Išlaidų ir sąskaitų faktūrų duomenų apdorojimas

Pelnas:

• Galimybė konvertuoti laisvo teksto ir sąskaitų faktūrų duomenis į lentelę, sudarytą pagal fiksuotą schemą
• Galimybė nustatyti pasikartojančius raginimus išlaidų klasifikavimui, PVM grąžinimo apskaičiavimui ir anomalijų aptikimui
• Galimybė patikrinti išgautas finansines sritis su PVM lygybės ir visiško nuoseklumo patikrinimais

Viena iš užduočių, kuriai buhalteriai skiria daugiausiai laiko, yra išsklaidytų išlaidų ir sąskaitų faktūrų duomenų sutvarkymas į sutvarkytas lenteles. Prie elektroninio laiško pridedama sąskaita faktūra, kvito nuotrauka, atsiųsta iš WhatsApp, laisvo teksto išlaidų pažyma, pvz., „Ankaros susitikimo maitinimas + taksi 840 TL“... Visi jie turėtų atsidurti toje pačioje vietoje: eilutė, struktūrizuota pagal kategorijas, sumą, PVM (Pridėtinės vertės mokestį), datos ir tiekėjo laukelius.

Dirbtinis intelektas (AI) yra labai galingas šioje „laisvo teksto į struktūrą“ transformacijoje. Tačiau finansiniuose duomenyse nepriimtina, kad net centas suklystų. Taigi šiame skyriuje mes kartu išmoksime dviejų dalykų: priversti dirbtinį intelektą gaminti duomenis pagal fiksuotą schemą (iš anksto nustatytą laukų sąrašą) ir patvirtinti išvestį atliekant bendrus nuoseklumo patikrinimus.

Kodėl „schema“ tokia svarbi?

Schema yra tada, kai iš anksto nurodote, kurie laukai bus kiekvienoje eilutėje, kokia tvarka ir kokiu formatu. Jei nepateiksite schemos, modelis kiekvienai sąskaitai faktūrai pateikia skirtingą formatą; Tada būtų sunku juos sujungti į vieną lentelę netaisant rankiniu būdu. Jei pateiksite schemą, išvestis bus nuosekli ir patikrinama.

Geroje išlaidų diagramoje yra šie laukai: data, tiekėjas, aprašymas, kategorija, PVM netaikoma suma (bazė), PVM tarifas, PVM suma, suma su PVM, dokumento Nr.

Patarimas: Visada apibrėžkite skaitmeninius laukus naudodami „taško / kablelio“ susitarimą. Sakydami „Įrašykite sumas formatu 1234.56, be tūkstančių skyriklio“, vėliau eksportuojant į „Excel“ išvengsite formatavimo košmaro.

Žingsnis po žingsnio: nuo laisvo teksto iki lentelės

1. Pataisykite schemą. Parašykite laukų pavadinimus, tvarką ir formatą.
2. Pateikite kategorijų sąrašą. Paprašykite modelio pasirinkti iš jūsų sąrašo, o ne kurti kategorijas savo galvoje.
3. Sukurkite neapibrėžtumo taisyklę. Leiskite jam palikti zoną, dėl kurios jis nėra tikras, tuščią ir uždėkite ženklą „patikrinkite“.
4. Patikrinkite PVM logiką. Leiskite modeliui patikrinti lygties bazę + PVM = visa.
5. Patikrinkite bendrą sumą. Ar visų eilučių suma atitinka jūsų kontrolinę sumą?

Silpnas raginimas / stiprus raginimas

Silpnas raginimas: paverskite lentele šias išlaidas: - Ankaros maisto taksi 840 - kanceliarinės prekės 300 su PVM - viešbutis 2 naktys 3600

Taip gaunama išvestis su nenuoseklia kategorija, sumaišytas PVM, kiekvienoje eilutėje skirtingas formatas.

