Pelnas:
- Galimybė parengti lentai pritaikytą KPI santrauką su kontekstu ir tendencijomis iš neapdorotos metrikos
- Galimybė kurti ataskaitas, kuriose kiekviena metrika pateikiama su veiksmų pasiūlymais ir šaltinio žymomis
- Gebėjimas nustatyti drausmę, kuri leis atsekti kiekvieno ataskaitoje pateikto skaičiaus šaltinį ir neleis perdėti
Mėnesio pabaiga ir jūs turite parengti pristatymą direktorių tarybai. Turite dešimtis metrikų: apyvarta, bendroji marža, surinkimo laikotarpis, pajamos vienam darbuotojui, klientų atsitraukimas... Tačiau direktorių taryba nenori matyti krūvos skaičių; "Kur vyksta mūsų verslas ir ką turėtume daryti?" ieško atsakymo į klausimą. Šiame skyriuje išmoksime naudoti dirbtinį intelektą (AI) kaip ataskaitų teikimo asistentą, kuris verčia neapdorotus duomenis į sprendimus priimančio asmens kalbą.
Kas yra KPI ir kuo jis skiriasi nuo metrikos?
Metrika yra viskas, ką galima išmatuoti. KPI (pagrindinis našumo rodiklis) – tai ribotas skaičius metrikų, į kurias iš tikrųjų žiūri sprendimų priėmėjas, parodantis, kiek įmonė yra arti savo tikslų. Geroje valdymo ataskaitoje pateikiama ne 40 metrikų, o 6–8 KPI su kontekstu, tendencijomis ir veiksmais.
Šiuo metu dirbtinis intelektas atlieka tris darbus: kontekstualizuoja skaičius (pagal ankstesnį laikotarpį, tikslą), paverčia tendenciją pasakojimu ir suformuluoja rekomenduojamus veiksmus. Jūsų užduotis yra išlaikyti kiekvienos figūros šaltinį atsekti ir neleisti, kad pasakojimas būtų perdėtas.
Patarimas: paprašykite jo pateikti kiekvieną KPI su kvartetu „skaičius + pakeitimas + priežastis + veiksmas“. Vietoj plikų „Apyvarta 12M“, „Apyvarta 12M“ (+8% lyginant su praėjusiu ketvirčiu), naujasis dilerių kanalas velkasi, pasvarstykite apie biudžeto perkėlimą į šį kanalą“ yra daug vertingesnis.
Žingsnis po žingsnio: nuo neapdorotos metrikos iki valdymo ataskaitos
- Jūs nustatote savo KPI rinkinį. Neleiskite modeliui tilpti; Nurodykite kokius 6-8 rodiklius.
- Pridėkite palyginimo pagrindą. Kiekvieno KPI tikslas ir (arba) ankstesnis laikotarpis.
- Sureguliuokite pasakojimo lygį. Nurodykite tikslinę auditoriją, pvz., „ne finansų vadovams“.
- Prašykite veiksmų, bet susiekite tai su duomenimis. Kiekviena rekomendacija turėtų būti pagrįsta išvada.
- Reikalauti šaltinio pastabos. Tegul galima atsekti, iš kur kilęs kiekvienas skaičius.
Silpnas raginimas / stiprus raginimas
Silpnas raginimas: iš šių skaičių parašykite valdymo ataskaitą. [metrika]
Taip gaunamas tuščias tekstas su „puikus ketvirčio“ tonu, kuris pagražina skaičius, bet nesuteikia jokios krypties sprendimus priimančiam asmeniui.
Galingas raginimas:Jūsų vaidmuo: finansų direktoriaus vadovybės ataskaitos padėjėjas.Užduotis: parašykite direktorių tarybai 1 puslapio santrauką iš šių KPI.Struktūra:- 3 sakinių santrauka viršuje- Kiekvienam KPI: vertė | ankstesnis laikotarpis | keisti % | vieno sakinio komentaras | siūlomas veiksmas- „3 rizikos, į kurias reikia žiūrėti“ pabaigoje Tonas: neįvertintas, neutralus, tinka nefinansinei tarybai. Apribojimas: naudokite tik skaičius duomenis. Šaltinį parašykite su žyma [source] prie kiekvieno skaičiaus. Jei nesate tikri, nekomentuokite.<kpi>Šį ketvirtį apyvarta: 12 400 000 | 11 500 000 praėjusį ketvirtį [pelno ataskaita]Bendrasis pelnas: 34 % | paskutinis ketvirtis 37% [pelno ataskaita]Surinkimo laikotarpis: 58 dienos | paskutinis ketvirtis 49 dienos [einamoji sąskaita]Klientų atšaukimas: 6% | praėjusį ketvirtį 4 % [CRM]</kpi>
Šis raginimas; Jame subalansuotai pateikiama, kad apyvarta auga, bet marža ir surinkimas prastėja, ir klausiama „ar augimas pelningas ir paverčiamas pinigais? užduoda klausimą vadovybei.
