Ieguvumi:
- Spēja no neapstrādātām metrikām izveidot valdei draudzīgu KPI kopsavilkumu ar kontekstu un tendencēm
- Spēja izstrādāt pārskatus, kuros tiek parādīta katra metrika ar darbības ieteikumiem un avota tagiem
- Spēja noteikt disciplīnu, kas padarīs katra ziņojuma skaitļa avotu izsekojamu un novērsīs pārspīlējumus
Ir mēneša beigas, un jums ir jāsagatavo prezentācija direktoru padomei. Jums ir desmitiem metriku: apgrozījums, bruto peļņa, iekasēšanas periods, ieņēmumi uz vienu darbinieku, klientu atlaišanas līmenis... Bet direktoru padome nevēlas redzēt skaitļu kaudzi; "Kur virzās mūsu bizness un kas mums jādara?" meklē atbildi uz jautājumu. Šajā nodaļā mēs iemācīsimies izmantot mākslīgo intelektu (AI) kā ziņošanas palīgu, kas pārtulko neapstrādātus rādītājus lēmumu pieņēmēja valodā.
Kas ir KPI un kā tas atšķiras no metrikas?
Metrika ir jebkas, ko var izmērīt. KPI (Key Performance Indicator) ir ierobežots skaits metriku, ko lēmumu pieņēmējs faktiski aplūko, parādot, cik tuvu uzņēmums ir saviem mērķiem. Labā vadības ziņojumā nav 40 metriku, bet gan 6–8 KPI ar kontekstu, tendencēm un darbību.
AI šajā brīdī veic trīs darbus: kontekstualizē skaitļus (pēc iepriekšējā perioda, mērķa), pārvērš tendenci stāstījumā un formulē ieteicamās darbības. Jūsu uzdevums ir saglabāt katras figūras avotu izsekojamu un nepieļaut, ka stāstījums kļūst pārspīlēts.
Padoms. Lūdziet viņam parādīt katru KPI ar kvartetu “skaitlis + izmaiņas + iemesls + darbība”. Plikā "Apgrozījums 12M", "Apgrozījums 12M (+8% salīdzinājumā ar pagājušo ceturksni) vietā jaunais dīleru kanāls velkas, apsveriet budžeta novirzīšanu uz šo kanālu" ir daudz vērtīgāks.
Soli pa solim: no neapstrādātas metrikas līdz pārvaldības ziņojumam
- Jūs nosakāt savu KPI kopu. Neļaujiet modelim piemēroties; Norādiet kādus 6-8 rādītājus.
- Pievienojiet salīdzināšanas bāzi. Katra KPI mērķis un/vai iepriekšējais periods.
- Pielāgojiet stāstījuma līmeni. Norādiet mērķauditoriju, piemēram, "nefinanšu vadītājiem".
- Lūdziet rīkoties, bet piesaistiet to datiem. Katram ieteikumam jābūt balstītam uz konstatējumu.
- Pieprasīt avota piezīmi. Lai tas būtu izsekojams, no kurienes nāk katrs numurs.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne: uzrakstiet vadības ziņojumu no šiem skaitļiem. [metrika]
Tādējādi tiek iegūts tukšs teksts ar toni “mums bija lielisks ceturksnis”, kas izdaiļo skaitļus, bet nesniedz norādījumus lēmumu pieņēmējam.
Spēcīga uzvedne:Jūsu loma: vadības ziņojuma palīgs finanšu direktoram.Uzdevums: Uzrakstiet direktoru padomei 1 lappuses kopsavilkumu no šādiem KPI.Struktūra:- 3 teikumu kopsavilkums augšpusē- Katram KPI: vērtība | iepriekšējais periods | izmaiņas% | viena teikuma komentārs | ieteicamā darbība- “3 riski, kas jāskatās” beigās Tonis: zems, neitrāls, piemērots nefinanšu padomei.Ierobežojums: datos izmantojiet tikai ciparus. Pierakstiet avotu ar atzīmi [avots] blakus katram ciparam. Nekomentējiet, ja neesat pārliecināts.<kpi>Apgrozījums: 12 400 000 šajā ceturksnī | 11 500 000 pagājušajā ceturksnī [peļņu pārskats]Bruto peļņa: 34% | pēdējais ceturksnis 37% [peļņas aprēķins]Iekasēšanas periods: 58 dienas | pēdējais ceturksnis 49 dienas [tekošais konts]Klientu atteikšanās: 6% | pagājušajā ceturksnī 4% [CRM]</kpi>
Šī uzvedne; Tas līdzsvaroti parāda, ka apgrozījums aug, bet peļņa un iekasēšana pasliktinās, un jautā: "Vai pieaugums ir rentabls un pārvērsts naudā?" uzdod jautājumu vadībai.
