Operacijų ir procesų optimizavimas

Pelnas:

• Gebėjimas analizuoti proceso etapus pagal jų trukmę ir atskleisti kliūtis bei pagrindines priežastis
• Gebėjimas identifikuoti mirusias atsargas ir taupymo galimybes pagal akcijų apyvartos ir grynųjų pinigų ciklo duomenis
• Gebėjimas įvertinti konkrečius ir išmatuojamus supaprastinimo pasiūlymus kontrolės rizikos požiūriu

Finansai ir veikla yra susipynę. Perteklinės atsargos virsta pinigais; delsimas surinkti užgniaužia apyvartines lėšas; Dėl patvirtinimo proceso trukmės atsiranda išlaidų. Dirbtinis intelektas (AI) yra galingas analizės asistentas, padedantis nustatyti veiklos duomenų kliūtis (blokavimo taškus, lėtinančius procesą), supaprastinti proceso veiksmus ir optimizuoti atsargas / apyvartinį kapitalą. Šiame skyriuje apžvelgsime, kaip dirbtinį intelektą ne tik skaičius, bet ir priimti operatyvinius sprendimus.

Kur operacijų AI sukuria vertę?

Trijose pagrindinėse srityse: Atsargų valdymas (kiek prekių, kada), apyvartinių lėšų ciklas (surinkimas, apmokėjimas, atsargų dienų likutis) ir procesų efektyvumas (kiek žingsnių ir per kiek laiko atliekamas darbas). AI greitai išskiria šių duomenų šablonus ir sukuria tobulinimo hipotezes; Jūs išbandote juos su realybe lauke.

Pagrindinė sąvoka: grynųjų pinigų konvertavimo ciklas. Tai randama formule atsargų dienos + paėmimo dienos − atsiskaitymo dienos ir klausia "kiek dienų reikia, kad pinigai iškeliauja iš kasos ir grįžta į kasą?" atsako į klausimą. Sutrumpinimas atlaisvina pririštus pinigus.

Patarimas: operacijų raginimuose visada pasakykite „siūlyti konkretų, veiksmingą ir išmatuojamą veiksmą“. „Patobulinti procesus“ neveikia; „Pašalinkite 3 patvirtinimo žingsnį, ciklas sutrumpės 2 dienomis“ veikia.

Žingsnis po žingsnio: kliūties kaklelio analizė

1. Nurodykite proceso žingsnius ir laiką. Kiek laiko užtrunka kiekvienas žingsnis.
2. Raskite kliūtis. Pažymėkite ilgiausią ir labiausiai laukiantį žingsnį.
3. Suabejokite pagrindine priežastimi. Kodėl mano vardas ilgas? Patvirtinimas, trūksta duomenų, pasikeitė rankos?
4. Siūlykite supaprastinimą. Nuimami/automatizuojami žingsniai.
5. Išmatuokite poveikį. Kiek dienų/kiek TL rekomendacija pagerina ciklą?

Silpnas raginimas / stiprus raginimas

Silpnas raginimas: patobulinkite mūsų pirkimo procesą.

Tai suteikia bendrų, neįgyvendinamų patarimų, pvz., „stiprink bendravimą, eik į skaitmeninę erdvę“.

Galingas raginimas:Jūsų vaidmuo: operacijų proceso analitikas.Užduotis: Išanalizuoti šį pirkimo procesą.Kiekvienam žingsniui: žingsnio pavadinimas | vidutinis laikas (dienomis) | atsakingas | laukimo priežastisŽingsniai:1) Apskaičiuokite bendrą ciklo laiką.2) Atimkite 3 ilgiausius žingsnius ir jų dalį (%) iš viso laiko.3) Pasiūlykite 1 pagrindinės priežasties hipotezę ir 1 konkretų supaprastinimą kiekvienai kliūties kakleliui.4) Pateikite kiekvieno pasiūlymo „tikėtino pelno (dienų)“ įvertinimą ir pažymėkite jį kaip „prielaida, apribojama ir suvaržoma;pasiūlymai“. duodamas bendrus patarimus.<procesas>1. Prašymas įvesti - 0,5 dienos2. Biudžeto patvirtinimas – 3 dienos3. Tiekėjų pasiūlymų rinkimas - 4 dienos4. Administratoriaus patvirtinimas – 2 dienos5. Užsakymas – 0,5 dienos</proces>

Šis raginimas; Tai rodo, kad didžiausia 10 dienų ciklo dalis yra pasiūlymų rinkimas ir patvirtinimai, ir pateikiama konkreti rekomendacija, pvz., „sumažinkite 3 veiksmą nuo 4 dienų iki 1 dienos su patvirtintų tiekėjų sąrašu“.

