Ieguvumi:
- Spēja izstrādāt iestādei specifisku politikas/procedūru dokumentu ar strukturētu uzvedni
- Spēja saskaņot politiku ar lomu un atbildību (RACI) un padarīt tās pārbaudāmas
- Spēja pielietot stila un formatējuma standartus saprotamai, piemērojamai un konsekventai politikas valodai.
Iestādes politika ir tās rakstītā atmiņa un lēmumu disciplīna: no kukuļdošanas apkarošanas līdz informācijas drošībai, no attālinātas darba līdz datu glabāšanai, tā ir frāzes "tā mēs to darām" formālā versija. Laba politika ir skaidra, izpildāma un pārbaudāma; Slikta politika ir vai nu žargona kaudze, ko neviens nelasa, vai labu nodomu kopums, kas praksē paliek nederīgs. Mākslīgais intelekts (AI) ātri sagatavo pirmo politikas un procedūru dokumentu projektu, saglabā valodas konsekvenci un strukturē lomu un atbildības kartējumus. Šajā nodaļā mēs iemācīsimies izveidot organizācijai specifiskas, RACI pārbaudāmas un saprotamas politikas, vienmēr saglabājot cilvēku apstiprinājumu.
Precizēsim noteikumus. Politika ir augsta līmeņa dokuments ("kas un kāpēc"), kas nosaka organizācijas nostāju un noteikumus kādā jautājumā. Procedūra ir dokuments, kas soli pa solim izskaidro, kā īstenot šo politiku ("kā"). RACI ir matrica, kas precizē atbildīgā, atbildīgā, konsultētā un informētā lomas par katru uzdevumu. Darbības joma ir tas, kam un ko politika ir saistoša. Efektivitāte un pārskatīšana ir laiks, kad politika ir spēkā un cik bieži tā tiks atjaunināta.
Politikas dokumenta karkass
Konsekventai politikai ir kopīgs ietvars. Ja jūs piešķirat AI šo skeletu, visiem jūsu dokumentiem būs tāda pati struktūra un lasāmība. Soli pa solim:
- Mērķis un darbības joma. Uz ko, kas un uz kādām situācijām attiecas polise?
- Definīcijas. Kritiskie termini ir noteikti vienreiz, skaidri.
- Principi/noteikumi. Iestādes galvenā nostāja un saistošie noteikumi.
- Lomas un pienākumi (RACI). Kurš ko dara, kas to apstiprina, ar ko konsultējas.
- Procedūra/soļi. Lietojuma konkrētā plūsma.
- Izņēmumi, pārkāpumi un izpilde. Kā tikt galā ar noteikumu pārkāpšanu.
- Izpildes, izskatīšanas un saistītie dokumenti.
Jūsu loma: pieredzējis eksperts korporatīvās politikas rakstīšanā.Sagatavojiet politikas projektu šādai tēmai.Struktūra: 1) Mērķis un darbības joma 2) Definīcijas 3) Principi un noteikumi4) Lomas un pienākumi 5) Procedūras soļi 6) Izņēmums/pārkāpums/sankcija 7) Izņēmums/pārkāpums/sankcija. apokrifs.- Ja nepieciešams juridiskais attiecinājums, pievienojiet piezīmi "nepieciešams juridisks apstiprinājums — ir jāpārbauda"; Nenorādiet savu raksta/lēmuma numuru. - Saglabājiet skaidru, īsu teikumu un piemērojamu valodu.<topic>[pamatinformācija par politikas problēmu un iestādi]</topic>
Uzmanību: Politikām ir juridiskas sekas; Disciplinārajai, datu vai drošības politikai jāatbilst piemērojamajiem tiesību aktiem. AI izstrādātais projekts pirms tā publicēšanas ir jāizskata un jāapstiprina juristam/ekspertam saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem.
Padarot to pārbaudāmu, izmantojot RACI
Skaidrība par to, “kas ko darīs” ir tas, kas padara politiku īstenojamu. Bez lomas politika ir dokuments, par kuru visi ir atbildīgi, bet neviens nav atbildīgs. AI ir spēcīgs, lai saskaņotu visas saistības ar RACI.
