Hagnaður:
- Geta til að umbreyta frjálsum texta og reikningsgögnum í töflu sem er byggð upp samkvæmt föstu skema
- Geta til að setja upp endurteknar ábendingar um kostnaðarflokkun, virðisaukaskattsútreikning og fráviksgreiningu
- Geta til að sannreyna útdregin fjármálasvið með virðisaukaskattsjafnrétti og heildarsamræmisskoðunum
Eitt af þeim verkefnum sem bókhaldsteymi eyða mestum tíma í er að skipuleggja dreifð kostnaðar- og reikningsgögn í skipulagðar töflur. Reikningur sem fylgir tölvupósti, mynd af kvittun sem send var frá WhatsApp, kostnaðarseðill í frjálsum texta eins og "Ankara fundarmáltíð + leigubíll 840 TL"... Þeir ættu allir að enda á sama stað: línu sem er skipulögð með flokkum, upphæð, VSK (Value Added Tax), dagsetningu og birgjareitum.
Gervigreind (AI) er mjög öflug í þessari „frjálsu texta til að byggja upp“ umbreytingu. En í fjárhagsgögnum er óviðunandi að jafnvel ein eyri fari úrskeiðis. Þannig að í þessari einingu munum við læra tvennt saman: að láta gervigreind framleiða gögn samkvæmt föstu skema (fyrirfram ákveðinn listi yfir reiti) og staðfesta úttakið með heildarsamræmisskoðun.
Af hverju er „skema“ svo mikilvægt?
Skema er þegar þú segir fyrirfram hvaða reitir verða í hverri röð, í hvaða röð og á hvaða sniði. Ef þú gefur ekki upp skema framleiðir líkanið annað snið fyrir hvern reikning; Þá væri erfitt að sameina þær í eina töflu án þess að leiðrétta handvirkt. Ef þú gefur upp skema verður úttakið bæði í samræmi og sannreynanlegt.
Gott kostnaðarrit inniheldur eftirfarandi reiti: dagsetning, birgir, lýsing, flokkur, virðisaukaskattsupphæð (grunnur), virðisaukaskattshlutfall, virðisaukaskattsupphæð, samtals að meðtöldum virðisaukaskatti, skjalnr.
Ábending: Skilgreindu alltaf tölureit með „punkti/kommu“-reglunni. Með því að segja "Skrifaðu upphæðirnar á sniðinu 1234.56, án þúsunda skilju" kemur í veg fyrir martröð þegar þú flytur út í Excel seinna.
Skref fyrir skref: Frá frjálsum texta til borðs
- Lagaðu kerfið. Skrifaðu reitnöfnin, röð og snið.
- Gefðu flokkalistann. Biddu fyrirsætuna um að velja af listanum þínum, ekki að búa til flokka í hausnum á henni.
- Búðu til óvissureglu. Leyfðu honum að yfirgefa svæðið sem hann er ekki viss um autt og settu "ávísun" skilti.
- Staðfestu VSK rökfræði. Láttu líkanið athuga grunn jöfnunnar + VSK = samtals.
- Kross athugaðu heildina. Passar heildartalan af öllum línum við eftirlitssumman þinn?
Veik kvaðning / sterk kvaðning
Veik tilkynning: Breyttu eftirfarandi útgjöldum í töflu: - Ankara matarleigubíll 840 - ritföng 300 með vsk - hótel 2 nætur 3600
Þetta gefur úttak með ósamræmi í flokki, virðisaukaskatti blandað saman, mismunandi snið á hverri línu.
Öflug hvetja: Umbreyttu eftirfarandi gjöldum fyrir ókeypis texta í töflu NÁKVÆMLEGA samkvæmt þessu kerfi: Reitir (í þessari röð): dagsetning | birgir | lýsing | flokkur |grunnur | virðisaukaskattur | virðisaukaskattsupphæð | alls | athugið.Reglur:- Aðeins flokkur af eftirfarandi lista: [Ferðalög, Gisting, Matur, Ritföng, Samgöngur, Annað]- Skrifaðu upphæðirnar á sniðið 1234.56 (engin þúsundaskil).- Ef "VSK innifalinn" er gefið upp, reiknaðu grunninn og VSK til baka; Ef þú veist ekki virðisaukaskattshlutfallið, skrifaðu „verðstaðfestingu“ í athugasemdareitinn og skildu eftir auðan. - Gefðu upp jafnræði skattstofns + VAT_amount = samtals í hverri línu; Ef það gefur það ekki, skrifaðu „MÆTTI EKKI“ í athugasemdareitinn. - Skildu eftir reitinn sem þú ert ekki viss um, bættu "check" við athugasemdina.
