Operāciju un procesu optimizācija

Ieguvumi:

• Spēja analizēt procesa posmus ar to ilgumu un atklāt vājās vietas un pamatcēloņus
• Spēja pēc akciju apgrozījuma un naudas cikla datiem identificēt izmirušās akcijas un uzkrājumu iespējas
• Spēja izvērtēt konkrētus un izmērāmus vienkāršošanas ieteikumus kontroles riska ziņā

Finanses un operācijas ir savstarpēji saistītas. Krājumu pārpalikums pārvēršas naudā; iekasēšanas kavēšanās noslāpē apgrozāmos līdzekļus; Apstiprināšanas procesa ilgums rada izmaksas. Mākslīgais intelekts (AI) ir spēcīgs analīzes palīgs, lai atklātu darbības datu vājās vietas (bloķēšanas punktus, kas palēnina procesu), vienkāršotu procesa soļus un optimizētu krājumus/apgrozāmo kapitālu. Šajā nodaļā mēs apskatīsim, kā AI izmantot ne tikai numuru, bet arī operatīvu lēmumu pieņemšanā.

Kur AI operācijās rada vērtību?

Trīs galvenajās jomās: Krājumu pārvaldība (cik daudz preču, kad), apgrozāmo līdzekļu cikls (savākšana, apmaksa, krājumu dienu atlikums) un procesa efektivitāte (cik soļu un cikos tiek pabeigts darbs). AI ātri iegūst modeļus šajos datos un ģenerē uzlabojumu hipotēzes; Jūs pārbaudāt tos ar realitāti uz lauka.

Galvenais jēdziens: skaidras naudas konvertēšanas cikls. To atrod pēc formulas krājumu dienas + savākšanas dienas − apmaksas dienas un jautā "cik dienas nepieciešams, lai nauda izietu no kases un atgrieztos kasē?" atbild uz jautājumu. Saīsināšana atbrīvo piesaistīto naudu.

Padoms. Operāciju uzvednēs vienmēr sakiet “ieteikt konkrētu, īstenojamu un izmērāmu darbību”. “Procesu uzlabošana” nedarbojas; "Noņemiet 3. apstiprinājuma soli, cikls tiks saīsināts par 2 dienām" darbojas.

Soli pa solim: sašaurinājumu analīze

1. Norādiet procesa posmus un laikus. Cik ilgs ir katrs solis.
2. Atrodiet sašaurinājumu. Atzīmējiet garāko un visvairāk gaidošo soli.
3. Apšaubiet galveno cēloni. Kāpēc mans vārds ir garš? Apstiprinājums, trūkst datu, roku maiņa?
4. Iesakiet vienkāršošanu. Noņemami/automātiski soļi.
5. Izmēriet ietekmi. Cik dienas/cik TL ieteikums uzlabo ciklu?

Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne

Vāja uzvedne: uzlabojiet mūsu pirkšanas procesu.

Tas sniedz vispārīgus, nepraktiskus padomus, piemēram, “stipriniet saziņu, pārejiet uz digitālo saturu”.

Spēcīga uzvedne:Jūsu loma: operāciju procesa analītiķis.Uzdevums: Analizējiet šādu pirkšanas procesu.Katram solim: soļa nosaukums | vidējais laiks (dienas) | atbildīgs | gaidīšanas iemeslsSoļi:1) Aprēķiniet kopējo cikla laiku.2) Atņemiet 3 garākos soļus un to īpatsvaru (%) no kopējā laika.3) Iesakiet 1 pamatcēloņa hipotēzi un 1 konkrētu vienkāršojumu katrai vājajai vietai.4) Norādiet katra ieteikuma "paredzamā pieauguma (dienas)" aprēķinu un atzīmējiet to kā "pieņēmumu un ierobežojošus ieteikumus". sniedzot vispārīgus padomus.<process>1. Pieprasīt ierakstu - 0,5 dienas2. Budžeta apstiprināšana - 3 dienas3. Piegādātāju piedāvājumu apkopošana - 4 dienas4. Administratora apstiprinājums - 2 dienas5. Pasūtījums - 0,5 dienas</proces>

Šī uzvedne; Tas parāda, ka lielākā daļa 10 dienu ciklā ir piedāvājumu apkopošana un apstiprināšana, un tiek sniegts konkrēts ieteikums, piemēram, "samazināt 3. darbību no 4 dienām līdz 1 dienai, izmantojot apstiprināto piegādātāju sarakstu".