Geras ir blogas KPI pristatymas
prastas pristatymas
Galingas pristatymas
„Apyvarta 12,4 mln.
„Apyvarta 12,4 mln., +8% kas ketvirtį; augimas tęsiasi“
"Marža sumažėjo"
"Bendroji marža 37%→34%; padidėjus sąnaudoms marža sumažėjo 3 punktais"
„Kolekcija bloga“
"Surinkimas 49→58 dienos; grynųjų pinigų ciklas pratęstas 9 dienomis, likvidumo rizika"
jokių veiksmų
„Pasiūlymas: peržiūrėkite 5 lėčiausių klientų mokėjimo sąlygas“
Teisingas metrikos apibrėžimas
KPI yra prasmingas tik tada, kai aišku, kaip jis apskaičiuojamas. „Pelningumas“ vienam gali būti bendroji marža, kitam – grynoji marža, kitam – EBITDA (pelnas prieš palūkanas, nusidėvėjimą ir amortizaciją). Netgi toje pačioje komandoje tas pats žodis gali reikšti skirtingus skaičius. Kai dirbtinis intelektas sukuria KPI, aiškiai pateikite kiekvienos metrikos apibrėžimą ir formulę; Priešingu atveju modelis apskaičiuoja pagal savo prielaidas ir ataskaita tampa atvira diskusijoms.
Pateikiant šiuos KPI, kiekvienam: metrikos pavadinimas | formulė |naudojamų skaičių šaltinis | Užpildykite apskaičiuotų verčių stulpelius. Jei aš nepateikiau formulės, aiškiai parašykite apibrėžimą, kurį padarėte prielaida, kad galėčiau patvirtinti. Ypač pažymėkite metriką, kurią galima interpretuoti skirtingai (pelningumas, augimas).
Šis žingsnis atrodo nedidelis, bet susitikime „Kokią maržą vadinate 34%? baigia savo diskusiją nuo pat pradžių. Apibrėžimo aiškumas yra pasitikėjimo ataskaita pagrindas.
Vizualizacija ir pasakojimo balansas
AI nebraižo pačios diagramos, bet pasiūlo, kuri diagrama geriausiai perduos pranešimą, ir po diagrama parašo paaiškinimo tekstą.
Sukurkite valdymo pristatymo planą šiam KPI rinkiniui: - Pasiūlykite tinkamiausią diagramos tipą kiekvienam KPI (eilutė tendencijai, juosta skilimui, tikslo įgyvendinimo indikatorius) ir parašykite priežastį; - po kiekviena diagrama parašykite 1 sakinio „pagrindinio pranešimo“ tekstą; - Pasiūlykite skaidrių tvarką pagal logiką „pirmiausia rezultatas, tada detalė“.
Saugokitės: AI gali kilti pagunda pervertinti tendenciją, kad ji atrodytų įspūdingai (pvz., „stiprus atšokimas“). Vadovybės ataskaitos tonas turėtų būti neutralus. Kiekvieną kartą įtraukite nurodymą: „Neperdėti, laikykitės duomenų, neigiamą parašykite aiškiai“.
Tas pats numeris, skirtinga ataskaita, atsižvelgiant į tikslinę auditoriją
Ta pati finansinė tiesa išreiškiama visiškai skirtingai, priklausomai nuo to, kam ji pateikiama. Valdyba nori strateginės tendencijos ir rizikos; banko užstatas ir grąžinimo galimybės; padalinio vadovo operatyvinė informacija apie savo padalinį. Jei AI aiškiai pasakysite tikslinę auditoriją ir tos auditorijos sprendimo klausimą, ji iš tų pačių duomenų gali parengti tris skirtingas, bet nuoseklias ataskaitas.
Padarykite TRYS atskiras santraukas iš toliau pateikto KPI rinkinio:1) lentai: strateginė tendencija, 3 rizikos, pažymėtas šaltinis, pusė puslapio2) Bankui: grynųjų pinigų generavimo galia, skolos aptarnavimo pajėgumas, likvidumo rodikliai3) Pardavimų vadovui: tik pardavimų ir maržos suskirstymas, orientuotas į veiksmus. Visose trijose suvestinėse naudokite tuos pačius skaičius; tiesiog pakeiskite akcentą ir kalbą. Neperdėti jokių skaičių; Sąžiningai nurodykite neigiamus dalykus visuose trijuose.
Šis metodas taupo laiką ir palaiko nuoseklumą: kadangi visos trys ataskaitos gaunamos iš to paties šaltinio, susitikime nekyla konfliktų. Pagrindinė taisyklė nesikeičia: skaičiai yra pastovūs, tik pasakojimo dėmesys kinta pagal taikinį.