Galingas raginimas: Konvertuokite šiuos laisvo teksto mokesčius į lentelę TIKSLIAI pagal šią schemą:Laukai (šia tvarka): data | tiekėjas | aprašymas | kategorija |bazė | PVM_tarifas | PVM_suma | iš viso | pastabaTaisyklės:- Kategorija tik iš šio sąrašo: [Kelionės, Apgyvendinimas, Maistas, Kanceliarinės prekės, Transportas, Kita]- Sumas parašykite formatu 1234.56 (be tūkstantinio skyriklio).- Jei nurodyta "Su PVM", apskaičiuokite bazę ir PVM atgal; Jeigu nežinote PVM tarifo, pastabos laukelyje parašykite „tarifo patvirtinimas“ ir palikite tuščią. - Kiekvienoje eilutėje nurodykite mokesčio bazės lygybę + PVM_suma = iš viso; Jei jo nepateikia, pastabos laukelyje parašykite „NEATTINK“. - Palikite lauką, dėl kurio nesate tikri, prie užrašo pridėkite „čekį“.

Šis raginimas apskaičiuoja raštinės reikmenų bazę su PVM iki 250 ir PVM iki 50, pažymi prekes su dviprasmiškais tarifais ir sukuria švarią išvestį, kurią galima sujungti į vieną lentelę.

PVM atgal apskaičiavimo logika

Mokesčio bazės nustatymas iš sumos su PVM yra dažnai reikalinga buhalterinės apskaitos procedūra. Formulė: bazė = iš viso / (1 + norma). Pavyzdžiui, už 300 TL su 20% PVM, bazė = 300 / 1,20 = 250, PVM = 50. Jei modeliui aiškiai pateikiate šią formulę, paklaidos riba sumažėja.

sandorį

formulę

Mėginys (20 %)

Be PVM → įtraukta

iš viso = bazė × (1 + norma)

250 × 1,20 = 300

Su PVM → bazė

bazė = iš viso / (1 + norma)

300 / 1,20 = 250

PVM suma

vat = iš viso − bazė

300–250 = 50

kontroliuoti

bazė + PVM = iš viso

250 + 50 = 300

Darbas su sąskaitos faktūros nuotrauka ir OCR spaudiniu

Išlaidos iš lauko dažnai gaunamos kaip kvito nuotrauka arba PDF sąskaita faktūra. Technologija, kuri išgauna tekstą iš šių vaizdų, vadinama OCR (Optical Character Recognition). Vizualiniai AI įrankiai gali atlikti šį darbą, tačiau OCR išvestis visada yra ydinga: kablelis gali būti perskaitytas kaip taškas, „5“ gali būti supainiotas su „S“, gali būti prarastas sumos skaitmuo. Todėl niekada neįtraukite sumų iš OCR tiesiogiai į apskaitą.

Ištraukite šiuos laukus iš šio sąskaitos faktūros vaizdo ir TIKSLIAI įrašykite juos į šią schemą:data | tiekėjas | mokesčių_ne | bazė | PVM_tarifas | PVM_suma | totalRules:- Bet kuriame lauke, kurio negalite perskaityti arba nesate tikri, parašykite "NESKAITYTI", nespėkite.- bazė + vat_amount = patikrinkite sumą; Jei ne, pažymėkite "TIKRINTI". - Sumas nurodykite 1234.56 formatu.

Tai yra esminė saugos taisyklė, kad niekas nepriverstų atspėti neapibrėžtos srities. Jei modelis užbaigia skaičių su „labiausiai tikėtina“, įrašas tyliai įveda klaidą. Vėliava „NESKAITYTA“ leidžia žmogui grįžti prie originalaus dokumento ir jį patvirtinti.

Patarimas: OCR spaudinyje bendra suma paprastai yra patikimiausias perskaityti laukas, nes jis parašytas dideliu šriftu. Jei mokesčių bazė + PVM = visa lygtis negalioja, galite sužinoti, kurioje srityje yra klaida, grįžę nuo šios lygties.

Anomalijų ir pasikartojančių įrašų aptikimas

AI ne tik verčia; Taip pat randa įtartinų daiktų. Pavyzdžiui, beveik ta pati suma iš to paties tiekėjo du kartus tą pačią dieną arba neįprastai didelės išlaidos šiai kategorijai.

Žemiau esančioje išlaidų lentelėje pažymėkite šias anomalijas ir parašykite priežastį:1) Galimas įrašo dublikatas (tas pats tiekėjas + panaši suma + paskutinė data)2) Sumos, didesnės nei 3 kartus didesnės už kategorijos vidurkį3) PVM tarifas skiriasi nuo laukiamo kategorijojeTiesiog pažymėkite ir parašykite priežastį; neištrinkite ir nekeiskite jokių eilučių.

