Atitikties kontroliniai sąrašai ir spragų analizė

Pelnas:

• Gebėjimas paversti reglamentą ar standartą į veiksmingą atitikties kontrolinį sąrašą
• Gebėjimas sudėti kiekvieną reikalavimą į audituojamą lentelę su atsakingu vaidmeniu, įrodymais ir įvykdymo būsena
• Gebėjimas konfigūruoti atitikties spragas (spragų analizę) ir koreguojančių veiksmų planą

Vien reglamentas, standartas ar politikos tekstas yra nenaudingas; Būtina tai paversti konkrečiomis kontrolės priemonėmis, kurias organizacija gali įgyvendinti kiekvieną dieną. Sakinys „Mes laikysimės KVKK“ yra ketinimas; „Kiekvienai duomenų tvarkymo veiklai bus vedamas teisinio pagrindo įrašas, atsakingas duomenų apsaugos pareigūnas, o įrodymų tvarkymo inventorius“ yra kontrolė. Dirbtinis intelektas (AI) labai greitai paverčia ilgus, abstrakčius reglamentuojančius tekstus audituojamais kontroliniais sąrašais ir spragų analizėmis. Šiame skyriuje sužinosime, kaip reglamentą paversti vykdytina atitikties sistema, kiekvieną reikalavimą nubrėždami atsakingo įrodymo ir situacijos triada ir susiesime spragas su taisomųjų veiksmų planu.

Paaiškinkime sąlygas. Atitiktis – tai įstatymų, kitų teisės aktų ir standartų, kuriems taikoma įstaiga, reikalavimų įvykdymas. Kontrolė yra konkreti priemonė, įgyvendinama siekiant sumažinti riziką arba įvykdyti reikalavimą. Įrodymai – tai dokumentas/įrašas (žurnalas, pasirašyta forma, ekrano kopija), rodantis, kad kontrolė iš tikrųjų buvo įgyvendinta. Spragų analizė yra tyrimas, atskleidžiantis skirtumą tarp „kas turėtų būti“ ir „dabartinė situacija“. Koregavimo veiksmų planas (BŽŪP) – tai planas, atsakantis į klausimus, kam, ką ir kada užtaisyti nustatytas spragas.

Organizacijos pavertimas kontroliniu sąrašu

Abstraktus tekstas yra valdomas, nes jis suskaidomas į „reikalavimas → atsakingas → įrodymas → situacija“. Jei AI suteiksite šią struktūrą, kiekvienas redagavimo sakinys bus išverstas į sekamą eilutę. Žingsnis po žingsnio:

1. Nurodykite šaltinį ir apimtį. Kuris reglamentas, kokie skyriai, kuriems padaliniams.
2. Išanalizuokite reikalavimus. Kiekvienas teiginys „privalai/pateikti“ yra atskira reikalavimų eilutė.
3. Paskirkite atsakingą vaidmenį. Kiekviena būtinybė turi turėti savininką; našlaičių kontrolė netaikoma.
4. Nustatyti įrodymus. Kas parodys, kad šis reikalavimas buvo įvykdytas?
5. Įvertinkite situaciją. Jis įvykdytas / iš dalies / neįvykdytas.
6. Prijunkite erdves prie veiksmo. Kiekvieno pažeidžiamumo koregavimo žingsnis, atsakingas ir data.

Jūsų vaidmuo: atitikties ekspertas. Paverskite toliau pateiktą reguliavimo tekstą į audituojamą kontrolinį sąrašą. Išvesties lentelė:| Ne | Reikalavimas (pagrįstas tekstu) | Šaltinis (straipsnis/skyrius) | Atsakingas vaidmuo (rekomendacija) | Tikėtini įrodymai | Sąlyga (palikite tuščią) |Taisyklės: – kiekvieną teiginį „būtina/pateikti“ padarykite atskira eilute; sujungimas.- Suteikite atsakingą vaidmenį ir įrodymus kaip PASIŪLYMĄ, pridėkite pastabą „būtina patikrinti“.- Taikymo reikalavimas ne tekste; nekomentuoti.<redaguoti>[redaguoti arba kanoninis tekstas]</edit>

Patarimas: prie kiekvieno reikalavimo pridėjus stulpelį „tikėtini įrodymai“, kontrolinis sąrašas iš pageidavimų sąrašo paverčiamas audituojamu įrankiu. Audito metu neužtenka pasakyti „miegame“; Turėtumėte mokėti pasakyti „čia yra įrodymas“. Įrodymų apibrėžimas nuo pat pradžių užtikrina, kad visada būsite pasiruošę auditui.

