Guadagni:
- Comprendere cosa dovrebbe contenere il documento di lavoro nell'ambito del BDS 230 e come utilizzare l'intelligenza artificiale per produrre una bozza di procedura, conclusione e giustificazione.
- Capacità di creare rapidamente un quadro di lavoro che renda tracciabile il lavoro svolto, le prove ottenute e la conclusione raggiunta, con il supporto dell'intelligenza artificiale
- Comprendere che la documentazione prodotta dall'intelligenza artificiale è una bozza e non è valida finché non viene provata, rivista e firmata dal revisore.
C'è un famoso detto nell'auditing: "Non si considera che tu abbia fatto ciò che non hai fatto, ma documenta ciò che non hai fatto". Non importa quanto bene un revisore esegue un test, se non scrive sul documento di lavoro il test, le prove ottenute e la conclusione a cui è giunto, quel lavoro sarà considerato "non svolto" nel controllo della qualità dell'audit o in caso di causa. Il BDS 230 (standard di documentazione di audit) regola cosa devono contenere le carte di lavoro e stabilisce un unico criterio: un altro revisore esperto ma non coinvolto nell'audit dovrebbe essere in grado di comprendere il lavoro svolto, le prove ottenute e la conclusione raggiunta guardando la carta di lavoro. Questa si chiama tracciabilità.
In questa unità tratteremo come utilizzare l'intelligenza artificiale nella stesura di documenti di lavoro. L’intelligenza artificiale è molto potente nel produrre schemi ben strutturati, coerenti e leggibili; Riduce le ore di lavoro di digitazione a pochi minuti. Ma siamo chiari fin dall'inizio: il testo generato dall'intelligenza artificiale è una bozza, non una documentazione. La documentazione è evidenziata, rivista, corretta e di proprietà del revisore. Una bozza non firmata non ha valore probatorio nel fascicolo di audit.
Anatomia di un buon foglio di lavoro
Secondo il BDS 230 e le buone pratiche, un documento di lavoro contiene in genere i seguenti elementi:
elemento
cosa scrivere
Perché è importante?
Titolo e ID
Cliente, periodo, conto/oggetto, preparato da, data
Tracciabilità e responsabilità
Scopo/obiettivo
Quale affermazione verifica questa procedura?
Collegamento del test allo scopo dell'audit
lavoro svolto
Cosa è stato fatto passo dopo passo, quale metodo
ripetibilità
Fonte delle prove
Quale documento/sistema/conferma è stato utilizzato, riferimenti
impegno per le prove
Ambito/campione
Quanto testato, quanto scelto
Valutazione delle competenze
Risultati/eccezioni
Cosa è stato trovato, in numeri
trasparenza
Conclusione
La richiesta è soddisfatta, per i motivi
giudizio di vigilanza
percorso di revisione
Chi lo ha preparato, chi lo ha recensito?
controllo di qualità
L'intelligenza artificiale crea questo framework istantaneamente ed elimina l'onere di iniziare con una pagina vuota. Ma non gli vengono mai lasciati due pilastri: i riferimenti alle fonti di prova (i collegamenti a documenti/test reali) e la conclusione (il giudizio di audit è tuo). L’IA potrebbe scrivere una frase del tipo “risultato: il reclamo è soddisfatto”; Ma è compito dell'auditor sostenere questa frase e verificare che sia supportata da prove.
Il modo giusto di draftare con l'intelligenza artificiale
Puoi utilizzare l'intelligenza artificiale nella stesura di fogli di lavoro in due modalità: generatore di scheletri (crea un modello vuoto) ed editor di testo (traduci le note grezze che inserisci in testo chiaro e coerente). La seconda modalità è particolarmente sicura perché sei tu a fornire il contenuto; L’intelligenza artificiale migliora solo il linguaggio e la struttura.
Passo dopo passo:
- Raccogli il tuo punteggio grezzo. Cosa hai testato, quale documento hai guardato, cosa hai trovato: scrivilo in brevi note.