Atsargiai: AI įspėjimas „tai gali kartotis“ yra užuomina, o ne sprendimas. Du įrašai iš tikrųjų gali būti dvi skirtingos paslaugos. Sprendimą ištrinti arba sujungti visada priima žmonės; Modelis tiesiog patraukia jūsų dėmesį.

Mini dėklai

1 atvejis – 300 žetonų krūva. Apskaitos ekspertas 300 eilučių laisvo teksto mėnesio pabaigos išlaidų sąrašą pavertė lentele per maždaug 15 minučių su diagrama. Darbas, kuris užtruko 4 valandas, kai buvo atliktas rankiniu būdu, buvo sutrumpintas iki 40 minučių patikrinus. Pelnas yra ne tik greitis; taip pat padidėjo kategorijų nuoseklumas.

2 atvejis – gautas dvigubas mokėjimas. Anomalijos raginime buvo pažymėta, kad 4720 Lt sąskaita tiekėjui buvo įrašyta du kartus su dviem skirtingais dokumentų numeriais. Apžiūra parodė, kad viena buvo juodraštis, o kita – galutinė sąskaita faktūra, ir abi turėjo būti apmokėtos. Be AI būtų mokama dvigubai.

3 atvejis – PVM tarifo spąstai. Modelis pagrindinio maisto įsigijimui priskyrė 20% PVM; tuo tarpu prekė buvo žemesnio tarifo grupėje. „Kainos patvirtinimo“ taisyklės dėka eilutė buvo pažymėta, patikrinta ir pataisyta eksperto šaltinio. Pamoka: PVM tarifo nepalikite modeliui, patvirtinkite jį iš sąrašo ar dokumento.

Dažnos klaidos

• Duomenų vertimas nepateikiant schemos. Kiekviena eilutė yra skirtingo formato, derinant reikia taisyti rankiniu būdu.
• Nepateikiamas kategorijų sąrašas. Modelis atitinka savo kategorijas; ataskaitų teikimas tampa nenuoseklus.
• Nepatikrintas PVM lygybės. mokesčio bazė + PVM = eilutės, kurios nesudaro bendros sumos, tyliai įvedamos į lentelę.
• Klaidingas įspėjimas apie anomaliją priimant sprendimą. „Gali kartotis“ yra pradžia; Žmogus priima sprendimą ištrinti.
• Kontrolinės sumos praleidimas. Pasikliauti išvestimi, nelyginant eilučių sumos su žinoma kontroline suma.

Apibendrinant

• Apdorojant laisvo teksto išlaidų / sąskaitų faktūrų duomenis su AI, patikimiausias būdas yra prašyti išvesties pagal fiksuotą schemą.
• Pateikus kategorijų sąrašą ir paaiškinus formatavimo taisykles (taškas / kablelis, tūkstančių skyriklis), išvestis išlieka nuosekli ir perduodama.
• Aiškiai pateikite PVM apskaičiavimo formulę modeliui ir kiekvienoje eilutėje patikrinkite mokesčio bazės + PVM = iš viso lygybę.
• AI yra galingas ženklinant pasikartojančius ir anomalius įrašus, tačiau sprendimą ištrinti / sujungti visada priima žmogus.
• Kryžminis eilučių sumų patvirtinimas su žinoma kontroline suma užtikrina visą užduotį.

Taikymo užduotis

Parengti ne mažiau kaip 10 eilučių mišrų išlaidų sąrašą (faktinę arba pavyzdinę); sąmoningai įtraukė įrašo dublikatą ir prekę su neteisingu PVM tarifu. Konvertuokite jį į lentelę naudodami galingą raginimo šabloną, tada paleiskite anomalijų raginimą. Patikrinkite, ar modelis pagauna du jūsų nustatytas spąstus, ir rankiniu būdu patikrinkite PVM lygybę trijose eilutėse.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Apibrėžiau fiksuotą schemą su laukų pavadinimais, tvarka ir formatu.
• [ ] Kategorijų sąrašą atidaviau modeliui, neleidau jo pasidaryti.
• [ ] Pridėjau skaitmeninio formato (taško / kablelio, be tūkstančių skyriklio) taisyklę.
• Patikrinau [ ] mokesčių bazę + PVM = visa lygybė.
• [ ] Man buvo atlikta anomalija / dublikatas ir sprendimus priėmiau kaip žmogus.
• [ ] Palyginau eilutės sumą su žinoma kontroline suma.