Ieguvumi:
- Spēja pārvērst regulu vai standartu praktiskā atbilstības kontrolsarakstā
- Spēja ievietot katru prasību auditējamā tabulā ar atbildīgu lomu, pierādījumiem un izpildes statusu
- Spēja konfigurēt atbilstības trūkumus (nepilnības analīzi) un korektīvo pasākumu plānu
Noteikums, standarts vai politikas teksts vien ir bezjēdzīgs; Tas ir jāpārvērš konkrētās kontrolēs, kuras organizācija var ieviest katru dienu. Teikums "Mēs ievērosim KVKK" ir nolūks; "Par katru datu apstrādes darbību tiks veikta juridiskā pamata uzskaite, par to atbild datu aizsardzības inspektors, un pierādījumu apstrādes uzskaite" ir kontrole. Mākslīgais intelekts (AI) ļoti ātri pārvērš garus, abstraktus normatīvos tekstus pārbaudāmos kontrolsarakstos un trūkumu analīzēs. Šajā nodaļā mēs uzzināsim, kā regulu pārvērst izpildāmā atbilstības ietvarā, katras prasības diagrammā veidojot atbildīgu pierādījumu un situāciju triādi un savienojot nepilnības ar korektīvo pasākumu plānu.
Precizēsim noteikumus. Atbilstība ir to normatīvo aktu un standartu prasību izpilde, kuriem iestāde ir pakļauta. Kontrole ir konkrēts pasākums, ko īsteno, lai samazinātu risku vai izpildītu prasības. Pierādījumi ir dokuments/ieraksts (žurnāls, parakstīta veidlapa, ekrānuzņēmums), kas parāda, ka vadīkla faktiski tika ieviesta. Plaisu analīze ir pētījums, kas atklāj atšķirību starp "kam vajadzētu būt" un "pašreizējo situāciju". Korektīvās darbības plāns (KLP) ir plāns, kas atbild uz jautājumiem, kam, ko un kad novērst konstatētās nepilnības.
Organizācijas pārvēršana par kontrolsarakstu
Tas, kas padara abstraktu tekstu kontrolējamu, ir tā sadalīšana “prasībā → atbildīgs → pierādījums → situācija”. Ja piešķirat AI šo struktūru, tas pārtulkos katru rediģēšanas teikumu sekojošā rindā. Soli pa solim:
- Nosakiet avotu un darbības jomu. Kuram regulējumam, kādiem departamentiem, kādām vienībām.
- Parsējiet prasības. Katrs paziņojums "jānodrošina" ir atsevišķa prasību rinda.
- Piešķiriet atbildīgu lomu. Katrai nepieciešamībai ir jābūt īpašniekam; bāreņu kontrole netiek piemērota.
- Identificējiet pierādījumus. Kas liecinās, ka šī prasība ir izpildīta?
- Novērtējiet situāciju. Tas ir izpildīts / daļēji / nav izpildīts.
- Savienojiet atstarpes ar darbību. Katras ievainojamības koriģējošais solis ar atbildīgu un datumu.
Jūsu loma: atbilstības eksperts. Pārveidojiet šo normatīvo tekstu par auditējamu kontrolsarakstu. Izvades tabula:| Nē | Prasība (pamatojoties uz tekstu) | Avots (raksts/nodaļa) | Atbildīgā loma (ieteikums) | Gaidāmie pierādījumi | Nosacījums (atstājiet tukšu) |Noteikumi: - katru paziņojumu "obligāti/nodrošina" izveidojiet atsevišķu rindiņu; konkatenācija.- Piešķiriet atbildīgo lomu un pierādījumus kā IETEIKUMI, pievienojiet piezīmi "jāpārbauda".- Pielāgošanas prasība nav tekstā; nekomentējiet.<redit>[rediģēt vai kanontekstu]</edit>
Padoms. Katrai prasībai pievienojot sleju “paredzamie pierādījumi”, kontrolsaraksts tiek pārveidots no vēlmju saraksta par pārbaudāmu rīku. Revīzijā nepietiek pateikt "mēs guļam"; Jums vajadzētu būt iespējai pateikt "šeit ir pierādījums". Pierādījumu noteikšana no paša sākuma nodrošina, ka esat vienmēr gatavs auditam.
Trūkumu analīze un koriģējoša darbība
Kontrolsaraksts norāda, "kam vajadzētu notikt"; Plaisu analīze parāda, "kur mēs neesam". Jūs piešķirat AI pašreizējo statusu (pašreizējā politika, ieviešana, reģistrācija) un salīdziniet to ar prasībām.