Spragų analizė ir korekciniai veiksmai

Kontrolinis sąrašas nurodo „kas turėtų nutikti“; Spragų analizė parodo „kur mūsų nėra“. Jūs suteikiate AI dabartinę būseną (dabartinė politika, įgyvendinimas, registracija) ir palyginate ją su reikalavimais.

Toliau kairėje pateikiami atitikties reikalavimai, o dešinėje – DABARTINĖ mūsų organizacijos būsena. Sukurkite spragų analizės lentelę:| Būtinybė | Dabartinė padėtis | Erdvė (esama / nėra / iš dalies) | Rizikos lygis | Rekomenduojami korekciniai veiksmai | Atsakingas (pasiūlymas) | Tikslinė trukmė (rekomendacija) | Rūšiuoti erdves pagal rizikos lygį (didelė/vidutinė/maža). Jei įrodymai šiuo metu neaiškūs, parašykite „reikia įrodymų patvirtinimo“; gamyba.<requirements>[...]</requirements><current_status>[...]</current_status>

Adaptacijos darbai neatliekami vieną kartą ir nebaigti; Tai reikalauja reguliaraus kartojimo. AI taip pat naudinga rengiant periodinę savęs vertinimo apklausą arba vidaus audito klausimų rinkinį.

Iš aukščiau pateikto kontrolinio sąrašo parengkite savęs vertinimo apklausą, kurią padalinių vadovai turi atlikti kas ketvirtį. Kiekvienam reikalavimui: taip/ne/iš dalies parinktis, laukas „nuoroda į įrodymus“ ir laukas „paskutinį kartą peržiūrėta“. Apklausa turi būti trumpa ir aiški; Supaprastinkite teisinį žargoną.

Įstaigose, kurioms vienu metu galioja daugiau nei vienas reglamentas, tos pačios kontrolės atitikmenų atitikimas skirtinguose reglamentuose (kontrolės žemėlapis) užtikrina didelį efektyvumą. Vienas įrodymas gali atitikti kelis reikalavimus; Tai matant sumažėja ir darbo krūvis, ir kartojimasis.

Žemiau pateikiami dviejų skirtingų reglamentų reikalavimai. Suderinti bendrus arba persidengiančius valdiklius:| Bendra kontrolė | Reglamento A reikalavimas | B taisyklės reikalavimas | Ar jį tenkina pavieniai įrodymai |Suderinkite tik tuos, kurie iš tikrųjų sutampa; neforsuok panašumų. Išvardykite nepersidengiančius reikalavimus, būdingus kiekvienam reglamentui atskirai.

Silpnas raginimas / stiprus raginimas

Silpnas raginimas: sudarykite kontrolinį sąrašą, kad būtų laikomasi šios taisyklės.

Rezultatas: abstrakčių straipsnių pavadinimų sąrašas be jokios atsakomybės, įrodymų ir statuso. Neaišku, kas ką darys ir kaip parodysime, kad laikomės; negalima sekti.

Galingas raginimas: [atitikties eksperto vaidmuo + reikalavimo-atsakingo-įrodymų-situacijos lentelė + "kiekvienam turi būti padaryta atskira eilutė" + įrodymų stulpelis + esamos situacijos spragų analizė + rizikos reitingas + korekciniai veiksmai + atsakingas / data]

Išvada: kiekvieno būtinumo, įrodymų ir situacijos savininkas; Audituojama sistema, kuri išrikiuoja spragas pagal riziką ir susieja jas su korekciniais veiksmais.

Atitikties kontrolės brandos lygiai

Lygis

simptomas

problema

ketinimą

„Mes laikysimės“, – sako jis

Neapčiuopiama, neatsekama

Sąrašas

Reikalavimai parašyti

atsakingas/nėra įrodymų

kontroliuoti

Atsakingas + nurodyti įrodymai

Būsena neišmatuota

audituojamas

Situacija + tarpas + veiksmas

Periodiškas kartojimas arba jis pasens

Nuolatinis

Ketvirtinis savęs vertinimas

idealus tikslas

Trys mini dėklai

1 atvejis – pasirengimas auditui. „Fintech“ įmonė, prieš atlikdama reguliavimo auditą, suskirstė 60 puslapių reglamentą į 84 reikalavimų eilutes su AI; kiekvienai eilutei pridėjo atsakingą vaidmenį ir laukiamus įrodymus. Komanda pripažino 17 reikalavimų, kuriems nebuvo jokių įrodymų, ir parengė dokumentus. Audito metu „kaip atitinkate šį reikalavimą? Jie atsakė į savo klausimus su įrodymų aplanku; Audito trukmė sutrumpėjo nuo 5 dienų iki 3 dienų, o reikšmingų išvadų nepastebėta.

