Hagnaður:
- Geta til að framleiða stjórnvæna KPI samantekt með samhengi og þróun frá hráum mælingum
- Geta til að hanna skýrslur sem kynna hverja mælikvarða með aðgerðatillögum og upprunamerkjum
- Geta til að koma á aga sem gerir uppruna hvers númers í skýrslunni rekjanlegan og kemur í veg fyrir ýkjur
Það eru lok mánaðarins og þú þarft að undirbúa kynningu fyrir stjórn félagsins. Þú hefur heilmikið af mæligildum: veltu, framlegð, innheimtutímabil, tekjur á starfsmann, viðskiptahlutfall... En stjórnin vill ekki sjá bunka af tölum; "hvert er fyrirtækið okkar að fara og hvað eigum við að gera?" leitar að svari við spurningunni. Í þessari einingu munum við læra að nota gervigreind (AI) sem skýrsluaðstoðarmann sem þýðir hráa mælikvarða yfir á tungumál þess sem tekur ákvörðun.
Hvað er KPI og hvernig er það frábrugðið mæligildum?
Metric er allt sem hægt er að mæla. KPI (Key Performance Indicator) er takmarkaður fjöldi mælikvarða sem sá sem tekur ákvarðanir skoðar í raun og veru, sem sýnir hversu nálægt fyrirtækinu er markmiðum sínum. Góð stjórnunarskýrsla sýnir ekki 40 mælikvarða heldur 6-8 KPI með samhengi, straumum og aðgerðum.
AI vinnur þrjú störf á þessum tímapunkti: það setur tölurnar í samhengi (eftir fyrra tímabil, markmið), þýðir þróunina í frásögn og mótar ráðlagðar aðgerðir. Starf þitt er að halda uppruna hverrar myndar rekjanlegum og koma í veg fyrir að frásögnin verði ýkt.
Ábending: Biddu hann um að kynna hverja KPI með "tala + breyting + ástæða + aðgerð" kvartettinn. Í stað „veltu 12 milljóna“, 12 milljóna veltu (+8% miðað við síðasta ársfjórðung), er nýja söluaðila rásin að dragast, íhugaðu að færa kostnaðarhámarkið yfir á þessa rás“ er miklu verðmætara.
Skref fyrir skref: Frá hráum mælingum til stjórnunarskýrslu
- Þú ákvarðar KPI settið þitt. Ekki láta líkanið passa; Gefðu hvaða 6-8 vísbendingar.
- Bættu við samanburðargrunni. Markmið og/eða fyrra tímabil fyrir hvert KPI.
- Stilltu frásagnarstigið. Tilgreindu markhóp, svo sem „til stjórnenda utan fjármála.
- Biðjið um aðgerðir, en bindið það við gögn. Hver tilmæli ættu að vera byggð á niðurstöðu.
- Krefjast heimildarskýrslu. Látið vera rekjanlegt hvaðan hver tala kemur.
Veik kvaðning / sterk kvaðning
Veik kvaðning: Skrifaðu stjórnunarskýrslu úr þessum tölum. [mælingar]
Þetta framleiðir auðan texta með „við áttum frábæran ársfjórðung“ tón sem skreytir tölurnar en veitir þeim sem taka ákvarðanir enga stefnu.
Öflug tilvitnun: Þitt hlutverk: aðstoðarmaður fjármálastjóra með skýrslu stjórnenda. Verkefni: Skrifaðu 1 síðu samantekt til stjórnar úr eftirfarandi KPI. Uppbygging:- 3 setninga samantekt yfirmanns efst- Fyrir hvert KPI: gildi | fyrra tímabil | breyting% | ein setning athugasemd | tillaga að aðgerðum- „3 áhættur til að horfa á“ í lokin Tónn: vanmetinn, hlutlaus, hentugur fyrir stjórn sem ekki er fjárhagsleg. Þvingun: Notaðu aðeins tölurnar í gögnunum. Skrifaðu upprunann með [heimild] merkinu við hliðina á hverri tölu. Ekki tjá þig ef þú ert ekki viss.<kpi>Velta: 12.400.000 á þessum ársfjórðungi | 11.500.000 síðasta ársfjórðungi [rekstrarreikningur]Framlegð: 34% | síðasta ársfjórðungur 37% [rekstrarreikningur]Innheimtutími: 58 dagar | síðasta ársfjórðungur 49 dagar [viðskiptareikningur]Viðskiptavinur: 6% | síðasta ársfjórðungi 4% [CRM]</kpi>
Þessi hvetja; Það sýnir á yfirvegaðan hátt að veltan er að aukast en framlegð og innheimta versna og spyr "er vöxturinn arðbær og breytt í reiðufé?" leggur spurninguna fyrir stjórnina.