- Fai dire all'IA configura. Avere queste note preparate secondo gli elementi BDS 230; Ma il contenuto è tuo.
- Aggiungi riferimenti alle prove. Inserisci manualmente i link effettivi come "Vedi: conferma bancaria rif. B-12, contratto rif. S-04".
- Scrivi tu stesso il risultato o controllalo attentamente. L’intelligenza artificiale può suggerire conclusioni, ma la frase finale dipende dal tuo ragionamento.
- Rivedi e possiedi. Leggere il testo riga per riga; Verificare se ci sono esagerazioni, lacune o affermazioni infondate; quindi firmare.
Attenzione: non dire all'IA "scrivi un foglio di lavoro per questo account" e inserisci l'output nel file così com'è. Poiché l’IA non dispone di alcuna prova, può aggiungere dettagli plausibili ma inventati (riferimenti a documenti inesistenti, importi fabbricati, test che non sono stati effettivamente eseguiti). Una descrizione inventata del "lavoro svolto" è l'errore più pericoloso nella documentazione.
tre mini custodie
Caso 1 – Efficiente e accurato. Un revisore dei conti ha effettuato il test di verifica dei saldi bancari: ha preso 8 conferme bancarie, le ha riconciliate tutte con il bilancio di verifica, ha riscontrato una differenza e l'ha spiegata. Ha dato le sue banconote grezze (quale banca, quale importo, quale differenza) a YZ e ha chiesto una bozza di documento di lavoro in formato BDS 230. L'intelligenza artificiale ha prodotto testo normale in 4 minuti; Il revisore ha aggiunto i riferimenti di conferma, ha scritto la conclusione con parole sue e l'ha firmata. Il compito di scrittura da 40 minuti è stato ridotto a 10 minuti, il contenuto dipendeva interamente dall'auditor.
Caso 2 — La trappola di dettaglio fabbricata. Un membro del team ha detto all'IA di "scrivere un foglio di lavoro per la valutazione dell'inventario" senza fornire alcuna nota grezza. L'IA ha prodotto un testo persuasivo contenente riferimenti inventati, descrivendo test che non erano stati effettivamente eseguiti (analisi del valore netto di realizzo, tabella di invecchiamento) come se fossero stati eseguiti. Il membro del team lo ha inserito nel file. Il controllo della qualità ha rivelato che i riferimenti in realtà non esistevano; Ciò ha creato un serio problema di documentazione ed etica. Lezione: l'intelligenza artificiale può scrivere lavoro che non esiste come se fosse "fatto"; Devi sempre fornire il contenuto.
Caso 3 – Lasciare il risultato all’IA. Un revisore ha preparato il foglio di lavoro per il test dell'indennità sui crediti con AI. Le prove in realtà hanno dimostrato che la disposizione avrebbe potuto essere inadeguata, ma l’AI ha scritto in un linguaggio generico “conclusione: la disposizione è ragionevole” e il revisore l’ha accettata senza fare domande. L'ufficiale si rese conto che le prove contraddicevano la conclusione. Lezione: la frase conclusiva è un giudizio di controllo; Non accettare mai automaticamente il linguaggio ottimistico predefinito dell'intelligenza artificiale.
Prompt debole / Prompt forte
Suggerimento debole:
Scrivi un foglio di lavoro per il test delle scorte.
Problema: nessun contenuto. L’IA inventa il test, gli importi e il risultato perché non ha prove. Emerge un testo pericoloso che descrive un lavoro che in realtà non è stato svolto.