Izveidojiet RACI tabulu par katru konkrētu pienākumu šādā politikas projektā:| Darbība/saistības | Atbildīgais (R) | Apstiprināja (A) | Konsultēts (C) | Informēts (I) |Noteikumi:- — katrai darbībai ir VIENS “Apstiprinātājs (A). — Atzīmējiet darbības, kuru loma politikā joprojām nav skaidra, kā “loma nav piešķirta”.- Atstājiet vietturi [LOLE: ...], ja nezināt faktiskos nosaukumus.
Ir arī konsekvences un lasāmības aspekts. Visas iestādes politikas ir jāraksta vienā stilā un vienādos terminos. AI standartizē tekstu saskaņā ar stila rokasgrāmatu.
Sakārtojiet šo politiku atbilstoši šiem stilistiskajiem standartiem:- Īsi teikumi; viens noteikums katrā teikumā. - Īpašuma izteiksmes, piemēram, "Tā ir vienības atbildība Definējiet to vietā, kur tā pirmo reizi tiek pieminēta. - Klauzula pa teikumam, numurēta struktūra. Parādiet izteicienus, kurus mainījāt ar īsu tabulu (pirms/pēc).
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne: uzrakstiet mums informācijas drošības politiku.
Rezultāts: vispārīgs teksts, kas iegūts no interneta vidējā rādītāja, neattiecas uz jūsu organizāciju, ar neskaidrām lomām un kura juridiskā atbilstība nav pārbaudīta. Ja to publicē, to nevar ieviest, un tas paliek dīkstāvē auditā.
Spēcīga uzvedne: [eksperta loma + 7 daļiņu skelets + [JĀAIZPILDZ] iestādei specifiskas nepilnības + piezīme "juridisks apstiprinājums juridiskai attiecināšanai" + RACI atbilstība + stila standarti]
Rezultāts: politikas projekts, kas ir pielāgojams jūsu iestādei, ietver visas saistības, ar konsekventu valodu un ir gatavs juridiskai apstiprināšanai.
Politikas pārbaude: piemērojamības pārbaude
Pat šķietami labi uzrakstīta politika var netikt īstenota šajā jomā: tajā var būt nereāli termiņi, neeksistējošas lomas vai pretrunīgi noteikumi. Varat izmantot mākslīgo intelektu, lai pirms politikas publicēšanas veiktu “iespējamības pārbaudi”. Tas nolasa tekstu no darbinieka perspektīvas un atrod vietas, kur viņi var iestrēgt.
Pirms publicēšanas pārbaudiet šīs politikas piemērojamību: 1) jautājiet, vai katru noteikumu var ieviest reāla loma; atzīmējiet tos, kas šķiet neskaidri vai neiespējami.2) Noskaidrojiet, vai nav pretrunas vai noteikumu dublēšanās.3) Izvērtējiet, vai norādītais laiks un biežums ir reāls.4) Kad darbinieks jautā "kā tieši es to darīšu?" Uzskaitiet punktus, kuros jūs iestrēgsit. Sniedziet īsu labojuma ieteikumu katram atradumam; galīgā sprieduma uzlikšana.
Padoms. Padomājiet par politiku kā "vai darbinieks to izlasīs un zinās, kā rīkoties?" Pārbaudot ar jautājumu, tiek konstatēts visizplatītākais trūkums (abstrakti un neizpildāmi noteikumi). Politika, kuru nevar īstenot, ir riskantāka par politiku, kas neeksistē; jo tas rada harmonijas ilūziju.
Politika vai procedūra?
Izmērs
Politika
Procedūra
Jautājums
kas un kāpēc
Kā
Līmenis
augšējais, princips
Darbojas, soli pa solim
mainīt
reti
Atjaunināts, kad process mainās
piemērs
"Personas dati ir aizsargāti"
"Datu dzēšanas pieprasījums 30 dienu laikā, veicot šīs darbības"
Apstiprināšana
Augstākā vadība/jurists
Procesa īpašnieks + atbilstība
Trīs mini futrāļi
1. gadījums — pamestu politika. Uzņēmuma datu saglabāšanas politika ir spēkā jau gadiem, bet "kas un kad dzēš datus?" Atbilde uz jautājumu dokumentā nebija. Kad tika saņemts klienta pieprasījums par dzēšanu, neviens nepārņēma īpašumtiesības, un pieprasījums tika aizkavēts par 40 dienām. Pievienots RACI politikai ar AI; Katrai uzglabāšanas un dzēšanas darbībai tika piešķirts viens apstiprinātājs un atbildīgā persona. Turpmākie pieprasījumi tika slēgti vidēji 9 dienu laikā, un process kļuva auditējams.
