Табыстар:
- Құрылымдық нұсқау бар мекемеге қатысты саясат/рәсім құжатының жобасын жасау мүмкіндігі
- Саясатты рөл мен жауапкершілікпен (RACI) сәйкестендіру және оларды тексерілетін ету мүмкіндігі
- Түсінікті, қолданылатын және дәйекті саясат тілі үшін стиль мен пішімдеу стандарттарын қолдану мүмкіндігі.
Мекеменің саясаты оның жазбаша жады және шешім қабылдау тәртібі болып табылады: парақорлыққа қарсы әрекеттен ақпараттық қауіпсіздікке дейін, қашықтан жұмыс істеуден деректерді сақтауға дейін бұл «біз осылай істейміз» деген сөз тіркесінің ресми нұсқасы. Жақсы саясат анық, орындалатын және тексерілетін; Жаман саясат – бұл ешкім оқымайтын жаргондар үйіндісі немесе іс жүзінде бос болып қалатын жақсы ниеттер жинағы. Жасанды интеллект (AI) тез арада саясат пен процедуралық құжаттардың бірінші жобасын жасайды, тілдің сәйкестігін сақтайды және рөл-жауапкершілік салыстыруларын құрылымдайды. Бұл бөлімде біз ұйымға тән, RACI тексерілетін және түсінікті саясаттарды жасауды үйренеміз — әрқашан адамдардың мақұлдауын сақтай отырып.
Шарттарды нақтылайық. Саясат – мәселе бойынша ұйымның ұстанымы мен ережелерін белгілейтін жоғары деңгейдегі құжат («не және неге»). Процедура - бұл саясатты қалай жүзеге асыру керектігін кезең-кезеңмен түсіндіретін құжат («қалай»). RACI - әрбір тапсырма үшін Жауапты, Жауапты, Кеңес алатын және Хабарланған рөлдерін нақтылайтын матрица. Қолдану аясы саясаттың кім және нені байланыстыратыны. Тиімділік және шолу - бұл саясаттың жарамдылығы және оның қаншалықты жиі жаңартылатындығы.
Саясат құжатының қаңқасы
Тұрақты саясаттар ортақ шеңберді бөліседі. Егер сіз AI-ге бұл қаңқаны берсеңіз, барлық құжаттарыңыздың құрылымы мен оқылу мүмкіндігі бірдей болады. Қадам сайын:
- Мақсаты мен ауқымы. Саясат нені, кімдерді және қандай жағдайларды қамтиды?
- Анықтамалар. Сыни терминдер бір рет, анық анықталады.
- Принциптер/ережелер. Мекеменің негізгі ұстанымы және міндетті ережелері.
- Рөлдер мен жауапкершіліктер (RACI). Кім не істейді, кім бекітеді, кіммен кеңеседі.
- Процедура/қадамдар. Қолданбаның нақты ағымы.
- Ерекшеліктер, бұзу және орындау. Ережелерді бұзуды қалай басқаруға болады.
- Орындау, қарау және оған қатысты құжаттар.
Сіздің рөліңіз: корпоративтік саясатты жазудағы тәжірибелі сарапшы. Келесі тақырыпқа саясат жобасын дайындаңыз. Құрылымы: 1) Мақсаты мен көлемі 2) Анықтамалар 3) Принциптер мен ережелер4) Рөлдер мен жауапкершіліктер 5) Процедура қадамдары 6) Ерекшелік/бұзушылық/санкция 7) Құқық қорғау және тексеру: арнайы [ТҚАУ. ТОЛТЫРУ: ...]; апокрифтік.- Егер заңды атрибуция қажет болса, «заңды мақұлдау қажет — тексерілуі керек» деген ескертуді қосыңыз; Өз мақала/шешім нөмірін бермеңіз. - Тілді анық, қысқа сөйлемді және қолдануға болатынын сақтаңыз.<topic>[саясат мәселесі және мекеме туралы негізгі ақпарат]</topic>
Назар аударыңыз: Саясаттың құқықтық салдары бар; Тәртіптік, деректер немесе қауіпсіздік саясаты қолданыстағы заңнамаға сәйкес келуі керек. AI әзірлеген жоба жарияланғанға дейін қолданыстағы заңнамаға сәйкес заңгер/сарапшымен қаралып, мақұлдануы керек.
Оны RACI көмегімен тексерілетін ету
«Кім не істейді» деген түсінік саясатты жүзеге асыруға мүмкіндік береді. Рөлсіз саясат - бұл әркім жауапты, бірақ ешкім жауап бермейді. AI әрбір жауапкершілікті RACI-мен сәйкестендіруде күшті.