Laba un slikta KPI prezentācija
slikta prezentācija
Spēcīga prezentācija
"Apgrozījums 12,4 milj."
"Apgrozījums 12.4M, +8% ceturksnī; izaugsme turpinās"
"Marža ir samazinājusies"
"Bruto peļņa 37%→34%; izmaksu pieaugums samazināja peļņu par 3 punktiem"
"Kolekcija ir slikta"
"Inkasācija 49→58 dienas; naudas cikls pagarināts par 9 dienām, likviditātes risks"
nekādas darbības
"Ieteikums: pārskatiet maksājumu noteikumus 5 lēnākajiem klientiem"
Pareiza metrikas definēšana
KPI ir nozīmīgs tikai tad, ja ir skaidrs, kā tas tiek aprēķināts. Vienam “rentabilitāte” var būt bruto peļņa, citam neto peļņa, citam EBITDA (peļņa pirms procentiem, nolietojuma un amortizācijas). Pat vienā komandā viens un tas pats vārds var attiekties uz dažādiem skaitļiem. Ja AI veido KPI, skaidri norādiet katras metrikas definīciju un formulu. Pretējā gadījumā modelis aprēķina, izmantojot savus pieņēmumus, un ziņojums kļūst atvērts diskusijām.
Ziņojot par šādiem KPI, katram: metrikas nosaukums | formula |jūsu izmantoto skaitļu avots | Aizpildiet aprēķinātās vērtības kolonnas. Ja es nedevu formulu, skaidri ierakstiet pieņemto definīciju kā "PIEŅĒMUMS", lai es to varētu apstiprināt. Īpaši atzīmējiet metriku, ko var interpretēt dažādi (rentabilitāte, izaugsme).
Šis solis šķiet mazs, bet sanāksmē "Kādu rezervi jūs saucat par 34%?" beidz savu diskusiju no sākuma. Definīcijas skaidrība ir pamats pārliecībai par ziņojumu.
Vizualizācija un stāstījuma līdzsvars
AI pati nezīmē diagrammu, bet iesaka, kura diagramma vislabāk nodos ziņojumu, un zem diagrammas raksta paskaidrojuma tekstu.
Izveidojiet pārvaldības prezentācijas plānu šādai KPI kopai: - Iesakiet vispiemērotāko diagrammas veidu katram KPI (rindiņa tendencei, josla izrāvienam, indikators mērķa sasniegšanai) un ierakstiet iemeslu; - Zem katras diagrammas ierakstiet 1 teikuma "galvenā ziņojuma" tekstu; - Iesakiet slaidu secību, izmantojot loģiku "vispirms rezultāts, pēc tam detaļas".
Uzmanieties: AI var rasties kārdinājums pārvērtēt tendenci, lai tā izskatītos iespaidīgi (piemēram, "spēcīgs atsitiens"). Vadības ziņojuma tonim jābūt neitrālam. Katru reizi iekļaujiet norādījumu: "Nepārspīlējiet, pieturieties pie datiem, skaidri rakstiet negatīvo."
Tas pats numurs, atšķirīgs pārskats atkarībā no mērķauditorijas
Viena un tā pati finanšu patiesība tiek izteikta pilnīgi dažādos veidos atkarībā no tā, kam tā tiek pasniegta. Valde vēlas stratēģisku tendenci un risku; bankas nodrošinājums un atmaksas iespējas; nodaļas vadītāja darbības informācija par viņa/viņas struktūrvienību. Ja jūs skaidri pasakāt AI mērķauditoriju un šīs auditorijas lēmuma jautājumu, tas var izveidot trīs dažādus, bet konsekventus pārskatus no vieniem un tiem pašiem datiem.
Izveidojiet TRĪS atsevišķus kopsavilkumus no tālāk norādītā KPI kopuma:1) padomei: stratēģiskā tendence, 3 riski, avota marķējums, puse lappuses2) Bankai: naudas ģenerēšanas spēja, parāda apkalpošanas spēja, likviditātes rādītāji3) Pārdošanas menedžerim: tikai pārdošanas un peļņas sadalījums, orientēts uz darbību.Izmantojiet vienādus skaitļus visos trīs kopsavilkos; vienkārši mainiet uzsvaru un valodu. Nepārspīlējiet nekādus skaitļus; Godīgi norādiet negatīvās puses visos trijos.
Šī pieeja ietaupa laiku un saglabā konsekvenci: tā kā visi trīs ziņojumi nāk no viena avota, sapulcē nav konfliktu. Galvenais noteikums nemainās: skaitļi ir nemainīgi, tikai stāstījuma fokuss mainās atkarībā no mērķa.