Tālāk kreisajā pusē ir norādītas atbilstības prasības, bet labajā pusē - mūsu organizācijas PAŠREIZĒJAIS statuss. Izveidojiet spraugu analīzes tabulu:| Nepieciešamība | Pašreizējā situācija | Telpa (esoša/neesoša/daļēja) | Riska līmenis | Ieteicamā korektīvā darbība | Atbildīgais (ieteikums) | Mērķa ilgums (ieteikums) | Kārtojiet telpas pēc riska līmeņa (augsts/vidējs/zems). Ja pierādījumi šobrīd ir neskaidri, rakstiet "nepieciešams pierādījumu apstiprinājums"; izgatavošana.<requirements>[...]</requirements><current_status>[...]</current_status>
Adaptācijas darbi netiek veikti vienreiz un pabeigti; Tas prasa regulāru atkārtošanos. AI palīdz arī periodiski veikt pašnovērtējuma aptauju vai iekšējā audita jautājumu kopu.
Izmantojot iepriekš minēto kontrolsarakstu, izveidojiet pašnovērtējuma aptauju struktūrvienību vadītājiem, kas jāaizpilda reizi ceturksnī. Katrai prasībai: jā/nē/daļēja iespēja, lauks “saite uz pierādījumiem” un lauks “pēdējo reizi pārskatīts”. Saglabājiet aptauju īsu un skaidru; Vienkāršojiet juridisko žargonu.
Iestādēs, uz kurām vienlaikus attiecas vairāki noteikumi, vienas un tās pašas kontroles ekvivalentu saskaņošana dažādos noteikumos (kontroles kartēšana) nodrošina lielu efektivitāti. Viens pierādījums var atbilst vairākām prasībām; To redzot, samazinās gan darba slodze, gan atkārtošanās.
Tālāk ir norādītas divu dažādu noteikumu prasības. Atbilst kopīgām vai pārklājošām vadīklām:| Kopīga kontrole | Noteikuma A prasība | B noteikuma prasība | Vai to apmierina atsevišķi pierādījumi | Atbilst tikai tiem, kas faktiski pārklājas; nepiespiediet līdzības. Uzskaitiet prasības, kas nepārklājas, katrai regulai atsevišķi.
Vāja uzvedne / spēcīga uzvedne
Vāja uzvedne: izveidojiet kontrolsarakstu, lai pārbaudītu atbilstību šiem noteikumiem.
Rezultāts: abstraktu rakstu nosaukumu saraksts bez atbildīgiem, bez pierādījumiem un bez statusa. Nav skaidrs, kurš ko darīs un kā mēs parādīsim, ka mēs to izpildām; nevar izsekot.
Spēcīga uzvedne: [atbilstības eksperta loma + prasību-atbildīgo-pierādījumu-situācijas tabula + "katram ir jāizpilda atsevišķa rinda" + pierādījumu kolonna + nepilnību analīze ar pašreizējo situāciju + riska klasifikācija + korektīva darbība + atbildīgais/datums]
Secinājums: katras nepieciešamības īpašnieks, pierādījumi un situācija; Pārbaudāma sistēma, kas sarindo nepilnības pēc riska un saista tās ar koriģējošām darbībām.
Atbilstības kontroles brieduma līmeņi
Līmenis
simptoms
problēma
nodomu
"Mēs ievērosim," viņš saka
Nemateriāli, neizsekojami
Saraksts
Prasības uzrakstītas
atbildīgs/nav pierādījumu
kontrole
Atbildīgs + pierādījumi noteikti
Statuss nav izmērīts
auditējams
Situācija + sprauga + darbība
Periodiska atkārtošanās, pretējā gadījumā tas novecos
Nepārtraukta
Ceturkšņa pašnovērtējums
ideāls mērķis
Trīs mini futrāļi
1. gadījums — revīzijas gatavība. Fintech uzņēmums pirms normatīvā audita sadalīja 60 lappušu regulu 84 prasību rindās ar AI; katrai rindai pievienota atbildīgā loma un sagaidāmie pierādījumi. Komanda atzina 17 prasības, kurām nebija pierādījumu, un sagatavoja dokumentāciju. Revīzijā "kā jūs izpildāt šo prasību?" Viņi atbildēja uz saviem jautājumiem ar pierādījumu mapi; Revīzijas ilgums tika samazināts no aptuveni 5 dienām līdz 3 dienām, un būtiski konstatējumi netika atklāti.