Келесі саясат жобасындағы әрбір нақты міндеттеме үшін RACItable жасаңыз:| Қызмет/жауапкершілік | Жауапты (Ж) | (А) бекіткен | Консультация (С) | Хабарланған (I) |Ережелер:- Әрбір әрекетте БІР «Бекітушінің (A)» болуы.- Саясаттағы рөлі түсініксіз болып қалатын әрекеттерді «рөл тағайындалмаған» деп белгілеңіз.- Нақты тақырыптарды білмесеңіз, [РОЛ: ...] толтырғышты қалдырыңыз.
Сондай-ақ дәйектілік пен оқылымдылық аспектісі бар. Мекеменің барлық саясаты бір стильде және бірдей терминдерде жазылуы керек. AI мәтінді стиль нұсқаулығына сәйкес стандарттайды.
Осы стильдік стандарттарға сәйкес осы саясатты ұйымдастырыңыз: - Қысқа сөйлемдер; әр сөйлемде бір ереже. - "Бұл бірліктің жауапкершілігі" сияқты иелік өрнектер Оны бірінші айтылған жерде анықтаңыз. - Бапшадан сөйлем, нөмірленген құрылым. Өзгертілген өрнектерді қысқа кестемен көрсетіңіз (бұрын/кейін).
Әлсіз шақыру / Күшті шақыру
Әлсіз нұсқау: Бізге ақпараттық қауіпсіздік саясатын жазыңыз.
Нәтиже: ұйымыңызға қатысы жоқ, рөлдері түсініксіз және заңға сәйкестігі тексерілмеген интернеттің орташа мәнінен алынған жалпы мәтін. Жарияланса, оны іске асыру мүмкін емес және аудитте бос қалады.
Күшті нұсқау: [сарапшы рөлі + 7 бөліктен тұратын қаңқа + [ТОЛтырылуы керек] мекемеге қатысты олқылықтар + "заңды атрибуцияны заңды мақұлдау" ескертпесі + RACI сәйкестігі + стиль стандарттары]
Нәтижесі: Сіздің мекемеңізге бейімделетін, барлық міндеттемені қамтитын, тілдің бірізді және заңдық мақұлдауға дайын саясат жобасы.
Саясатты сынау: Қолданылуын тексеру
Тіпті жақсы жазылған сияқты көрінетін саясат далада орындалмауы мүмкін: онда нақты емес мерзімдер, жоқ рөлдер немесе қайшы ережелер болуы мүмкін. Саясатты жарияламас бұрын оны «техникалық-экономикалық тестілеуден» өткізу үшін AI пайдалануға болады. Бұл қызметкердің көзқарасы бойынша мәтінді оқиды және олар тұрып қалуы мүмкін нүктелерді табады.
Жариялаудан бұрын келесі саясатты қолдану мүмкіндігін тексеріңіз: 1) Әрбір ережені нақты рөл арқылы жүзеге асыруға болатынын сұраңыз; анық емес немесе мүмкін емес болып көрінетіндерін белгілеңіз.2) Ережелердің қайшылықтары немесе қайталануы бар-жоғын анықтаңыз.3) Көрсетілген уақыт пен жиіліктердің шындыққа сәйкес келетінін бағалаңыз.4) Қызметкер «мен мұны дәл қалай істеймін?» деп сұрағанда. Сіз кептелетін нүктелерді тізімдеңіз. Әрбір қорытындыға қысқаша түзету ұсынысын беріңіз; түпкілікті үкім шығару.
Кеңес: Саясатты «қызметкер мұны оқып, не істеу керектігін біле ме?» деп ойлаңыз. Сұрақпен тестілеу ең жиі кездесетін кемшіліктерді (абстрактілі және орындалмайтын ережелер) ұстайды. Іске асыруға болмайтын саясат жоқ саясатқа қарағанда тәуекелді; өйткені ол үйлесімділік елесін жасайды.
Саясат немесе процедура?
Өлшем
Саясат
Процедура
Сұрақ
не және неге
Қалай
Деңгей
жоғарғы, принцип
Операциялық, кезең-кезеңімен
өзгерту
сирек
Процесс өзгерген кезде жаңартылады
мысал
«Жеке деректер қорғалған»
«Осы қадамдар арқылы 30 күн ішінде деректерді жою сұрауы»
Бекіту
Жоғары басшылық/заңгер
Процесс иесі + сәйкестік
Үш шағын корпус
1-жағдай – Жоқ саясат. Компанияның деректерді сақтау саясаты жылдар бойы қолданылып келеді, бірақ «деректерді кім және қашан жояды?» Сұрақтың жауабы құжатта болған жоқ. Тұтынушының жою туралы сұрауы келгенде, ешкім иелік етпеді және сұрау 40 күнге кешіктірілді. AI бар саясатқа RACI қосылды; Әрбір сақтау және жою әрекетіне бір бекітуші және жауапты адам тағайындалды. Кейінгі сұраулар орта есеппен 9 күнде жабылып, процесс тексерілетін болды.
