Pelnas:
- Galimybė parengti pagrindinius užsienio prekybos dokumentus, pvz., komercinę sąskaitą faktūrą, išankstinę formą, pakuočių sąrašą ir važtaraštį naudojant dirbtinį intelektą, ir patikrinti jų nuoseklumą.
- Galimybė turėti dirbtinį intelektą patikrinti kryžminių duomenų nuoseklumą tarp dokumentų (kiekis, svoris, suma, šalies informacija) ir anksti pastebėti klaidas
- Galimybė apsaugoti, kad dirbtinio intelekto parengtas deklaracijos projektas nepakeistų oficialios deklaracijos, o už galutinę deklaraciją atsako muitinės konsultantas.
Neregėtas užsienio prekybos herojus – dokumentai. Prieš konteineriui išvažiuojant iš uosto, už jo parengiama šūsnis dokumentų: komercinė sąskaita faktūra, pakuočių sąrašas, važtaraštis, kilmės sertifikatas, judėjimo dokumentas, draudimo polisas ir muitinės deklaracija. Šie dokumentai turi visiškai atitikti vienas kitą. Jei bendras svoris sąskaitoje faktūroje ir svoris pakuotės sąraše nesutampa, jei sąskaitoje faktūroje nurodyta suma ir deklaracijoje nurodyta vertė nesutampa, jei pirkėjo ir pardavėjo pavadinimai dokumentuose skiriasi, muitinės procesas sustabdomas: sustabdomas siuntimas, imama bauda ar net prekės grąžinamos. Šiame skyriuje aptarsime, kaip dirbtinį intelektą panaudoti kaip asistentą, kuris pagreitina šio dokumento srautą ir tikrina nuoseklumą bei kur yra jo ribos.
Pirmiausia išsiaiškinkime terminus. Komercinė sąskaita faktūra: Tai oficialus pardavėjo pirkėjui išduotas pardavimo dokumentas, kuriame nurodoma prekių rūšis, kiekis, vienetas ir bendra kaina, pristatymo ir apmokėjimo būdas; Ji sudaro muitinės vertės pagrindą. Išankstinė sąskaita faktūra: tai prieš parduodant pateikto pasiūlymo pobūdžio sąskaitos faktūros projektas. Pakuotės sąrašas: nurodoma, kiek vienoje dėžėje yra prekių, dėžių skaičius, bruto/neto svoris ir tūris. Važtaraštis (B/L): yra transporto dokumentas, rodantis, kad vežėjas gavo prekes ir pristatys jas atvykęs; Tai vertinga priemonė gabenant jūrą. Muitinės deklaracija: tai dokumentas, kuriame muitinei oficialiai deklaruojamas prekių importas/eksportas. ETGB (elektroninės komercijos muitinės deklaracija): tai supaprastinta deklaracija, naudojama nedidelės apimties e-eksporto siuntose.
Žingsnis po žingsnio: AI vieta dokumento darbo eigoje
Naudinga galvoti apie dokumentų automatizavimą keturiais etapais.
1 žingsnis – duomenų rinkimas. Jums reikalinga neapdorota informacija: prekių tipas ir kiekis, vieneto kaina, svoriai, partijos informacija, pristatymo ir mokėjimo būdas. Ši informacija paprastai yra išsklaidyta užsakymuose, sutartyse ir tiekėjų susirašinėjime. AI labai greitai ištraukia struktūrizuotą lentelę iš šio neapdoroto teksto, kurį pateikiate.
2 žingsnis – parengti juodraštį. Sąskaitos faktūros, proformos ar pakavimo sąrašo juodraščio generavimas iš struktūrinių duomenų. Čia AI užpildo šabloną; Ji palaiko formatą, privalomus laukus ir kalbą. Tačiau jo parengtas juodraštis nėra oficialus dokumentas; Iš jūsų sistemos / programos sukuriamas oficialus dokumentas.