Suggerimento potente:
Il tuo ruolo: sei un assistente alla documentazione per un revisore dei conti indipendente. Fornisco il contenuto; Lo organizzerai secondo la struttura BDS 230 e chiarirai la lingua. NON AGGIUNGERE alcun test, importo o riferimento a documenti che non siano presenti nelle mie note grezze. Argomento: verifica dell'affermazione secondo cui le scorte sono valutate al valore netto di realizzo. Le mie note grezze: - Ambito: su 320 articoli di inventario, sono stati selezionati i 40 maggiori in termini di importo (78% del totale). - Metodo: il valore di costo di ciascun articolo è stato confrontato con il suo valore netto di realizzo stimato dopo la vendita; fonte: [listino prezzi di vendita], [stima costi post vendita].- Risultato: costo in 3 voci > valore netto di realizzo; È stata rilevata una svalutazione totale di 145.000 TL; non è stato effettuato alcun accantonamento. - La mia bozza di conclusione: 145.000 TL mancanti accantonamenti per svalutazione; è inferiore alla materialità (€ 600.000), ma saranno consigliate correzioni. Compito: 1) Organizzarlo con le seguenti intestazioni: Scopo/Rivendicazione, Lavoro svolto, Ambito e selezione, Fonte della prova, Risultati, Conclusione. 2) Conservare i segnaposto [parentesi quadre] per la fonte della prova; Aggiungerò riferimenti reali.3) Scrivi la frase conclusiva seguendo il mio schema; Non essere ottimista.
Questa richiesta è potente perché il controllore fornisce il contenuto, imposta la regola "non aggiungere", lascia i riferimenti come segnaposto e collega il risultato alla bozza del controllore.
Errori comuni
- Chiedere una bozza senza contenuto. Far scrivere all’IA un foglio di lavoro senza dare voti grezzi; produce lavori falsi.
- Senza notare i riferimenti inventati. Inserimento di riferimenti a documenti/test inesistenti nel file.
- Lasciare il risultato all'intelligenza artificiale. Accettare il linguaggio predefinito ottimista senza fare domande.
- Non fare affidamento sulle prove. Lasciando un testo senza riferimenti e irrintracciabile.
- Firma senza rivedere. Assumersi la proprietà della bozza senza leggerla riga per riga.
Suggerimento: quando l'IA prepara il foglio di lavoro, istruiscilo a "aggiungere nulla che non sia nelle mie note grezze, contrassegnare le parti mancanti come '[MISSING: ...]'". Quindi l’IA ti mostra le lacune invece di colmarle; Lo riempi di prove.
In sintesi
La carta di lavoro costituisce la memoria e l'evidenza della revisione contabile; Il BDS 230 richiede la tracciabilità. L'intelligenza artificiale è un eccellente strumento di redazione e modifica che rimuove il peso delle pagine bianche: supporta, trasforma le note grezze in testo ordinato, garantisce coerenza. Ma la sostanza della documentazione – la realtà del lavoro svolto, i riferimenti probatori e il giudizio conclusivo – appartiene al revisore. Se non fornisci il contenuto, l'intelligenza artificiale lo creerà; Se non colleghi il risultato, l'intelligenza artificiale lo ottimizzerà. Regola: contenuto dall'ispettore, layout dall'intelligenza artificiale; firma e responsabilità del revisore dei conti.
Compito dell'applicazione
Annota le note grezze di una procedura di audit eseguita (o ipotetica) in 5-6 elementi: scopo, metodo, ambito, risultati, bozza di conclusione. Con il potente modello di prompt sopra, chiedi all'IA di modificarlo nella struttura BDS 230; Stabilisci le regole "non aggiungere" e "contrassegna come mancanti". Leggi l'output e controlla se (1) ci sono dettagli inventati, (2) il risultato è fedele al tuo giudizio e (3) i riferimenti alle prove rimangono come segnaposto.
lista di controllo
- [] Ho fornito il contenuto (note grezze); Ho vietato all'IA di fabbricare.
- [ ] Il documento di lavoro contiene gli elementi BDS 230 (obiettivo, compito, ambito, prove, risultati, conclusione).
- [ ] Ho collegato i riferimenti probatori ai documenti reali; Nessun riferimento inventato.
- [ ] La frase conclusiva riflette il mio giudizio di audit; non ottimista.
- [ ] Leggo il testo riga per riga; Nessuna affermazione infondata o esagerazione.
- [ ] “Un altro auditor esperto lo capirebbe?” Ho superato il test (di tracciabilità).
- [ ] Ho rivisto e adottato la bozza e ho aggiunto le informazioni sul preparatore/data.