Suderinimas, patvirtinimas ir trijų krypčių atitikimo automatika

Pelnas:

• Suprasti esamo suderinimo, banko suderinimo ir trijų krypčių atitikimo (užsakymo-gabenimo pažymos-sąskaitos faktūros) testų automatizavimo logiką naudojant dirbtinio intelekto palaikymą
• Gebėjimas klasifikuoti ir teikti prioritetus skirtumų (skirtumų) analizei ir skirtumų derinimo su dirbtiniu intelektu priežastis
• Gebėjimas suprasti, kad nesutampančius elementus ir patvirtinimo skirtumus turi ištirti auditorius ir kad dirbtinis intelektas tik parodo skirtumą.

Audito pagrindas yra patikrinimas, lyginant jį su nepriklausomu šaltiniu, ar įrašas iš tikrųjų egzistuoja ir buvo saugomas tiksliai. Kredito įrašas yra tikras, su skolininko šalies sutikimu; banko likutis yra teisingas, patvirtinus iš banko; Jūs patikrinate pirkinio autentiškumą užtikrindami, kad užsakymo-gabenimo pažymos-sąskaitos faktūros trejetas sutampa. Šie procesai bendrai vadinami susitaikymu ir patvirtinimu. Kadangi jiems iš prigimties reikia palyginti daug elementų, jie kartojasi, atima daug laiko ir kur šviečia dirbtinis intelektas.

Šiame skyriuje apimsime tris darbus: einamųjų/sąskaitų derinimą (dviejų šalių įrašų palyginimas), banko derinimą (DK likučio ir banko išrašo suderinimą) ir trijų krypčių atitikimą (pirkimo užsakymo, prekių gavimo/važtaraščio ir tiekėjo sąskaitos faktūros palyginimas). Pagrindinis principas išlieka nepakitęs: AI sutampa ir nurodo skirtumą; Auditorius turi ištirti skirtumo priežastį ir padaryti išvadą.

Kas yra trijų krypčių atitikimas ir kodėl tai svarbu?

Kai įmonė perka prekes/paslaugas, paprastai susidaro trys dokumentai: (1) Pirkimo užsakymas – kas buvo užsakyta, kiek, už kokią kainą; (2) Važtaraštis/prekių gavimas – kas, kiek gauta; (3) Pardavėjo sąskaita faktūra – kas, kiek buvo išrašyta. Sveikoje kontrolės aplinkoje šie trys turėtų sutapti: užsakyta = gauta = sąskaita faktūra. Trijų krypčių rungtynių testas patikrina, ar šie trys sutampa. Ginčai; Tai gali reikšti per daug sąskaitų faktūrų išrašymą, fiktyvius pirkimus, pasikartojančius mokėjimus, manipuliavimą kainomis ar paprastą duomenų klaidą.

AI per kelias sekundes gali suderinti tūkstančius pirkinių šiuose trijuose dokumentuose. Tačiau rodomas „neatitinkamų elementų“ sąrašas nėra klaidų sąrašas. Prekė gali neatitikti dėl šių nekaltų priežasčių: dalinis pristatymas (užsakymas 100, pristatymas 60), laiko skirtumas (sąskaita dar negavo), kainos skirtumas priimtinos tolerancijos ribose, nuolaida ar pristatymas. Auditoriaus darbas – surasti skirtumo priežastį ir atskirti nekaltąjį nuo įtariamojo.

Atitikties tipas

palyginti

Tipiškos skirtumo priežastys

Dabartinis susitaikymas

Mūsų registracija ↔ sandorio šalies registracija

Laikas, pinigų grąžinimas, neužbaigta registracija, valiutos kurso skirtumas

Banko derinimas

Didžiosios knygos ↔ banko išrašas

Čekis gabenamas, banko mokestis, įrašas dar neapdorotas

trijų krypčių rungtynės

Užsakymas ↔ važtaraštis ↔ sąskaita faktūra

Dalinis pristatymas, laikas, kainų skirtumas, dublikatas, fiktyvus

Išorinis patvirtinimas: vienas patikimiausių įrodymų

Išorinis patvirtinimas atliekant auditą – tai būdas gauti raštišką atsakymą tiesiogiai iš trečiosios šalies (banko, kliento, tiekėjo) apie likutį ar operaciją, o BDS 505 tai reglamentuoja. Išorinis patvirtinimas yra vienas stipriausių auditoriaus įrodymų; nes informacija gaunama iš nepriklausomo šaltinio, o ne iš audituojamos įmonės. Čia dirbtinis intelektas yra pagreitis rengiant patvirtinimo laiškų juodraštį, lyginant gaunamus atsakymus su knygos įrašais ir išvardijant nereaguojančias šalis (kurias reikia sekti). Tačiau svarbūs du dalykai: pirma, patvirtinimo laiško užpildymą ir siuntimą su faktine adresato informacija turėtų kontroliuoti auditorius; Antra, auditorius turi būti tikras, kad atsakymas yra tikras ir jį pasiekia tiesiogiai. Patikrinimo proceso vientisumas priklauso auditoriui; AI tik palengvina palyginimą ir stebėjimą.