Atsargos ir apyvartinis kapitalas

AI iš atsargų duomenų pašalina lėtai besiverčiančius (negyvas atsargas) prekes ir grynųjų pinigų perteklių.

Analizė pateikiama iš toliau pateiktos atsargų lentelės: - Kiekvieno produkto atsargų apyvartos rodiklis = metinis pardavimas / vidutinės atsargos - Pažymėkite prekes, kurios buvo neaktyvios ilgiau nei 90 dienų, kaip "neaktyvios atsargos" - Išvardykite 5 prekes (kiekis x vieneto savikaina), kurios suriša daugiausia grynųjų - Siūlykite veiksmus, susijusius su nebenaudojamomis atsargomis (nuolaida, grąžinimas, kampanija) Naudokite tik duomenų skaičius; Rodyti apyvartos normos formulę.

Produktas

Akcijų vertė

apyvartos rodiklis

Būsena

A.

120 000

8.0

sveikas

B.

340 000

1,2

Lėtas, eikvojantis pinigų

C.

85 000

0,0

Neveikiančios atsargos (120 dienų neaktyvios)

Proceso standartizavimas ir kontrolinis sąrašas

AI sudaro kontrolinius sąrašus, kurie suskirsto pasikartojančią operaciją į veiksmus ir užtikrina, kad visi tai atliktų vienodai.

Sukurkite standartinį šių išsklaidytų mėnesio pabaigos užduočių kontrolinį sąrašą: sudėkite veiksmus logiška tvarka, kiekvienam žingsniui pridėkite atsakingą vaidmenį ir numatomą laiką, pažymėkite tarpusavyje susijusius veiksmus. Pabaigoje pridėkite stulpelį „rizika, jei praleista“.

Dėmesio: AI siūlomi skaičiai, tokie kaip „numatomas uždarbis: 3 dienos“ yra apytiksliai, o ne garantijos. Patvirtinimo žingsnio pašalinimas pagreitina procesą, bet gali susilpninti kontrolę. Žmonės nustato pusiausvyrą tarp efektyvumo ir kontrolės.

Surinkimo proceso pagreitinimas

Dažniausia apyvartinių lėšų kliūtis yra surinkimas. Išrašoma sąskaita, bet pinigai neatkeliauja savaites; Per šį laikotarpį įmonė finansuoja klientą savo lėšomis. AI rūšiuoja ir teikia pirmenybę neapmokėtoms gautinoms sumoms (vėluotoms sąskaitoms faktūroms) atlikdama senėjimo analizę (grupuoja pagal tai, kiek laiko jos buvo neapmokėtos) ir netgi parengia priminimo komunikacijos juodraščius.

Sukurkite senėjimo analizę iš šio neapmokėtų gautinų sumų sąrašo: - Suskirstykite į terminų grupes: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dienų - Parodykite bendrą kiekvienos grupės sumą ir jos dalį bendrame - Suskirstykite 5 klientus, kuriems kyla didžiausia rizika (didelė suma + ilgas delsimas) - Pasiūlykite mandagų, bet aiškų kiekvieno duomenų rinkinio priminimo tekstą; Žmonės priima sprendimą dėl surinkimo.

Šioje analizėje klausiama: „Kam turėtume skambinti pirmiausia? klausimą grindžia duomenimis. Didelė gautina suma, kuri yra senesnė nei 90 dienų, yra daug svarbesnė nei keli nedideli vėlavimai, todėl turėtumėte sutelkti savo energiją būtent ten. AI generuoja priminimo tekstą, tačiau sprendimą siųsti ir valdyti santykius priimate jūs.

Patarimas: Grynųjų pinigų ciklo laiką galima sutrumpinti trimis būdais: sumažinti atsargų dienas, pagreitinti surinkimą, pratęsti mokėjimą (geri santykiai su tiekėju). Paklauskite dirbtinio intelekto: „kuris iš šių trijų ginklų mums atneš didžiausią pelną? “ ir pateikti duomenimis pagrįstą prioritetą.

Mini dėklai

1 atvejis – patvirtinimo kliūtis. Vidutinis pirkimo ciklas vienoje įmonėje buvo 10 dienų. AI analizė parodė, kad du atskiri patvirtinimo etapai sunaudojo pusę viso laiko. Įvedus vieną patvirtinimą pirkiniams, kurių suma mažesnė už tam tikrą sumą, ciklas buvo sumažintas iki 6 dienų; Atidėliojimas skubiems pirkiniams baigėsi.