Patarimas: valdymo ataskaitoje apibrėžkite kiekvieno KPI „slenkstį“ ir paprašykite modelio pasakyti „spalva pažymėkite tuos, kurie viršija / žemiau slenksčio“. Raudona/geltona/žalia logika per kelias sekundes atkreipia sprendimus priimančio asmens dėmesį į svarbiausią rodiklį.
Mini dėklai
1 atvejis – augimo rizika. SaaS įmonės pajamos kas ketvirtį išaugo 8%, o komanda buvo pasiruošusi švęsti. Kai AI ataskaitoje apibendrinama, kad klientų nuostoliai per tą patį laikotarpį išaugo nuo 4% iki 6%, buvo matyti, kad augimas atsirado ne dėl naujų klientų, o dėl kainų padidėjimo ir ištirpus bazei. Vadovybė prioritetą skyrė išlaikymui.
2 atvejis – surinkimo paketas paruoštas per valandą. Finansų vadovas sumažino 6 valandų valdybos ataskaitą kiekvieną mėnesį iki maždaug 90 minučių, naudodamas KPI šablono ir išteklių žymos raginimą. Taip pat svarbu, kaip taupyti laiką, kiekvieno numerio šaltinis yra pažymėtas etikete, todėl susitikime kyla klausimas „iš kur yra šis numeris? Jis iš karto galėjo atsakyti į klausimus.
3 atvejis – ažiotažas. Pirmajame juodraštyje AI sušvelnino 3 taškų maržos sumažėjimą kaip „nedidelį svyravimą“. Direktorė pridėjo taisyklę „neutraliu tonu, neigiamą rašyk aiškiai“ ir parūpino ją atkurti; Antroji versija sąžiningai pateikė riziką. Pamoka: vadovybės ataskaitų teikimo sąžiningumas pranašesnis už sklandumą.
Dažnos klaidos
- Turėdami modelį, pasirinkite KPI rinkinį. Kokius rodiklius stebėti, yra strateginis sprendimas; tu nuspręsi.
- Neduoda pagrindo palyginimui. Be tikslo ar ankstesnio laikotarpio skaičius yra beprasmis.
- Šaltinis paliekamas neatsekamas. "Iš kur šis numeris?" Jei negalite atsakyti į klausimą, ataskaita praranda pasitikėjimą.
- Leidžiamas perdėtas tonas. Valdymo ataskaita nėra pardavimo brošiūra; Jis turėtų būti neutralus ir sąžiningas.
- Veiksmo atskyrimas nuo radinio. Pasiūlymas „Padarykime tai“ turi būti pagrįstas duomenimis.
Apibendrinant
- Valdymo ataskaita nėra skaičių krūva; Kiekvieno KPI pateikimas su kontekstu, tendencija ir rekomenduojamais veiksmais suteikia pridėtinės vertės sprendimus priimančiam asmeniui.
- Jūs nustatote KPI rinkinį ir palyginimo pagrindą (tikslas / ankstesnis laikotarpis); Neverskite jo pritaikyti modeliui.
- Kiekvienos figūros šaltinio atsekimas yra ataskaitos patikimumo pagrindas.
- Vadovybės ataskaitos tonas turi būti neutralus ir sąžiningas; Aiškiai atspausdinkite negatyvą ir venkite perdėti.
- Kiekviena veiksmų rekomendacija turėtų būti pagrįsta išvada; AI taip pat padeda su grafiniu tipu ir pasakojimo išdėstymu.
Taikymo užduotis
Pasirinkite 6–8 KPI iš savo verslo (arba pavyzdžio), pridėkite kiekvieno ankstesnio laikotarpio vertę. Sukurkite vieno puslapio santrauką naudodami galingą raginimo šabloną; Įsitikinkite, kad kiekviena figūra turi šaltinio etiketę. Tada vėl parengkite ataskaitą naudodami „neutralaus tono“ taisyklę ir palyginkite šias dvi versijas. Galiausiai atlikite vieną iš modelio siūlomų veiksmų ir įvertinkite, ar jis iš tikrųjų gali būti įgyvendintas.
kontrolinis sąrašas
- [ ] Nusprendžiau stebėti 6–8 KPI.
- [ ] Prie kiekvieno KPI pridėjau tikslinį arba ankstesnio laikotarpio palyginimą.
- [ ] Ant kiekvienos figūros uždėjau šaltinio etiketę.
- [ ] Nurodžiau neutralų, neįvertintą toną ir aiškiai atspausdinau negatyvą.
- [ ] Patikrinau, kad kiekviena veiksmų rekomendacija yra pagrįsta išvada.
- [ ] Aš patikrinau bent du pagrindinius duomenis pagal šaltinį.