Spragų analizė: AI klasifikuoja, auditorius nusprendžia

Pats produktyviausias būdas išnagrinėti konsensuso skirtumus yra klasifikuoti skirtumus: kurie yra susiję su laiku (slinks tarp laikotarpių, bet nėra faktiniai skirtumai), kurie yra nuolatiniai skirtumai, o kurie nepaaiškinami. AI gali greitai atlikti šią preliminarią klasifikaciją: į lentelę pateikia skirtumo dydį, kryptį ir galimą priežastį. Tačiau saugokitės: AI stulpelis „tikėtinos priežasties“ yra numatymas, o ne ryžtas. Vien todėl, kad sakoma „tikriausiai laiko skirtumas“, neįrodo, kad skirtumas yra laikas; Auditorius turi tai patikrinti dokumentais (kito laikotarpio sąskaita faktūra, grąžinimo kvitas, banko kvitas).

Patarimas: pirmenybę teikite skirtumams pagal sumos dydį ir paaiškinamumą. Praleiskite mažus ir lengvai paaiškinamus skirtumus; Sutelkite auditorių darbą į didelius ar nepaaiškinamus skirtumus. AI sukuria prioritetų lentelę; Jūs nustatote slenkstį ir fokusuojate.

Žingsnis po žingsnio suderinimo automatizavimas

1. Paruoškite ir anonimuokite du (arba tris) duomenų rinkinius. Nustatykite atitikimo raktą (sąskaitos faktūros numeris, užsakymo numeris, suma + data).
2. Patvirtinti išsamumą. Ar bendras kiekvieno klasterio įrašų skaičius ir skaičius atitinka tai, ko tikėtasi?
3. Apibrėžkite atitikimo taisyklę. Ar bus tiksli atitiktis, ar bus leidžiama tolerancija (pvz., ±1 % kainos skirtumas)?
4. Suderinti su AI. Tie, kurie atitinka, tie, kurie neatitinka, ir tie, kurie yra tolerancijos ribose, pateikiami atskiruose sąrašuose.
5. Klasifikuokite ir nustatykite skirtumus pagal prioritetus. Laikas / nuolatinis / nepaaiškinamas.
6. Tyrinėkite kaip auditorius. Patikrinkite visus reikšmingus skirtumus naudodami dokumentus; Dokumentuokite išvadą ir pagrindimą.

trys mini dėklai

1 atvejis – pasikartojantis mokėjimas. Trijų krypčių auditorius suderino 12 400 pirkimų su AI. YZ pažymėjo 6 prekes su dviem atskirais mokėjimais už tą patį sąskaitos numerį. Auditorius ištyrė: 4 buvo teisėtos skirtingų metų sąskaitos faktūros su panašiais numeriais; tačiau 2 iš jų buvo faktiškai pasikartojantys mokėjimai (ta pati sąskaita apmokėta du kartus), viso 88 000 Lt. Buvo pradėtas atkūrimo procesas ir vadovybės rašte buvo įrašytas vidaus kontrolės trūkumas. AI uždavė 6 klausimus; Auditorius patvirtino 2 tikras problemas.

2 atvejis – laiko skirtumo sumaišymas su klaida. Komandos narys 40 000 TL skirtumą, pažymėtą YZ banko sutikinėjime, tiesiogiai nurašė kaip „įrašymo klaidą“. Atsakingas asmuo ištyrė: skirtumas – laikotarpio pabaigoje išrašytas ir bankui dar nepateiktas čekis; Tai buvo visiškai normalus laiko skirtumas ir jis baigėsi kitą savaitę. Pamoka: netinkamas rašiklis nėra automatinė klaida; Neištyrus priežasties negalima parašyti jokios išvados.

3 atvejis – tolerancijos klaida. Vienas auditorius nenurodė trijų krypčių atitikimo tolerancijos; Dėl centų apvalinimo skirtumų YZ 900 pažymėjo prekę "neatitinka". Sąrašas tapo nenagrinėtas; Tikrosios problemos pasiklydo triukšme. Kai auditorius apibrėžė pagrįstą nuokrypį (pvz., ±5 TL arba ±0,5%), sąrašas buvo sumažintas iki 27 reikšmingų punktų. Pamoka: atitikimo taisyklė turi atitikti verslo realybę; Per griežta taisyklė sukelia triukšmą, per laisvos taisyklės sukelia aklumą.

Silpnas raginimas / Stiprus raginimas

Silpnas raginimas:

Palyginkite šiuos du sąrašus ir pasakykite, kas netinka.

Problema: neaiškūs derantys raktai, tolerancija ir išvesties formatas. AI nežino, kuo remtis; rezultatas būtų nepatikimas ir nepakartojamas.