Góð og slæm KPI kynning
léleg framsetning
Öflug framsetning
"Velta 12,4M"
"Velta 12,4M, +8% ársfjórðungslega; vöxtur heldur áfram"
„Framlegð hefur lækkað“
"Framlegð 37%→34%; kostnaðaraukning minnkaði framlegð um 3 stig"
„Söfnun er slæm“
"Innheimta 49→58 dagar; peningalota framlengdur um 9 daga, lausafjáráhætta"
engin aðgerð
„Tillaga: endurskoðaðu greiðsluskilmála hjá 5 hægustu viðskiptavinunum“
Að skilgreina mæligildið rétt
KPI er aðeins þýðingarmikið þegar ljóst er hvernig það er reiknað. „Arðsemi“ gæti verið framlegð fyrir einn, nettó framlegð fyrir annan, EBITDA (hagnaður fyrir vexti, afskriftir og afskriftir) fyrir annan. Jafnvel innan sama liðs getur sama orðið átt við mismunandi tölur. Þegar gervigreind framleiðir KPI, gefðu skýrt skilgreiningu og formúlu fyrir hverja mælieiningu; Annars reiknar líkanið með sínum eigin forsendum og skýrslan verður opin til umræðu.
Þegar tilkynnt er um eftirfarandi KPI, fyrir hvern: mæligildisheiti | formúla |uppspretta talna sem þú notar | Fylltu út reiknað gildisdálka. Ef ég gaf ekki upp formúluna, skrifaðu skilgreininguna sem þú gerði ráð fyrir greinilega sem "GJÖRÐUR" svo að ég geti staðfest hana. Merktu sérstaklega við mælikvarða sem hægt er að túlka á annan hátt (arðsemi, vöxtur).
Þetta skref virðist lítið, en á fundinum, "Hvaða framlegð kallarðu 34%?" lýkur umræðu sinni frá upphafi. Skýr skilgreining er grundvöllur trausts á skýrslunni.
Sjónræn og frásagnarjafnvægi
Gervigreind teiknar ekki töfluna sjálfa heldur bendir á hvaða töflu mun koma hvaða skilaboðum best á framfæri og skrifar skýringartextann undir töfluna.
Búðu til áætlun stjórnendakynningar fyrir eftirfarandi sett af KPI: - Leggðu til viðeigandi grafagerð fyrir hvern KPI (lína fyrir þróun, súla fyrir brot, vísir fyrir markmiðsframkvæmd) og skrifaðu ástæðuna - Skrifaðu 1 setningar "aðalskilaboð" texta fyrir neðan hvert graf - Stingdu upp á röð glæru með rökfræðinni "niðurstaða fyrst, síðan smáatriði"
Varist: AI gæti freistast til að ofmeta þróun til að láta það líta áhrifamikið út (eins og „sterkt frákast“). Tónninn í skýrslu stjórnenda ætti að vera hlutlaus. Láttu leiðbeiningarnar fylgja með hverju sinni: "Ekki ýkja, haltu þig við gögnin, skrifaðu það neikvæða skýrt."
Sami fjöldi, mismunandi skýrsla eftir markhópi
Sami fjármálasannleikurinn kemur fram á gjörólíkan hátt eftir því hverjum hann er borinn fram. Stjórnin vill stefnumótandi þróun og áhættu; tryggingar og endurgreiðslugetu banka; deildarstjóri rekstrarupplýsingar einingar sinnar. Ef þú segir beinlínis AI markhópnum og ákvörðunarspurningu þess markhóps getur það framleitt þrjár mismunandi en samkvæmar skýrslur úr sömu gögnum.
Búðu til ÞRJÁR aðskildar samantektir úr eftirfarandi setti af KPI:1) Fyrir stjórn: stefnumótandi þróun, 3 áhættur, merktur uppruna, hálf síða2) Fyrir bankann: sjóðsöflunargetu, greiðslugetu, lausafjárhlutföll3) Fyrir sölustjóra: aðeins sölu- og framlegðar sundurliðun, aðgerðamiðuð Notaðu sömu tölurnar í öllum þremur samantektunum; breyttu bara áherslum og tungumáli. Ekki ýkja neinar tölur; Segðu það neikvæða á heiðarlegan hátt í öllum þremur.
Þessi nálgun sparar tíma og viðheldur samkvæmni: þar sem allar þrjár skýrslurnar koma frá sama uppruna eru engir árekstrar á fundinum. Lykilreglan breytist ekki: tölurnar eru stöðugar, aðeins fókus frásagnarinnar breytist eftir markmiðinu.