Padoms. Vadības ziņojumā definējiet “slieksni” katram KPI un lieciet modelim teikt “krāsu atzīmējiet tos, kas pārsniedz/zem slieksni”. Sarkanā/dzeltenā/zaļā loģika dažu sekunžu laikā pievērš lēmumu pieņēmēja uzmanību vissvarīgākajam rādītājam.
Mini futrāļi
1. gadījums — izaugsmes risks. SaaS uzņēmumā ieņēmumi pieauga par 8% katru ceturksni, un komanda bija gatava svinībām. Kad AI ziņojumā ir apkopots, ka klientu zaudējumi tajā pašā periodā pieauga no 4% līdz 6%, bija redzams, ka pieaugums notika nevis ar jauniem klientiem, bet gan ar cenu pieaugumu un bāzes izkusumu. Vadība ir pievērsusi prioritāti saglabāšanai.
2. gadījums — montāžas komplekts gatavs vienas stundas laikā. Finanšu vadītājs katru mēnesi samazināja 6 stundu padomes pārskatu līdz aptuveni 90 minūtēm, izmantojot KPI veidnes un resursa atzīmes uzvedni. Tikpat svarīgi kā ietaupīt laiku, katra numura avots ir marķēts, tāpēc sapulces jautājums ir "no kurienes ir šis numurs?" Viņš uzreiz varēja atbildēt uz jautājumiem.
3. gadījums — ažiotāžas panākšana. Pirmajā uzmetumā AI bija mīkstinājis 3 punktu starpības kritumu kā “nelielas svārstības”. Direktors pievienoja noteikumu "neitrāls tonis, skaidri rakstiet negatīvo" un lika to reproducēt; Otrā versija godīgi uzrādīja risku. Nodarbība: godīgums vadības ziņojumos pārspēj raitumu.
Biežas kļūdas
- Pēc modeļa izvēlieties KPI kopu. Kurus rādītājus uzraudzīt, ir stratēģisks lēmums; jūs izlemjat.
- Nedod pamatu salīdzināšanai. Bez mērķa vai iepriekšējā perioda skaitlim nav nozīmes.
- Atstājot avotu neizsekojamu. "No kurienes ir šis numurs?" Ja nevarat atbildēt uz jautājumu, ziņojums zaudē uzticību.
- Pieļaujot pārspīlētu toni. Vadības ziņojums nav pārdošanas brošūra; Tam jābūt neitrālam un godīgam.
- Darbības atdalīšana no atraduma. Ieteikumam “Darīsim to” ir jābūt balstītam uz datiem.
Rezumējot
- Vadības ziņojums nav skaitļu kaudze; Katra KPI prezentēšana ar kontekstu, tendenci un ieteicamajām darbībām piešķir lēmumu pieņēmējam pievienoto vērtību.
- Jūs nosakāt KPI kopu un salīdzināšanas bāzi (mērķis/iepriekšējais periods); Nepadariet to piemērotu modelim.
- Katras figūras avota izsekojamība ir atskaites ticamības pamatā.
- Vadības ziņojuma tonim jābūt neitrālam un godīgam; Skaidri izdrukājiet negatīvu un izvairieties no pārspīlējumiem.
- Katram rīcības ieteikumam jābūt balstītam uz konstatējumu; AI palīdz arī ar grafisko veidu un stāstījuma izkārtojumu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Atlasiet 6–8 KPI no sava uzņēmuma (vai piemēra), katram pievienojiet iepriekšējā perioda vērtību. Izveidojiet vienas lappuses kopsavilkumu, izmantojot jaudīgu uzvednes veidni; Pārliecinieties, vai katrai figūrai ir avota etiķete. Pēc tam vēlreiz sagatavojiet ziņojumu, izmantojot "neitrāla toņa" noteikumu, un salīdziniet abas versijas. Visbeidzot, veiciet kādu no modelī ieteiktajām darbībām un novērtējiet, vai to tiešām var īstenot.
kontrolsaraksts
- [ ] Esmu noteicis 6–8 KPI, kas jāuzrauga.
- [ ] Es pievienoju mērķa vai iepriekšējā perioda salīdzinājumu katram KPI.
- [ ] Katrai figūrai pieliku avota etiķeti.
- [ ] Es norādīju neitrālu, nepietiekamu toni un skaidri nodrukāju negatīvu.
- [ ] Esmu pārbaudījis, vai katrs darbības ieteikums ir balstīts uz konstatējumu.
- [ ] Esmu pārbaudījis vismaz divus galvenos skaitļus, salīdzinot tos ar avotu.