2. gadījums — Nelasāms dokuments. Iestādes ētikas politika bija 14 lappušu garš teksts ar smagu žargonu; aptauja parādīja, ka tikai 12% darbinieku lasa. Stilistiskā standartizācija ar AI: īsi teikumi, atbilstoši izteicieni, definēti termini. Dokuments tika samazināts līdz 6 lapām, un trīs mēnešu laikā lasīšanas ātrums palielinājās līdz 57%. Saturs palika nemainīgs; saprotamība palielinājās desmitkārtīgi.
3. gadījums — juridiskā apstiprinājuma vērtība. Viena komanda gatavojās tieši publicēt AI radīto disciplinārās politikas projektu. Projektā bija ietverts paziņojums par "vienpusēju izbeigšanu", kas neatbilst spēkā esošajiem darba tiesību aktiem; AI bija atzīmējis to kā "nepieciešams juridisks apstiprinājums". Juridiskā pārbaude laboja formulējumu. Ja zīmi ignorētu, tiktu ieviesta neizpildāma un tiesāšanās riska politika.
Biežas kļūdas
- Vispārējās politikas veidošana bez institūcijas. Teksts, kas izveidots bez konteksta un [TO BE FILLED] laukumiem, nederēs jūsu iestādei.
- Nespēja piešķirt lomas. Bez RACI politika paliek nolaista; neviens nav saukts pie atbildības.
- Jaukta politika ar procedūru. Ja "kas/kāpēc" un "kā" nav atdalīti, dokuments būs gan abstrakts, gan nepilnīgs.
- Apejot juridisko apstiprinājumu. Politikas, kurām ir juridiskas sekas, ir jāpārskata saskaņā ar tiesību aktiem.
- Žargons un gari teikumi. Nelasīta politika netiek īstenota; Stilistiskais standarts ir būtisks.
- Nenosaka pārskatīšanas datumu. Politikas kļūst novecojušas; būtu jādefinē izpilde un periodiska pārskatīšana.
Rezumējot
Politikas un procedūru rakstīšana ir uzdevums pārvērst organizācijas nostāju skaidros, patentētos un auditējamos noteikumos. AI izveido labu pirmo melnrakstu, uztur valodu konsekventu un saskaņo katru pienākumu ar RACI; Bet jums ir jāaizpilda iestādei raksturīgās nepilnības, juridiskais saturs ir jāapstiprina un dokuments ir jāsaglabā lasāms. Atdaliet politiku no procedūras, katrai darbībai piešķiriet vienu apstiprinātāju un izveidojiet pārskatīšanas ciklu. AI izstrādā rasējumus un struktūru; Pilnvarotais profesionālis pieņem lēmumu par polises likumību un derīgumu.
Lietojumprogrammas uzdevums
Atlasiet politikas tēmu (piemēram, pieņemama izmantošana, datu saglabāšana). (1) Izveidojiet kontūru, izmantojot 7 daļīgo skeleta uzvedni; pārbaudiet visus [JĀAIZPILDA] un “nepieciešams juridisks apstiprinājums” marķējumu. (2) Piešķiriet lomas katram pienākumam, izmantojot RACI uzvedni; Pārbaudiet, vai katrai darbībai ir tikai viens apstiprinātājs. (3) Palaidiet stila standartizāciju un uzlabojiet lasāmību. (4) Aizveriet dokumentu ar statusu “gaida juridisko/eksperta apstiprinājumu” un izskatīšanas datumu.
kontrolsaraksts
- [ ] Vai politika ir uzrakstīta ar saskaņotu 7 daļu ietvaru?
- [ ] Vai iestādei raksturīgās nepilnības ir atstātas kā [JĀAIZPILDZ]?
- [ ] Katrs pienākums ir piesaistīts RACI, vai iecelts viens apstiprinātājs?
- [ ] Vai ir skaidra atšķirība starp politiku un procedūru?
- [ ] Vai ir paredzēts juridisks/ekspertu apstiprinājums juridiskajam saturam?
- [ ] Vai valoda ir padarīta saīsināta, savdabīga un bez žargona?
- [ ] Vai ir noteikti spēkā stāšanās un pārskatīšanas datumi?