Добивки:
- Способност да се изготви документ за политика/процедура специфичен за институцијата со структуриран промпт
- Способност да се усогласат политиките со улогата и одговорноста (RACI) и да се направат за ревизија
- Способност за примена на стандарди за стил и форматирање за разбирлив, применлив и конзистентен јазик на политиките.
Политиките на институцијата се нејзината пишана меморија и дисциплина на одлучување: од борба против поткуп до безбедност на информации, од далечинско работење до складирање податоци, тоа е формалната верзија на фразата „вака го правиме тоа“. Добрата политика е јасна, применлива и подложна на ревизија; Лошата политика е или куп жаргон што никој не го чита или збирка добри намери кои во пракса остануваат празни. Вештачката интелигенција (ВИ) брзо го произведува првиот нацрт на документи за политики и процедури, го одржува јазикот конзистентен и структурира мапирања на улоги-одговорности. Во оваа единица, ќе научиме како да креираме политики специфични за организацијата, RACI-ревидирани и разбирливи - секогаш одржувајќи го одобрувањето од страна на луѓето.
Ајде да ги разјасниме условите. Политиката е документ на високо ниво („што и зошто“) кој го утврдува ставот на организацијата и правилата за одредено прашање. Постапка е документ кој објаснува чекор по чекор како да се спроведе таа политика („како“). RACI е матрица која ги појаснува улогите на Одговорен, Одговорен, Консултиран и Информиран за секоја задача. Опсегот е кој и што обврзува политиката. Ефективноста и прегледот е кога политиката е валидна и колку често ќе се ажурира.
Скелет на документот за политика
Конзистентните политики делат заедничка рамка. Ако го дадете овој скелет на вештачката интелигенција, сите ваши документи ќе имаат иста структура и читливост. Чекор по чекор:
- Цел и опсег. Што, кој и кои ситуации опфаќа полисата?
- Дефиниции. Критичните термини се дефинираат еднаш, јасно.
- Принципи/правила. Главниот став и обврзувачките правила на институцијата.
- Улоги и одговорности (RACI). Кој што прави, кој го одобрува, кој се консултира.
- Постапка/чекори. Конкретниот тек на апликацијата.
- Исклучоци, повреда и извршување. Како да управувате со кршење на правилата.
- Извршување, преглед и сродни документи.
Вашата улога: искусен експерт за пишување на корпоративни политики. Подгответе нацрт-политика за следната тема. Структура: 1) Цел и опсег 2) Дефиниции 3) Принципи и правила4) Улоги и одговорности 5) чекори во постапката 6) Исклучок/прекршување/санкција7) Спроведување и прегледување: специфични институции: ...]; апокрифно.- Доколку е потребно законско доделување, додадете забелешка „потребно е законско одобрение — мора да се потврди“; Не давајте сопствен број на статија/одлука. - Одржувајте го јазикот јасен, со кратки реченици и применлив.<topic>[основни информации за проблемот со политиката и институцијата]</topic>
Внимание: Политиките имаат правни последици; Дисциплинската политика, политиката за податоци или безбедност мора да биде во согласност со важечкото законодавство. Нацртот изработен од АИ мора да биде разгледан и одобрен од адвокат/експерт во согласност со важечкиот закон пред да биде објавен.
Направете го тоа да се ревидира со RACI
Јасноста за тоа „кој што ќе прави“ е она што ја прави политиката остварлива. Политиката без улога е документ за кој сите се одговорни, но никој не одговара. ВИ е моќна во усогласувањето на секоја одговорност со RACI.
Направете RACItable за секоја конкретна обврска во следниот нацрт на политиката:| Дејност/обврска | Одговорен (Р) | Одобрено од (А) | Консултирани (C) | Информирани (I) |Правила:- Имајте ЕДЕН „Одобрувач (А)“ за секоја активност.- Обележете ги активностите чија улога останува нејасна во политиката како „не е доделена улога“.- Оставете место за место [ROLE: ...] ако не ги знаете вистинските наслови.
Исто така постои и аспект на конзистентност и читливост. Сите политики на институцијата треба да бидат напишани во ист стил и во исти термини. AI го стандардизира текстот според водич за стилови.
Организирајте ја оваа политика според овие стилски стандарди: - Кратки реченици; по едно правило во секоја реченица. - Посесивни изрази како „Одговорност е на единицата Дефинирај го каде е првпат спомнат.
Слаба навестување / Силен навестување
Слаба порака: Напишете ни политика за безбедност на информациите.
Резултат: генерички текст изведен од просекот на интернет, кој не е релевантен за вашата организација, со нејасни улоги и чија законска усогласеност не е потврдена. Доколку се објави, не може да се спроведе и останува неактивен во ревизија.
Моќен потсетник: [експертска улога + скелет од 7 дела + [ДА СЕ ПОПОЛНУВА] празнини специфични за институцијата + белешка „правно одобрение за законско доделување“ + совпаѓање на RACI + стандарди за стилови]
Резултат: Нацрт политика која е прилагодлива за вашата институција, ја опфаќа секоја обврска, има конзистентен јазик и е подготвена за законско одобрување.
Тестирање на политиката: Проверка на применливост
Дури и навидум добро напишана политика може да не се спроведува на терен: може да содржи нереални рокови, непостоечки улоги или конфликтни правила. Можете да користите вештачка интелигенција за да ја ставите политиката преку „тест за изводливост“ пред да ја објавите. Ова го чита текстот од перспектива на вработениот и ги наоѓа точките каде што може да се заглават.