Galingas raginimas:

Jūsų vaidmuo: esate nepriklausomo auditoriaus susitaikymo padėjėjas. Jūs suderinsite ir PArodysite skirtumą; Skirtumo priežastis ir rezultatas yra mano.Duomenys (anonimizuoti):- A rinkinys: pirkimo užsakymai (stulpeliai: užsakymo_nr., prekė, kiekis, vieneto_kaina, suma)- B rinkinys: pristatymo pažymos (užsakymo_nr., prekė, pristatytas_kiekis)- C rinkinys: sąskaitos faktūros (užsakymo_nr., prekės_kiekybės_sąskaitos raktas,sąskaitos sumontavimas) užsakymo_nr + prekė. Tolerancija: skaičiuojama kaip „suderinta“, jei sumos skirtumas yra ±5 TL arba ±0,5 % (atsižvelgiant į tai, kuris didesnis). Užduotis: 1) Suderinkite tris grupes. Atskirai pateikite šiuos tris sąrašus: (a) tikslios atitikties (suvestinės numeris), (b) atitiktys tolerancijos ribose, (c) prekės, kurios NESUTAIKIA (visa išsami informacija).2) Pridėkite GALIMOS priežasties stulpelį neatitikimams (dalinis pristatymas / trūkstamas dokumentas / kiekio skirtumas / sumos skirtumas), bet nurodykite, kad tai yra ĮVERTINIMAS, kuris turi būti patvirtintas naudojant įrodymus. bendras suderinimas (A, B, C). sumos), kad galėčiau patikrinti išsamumą. Negalvokite to, ko negalite išvesti iš duomenų.

Šis raginimas yra galingas, nes apibrėžia raktą ir toleranciją, prašo trijų atskirų sąrašų, nurodo „tikėtiną priežastį“ kaip spėjimą ir reikalauja visiško susitarimo dėl išsamumo.

Dažnos klaidos

• Neatitinkančio elemento klaidinimas kaip klaida. Išvados rašymas netiriant priežasties (laikas, dalinis pristatymas, grąžinimas).
• Nenustatoma tolerancijos. Padidinkite sąrašą centais ir praraskite tikras problemas triukšme.
• Paliekant poravimo raktą dviprasmišką. Nekontroliuoja, kuo remiantis AI atitinka.
• Išbaigtumo praleidimas. Pasikliauti atitinkančiais rinkiniais nesuderinant jų sumų.
• Aptikimo „tikėtinos priežasties“ klaidinimas. AI prognozės priėmimas nepatvirtinus jos dokumentais.

Atsargiai: skirtumo apibūdinimas kaip „pasikartojantis mokėjimas“ arba „fiktyvus pirkinys“ yra rimtas reikalavimas. Prieš rašydami patikrinkite tai dokumentais (sąskaita faktūra, mokėjimo kvitas, prekių gavimo įrašas); Jei yra modelis, įvertinkite jį atskirai kaip vidinės kontrolės silpnumą.

Apibendrinant

Suderinimas, patvirtinimas ir trijų krypčių suderinimas yra vienos dažniausiai pasikartojančių audito užduočių, kurias lengviausia pagreitinti naudojant AI. AI per kelias sekundes suderina tūkstančius elementų, išvardija skirtumus ir iš anksto juos klasifikuoja. Tačiau netinkamas rašiklis nėra klaida, tai skirtumas, kurį reikia ištirti; „Tikėtina priežastis“ yra spėjimas, o ne ryžtas. Auditorius nustato atitikimo raktą ir toleranciją pagal verslo realybę; Auditorius patikrina skirtumą su dokumentu; Auditorius rašo rezultatą. AI parodo skirtumą, auditorius suteikia prasmę.

Taikymo užduotis

Apsvarstykite tris mažus duomenų rinkinius (užsakymas, važtaraštis, sąskaita faktūra) arba du rinkinius (knyga, bankas). Nustatykite atitikimo raktą ir pagrįstą toleranciją. Pasirūpinkite, kad AI atitiktų aukščiau pateiktą galingą raginimo šabloną ir pašalinkite tuos, kurie neatitinka stulpelio „tikėtinos priežasties“. Tada parašykite „tyrimo planą“ kiekvienam nesutampančiam elementui: į kurį dokumentą žiūriu, kokį klausimą užduodu, kokią išvadą laikau klaida/normalu?

kontrolinis sąrašas

• [ ] Anonimizuojau duomenis ir aiškiai identifikavau atitikimo raktą.
• [ ] Patvirtinau kiekvieno klasterio išsamumą, nurodydamas bendrą įrašų skaičių ir skaičių.
• [ ] Nustačiau verslo realybei tinkamą toleranciją (nei per griežtą, nei per laisvą).
• [ ] Atitikimo / tolerancijos ribose / neatitikimo sąrašus paėmiau atskirai.
• [ ] Dokumente ieškojau kiekvieno reikšmingo elemento, kuris neatitiko; Patvirtinau kodėl.
• [ ] „Tikėtinos priežasties“ spėjimų neskaičiavau kaip rezultatų, nepatvirtinęs jų įrodymais.
• [ ] Užfiksavau rimtus kvalifikacinius rodiklius, pvz., pasikartojančius / fiktyvius, ir įvertinau vidaus kontrolės poveikį.