2. gadījums — slēptais dobums. Kad kāds ražošanas uzņēmums analizēja savas arodveselības un drošības prasības, tas atklāja, ka pēdējās mācības notika pirms 19 mēnešiem, lai gan uzskatīja, ka prasība "ārkārtas mācības jārīko reizi gadā" ir izpildīta. AI karodziņš "nepieciešama pierādījumu pārbaude" atklāja šo trūkumu. Uzņēmums plānoja mācības un plānoja periodu; Tas novērsa atbildības risku, kas saasinātos darba negadījuma gadījumā.
3. gadījums — no abstrakta uz konkrētu. Kāda organizācija domāja, ka tā gadiem ilgi ir ieviesusi politiku, kurā teikts, ka "tiek ievēroti ētikas principi", taču tai nebija nekādas kontroles. Izmantojot AI, politika tika pārvērsta 22 konkrētās kontrolēs (dāvanu reģistrācija, interešu konflikta deklarācija, apmācības pabeigšana); Katram tika uzlikta atbildība un pierādījumi. Pirmajā ceturkšņa pašnovērtējumā tika pierādīts tikai 41% kontroles; Gada laikā šis rādītājs tika palielināts līdz 88%. Abstrakts nodoms pārvērtās izmērāmā programmā.
Biežas kļūdas
- Sarakstu veidošana atbildīgi un bez pierādījumiem. Nepieprasītā un bez pierādījumiem prasība ir neizpildāma un nederīga revīzijā.
- Prasību apvienošana. Ja rindā ir vairāk nekā viens "jādara", kļūst neiespējami izsekot; Katrai no tām jābūt atsevišķai rindai.
- Sakot "mēs guļam", nepārbaudot pašreizējo situāciju. Pieņemtā atbilstība bez pierādījumu pārbaudes nozīmē slēptu nepilnību.
- Nesavienojot nepilnības ar darbību. Atšķirību analīze kļūst par plauktu noformējumu bez pārskatāma un datēta koriģējošā plāna.
- Dariet to vienreiz un atstājiet to. Harmonija prasa periodisku atkārtošanos; Ja pašnovērtēšanas cikls netiek izveidots, sistēma noveco.
- Pieņemot, ka AI ieteiktais atbildīgais/laika periods ir noteikts. Lomas un ilgums ir ieteikumi; Cilvēkiem tas jāapstiprina atbilstoši iestādes struktūrai un likumdošanai.
Rezumējot
Atbilstība ir uzdevums pārvērst abstraktus noteikumus konkrētās, īpašumā esošās un apstiprinātās kontrolēs. AI paātrina šo tulkošanu: sadala regulu prasība-atbildīga-pierādījumu-statusa rindās, salīdzinot to ar pašreizējo stāvokli, atklājot nepilnības un saistot to ar koriģējošām darbībām. Bet katrs atbildīgais, pierādījums un laika priekšlikums ir jāpārbauda cilvēkam; Pašreizējā situācija ir jāapstiprina ar pierādījumiem, un sistēma periodiski jāatkārto. AI izveido kontrolsarakstu un trūkumu analīzi; Kompetentais speciālists izlemj, vai atbilstība patiešām ir sasniegta un kurš ir atbildīgs.
Lietojumprogrammas uzdevums
Izvēlieties regulu vai standartu, kas attiecas uz jūsu organizāciju. (1) Pārvērtiet to par prasību-atbildīgo-pierādījumu-situācijas tabulu ar kontrolsaraksta uzvedni; Pārbaudiet, vai katrai "vajadzētu" ir atsevišķa rinda. (2) Ievadiet pašreizējo situāciju un veiciet trūkumu analīzi un sarindojiet nepilnības riska secībā. (3) Definējiet korektīvo darbību ar atbildību un datumu 3 vislielākā riska nepilnībām. (4) Izveidot un ieplānot ceturkšņa pašnovērtējuma aptauju.
kontrolsaraksts
- [ ] Vai katra prasība ir parsēta kā atsevišķa rinda?
- [ ] Vai katrai prasībai ir piešķirta atbildīgā loma un paredzamie pierādījumi?
- [ ] Vai statuss (atbilst/daļēji/neatbilst) ir novērtēts?
- [ ] Vai pašreizējo situāciju apstiprina (nav pieņemts) pierādījumi?
- [ ] Vai nepilnības ir sarindotas riska secībā un saistītas ar korektīvo darbību?
- [ ] Vai atbildīgos un laika ieteikumus ir apstiprinājis cilvēks?
- [ ] Vai ir izveidots periodisks pašnovērtējuma cikls?