Добивки:
- Способност да се преведе регулатива или стандард во активна листа за проверка на усогласеноста
- Способност да се стави секое барање во табела за ревизија со одговорна улога, докази и статус на исполнување
- Способност да се конфигурираат празнините за усогласеност (анализа на празнини) и корективен акционен план
Само регулатива, стандард или текст на политика е бескорисен; Неопходно е да се преточи во конкретни контроли кои организацијата може да ги спроведува секој ден. Реченицата „Ќе се усогласиме со КВКК“ е намера; „За секоја активност за обработка на податоци ќе се води евиденција за правна основа, одговорен е службеникот за заштита на податоци, а инвентар за обработка на докази“ е контрола. Вештачката интелигенција (ВИ) е многу брза во претворањето на долги, апстрактни регулаторни текстови во списоци за проверка и анализи на празнини. Во оваа единица, ќе научиме како да ја преведеме регулативата во применлива рамка за усогласеност, да го прикажеме секое барање со тријадата одговорен доказ-ситуација и да ги поврземе празнините со корективниот акционен план.
Ајде да ги разјасниме условите. Усогласеноста е исполнување на барањата на законите, прописите и стандардите на кои подлежи институцијата. Контролата е конкретна мерка што се спроведува за да се намали ризикот или да се исполни барањето. Доказ е документ/запис (дневник, потпишан формулар, скриншот) што покажува дека контролата навистина била имплементирана. Анализата на јазот е студија која ја открива разликата помеѓу „што треба да биде“ и „актуелната ситуација“. Корективниот акционен план (CAP) е план кој одговара на прашањата кој, што и кога да ги затвори идентификуваните празнини.
Претворање на организацијата во листа за проверка
Она што го прави апстрактниот текст под контрола е неговото разложување на „барање → одговорно → докази → ситуација“. Ако и ја дадете оваа структура на вештачката интелигенција, таа ќе ја преведе секоја реченица од уредувањето во линија што може да се следи. Чекор по чекор:
- Идентификувајте го изворот и опсегот. Која регулатива, кои одделенија, за кои единици.
- Анализирајте ги барањата. Секоја изјава „мора/обезбеди“ е посебна линија за барања.
- Доделете одговорна улога. Секоја потреба мора да има сопственик; не се применува контрола на сирачиња.
- Идентификувајте докази. Што ќе покаже дека ова барање е исполнето?
- Проценете ја ситуацијата. Исполнето е / делумно / неисполнето.
- Поврзете ги просторите со дејството. Поправен чекор за секоја ранливост со одговорен и датум.
Вашата улога: експерт за усогласеност. Трансформирајте го следниов регулаторен текст во контролна листа за ревизија. Излезна табела:| Не | Барање (засновано на текст) | Извор (напис/поглавје) | Одговорна улога (препорака) | Очекувани докази | Состојба (оставете празно) |Правила: - Направете ја секоја изјава „мора/обезбедена“ посебна линија; конкатенација.- Наведете одговорна улога и докази како ПРЕДЛОГ, додајте ја белешката „мора да се потврди“.- Барањето за вклопување не е во текст; не коментирај.<edit>[уреди или канон текст]</edit>
Совет: Додавањето на колона „очекуван доказ“ на секое барање ја трансформира контролната листа од листа на желби во алатка за ревизија. Во ревизијата не е доволно да се каже „спиеме“; Треба да можете да кажете „еве го доказот“. Дефинирањето на доказите од самиот почеток гарантира дека секогаш сте подготвени за ревизија.
Анализа на празнини и корективно дејство
Списокот за проверка ви кажува „што треба да се случи“; Анализата на празнините покажува „каде не сме“. На вештачката интелигенција ѝ го давате моменталниот статус (тековната политика, имплементација, регистрација) и ја споредувате со барањата.
Подолу се барањата за усогласеност лево, а ТЕКОВНИОТ статус на нашата организација од десната страна. Направете табела за анализа на празнините:| Неопходност | Моментална состојба | Простор (присутен/отсутен/делумен) | Ниво на ризик | Препорачана корективна акција | Одговорен (предлог) | Целно времетраење (препорака) | Подредете ги просторите по ниво на ризик (високо/средно/ниско). Ако доказите во моментов се нејасни, напишете „потребна е потврда за докази“; изработка.<requirements>[...]</requirements><current_status>[...]</current_status>
Работата за адаптација не се прави еднаш и завршена; Потребно е редовно повторување. Вештачката интелигенција е исто така корисна при изготвување периодична анкета за самооценување или збир на прашања за внатрешна ревизија.
Од списокот за проверка погоре, изгответе анкета за самооценување за менаџерите на единиците што треба да ја пополнат квартално. За секое барање: опција да/не/делумно, поле „врска до докази“ и поле „последно прегледано“. Чувајте ја анкетата кратка и јасна; Поедноставете го правниот жаргон.
Во институциите кои подлежат на повеќе од една регулатива во исто време, усогласувањето на еквивалентите на истата контрола во различни прописи (контролно мапирање) обезбедува голема ефикасност. Еден доказ може да исполни повеќе барања; Гледањето на ова го намалува обемот на работа и повторувањето.
Подолу се дадени барањата на две различни прописи. Усогласувајте ги вообичаените или преклопувачките контроли:| Заедничка контрола | Регулатива Барање | Барање за регулатива Б | Дали се задоволува со единечен доказ |Соклопи ги само оние што всушност се преклопуваат; не форсирајте сличности. Наведете ги барањата што не се преклопуваат специфични за секоја регулатива посебно.
