Politikos ir procedūrų rašymas

Pelnas:

• Gebėjimas parengti konkrečiai institucijai skirtą politikos/procedūrų dokumentą su struktūrizuotu raginimu
• Gebėjimas suderinti politiką su vaidmeniu ir atsakomybe (RACI) ir padaryti jas audituojamas
• Gebėjimas taikyti stiliaus ir formatavimo standartus suprantamai, taikytinai ir nuosekliai politikos kalbai.

Įstaigos politika yra jos rašytinė atmintis ir sprendimų disciplina: nuo kovos su kyšininkavimu iki informacijos saugumo, nuo nuotolinio darbo iki duomenų saugojimo – tai formali frazės „taip mes tai darome“ versija. Gera politika yra aiški, įgyvendinama ir patikrinama; Bloga politika yra arba žargono krūva, kurios niekas neskaito, arba gerų ketinimų rinkinys, kuris praktiškai lieka tuščias. Dirbtinis intelektas (AI) greitai sukuria pirmąjį politikos ir procedūrų dokumentų projektą, palaiko kalbos nuoseklumą ir struktūrizuoja vaidmenų ir atsakomybės atvaizdus. Šiame skyriuje išmoksime sukurti konkrečiai organizacijai pritaikytą, RACI audituojamą ir suprantamą politiką – visada išlaikant žmonių pritarimą.

Paaiškinkime sąlygas. Politika yra aukšto lygio dokumentas („kas ir kodėl“), nustatantis organizacijos poziciją ir taisykles tam tikru klausimu. Procedūra yra dokumentas, kuriame žingsnis po žingsnio paaiškinama, kaip tą politiką įgyvendinti („kaip“). RACI yra matrica, kuri paaiškina atsakingo, atskaitingo, konsultuojamo ir informuoto vaidmenis atliekant kiekvieną užduotį. Taikymo sritis yra tai, kas ir ką įpareigoja politika. Veiksmingumas ir peržiūra yra tai, kada politika galioja ir kaip dažnai ji bus atnaujinama.

Politikos dokumento skeletas

Nuosekli politika turi bendrą sistemą. Jei duosite dirbtinio intelekto šį skeletą, visi jūsų dokumentai bus vienodos struktūros ir skaitomumo. Žingsnis po žingsnio:

1. Tikslas ir apimtis. Kas, kas ir kokias situacijas apima politika?
2. Apibrėžimai. Kritiniai terminai yra apibrėžti vieną kartą, aiškiai.
3. Principai/taisyklės. Pagrindinė institucijos pozicija ir privalomos taisyklės.
4. Vaidmenys ir pareigos (RACI). Kas ką daro, kas tam pritaria, su kuo konsultuojamasi.
5. Procedūra/veiksmai. Konkretus aplikacijos srautas.
6. Išimtys, pažeidimai ir vykdymas. Kaip susitvarkyti su taisyklių pažeidimu.
7. Vykdymo, peržiūros ir susiję dokumentai.

Jūsų vaidmuo: patyręs įmonės politikos kūrimo ekspertas. Paruoškite politikos projektą šiai temai. Struktūra: 1) Tikslas ir taikymo sritis 2) Apibrėžimai 3) Principai ir taisyklės4) Vaidmenys ir atsakomybė 5) Procedūros žingsniai 6) Išimtis / pažeidimas / sankcija7) Vykdymas ir peržiūra. apokrifinis.- Jei reikalingas teisinis priskyrimas, pridėkite pastabą „reikalingas teisinis patvirtinimas – turi būti patikrintas“; Nenurodykite savo straipsnio / sprendimo numerio. – Kalba turi būti aiški, trumpi ir tinkama.<topic>[pagrindinė informacija apie politikos problemą ir instituciją]</topic>

Dėmesio: Politika turi teisines pasekmes; Drausminė, duomenų ar saugumo politika turi atitikti galiojančius teisės aktus. Prieš paskelbiant AI parengtą projektą, pagal galiojančius įstatymus turi peržiūrėti ir patvirtinti teisininkas/ekspertas.

Padaryti jį audituojamu naudojant RACI

Politika yra įgyvendinama dėl aiškumo, „kas ką darys“. Be vaidmens politika yra dokumentas, už kurį atsako visi, bet niekas neatsako. AI yra galingas suderinant kiekvieną įsipareigojimą su RACI.