Тестирајте ја следнава политика за применливост пред да ја објавите: 1) Прашајте дали секое правило може да се имплементира со вистинска улога; означете ги оние што изгледаат нејасни или невозможни.2) Откријте дали има некакви противречности или дуплирање на правилата.3) Оценете дали наведените времиња и фреквенции се реални.4) Кога вработен ќе праша „како точно ќе го направам ова?“ Наведете ги точките каде што ќе заглавите. Дајте краток предлог за корекција за секој наод; изрекување правосилна пресуда.
Совет: Размислете за политиката како „дали вработен ќе го прочита ова и ќе знае што да прави? Тестирањето со прашање ја фаќа најчестата мана (апстрактни и неспроведливи правила). Политиката што не може да се спроведе е поризична од политиката што не постои; затоа што создава илузија на хармонија.
Политика или процедура?
Големина
Политика
Постапка
Прашање
што и зошто
Како
Ниво
горен, принцип
Оперативни, чекор по чекор
промена
ретки
Ажурирано кога процесот се менува
пример
„Личните податоци се заштитени“
„Барање за бришење податоци во рок од 30 дена со овие чекори“
Одобрување
Високо раководство/правно
Сопственик на процесот + усогласеност
Три мини футроли
Случај 1 - Напуштена политика. Политиката за задржување податоци на една компанија постои со години, но „кој и кога ги брише податоците? Одговорот на прашањето го немаше во документот. Кога пристигна барање од клиент за бришење, никој не ја презеде сопственоста и барањето беше одложено за 40 дена. Додадено е RACI во политиката со вештачка интелигенција; За секоја активност за складирање и бришење беше назначен еден одобрувач и одговорно лице. Последователните барања беа затворени во просек за 9 дена и процесот стана предмет на ревизија.
Случај 2 - Нечитлив документ. Етичката политика на една институција беше текст од 14 страници со тежок жаргон; анкетата покажа дека само 12% од вработените читаат. Стилска стандардизација со ВИ: кратки реченици, соодветни изрази, дефинирани поими. Документот беше намален на 6 страници, а стапката на читање се зголеми на 57% за три месеци. Содржината остана иста; разбирливоста се зголеми десет пати.
Случај 3 - Вредноста на законското одобрение. Еден тим требаше директно да ја објави нацрт-дисциплинската политика генерирана од вештачката интелигенција. Нацртот содржеше изјава за „еднострано раскинување“, што не беше во согласност со важечкото трудово законодавство; ВИ го означи како „потребно е законско одобрение“. Правниот преглед ја поправи формулацијата. Ако знакот се игнорираше, ќе се донесе неспроведлива и ризична политика за судски спор.
Вообичаени грешки
- Производство на генерална политика без институција. Текст произведен без контекст и празни места [ДА СЕ ПОПОЛНУВА] нема да одговара на вашата институција.
- Неможност за доделување улоги. Без RACI, политиката останува напуштена; никој не одговара.
- Збунувачки политика со процедура. Ако „што/зошто“ и „како“ не се одделат, документот ќе биде и апстрактен и нецелосен.
- Заобиколувајќи го законското одобрение. Политиките кои имаат правни последици мора да се ревидираат во согласност со законската регулатива.
- Жаргон и долги реченици. Непрочитана политика не се спроведува; Стилскиот стандард е од суштинско значење.
- Непоставување датум за преглед. Политиките застаруваат; треба да се дефинира извршување и периодична ревизија.
Сумирано
Пишувањето политики и процедури е задача да се преточи ставот на организацијата во јасни, сопственички и ревизорски правила. ВИ создава добар прв нацрт, го одржува јазикот конзистентен и одговара на секоја обврска кон RACI; Но, мора да ги пополните празнините специфични за институцијата, да ја поминете законската содржина преку законско одобрување и да го одржувате документот читлив. Одделете ја политиката од процедурата, доделете по еден одобрувач на секоја активност и воспоставете циклус на преглед. ВИ произведува нацрти и структура; За законитоста и важноста на полисата одлучува овластеното стручно лице.
Задача за апликација
Изберете тема на политиката (на пр. прифатлива употреба, задржување податоци). (1) Направете преглед со 7-делниот скелет навестување; проверете ги сите ознаки [ДА СЕ ПОПОЛНУВА] и „потребно е законско одобрение“. (2) Доделете улоги на секоја обврска со известувањето RACI; Потврдете дека има само еден одобрувач за секоја активност. (3) Извршете стандардизација на стилови и подобрете ја читливоста. (4) Затворете го документот со статус „во очекување правно/стручно одобрение“ и датум на преглед.
листа за проверка
- [ ] Дали политиката е напишана со кохерентна рамка од 7 дела?
- [ ] Дали празнините специфични за институцијата се оставени како [ДА СЕ ПОПОЛНУВААТ]?
- [ ] Секоја обврска означена со RACI, назначен единствен одобрувач?
- [ ] Дали е јасна разликата помеѓу политиката и процедурата?
- [ ] Дали се планира правно/стручно одобрение за правна содржина?
- [ ] Дали јазикот е направен со кратки реченици, идиосинкратски и без жаргон?
- [ ] Дали се дефинирани датумите на стапување во сила и преглед?