2-жағдай — оқылмайтын құжат. Мекеменің этика саясаты ауыр жаргоны бар 14 беттік мәтін болды; сауалнама қызметкерлердің тек 12% оқитынын көрсетті. AI-мен стилистикалық стандарттау: қысқа сөйлемдер, сәйкес өрнектер, анықталған терминдер. Құжат 6 бетке дейін қысқартылып, үш айда оқу көрсеткіші 57 пайызға дейін өсті. Мазмұны өзгеріссіз қалды; түсініктілігі он есе өсті.
3-жағдай — Заңды бекітудің мәні. Бір команда AI жасаған тәртіптік саясат жобасын тікелей жарияламақ болды. Жобада қолданыстағы еңбек заңнамасына сәйкес келмейтін «біржақты тоқтату» мәлімдемесі бар; AI оны «заңды мақұлдау қажет» деп белгіледі. Құқықтық сараптама тұжырымды түзетті. Егер белгі еленбесе, орындалмайтын және сот ісін жүргізу қаупі бар саясат күшіне енеді.
Жалпы қателер
- Жалпы саясатты мекемесіз жасау. Мәтінмәнсіз және [TO BE FILLED] бос орындарсыз жасалған мәтін сіздің мекемеңізге сәйкес келмейді.
- Рөлдерді тағайындай алмау. RACI болмаса, саясат қаңырап қалады; ешкім жауапқа тартылмайды.
- Саясатты процедурамен шатастыру. Егер «не/неге» және «қалай» бөлінбесе, құжат абстрактілі және толық емес болады.
- Заңды бекітуді айналып өту. Құқықтық салдары бар саясат заңнамаға сәйкес қайта қаралуы тиіс.
- Жаргон және ұзақ сөйлемдер. Оқылмаған саясат орындалмайды; Стилистикалық стандарт өте маңызды.
- Қарау күні белгіленбеген. Саясат ескіреді; орындалуын және мерзімді тексеруді анықтау керек.
Қысқаша
Саясат пен процедураны жазу ұйымның ұстанымын нақты, меншікті және тексерілетін ережелерге аудару міндеті болып табылады. AI жақсы бірінші жобаны жасайды, тілді дәйекті сақтайды және RACI алдындағы әрбір міндеттемеге сәйкес келеді; Бірақ сіз мекемеге тән олқылықтарды толтырып, заңды мазмұнды заңдық мақұлдау арқылы өткізіп, құжатты оқылатын етіп сақтауыңыз керек. Саясатты процедурадан бөліңіз, әрбір әрекетке бір бекітуші тағайындаңыз және шолу циклін орнатыңыз. AI сызбалар мен құрылымды жасайды; Саясаттың заңдылығы мен негізділігі туралы шешімді уәкілетті маман қабылдайды.
Қолданбалы тапсырма
Саясат тақырыбын таңдаңыз (мысалы, қолайлы пайдалану, деректерді сақтау). (1) 7 бөліктен тұратын қаңқа нұсқаулығымен жасалған сұлба болуы керек; барлық [ТОЛтырылатын] және «заңды мақұлдау қажет» таңбаларын тексеріңіз. (2) RACI шақыруымен әрбір міндеттемеге рөлдерді тағайындау; Әрбір әрекет үшін бір ғана бекітуші бар екенін тексеріңіз. (3) Стиль стандарттауын іске қосыңыз және оқылуды жақсартыңыз. (4) Құжатты "заңды/сараптамалық мақұлдау күтілуде" күйімен және қарау күнімен жабыңыз.
бақылау парағы
- [ ] Саясат 7 бөліктен тұратын үйлесімді құрылыммен жазылған ба?
- [ ] Мекемеге тән олқылықтар [ТОЛтырылуы керек] ретінде қалдырылды ма?
- [ ] Әрбір міндеттеме RACI-мен салыстырылады, жалғыз бекітуші тағайындалды ма?
- [ ] Саясат пен процедура арасындағы айырмашылық анық па?
- [ ] Заңды мазмұн үшін заңдық/сарапшылық мақұлдау жоспарланған ба?
- [ ] Тіл қысқа сөйлеммен, идиосинкратикалық және жаргонсыз жасалды ма?
- [ ] Күшіне ену және қарау мерзімдері анықталды ма?