Sukurkite RACI lentelę kiekvienam konkrečiam įsipareigojimui šiame politikos projekte:| Veikla / įsipareigojimas | Atsakingas (R) | Patvirtino (A) | Konsultuota (C) | Informuotas (I) |Taisyklės:- Kiekvienai veiklai turėkite VIENĄ „patvirtintą“ (A).- Pažymėkite veiklas, kurių vaidmuo politikoje lieka neaiškus, kaip „vaidmuo nepriskirtas“.- Palikite rezervuotą vietą [ROLE: ...], jei nežinote tikrųjų pavadinimų.

Taip pat yra nuoseklumo ir skaitomumo aspektai. Visos institucijos taisyklės turi būti parašytos tuo pačiu stiliumi ir tomis pačiomis sąlygomis. AI standartizuoja tekstą pagal stiliaus vadovą.

Sutvarkykite šią politiką pagal šiuos stilistinius standartus: - Trumpi sakiniai; viena taisyklė kiekviename sakinyje. - Posesyviniai posakiai, tokie kaip "Vienetas yra atsakingas. Apibrėžkite jį ten, kur jis pirmą kartą paminėtas. - Sakė po sakinio, sunumeruota struktūra. Rodykite posakius, kuriuos pakeitėte trumpa lentele (prieš / po).

Silpnas raginimas / stiprus raginimas

Silpnas raginimas: parašykite mums informacijos saugumo politiką.

Rezultatas: bendras tekstas, gautas iš interneto vidurkio, nesusijęs su jūsų organizacija, su neaiškiais vaidmenimis ir kurio teisinė atitiktis nebuvo patikrinta. Jei paskelbta, ji negali būti įdiegta ir lieka neaktyvi atliekant auditą.

Galingas raginimas: [eksperto vaidmuo + 7 dalių skeletas + [PILDYTI] konkrečiai institucijai būdingos spragos + pastaba „teisinis patvirtinimas teisiniam priskyrimui“ + RACI atitikimas + stiliaus standartai]

Rezultatas: Politikos projektas, kuris yra pritaikomas jūsų institucijai, apima visus įsipareigojimus, turi nuoseklią kalbą ir yra paruoštas teisiniam tvirtinimui.

Politikos testavimas: pritaikomumo patikrinimas

Netgi iš pažiūros gerai parašyta politika gali būti neįgyvendinta šioje srityje: joje gali būti nerealių terminų, neegzistuojančių vaidmenų ar prieštaraujančių taisyklių. Galite naudoti AI, kad prieš paskelbdami politiką atliktumėte „įmanomumo testą“. Tai perskaito tekstą iš darbuotojo perspektyvos ir nustato vietas, kur jie gali įstrigti.

Prieš paskelbdami patikrinkite šios politikos pritaikomumą: 1) Paklauskite, ar kiekvieną taisyklę gali įgyvendinti tikras vaidmuo; pažymėkite tuos, kurie atrodo neaiškūs arba neįmanomi.2) Išsiaiškinkite, ar nėra taisyklių prieštaravimų ar nesidubliuojančių taisyklių.3) Įvertinkite, ar nurodytas laikas ir dažnumas yra realūs.4) Kai darbuotojas klausia "kaip tiksliai aš tai darysiu?" Išvardykite taškus, kuriuose užstrigsite. Pateikite trumpą kiekvieno radinio pataisymo pasiūlymą; galutinio teismo sprendimo priėmimas.

Patarimas: galvokite apie politiką taip: „ar darbuotojas perskaitys tai ir žinos, ką daryti? Testuojant su klausimu, užfiksuojama dažniausiai pasitaikanti klaida (abstrakčios ir neįgyvendinamos taisyklės). Politika, kurios negalima įgyvendinti, yra rizikingesnė už politiką, kurios nėra; nes sukuria harmonijos iliuziją.

Politika ar procedūra?

Dydis

Politika

Procedūra

Klausimas

kas ir kodėl

Kaip

Lygis

viršutinis, principas

Veikia, žingsnis po žingsnio

pakeisti

retas

Atnaujinama pasikeitus procesui

pavyzdys

„Asmens duomenys yra apsaugoti“

„Duomenų ištrynimo užklausa per 30 dienų atlikus šiuos veiksmus“

Patvirtinimas

Vyresnioji vadovybė/juridinė

Proceso savininkas + atitiktis

Trys mini dėklai

1 atvejis – apleista politika. Įmonės duomenų saugojimo politika galioja daugelį metų, tačiau „kas ir kada ištrina duomenis? Atsakymo į klausimą dokumente nebuvo. Kai klientas paprašė ištrinti, niekas nepriėmė nuosavybės ir prašymas buvo atidėtas 40 dienų. RACI įtraukta į politiką su AI; Kiekvienai saugojimo ir ištrynimo veiklai buvo priskirtas vienas patvirtinėjas ir atsakingas asmuo. Vėlesnės užklausos buvo užbaigtos vidutiniškai per 9 dienas ir procesas tapo audituojamas.