3 veiksmas – kryžminio suderinamumo patikrinimas. Tai vertingiausias dirbtinio intelekto indėlis. Sąskaitą faktūrą, pakuočių sąrašą ir važtaraštį pateikiant YZ ir klausiant "Ar sutampa kiekis, siuntų skaičius, bruto/neto svoris, suma, partijų pavadinimai ir pristatymo būdas? Jei ne, tai kur neatitikimas?" Per kelias sekundes dirbtinis intelektas pažymi svorio skirtumą, kuris yra 3 kilogramai ar daugiau nei siuntinys, kurio žmogaus akis praleidžia.
4 žingsnis – eksperto patvirtinimas ir oficialūs veiksmai. Už deklaravimą ir muitinės procedūras atsako muitinės konsultantas. Niekas, kurį gamina AI, nepakeičia oficialios deklaracijos; Jis atveria kelią konsultantui kaip juodraštis, kontrolinis sąrašas ir nuoseklumo ataskaita.
Atsargiai: AI gali parengti sąskaitos faktūros ar ataskaitos „juodraštį“; Bet atsakomybė už oficialius dokumentus, parašus ir deklaracijas tenka pačiam asmeniui ir muitinės konsultantui. Juodraščio siuntimas manant, kad tai oficialus dokumentas, prilygsta nepildomos formos pasirašymui.
Dokumentų nuoseklumas: kritiniai kontroliniai taškai
Žemiau esančioje lentelėje apibendrinamos sritys, kurios dažniausiai prieštarauja dokumentams ir sukelia problemų muitinėje:
kontroliuojama zona
Kokiuose dokumentuose?
Tipiška klaida
rezultatas
Bendras kiekis/vnt
Sąskaita faktūra, pakavimo sąrašas, važtaraštis
Įvairių skaičių rašymas
Atmetimas muitinėje, skaičiavimas
Bruto/neto svoris
Pakuotės sąrašas, važtaraštis
Neišlaiko svorio
svėrimas, delsimas, bauda
Prekės vertė (suma)
Sąskaita faktūra, deklaracija
Sumų neatitikimas
vertinimo peržiūra
Vakarėlio pavadinimas/adresas
Visi dokumentai
skirtinga rašyba
dokumento atmetimas
Pristatymo būdas (Incoterms)
sąskaita faktūra, sutartis
Konfliktas tarp dokumentų
Ginčas dėl išlaidų / rizikos
kilmės šalis
Sąskaita faktūra, kilmės sertifikatas
Nesuderinama kilmė
Preferencinio tarifo praradimas
Dėžučių/paketų skaičius
Pakuotės sąrašas, važtaraštis
Trūksta/pertekliniai siuntiniai
Skaičiavimas, minutės
Reguliarus šių sričių tikrinimas su kiekviena siunta išsprendžia daugumą problemų dar prieš joms pasiekiant muitinę.
Keturi kopijuojami šablonai
1) Struktūrinės lentelės ištraukimas iš neapdorotų duomenų:
Jūsų vaidmuo: užsienio prekybos operacijų asistentas. Sąskaitos faktūros duomenų lentelė atsiranda iš šio netvarkingo užsakymo teksto. Stulpeliai: prekių tipas | kiekis | vienetas | vieneto kaina | iš viso | Kilmė. Laukelius, kuriuos matote kaip trūkstamus arba prieštaringus, pažymėkite „NEBAIGTA/Įtartinas“, nepildykite jų patys. Laikykite valiutą tokią, kokia yra. Tekstas: [įklijuokite užsakymą / susirašinėjimo tekstą čia – nepaslėptas]
2) Kryžminio nuoseklumo patikrinimas:
Jūsų vaidmuo: dokumentų nuoseklumo tikrintojas. Pateikiu 3 dokumentų duomenis: SĄSKAITA, PAKUOTĖS SĄRAŠAS, važtaraštis. Palyginkite šiuos laukus ir lentelėje parodykite „patenkintas / NEtinka“: bendra suma, siuntų skaičius, bruto svoris, neto svoris, prekės vertė, pirkėjo pavadinimas, pardavėjo pavadinimas, pristatymo būdas, kilmė. Parašykite skirtumą skaičiais kiekvienai NEGALIAI eilutei. Rezultatas nėra galutinis teiginys; Galutinė kontrolė priklauso muitinės konsultantui.SĄSKAITA: [...]KONTROLĖS SĄRAŠAS: [...]važtaraščio: [...]