Þessi kvaðning reiknar til baka grunninn fyrir ritföng að meðtöldum virðisaukaskatti í 250 og virðisaukaskatt í 50, merkir hluti með óljósum gjöldum og framleiðir hreina framleiðslu sem hægt er að sameina í eina töflu.
VSK Til baka Útreikningsrökfræði
Að finna skattstofn út frá upphæð að meðtöldum virðisaukaskatti er oft nauðsynleg aðferð í bókhaldi. Formúla: grunnur = samtals / (1 + hlutfall). Til dæmis, fyrir 300 TL að meðtöldum 20% VSK, grunnurinn = 300 / 1,20 = 250, VSK = 50. Ef þú gefur skýrt þessa formúlu til líkansins minnkar skekkjumörkin.
viðskipti
formúlu
Sýnishorn (20%)
VSK undanskilinn → innifalinn
samtals = grunnur × (1 + hlutfall)
250 × 1,20 = 300
VSK innifalinn → grunn
grunnur = samtals / (1 + hlutfall)
300 / 1,20 = 250
VSK upphæð
vat = samtals − grunnur
300 − 250 = 50
stjórna
grunnur + vsk = samtals
250 + 50 = 300
Vinna með reikningsmynd og OCR útprentun
Útgjöld af vettvangi berast oft sem kvittunarmynd eða PDF reikning. Tæknin sem dregur út texta úr þessum myndum er kölluð OCR (Optical Character Recognition). Sjónræn gervigreind verkfæri geta gert verkið, en OCR framleiðsla er alltaf gölluð: kommu gæti verið lesin sem punktur, "5" gæti verið ruglað saman við "S", tölustafur magnsins gæti glatast. Taktu því aldrei upphæðir frá OCR beint inn í bókhald.
Dragðu eftirfarandi reiti út úr þessari reikningsmynd og skrifaðu þá NÁKVÆMLEGA inn í eftirfarandi skema:dagsetning | birgir | skatt_nei | grunnur | virðisaukaskattur | virðisaukaskattsupphæð | totalReglur:- Skrifaðu "ÓLEST" í hvaða reit sem þú getur ekki lesið eða ert ekki viss um, ekki giska.- base + vat_amount = athuga heildarfjölda; Ef ekki, merktu við "AÐVANNA". - Gefðu upphæðirnar upp á sniðinu 1234,56.
Það er mikilvæg öryggisregla að láta engan giska á óvissa svæðið. Ef líkanið lýkur númeri með „líklegast,“ fer skráningin hljóðlaust inn í villuna. „ÓLESIГ fáninn gerir manninum kleift að fara aftur í upprunalega skjalið og staðfesta það.
Ábending: Í OCR útprentuninni er heildarupphæðin venjulega áreiðanlegasti reiturinn til að lesa vegna þess að hún er skrifuð með stóru letri. Ef skattstofn + VSK = heildarjöfnu stenst ekki er hægt að finna á hvaða svæði villan er með því að fara til baka úr þessari jöfnu.
Uppgötvun fráviks og afrita
AI þýðir ekki bara; Það finnur líka grunsamlega hluti. Til dæmis næstum sömu upphæð frá sama birgi tvisvar á sama degi eða óvenju mikill kostnaður fyrir flokkinn.
Í kostnaðartöflunni hér að neðan, merktu við eftirfarandi frávik og skrifaðu ástæðuna:1) Möguleg tvítekning (sama birgir + svipuð upphæð + nýleg dagsetning)2) Upphæðir sem eru hærri en 3 sinnum meðaltal flokks3) VSK-hlutfall frábrugðið því sem búist var við fyrir flokkinn Bara merktu og skrifaðu ástæðuna; ekki eyða eða breyta neinum línum.