2 atvejis – neįskaitomas dokumentas. Institucijos etikos politika buvo 14 puslapių tekstas su sunkiu žargonu; apklausa parodė, kad skaito tik 12 proc. Stilistinis standartizavimas naudojant AI: trumpi sakiniai, tinkami posakiai, apibrėžti terminai. Per tris mėnesius dokumentas buvo sumažintas iki 6 puslapių, o skaitymo rodiklis padidėjo iki 57%. Turinys liko toks pat; suprantamumas padidėjo dešimt kartų.

3 atvejis. Teisinio patvirtinimo vertė. Viena komanda ketino tiesiogiai paskelbti dirbtinio intelekto sukurtą drausmės politikos projektą. Projekte buvo nurodytas „vienašalis sutarties nutraukimas“, kuris neatitiko galiojančių darbo teisės aktų; AI pažymėjo tai kaip „reikalingas teisinis patvirtinimas“. Teisinės peržiūros metu formuluotė pataisyta. Jei ženklo būtų nepaisoma, būtų taikoma neįvykdoma ir bylinėjimosi rizika.

Dažnos klaidos

• Bendrosios politikos kūrimas be institucijos. Tekstas, sukurtas be konteksto ir [TO BE FILLED] erdvės, netiks jūsų institucijai.
• Nesugebėjimas priskirti vaidmenų. Be RACI politika lieka apleista; niekas neatsako.
• Paini politika su procedūra. Jei „kas/kodėl“ ir „kaip“ neatskirti, dokumentas bus ir abstraktus, ir neišsamus.
• Apeinant teisinį patvirtinimą. Politika, kuri sukelia teisines pasekmes, turi būti peržiūrėta teisės aktų nustatyta tvarka.
• Žargonas ir ilgi sakiniai. Neskaityta politika neįgyvendinama; Stilistinis standartas yra būtinas.
• Nenustatoma peržiūros datos. Politika pasensta; turėtų būti apibrėžtas vykdymo užtikrinimas ir periodinė peržiūra.

Apibendrinant

Politikos ir procedūrų rašymas yra užduotis paversti organizacijos poziciją aiškiomis, nuosavybės teisėmis ir audituotinomis taisyklėmis. AI sukuria gerą pirmąjį juodraštį, palaiko kalbos nuoseklumą ir atitinka kiekvieną įsipareigojimą RACI; Tačiau jūs turite užpildyti įstaigai būdingas spragas, teisinį turinį patvirtinti teisiškai ir išlaikyti dokumentą suprantamą. Atskirkite politiką nuo procedūros, kiekvienai veiklai priskirkite vieną tvirtintoją ir nustatykite peržiūros ciklą. AI gamina brėžinius ir struktūrą; Įgaliotas specialistas sprendžia dėl poliso teisėtumo ir galiojimo.

Taikymo užduotis

Pasirinkite politikos temą (pvz., priimtinas naudojimas, duomenų saugojimas). (1) sudaryti kontūrą naudojant 7 dalių skeleto raginimą; patikrinkite visus ženklus [PILDYTI] ir „reikalingas teisinis patvirtinimas“. (2) RACI raginimu priskirkite vaidmenis kiekvienam įsipareigojimui; Patikrinkite, ar kiekvienai veiklai yra tik vienas patvirtinėjas. (3) Vykdykite stiliaus standartizavimą ir pagerinkite skaitomumą. (4) Uždarykite dokumentą, kurio būsena „laukiama teisinio / eksperto patvirtinimo“ ir peržiūros data.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Ar politika parašyta pagal nuoseklią 7 dalių sistemą?
• [ ] Ar konkrečiai institucijai būdingos spragos buvo paliktos kaip [PILDYTI]?
• [ ] Kiekviena prievolė susieta su RACI, paskirtas vienas patvirtinėjas?
• [ ] Ar aiškus skirtumas tarp politikos ir procedūros?
• [ ] Ar planuojamas teisinis / eksperto patvirtinimas teisėtam turiniui?
• [ ] Ar kalba buvo sutrumpinta, idiosinkratiška ir be žargono?
• [ ] Ar nustatytos įsigaliojimo ir peržiūros datos?