Ábending: Skilgreindu „viðmiðunarmörk“ fyrir hvern KPI í stjórnunarskýrslunni og láttu líkanið segja „litamerki þá sem fara yfir/undir viðmiðunarmörkum“. Rauða/gula/græna rökfræðin dregur auga ákvarðanatökunnar að mikilvægustu vísinum innan nokkurra sekúndna.
Mini Cases
Tilfelli 1 - Áhættan á bak við vöxt. Hjá SaaS fyrirtæki jukust tekjur um 8% ársfjórðungslega og liðið var tilbúið að fagna. Þegar gervigreindarskýrslan setur saman að tap viðskiptavina jókst úr 4% í 6% á sama tímabili, sást að vöxturinn kom ekki með nýjum viðskiptavinum, heldur með verðhækkuninni og grunnurinn bráðnaði. Stjórnendur hafa snúið forgangsverkefninu að varðveislu.
Mál 2 — Samsetningarpakki tilbúinn á einni klukkustund. Fjármálastjóri minnkaði 6 klukkustunda stjórnarskýrsluna í hverjum mánuði í um það bil 90 mínútur með KPI sniðmátinu + tilföngsmerkinu. Jafn mikilvægt og tímasparnaður er uppruni hvers númers merktur, þannig að spurningin á fundinum er "hvaðan er þetta númer?" Hann gat svarað spurningum strax.
Tilfelli 3 — Að ná í efla. Í fyrstu drögunum hafði gervigreind mildað 3 punkta lækkun framlegðar sem „lítil sveiflu“. Skólastjóri bætti við reglunni „hlutlausan tón, skrifaðu neikvæðuna skýrt“ og lét endurskapa hana; Önnur útgáfan kynnti áhættuna heiðarlega. Lærdómur: Heiðarleiki í skýrslugerð stjórnenda trónir á orði.
Algeng mistök
- Að láta líkanið velja KPI settið. Hvaða vísbendingar á að fylgjast með er stefnumótandi ákvörðun; þú ræður.
- Gefur ekki grundvöll til samanburðar. Án markmiðs eða fyrra tímabils er talan tilgangslaus.
- Skilja heimildina eftir órekjanlega. "Hvaðan er þetta númer?" Ef þú getur ekki svarað spurningunni missir skýrslan traust.
- Gerir ráð fyrir ýktum tón. Stjórnunarskýrsla er ekki sölubæklingur; Það ætti að vera hlutlaust og heiðarlegt.
- Aðskilja aðgerðina frá niðurstöðunni. Tillagan „Við skulum gera þetta“ verður að vera byggð á gögnum.
Í stuttu máli
- Stjórnunarskýrslan er ekki bunki af tölum; Að kynna hvert KPI með samhengi, þróun og ráðlagðum aðgerðum bætir gildi fyrir þá sem taka ákvarðanir.
- Þú ákvarðar KPI settið og samanburðargrundvöll (markmið/fyrra tímabil); Ekki láta það passa líkanið.
- Að gera uppruna hverrar myndar rekjanlegan er grundvöllur áreiðanleika skýrslunnar.
- Tónninn í skýrslu stjórnenda ætti að vera hlutlaus og heiðarlegur; Prentaðu neikvæðuna skýrt og forðastu ýkjur.
- Sérhver ráðlegging um aðgerðir ætti að byggjast á niðurstöðu; AI hjálpar einnig við grafíska gerð og frásagnaruppsetningu.
Umsóknarverkefni
Veldu 6-8 KPI úr þínu eigin fyrirtæki (eða dæmi), bættu við fyrra tímabilsgildi fyrir hvert. Búðu til einnar síðu yfirlit með öflugu hvetjasniðmáti; Gakktu úr skugga um að hver mynd hafi upprunamerki. Láttu síðan framleiða skýrsluna enn og aftur með því að nota „hlutlausan tón“ regluna og berðu saman útgáfurnar tvær. Að lokum skaltu taka eina af þeim aðgerðum sem líkanið leggur til og meta hvort hægt sé að framkvæma hana í raun og veru.
gátlisti
- [ ] Ég hef ákveðið 6-8 KPI til að fylgjast með.
- [ ] Ég bætti við markmiði eða fyrra tímabilssamanburði fyrir hverja KPI.
- [ ] Ég setti upprunamerki á hverja mynd.
- [ ] Ég gaf fyrirmæli um hlutlausan, vanmetinn tón og prentaði neikvæðuna skýrt.
- [ ] Ég hef sannreynt að hver tilmæli um aðgerðir séu byggð á niðurstöðu.
- [ ] Ég hef sannreynt að minnsta kosti tvær af lykiltölunum gegn upprunanum.