Слаба навестување / Силен навестување
Слаба порака: Направете листа за проверка за усогласеност со оваа регулатива.
Резултат: Список на апстрактни написи без одговорни, без докази и без статус. Нејасно е кој што ќе прави и како ќе покажеме дека се придржуваме; не може да се следи.
Моќен поттик: [експертска улога за усогласеност + барања-одговорни-докази-табела за состојби + „посебна линија за секој треба да се направи“ + колона за докази + анализа на празнините со моменталната ситуација + рангирање на ризикот + корективна акција + одговорна/датум]
Заклучок: Сопственик на секоја потреба, докази и ситуација; Рамка за ревизија која ги рангира празнините според ризик и ги поврзува со корективни активности.
Нивоа на зрелост на контрола на усогласеноста
Ниво
симптом
проблем
намера
„Ние ќе се усогласиме“, вели тој
Нематеријално, не може да се следи
Список
Барањата напишани
одговорен/нема докази
контрола
Одговорен + дефинирани докази
Статусот не се мери
ревизија
Ситуација + јаз + акција
Периодично повторување или ќе старее
Континуирано
Квартално самооценување
идеална цел
Три мини футроли
Случај 1 - Подготвеност за ревизија. Финтех компанија подели регулатива од 60 страници на 84 линии барања со вештачка интелигенција пред регулаторна ревизија; додаде одговорна улога и очекувани докази за секоја линија. Тимот препозна 17 барања за кои немаше доказ и ја подготви документацијата. Во ревизијата, "како го исполнувате ова барање?" Тие одговараа на нивните прашања со папка со докази; Времетраењето на ревизијата беше намалено од околу 5 дена на 3 дена и не се појавија значајни наоди.
Случај 2 - Скриена празнина. Кога една производна компанија ги анализирала нејзините барања за здравје и безбедност при работа, открила дека последната вежба била одржана пред 19 месеци, иако сметала дека барањето „вежба за итни случаи треба да се одржува еднаш годишно“ е исполнето. Знамето на вештачката интелигенција „потребна е проверка на докази“ ја изложи оваа празнина. Компанијата ја планираше вежбата и го календарираше периодот; Го затвори ризикот од одговорност што би се влошил во случај на несреќа при работа.
Случај 3 - Од апстрактно до конкретно. Една организација мислеше дека спроведува политика во која се наведува „се почитуваат етичките принципи“ со години, но немаше контрола. Со ВИ, политиката беше преточена во 22 конкретни контроли (регистрација на подарок, изјава за конфликт на интереси, завршување на обука); На секој му беше доделена одговорност и докази. Во првата квартална самооценка се докажани само 41% од контролите; За една година оваа стапка се зголеми на 88%. Апстрактната намера се претвори во мерлива програма.
Вообичаени грешки
- Правење списоци одговорно и без докази. Барањето за непобарување и без докази е неспроведливо и бескорисно во ревизијата.
- Комбинирање на барањата. Ако има повеќе од едно „мора да се направи“ во една линија, станува невозможно да се следи; Секој треба да биде посебна линија.
- Кажете „спиеме“ без да ја потврдите моменталната ситуација. Претпоставената усогласеност без проверка на доказ значи скриена дупка.
- Не поврзување на празнините со акцијата. Анализата на празнините станува декорација на полицата без одговорен и датум за корективен план.
- Направете го тоа еднаш и оставете го тоа. Хармонијата бара периодично повторување; Ако не се воспостави циклус на самоевалуација, рамката станува застарена.
- Под претпоставка дека одговорниот/временскиот период предложен од АИ е сигурен. Улогите и времетраењето се предлози; Луѓето мора да го одобрат според структурата на институцијата и законската регулатива.
Сумирано
Усогласеноста е задача да се преведат апстрактните прописи во конкретни, во сопственост и докажани контроли. Вештачката интелигенција го забрзува овој превод: разложување на регулативата во линии на барања-одговорни-доказ-статус, споредување со моменталната состојба, откривање на празнини и поврзување со корективни дејства. Но, секој одговорен, доказ и предлог време мора да биде проверен од човек; Сегашната состојба треба да се потврди со докази и периодично да се повторува рамката. Вештачката интелигенција произведува листа за проверка и анализа на празнините; Надлежниот професионалец одлучува дали навистина е постигната усогласеност и кој е одговорен.
Задача за апликација
Изберете регулатива или стандард што се однесува на вашата организација. (1) Претворете го во табела за барања-одговорни-докази-ситуации со барањето на списокот за проверка; Потврдете дека секое „треба“ е посебна линија. (2) Внесете ја моменталната ситуација и изгответе анализа на јазот и рангирајте ги празнините по редослед на ризик. (3) Дефинирајте корективни активности со одговорност и датум за 3-те празнини со најголем ризик. (4) Направете и закажете квартална анкета за самооценување.
листа за проверка
- [ ] Дали секое барање се анализира како посебна линија?
- [ ] Дали одговорната улога и очекуваниот доказ се доделени на секое барање?
- [ ] Дали статусот (исполнет/делумно/незадоволен) е оценет?
- [ ] Дали моменталната ситуација е потврдена (не се претпоставува) со докази?
- [ ] Дали празнините се рангирани според ризикот и се поврзани со корективни мерки?
- [ ] Дали одговорните и временските препораки се одобрени од човекот?
- [ ] Дали е воспоставен периодичен циклус на самоевалуација?