2 atvejis – paslėpta ertmė. Gamybos įmonė, išanalizavusi savo darbuotojų sveikatos ir saugos reikalavimus, išsiaiškino, kad paskutinės pratybos buvo surengtos prieš 19 mėnesių, nors manė, kad reikalavimas „avarinis mokymas turi būti rengiamas kartą per metus“ buvo įvykdytas. AI vėliavėlė „Reikalingas įrodymų patikrinimas“ atskleidė šią spragą. Bendrovė planavo pratybas ir suplanavo laikotarpį; Tai panaikino atsakomybės riziką, kuri pablogėtų įvykus nelaimingam atsitikimui darbe.

3 atvejis – nuo ​​abstraktaus iki konkretaus. Viena organizacija manė, kad daugelį metų taiko politiką, kurioje teigiama, kad „laikomasi etikos principų“, tačiau ji nekontroliavo. Su AI politika buvo paversta 22 konkrečiomis kontrolėmis (dovanų registracija, interesų konflikto deklaracija, mokymų baigimas); Kiekvienam buvo paskirta atsakomybė ir įrodymai. Pirmojo ketvirčio savęs vertinimo metu buvo įrodyta tik 41 % kontrolinių priemonių; Per metus šis rodiklis buvo padidintas iki 88%. Abstraktus ketinimas virto išmatuojama programa.

Dažnos klaidos

• Sąrašų sudarymas atsakingai ir be įrodymų. Nereikalaujamas ir be įrodymų reikalavimas yra neįgyvendinamas ir nenaudingas atliekant auditą.
• Reikalavimų derinimas. Jei eilutėje yra daugiau nei vienas „privaloma padaryti“, sekti tampa neįmanoma; Kiekviena turi būti atskira eilutė.
• Pasakymas „miegame“ nepatikrinus esamos situacijos. Tariama atitiktis be įrodymų patikrinimo reiškia paslėptą spragą.
• Nesusiejant spragų su veiksmais. Spragų analizė tampa lentynos apdaila be atskaitingo ir pasenusio koregavimo plano.
• Padarykite tai vieną kartą ir palikite tai. Harmonija reikalauja periodinio pasikartojimo; Jei savęs vertinimo ciklas nenustatytas, sistema pasensta.
• Darant prielaidą, kad AI siūlomas atsakingas / laikotarpis yra tikras. Vaidmenys ir trukmė yra pasiūlymai; Žmonės turi jį patvirtinti pagal institucijos struktūrą ir teisės aktus.

Apibendrinant

Atitiktis yra užduotis paversti abstrakčias taisykles į konkrečias, priklausančias ir įrodytas kontrolės priemones. Dirbtinis intelektas pagreitina šį vertimą: reglamentas suskaidomas į reikalavimo-atsakingo-įrodymų būsenos eilutes, lyginamas su dabartine būkle, atskleidžiamos spragos ir susiejamos su korekciniais veiksmais. Bet kiekvienas atsakingas, įrodymas ir pasiūlymas dėl laiko turi būti žmogaus patikrintas; Esama padėtis turėtų būti patvirtinta įrodymais, o sistema turėtų būti periodiškai kartojama. AI sudaro kontrolinį sąrašą ir spragų analizę; Kompetentingas specialistas nusprendžia, ar iš tikrųjų buvo laikomasi reikalavimų ir kas yra atsakingas.

Taikymo užduotis

Pasirinkite reglamentą arba standartą, susijusį su jūsų organizacija. (1) Paverskite ją reikalavimo-atsakingų įrodymų-situacijų lentele su kontrolinio sąrašo raginimu; Patikrinkite, ar kiekviena „turėtų“ yra atskira eilutė. (2) Įveskite esamą situaciją ir atlikite spragų analizę bei surikiuokite spragas rizikos tvarka. (3) Apibrėžkite taisomuosius veiksmus su atsakomybe ir datą 3 didžiausių rizikos spragų atveju. (4) Kas ketvirtį parengti ir suplanuoti savianalizės tyrimą.

kontrolinis sąrašas

• [ ] Ar kiekvienas reikalavimas analizuojamas kaip atskira eilutė?
• [ ] Ar kiekvienam reikalavimui buvo priskirtas atsakingas vaidmuo ir numatomi įrodymai?
• [ ] Ar būklė (tenkinta/dalinai/netenkinama) buvo įvertinta?
• [ ] Ar esama situacija patvirtinama (neprieinama) įrodymais?
• [ ] Ar spragos suskirstytos pagal riziką ir susietos su taisomaisiais veiksmais?
• [ ] Ar atsakingas ir laiko rekomendacijas patvirtino žmogus?
• [ ] Ar buvo nustatytas periodinis savęs vertinimo ciklas?