3) išankstinės sąskaitos faktūros projektas:
Jūsų vaidmuo: dokumentų eksporto asistentas. Paruoškite PROFORMA SĄSKAITOS FAKTŪROS projektą anglų kalba su šia informacija. Užpildykite privalomus laukelius: pardavėjas/pirkėjas, data, galiojimas, prekės aprašymas, kiekis, vienetas/bendra kaina, pristatymo būdas (Incoterms), apmokėjimo būdas, kilmė, numatomas išsiuntimo laikas. Aš patikrinsiu skaičius; Neatspėkite jokios sumos. Informacija: [anoniminiai/duomenų pavyzdžiai]
4) Dokumento trūkumų kontrolinis sąrašas:
Jūsų vaidmuo: muitinės proceso padėjėjas. Paskirtis: [importas/eksportas], šalis: [...], transporto rūšis: [jūra/oras/sausuma]. Sudarykite dokumentų, kurių gali prireikti šiai siuntai (sąskaitą faktūrą, pakuočių sąrašą, važtaraštį, kilmės/tiražo sertifikatą, draudimą, specialų leidimą/atitikties dokumentus, jei reikia) KONTROLĮ SĄRAŠĄ. Prie kiekvieno dokumento parašykite „kodėl to reikia“ ir „kur pirkti / kas pritaria“. Tai priminimų sąrašas; Konsultantas nustato galutinio dokumento reikalavimą.
Silpnas raginimas / Stiprus raginimas
Silpnas raginimas:
Patikrinkite šiuos dokumentus, ar yra kokių nors problemų?
Šis raginimas, parašytas nepateikus dokumentų ar nenurodant, kurias sritis lyginti, pateikia paviršutinišką ir nenaudingą atsakymą „paprastai atrodo gerai“; Jame nėra užfiksuoti nedideli skaitiniai skirtumai, kurie yra tikrai pavojingi.
Galingas raginimas:
Jūsų vaidmuo: dokumentų nuoseklumo tikrintojas. Palyginkite neto svorį, bruto svorį, dėžių skaičių ir bendrą kiekį toliau pateiktuose SĄSKAITOS FAKTŪROS ir PAKAVIMO SĄRAŠO duomenyse. Kiekviename lauke nurodykite „tinka/negalioja + skaitinis skirtumas“. Taip pat patikrinkite, ar abiejuose dokumentuose pirkėjo nuosavybės teisės sutampa. SĄSKAITA: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 42 dėžės, 2.100 vnt... PAKAVIMO SĄRAŠAS: neto 980 kg, bruto 1.050 kg, 40 dėžių, 2100 vnt...
Šis raginimas pateikia aiškius laukus, aiškius duomenis ir aiškų išvesties formatą; Dėl to iškyla konkreti ir taisytina išvada, pavyzdžiui, „siuntų skaičius NESUTAPA: sąskaita 42, pakavimo sąrašas 40, skirtumas 2 siuntiniai“.
trys mini dėklai
1 atvejis – gautas siuntinio skirtumas. Ekspeditorių įmonė pradėjo lyginti kiekvienos siuntos sąskaitas faktūras ir pakavimo sąrašus su AI. Pirmą mėnesį 7 iš 60 siuntų buvo rasta dėžutės numerio arba svorio neatitikimas. Jie buvo ištaisyti prieš pasiekiant muitinę; Apytiksliai buvo išvengta 3 muitinės pranešimų ir vėlavimų. AI pažymėjo skirtumą, ekspertas atliko pataisymą ir patikrinimą.
2 atvejis. Klaida supainiojus projektą su pareigūnu. Nauja darbuotoja išsiuntė užsakovui YZ pagamintą anglišką proformos juodraštį jo nepatikrinusi. Juodraštyje liko viena vieneto kaina (žemesnė už faktinę kainą), kurią AI nurodė kaip „pavyzdį“. Klientas manė, kad ši kaina yra privaloma ir kilo ginčas. Pamoka: kiekvienas skaičius dirbtinio intelekto juodraštyje turi būti žmogaus patikrintas prieš siunčiant; Projektas nėra oficialus dokumentas.
