ] Го пребарував документот за секоја значајна ставка што не се совпаѓа; Потврдив зошто.
- [ ] Не ги броев претпоставките за „веројатната причина“ како резултати без да ги потврдам со докази.
- [ ] Имам документирано сериозни квалификации како што се дупликат/фиктивни и го оценив влијанието на внатрешната контрола.