Varúð: „þetta gæti verið endurtekið“ viðvörun gervigreindarinnar er vísbending, ekki ákvörðun. Þessar tvær færslur geta í raun verið tvær mismunandi þjónustur. Ákvörðun um að eyða eða sameina er alltaf tekin af mönnum; Fyrirmyndin vekur bara athygli þína.
Mini Cases
Tilfelli 1 - Stafla með 300 flögum. Bókhaldssérfræðingur breytti 300 lína frjálsum texta mánaðarlokakostnaðarlista í töflu á um það bil 15 mínútum með skýringarmyndinni. Verkið, sem tók 4 klukkustundir þegar unnið var handvirkt, var stytt niður í 40 mínútur með staðfestingu. Ávinningurinn er ekki bara hraði; flokkasamkvæmni jókst einnig.
Mál 2 — Tekið fyrir tvöfalda greiðslu. Frávikshvetjandi tilkynningin gaf til kynna að reikningur upp á 4.720 TL til birgis væri færður inn tvisvar með tveimur mismunandi skjalanúmerum. Athugun leiddi í ljós að annað var drög en hitt var fullgerður reikningur og báðir gjaldfallnir. Án gervigreindar væri tvöföld greiðsla.
Mál 3 — VSK-hlutfallsgildra. Líkanið úthlutaði 20% virðisaukaskatti til kaupa á grunnfæði; en hluturinn var í lægri taxtaflokknum. Þökk sé reglunni um „verðstaðfestingu“ var línan merkt, staðfest og leiðrétt af sérfræðingnum. Lærdómur: Ekki skilja virðisaukaskattshlutfallið eftir fyrirmyndinni, staðfestu það af listanum eða skjalinu.
Algeng mistök
- Þýða gögn án þess að leggja fram skema. Hver lína kemur á öðru sniði, sameining krefst handvirkrar leiðréttingar.
- Ekki gefa upp flokkalistann. Líkanið passar í sína eigin flokka; skýrslugerð verður ósamræmi.
- Ekki láta athuga virðisaukaskattsjafnrétti. skattstofn + vsk = línur sem ná ekki saman við heildartöluna eru færðar hljóðlaust inn í töfluna.
- Að misskilja fráviksviðvörun fyrir ákvörðun. "Má vera endurtekið" er byrjun; Manneskjan tekur ákvörðun um að eyða.
- Að sleppa eftirlitssummanum. Að treysta á framleiðsluna án þess að bera saman heildarlínurnar við þekkta stjórnunarupphæð.
Í stuttu máli
- Þegar unnið er með frjáls textakostnað/reikningsgögn með gervigreind, er áreiðanlegasta leiðin að biðja um úttakið samkvæmt föstu skema.
- Að útvega lista yfir flokka og skýra sniðreglur (punktur/komma, þúsundaskil) heldur úttakinu stöðugu og framseljanlegu.
- Gefðu módelinu beinlínis virðisaukaskattsreikningsformúluna til baka og athugaðu jafnræði skattstofns + VSK = samtals í hverri línu.
- AI er öflugt við að flagga tvíteknum og afbrigðilegum gögnum, en ákvörðunin um að eyða/sameina er alltaf tekin af manneskjunni.
- Krossstaðfesting línuheilda með þekktri athugunarsummu tryggir allt starfið.
Umsóknarverkefni
Búðu til blandaðan lista yfir útgjöld (raunveruleg eða sýnishorn) með að minnsta kosti 10 línum; vísvitandi innihalda tvítekna færslu og hlut með rangt virðisaukaskattshlutfall. Umbreyttu því í töflu með öflugu hvetjasniðmátinu og keyrðu síðan frávikskvaðninguna. Athugaðu hvort líkanið grípi gildrurnar tvær sem þú setur og sannreyndu handvirkt virðisaukaskattsjafnrétti í þremur röðum.
gátlisti
- [ ] Ég skilgreindi fast skema með reitnöfnum, röð og sniði.
- [ ] Ég gaf fyrirsætunni flokkalistann, ég lét hann ekki bæta upp.
- [ ] Ég bætti við tölustafsreglunni (punktur/komma, engin þúsund skil).
- Ég athugaði [ ] skattstofn + VSK = heildarjafnrétti.
- [ ] Ég lét gera afbrigði/afritskönnun og tók ákvarðanir sem manneskja.
- [ ] Ég bar saman heildartölu línunnar við þekkta athugunarsummu.