3 atvejis – sumos neatitikimas. Importo įmonėje buvo nedidelis skirtumas (120 USD dėl apvalinimo) tarp visos sąskaitoje faktūros ir deklaracijoje įrašytos vertės. AI pažymėjo tai kryžminio patikrinimo metu; Konsultantas ištaisė skirtumą. Jei jis nebūtų ištaisytas, darbotvarkėje atsidurtų vertinimo peržiūra ir galima nubausti. Mažas skirtumas, didelė problema.
Dažnos klaidos
- AI juodraštis klaidingas kaip oficialus dokumentas. Metmenys yra tik preliminarūs; Oficialus dokumentas sugeneruojamas iš jūsų sistemos ir ekspertas jį patvirtina.
- Praleiskite kryžminį patikrinimą. Nedideli skirtumai tarp dokumentų sukelia brangiausių muitinės problemų; Palyginkite su kiekviena siunta.
- AI leidžia numatyti trūkstamus duomenis. Modelis gali tilpti tuščioje erdvėje; Trūkstamus elementus pažymėkite „TRŪKSTA“ ir jų neužpildykite.
- Konfidencialios kainos ir klientų informacijos pateikimas. Atlikite reikiamus laukus, kad patikrintumėte anoniminius / pavyzdinius duomenis.
- Skaičių siuntimas į AI jų nepatvirtinus. Kiekvienas kiekis, svoris ir kiekis turi būti patvirtinti žmogaus akimis.
Patarimas: kai AI tikrina dokumentus, visada pasakykite „rašyk skaitinį skirtumą“. – Ar laikosi? Modelis lengvai atsako „taip“ į klausimą; Kai sakote „parodykite skirtumą skaičiumi“, tai atskleidžia tikrąjį prieštaravimą.
Apibendrinant
Dirbtinis intelektas yra labai galingas dviejose užsienio prekybos dokumentų vietose: iš neapdorotų duomenų sukuria greitus juodraščius ir tikrina dokumentų kryžminį nuoseklumą. Anksti pastebėjus sąskaitos faktūros, pakavimo sąrašo ir važtaraščio sumos, svorio, vertės ir nuosavybės skirtumus, išvengiama daugumos muitinės atsisakymų ir nuobaudų. Tačiau AI parengtas juodraštis nėra oficialus dokumentas; Atsakomybė už deklaraciją ir parašą tenka muitinės konsultantui. Kiekvienas skaičius yra patikrintas, konfidencialūs duomenys anonimizuojami, praleisti duomenys nekompensuojami.
Taikymo užduotis
Gaukite tikros (arba pavyzdinės) siuntos sąskaitos faktūros ir pakuočių sąrašo duomenis, anoniminkite konfidencialią informaciją. Palyginkite dirbtinį intelektą su anksčiau pateiktu „kryžminio suderinamumo tikrinimo“ šablonu. Po vieną patikrinkite išvestyje esančias eilutes "NEPATINKA" ir atkreipkite dėmesį, ar jos teisingos. Tada sukurkite „trūksta dokumentų kontrolinį sąrašą“ ir palyginkite jį su savo procesu: ar yra dokumentas, kurį AI priminė, kad praleidote?
kontrolinis sąrašas
- [ ] Aš anonimizuojau dokumento duomenis ir perdaviau juos AI.
- [ ] Palyginau sąskaitos faktūros, pakuočių sąrašo ir važtaraščio sumą / svorį / vertę / pavadinimą.
- [ ] Norėjau, kad dirbtinio intelekto išvestis būtų „įrašyti skaitinį skirtumą“, o ne „ar tinka?
- [ ] Aš pats nepriklausomai patikrinau kiekvieną pažymėtą skirtumą.
- [ ] Prieš išsiųsdamas juodraštį patikrinau visus numerius.
- [ ] Į darbo eigą įtraukiau muitinės konsultanto patvirtinimą oficialiam dokumentui ir deklaracijai.