2 atvejis – 340 tūkstančių lirų negyva atsarga. Atsargų apyvartos analizė atskleidė, kad prekė nebuvo parduota 120 dienų, o grynaisiais buvo susieta 85 000 Lt. Komanda sumažino atsargas su kampanija; buvo išleisti grynieji pinigai. AI taip pat pasiūlė sumažinti lėtai besisukančio B elemento užsakymo kiekį.

3 atvejis – gijimas, kuris susilpnina kontrolę. Viena komanda įgyvendino AI rekomendaciją „pašalinti sąskaitos faktūros patvirtinimą, sutaupyti 2 dienas“; tačiau tai lėmė nekontroliuojamą klaidingų sąskaitų faktūrų apmokėjimą. Pasiūlymas buvo atšauktas, patvirtinimas atkurtas su automatine slenksčio kontrole: žemiau tam tikros sumos pereina automatiškai, viršijus patenka į patvirtinimą. Taip buvo išlaikytas ir greitis, ir atkurta kontrolė. Pamoka: ne kiekvienas įsibėgėjimas turėtų paaukoti kontrolę; dažniausiai sprendimas yra ne „pašalinti“, o „automatizuoti naudojant išmanųjį slenkstį“.

4 atvejis – prioritetas, kuris pagreitina surinkimą. Vienoje įmonėje trečdalis neapmokėtų gautinų sumų buvo senesnės nei 90 dienų, tačiau komanda skambindavo visiems ta pačia tvarka. AI senėjimo analizė parodė, kad 60% sumos buvo sutelkta tik penkiems klientams. Kai energija buvo nukreipta į šiuos penkis klientus, surinkimo laikotarpis per šešias savaites sutrumpėjo nuo 58 dienų iki 44 dienų ir buvo išleista nemaža grynųjų pinigų suma. Pamoka: kolekcijose uždirbama ne pastangos, o teisingas prioritetų nustatymas.

Dažnos klaidos

• Pasitenkinkite bendrais patarimais. „Pereiti skaitmeniniu“ yra nepraktiška; Paprašykite konkrečių, išmatuojamų veiksmų.
• Laukiama analizės nepateikiant laiko/žingsnių duomenų. Kliūtis matoma tik naudojant duomenis.
• Darant prielaidą, kad pajamų prognozės yra garantija. AI „3 dienų pelnas“ yra hipotezė, patikrinta šioje srityje.
• Įsibėgėjimas aukojant kontrolę. Patvirtinimo pašalinimas gali padidinti riziką; Žmogus sukuria pusiausvyrą.
• Nepaisoma mirusių atsargų. Pririšti pinigai yra tyli kaina; Reguliariai nuskaitykite sukimosi greičiu.

Apibendrinant

• AI yra galingas analitikos asistentas, leidžiantis matyti veiklos kliūtis, negyvas atsargas ir grynųjų pinigų ciklo vėlavimus.
• Nurodykite proceso etapus su jų trukme ir pašalinkite ilgiausius etapus bei pagrindinę priežastį; Paprašykite konkrečių, išmatuojamų veiksmų.
• Grynųjų pinigų ciklo laikas (inventorizavimas + inkasos − mokėjimo dienos) yra apyvartinių lėšų sveikatos rodiklis; Sutrumpinant išleidžiami grynieji pinigai.
• Modelio pateikiami „tikėtino uždarbio“ skaičiai yra apytiksliai; turi būti išbandytas lauke.
• Žmonės nustato balansą tarp efektyvumo ir kontrolės; Kiekvienas pagreitis neturėtų paaukoti kontrolės.

Taikymo užduotis

Užrašykite pasikartojantį savo verslo procesą (pirkimas, surinkimas, uždarymas) su žingsniais ir laiku. Pašalinkite kliūtis ir supaprastinimo pasiūlymus naudodami galingą raginimo šabloną; rankiniu būdu patikrinkite visą ciklo laiką. Taip pat turėkite apyvartos rodiklį, apskaičiuotą iš atsargų sąrašo ir pažymėtas mirusias atsargas. Mes priimame patraukliausią modelio pasiūlymą ir klausiame: „Kokią kontrolę tai susilpnina? Įvertink su klausimu.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Pateikiau proceso etapus su jų trukme ir atsakomybe.
• [ ] Visą ciklo laiką patikrinau rankiniu būdu.
• [ ] Norėjau konkretaus, išmatuojamo veiksmo; Aš neapsiribojau bendrais patarimais.
• [ ] Suskaičiavau atsargų apyvartumo rodiklį formule ir pažymėjau mirusias atsargas.
• [ ] „Numatomo uždarbio“ skaičiai traktuojami kaip apytiksliai.
• [ ] Įvertinau kiekvieną pagreičio pasiūlymą dėl kontrolės rizikos.