Krājumi un apgrozāmie līdzekļi

AI no krājumu datiem noņem lēnas apgrozības (beigušās rezerves) preces un lieko naudu.

Analīze iegūta no tālāk esošās krājumu tabulas:- Katra produkta krājumu apgrozījuma rādītājs = gada pārdošanas apjomi / vidējie krājumi. - Atzīmējiet preces, kas ir bijušas neaktīvas vairāk nekā 90 dienas, kā "beigušās preces" - norādiet 5 preces (daudzums x vienības izmaksas), kas piesaista visvairāk naudas. Ierosināt darbību attiecībā uz izlietoto krājumu (atlaide, atgriešana, kampaņa). Izmantojiet tikai datos norādītos skaitļus; Parādiet apgrozījuma ātruma formulu.

Produkts

Krājumu vērtība

apgrozījuma ātrums

Statuss

A.

120 000

8.0

vesels

B.

340 000

1,2

Lēns, patērē naudu

C.

85 000

0,0

Nepietiekams krājums (120 dienas neaktīvs)

Procesu standartizācija un kontrolsaraksts

AI izveido kontrolsarakstus, kas sadala atkārtotas darbības soļos un nodrošina, ka visi to dara vienādi.

Izveidojiet standarta kontrolsarakstu ar šādiem izkaisītiem mēneša beigu slēgšanas uzdevumiem: sakārtojiet darbības loģiskā secībā, pievienojiet katram solim atbildīgo lomu un paredzamo laiku, atzīmējiet savstarpēji saistītās darbības. Beigās pievienojiet sleju "risks, ja tas tiek izlaists".

Uzmanību: AI ieteiktie skaitļi, piemēram, "paredzamie ieņēmumi: 3 dienas" ir aprēķini, nevis garantijas. Apstiprinājuma darbības noņemšana paātrina procesu, bet var vājināt kontroli. Cilvēki izveido līdzsvaru starp efektivitāti un kontroli.

Iekasēšanas procesa paātrināšana

Visizplatītākais apgrozāmo līdzekļu sašaurinājums ir iekasēšana. Tiek izrakstīts rēķins, bet nauda nepienāk nedēļām ilgi; Šajā periodā uzņēmums klientu finansē ar savu naudu. AI šķiro un piešķir prioritāti neapmaksātiem debitoru parādiem (nokavētie rēķini), izmantojot novecošanas analīzi (grupējot pēc tā, cik ilgi tie ir bijuši neapmaksāti) un pat sastāda atgādinājuma saziņas melnrakstus.

Izveidojiet novecošanas analīzi no šāda atvērto debitoru parādu saraksta: - Sadaliet termiņu grupās: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dienas - Parādiet katras grupas kopējo summu un tās daļu kopvērtējumā - Sarindojiet 5 riskantākos klientus (liela summa + ilga aizkave) - Iesakiet pieklājīgu, bet skaidru apkopojuma atgādinājuma tekstu katram datu apkopojumam; Cilvēki pieņem lēmumu par savākšanu.

Šajā analīzē tiek jautāts: "kuram mums vajadzētu zvanīt vispirms?" jautājumu pamato ar datiem. Liels debitoru parāds, kas ir vecāks par 90 dienām, ir daudz svarīgāks par dažiem maziem kavējumiem, un tieši tur jums vajadzētu koncentrēt savu enerģiju. AI ģenerē atgādinājuma tekstu, taču lēmums nosūtīt un pārvaldīt attiecības ir jūsu ziņā.

Padoms. Skaidras naudas cikla laika saīsināšanai ir trīs iespējas: samazināt inventarizācijas dienas, paātrināt iekasēšanu, pagarināt maksājumu (labas attiecības ar piegādātāju). Pajautājiet AI "kura no šīm trim grupām mums radīs ātrāko peļņu?" un izdomā uz datiem balstītu prioritāti.

Mini futrāļi

1. gadījums — apstiprinājuma sašaurinājums. Vidējais iepirkumu cikls vienā uzņēmumā bija 10 dienas. AI analīze parādīja, ka divas atsevišķas apstiprināšanas darbības patērēja pusi no kopējā laika. Ieviešot vienotu apstiprinājumu pirkumiem zem noteiktas summas, cikls tika samazināts līdz 6 dienām; Steidzamo pirkumu aizkavēšanās ir beigusies.

2. gadījums — 340 tūkstošu liru izbeigtie krājumi. Krājumu apgrozījuma analīze atklāja, ka 120 dienu laikā prece nav bijusi pārdota un skaidrā naudā bija piesaistīti 85 000 TL. Komanda ar kampaņu samazināja krājumus; nauda tika atbrīvota. AI arī ieteica samazināt lēni griežamās preces B pasūtījuma daudzumu.

3. gadījums — dziedināšana, kas vājina kontroli. Viena komanda ieviesa AI ieteikumu "noņemt rēķina apstiprinājumu, ietaupīt 2 dienas"; taču tas izraisīja nekontrolētu kļūdainu rēķinu apmaksu. Priekšlikums tika atsaukts, apstiprinājums tika atjaunots ar automātisku sliekšņa kontroli: zem noteiktas summas tas iziet automātiski, virs tā tiek apstiprināts. Tādējādi gan ātrums tika saglabāts, gan kontrole tika atjaunota. Mācība: ne katram paātrinājumam ir jāupurē kontrole; lielāko daļu laika risinājums nav “noņemt”, bet gan “automatizēt ar viedo slieksni”.

4. gadījums — prioritāte, kas paātrina savākšanu. Vienā uzņēmumā viena trešdaļa atvērto debitoru parādu bija vecāki par 90 dienām, taču komanda visus zvanīja vienā secībā. AI novecošanās analīze parādīja, ka 60% no summas bija koncentrēti tikai piecos klientiem. Kad enerģija tika novirzīta šiem pieciem klientiem, iekasēšanas periods sešās nedēļās samazinājās no 58 dienām līdz 44 dienām un tika atbrīvota ievērojama naudas summa. Nodarbība: kolekcijās pelna nevis pūles, bet gan pareiza prioritāšu noteikšana.

Biežas kļūdas

• Esiet apmierināts ar vispārīgiem padomiem. “Iejiet digitāli” ir nepraktiski; Lūdziet konkrētu, izmērāmu darbību.
• Gaida analīzi, nesniedzot laika/soļu datus. Sašaurinājums ir redzams tikai ar datiem.
• Pieņemot, ka peļņas prognozes ir garantija. AI "3 dienu peļņa" ir hipotēze, kas pārbaudīta uz lauka.
• Paātrināšanās, upurējot kontroli. Apstiprinājuma noņemšana var palielināt risku; Cilvēks nodibina līdzsvaru.
• Mirušo krājumu ignorēšana. Saistītā nauda ir klusās izmaksas; Regulāri skenējiet ar rotācijas ātrumu.

Rezumējot

• AI ir jaudīgs analītikas palīgs, kas padara redzamus darbības sastrēgumus, izmirušos krājumus un naudas cikla kavējumus.
• Norādiet procesa soļus ar to ilgumu un noņemiet garākos posmus un galveno cēloni; Lūdziet konkrētu, izmērāmu darbību.
• Skaidras naudas cikla laiks (inventāra + inkasācijas − norēķinu dienas) ir apgrozāmo līdzekļu veselības rādītājs; Saīsināšana atbrīvo skaidru naudu.
• Modeļa norādītie "paredzamās peļņas" skaitļi ir aplēses; jātestē uz lauka.
• Cilvēki izveido līdzsvaru starp efektivitāti un kontroli; Katram paātrinājumam nevajadzētu upurēt kontroli.

Lietojumprogrammas uzdevums

Pierakstiet atkārtotu procesu no sava uzņēmuma (pirkšana, savākšana, slēgšana) ar soļiem un laikiem. Noņemiet vājās vietas un vienkāršošanas ieteikumus, izmantojot jaudīgo uzvednes veidni; manuāli pārbaudiet kopējo cikla laiku. Aprēķiniet arī apgrozījuma ātrumu no krājumu saraksta un atzīmējiet noliktavas preces. Mēs pieņemam modeļa pievilcīgāko piedāvājumu un jautājam: "kādu kontroli tas vājina?" Novērtējiet ar jautājumu.

kontrolsaraksts

• [ ] Es norādīju procesa soļus ar to ilgumu un pienākumiem.
• [ ] Es manuāli pārbaudīju kopējo cikla laiku.
• [ ] Es gribēju konkrētu, izmērāmu darbību; Es neapstājos ar vispārīgiem padomiem.
• [ ] Ar formulu aprēķināju krājumu aprites ātrumu un atzīmēju mirušo krājumu.
• [ ] Es uzskatīju "paredzamās peļņas" skaitļus kā aptuvenus.
• [ ] Es novērtēju katru paātrinājuma ieteikumu kontroles riskam.