Hagnaður:
- Geta til að semja grunnskjöl utanríkisviðskipta eins og viðskiptareikning, próforma, pakkalista og farmskírteini með gervigreind og láta athuga hvort þau séu samkvæm
- Geta til að láta gervigreind athuga samkvæmni milli gagna milli skjala (magn, þyngd, magn, upplýsingar um aðila) og veiða villur snemma
- Að geta verndað að yfirlýsingardrögin sem gervigreind komi ekki í stað opinberu yfirlýsingarinnar og að lokaskýrslan sé á ábyrgð tollráðgjafa.
Hin óséða hetja utanríkisviðskipta eru skjöl. Áður en gámur getur yfirgefið höfn er útbúinn stafli af skjölum á bak við hann: viðskiptareikningur, pökkunarlisti, farmskírteini, upprunavottorð, flutningsskjöl, vátryggingarskírteini og tollskýrsla. Þessi skjöl verða að vera í fullu samræmi við hvert annað. Ef heildarþyngd reikningsins og þyngdin á pökkunarlistanum passa ekki saman, ef upphæðin á reikningnum og verðmæti yfirlýsingarinnar stangast á, ef heiti kaupanda og seljanda eru mismunandi eftir skjölum, þá stöðvast tollferlið: sendingin er stöðvuð, sekt er rukkað eða vörunum er jafnvel skilað. Í þessari einingu munum við ræða hvernig á að nota gervigreind sem aðstoðarmann sem flýtir fyrir þessari skjalaumferð og athugar samræmi og hvar takmörk hennar eru.
Við skulum skýra skilmálana fyrst. Viðskiptareikningur: Það er opinbert söluskjal sem seljandi gefur út til kaupanda, sem sýnir tegund, magn, einingu og heildarverð vörunnar, afhendingu og greiðslumáta; Það er grundvöllur verðmæta í tollinum. Proforma reikningur: Um er að ræða drög að reikningi í eðli tilboðs sem gefið er fyrir sölu. Pökkunarlisti: sýnir hversu mikið af vörum er í hvaða kassa, fjölda kassa, brúttó/nettóþyngd og rúmmál. farmskírteini (B/L): er flutningsskírteinið sem sýnir að flutningsaðilinn hefur tekið við vörunum og mun afhenda þær við komu; Það er dýrmætt tæki í sjóflutningum. Tollskýrsla: Það er skjalið þar sem innflutningur/útflutningur vörunnar er opinberlega tilkynntur tollinum. ETGB (Electronic Commerce Customs Declaration): er einfölduð yfirlýsing sem notuð er í rafrænum útflutningssendingum.
Skref fyrir skref: staðsetning gervigreindar í skjalavinnuflæðinu
Það er gagnlegt að hugsa um sjálfvirkni skjala í fjórum skrefum.
Skref 1 — Gagnasöfnun. Hráupplýsingarnar sem þú þarft: tegund og magn vöru, einingarverð, þyngd, upplýsingar um aðila, afhendingu og greiðslumáta. Þessar upplýsingar eru almennt dreifðar í pöntunum, samningum og bréfaskiptum við birgja. Gervigreindin er mjög fljót að draga upp skipulagða töflu úr þessum hráa texta sem þú gefur upp.
Skref 2 — Að búa til drög. Búa til drög að reikningi, próformum eða pökkunarlista úr skipulögðum gögnum. Hér fyllir gervigreindin sniðmát; Það heldur sniði, nauðsynlegum reitum og tungumáli. En uppkastið sem hann lagði fram er ekki opinbert skjal; Opinbert skjal er framleitt úr kerfinu/forritinu þínu.
Skref 3 — Krosssamræmisskoðun. Þetta er verðmætasta framlag gervigreindar. Að gefa YZ reikning, pakkalista og farmskírteini og spyrja "Samræmist magn, fjöldi pakka, brúttó/nettóþyngd, magn, flokksheiti og afhendingaraðferð? Ef ekki, hvar er misræmið?" Innan nokkurra sekúndna merkir gervigreind þyngdarmuninn sem er 3 kíló eða meira en pakka sem mannsaugað saknar.
Skref 4 — Samþykki sérfræðinga og opinberar aðgerðir. Framtals- og tollmeðferð er á ábyrgð tollráðgjafa. Ekkert sem gervigreind framleiðir kemur í staðinn fyrir opinbera yfirlýsingu; Það ryður brautina fyrir ráðgjafann sem drög, gátlista og samræmisskýrslu.
Varúð: gervigreind getur framleitt „drög“ að reikningi eða yfirliti; En ábyrgð á opinberum skjölum, undirskriftum og yfirlýsingum er hjá viðkomandi og tollráðgjafa. Að senda drögin og halda að það sé opinbert skjal er eins og að skrifa undir óútfyllt eyðublað.
Samræmi milli skjala: mikilvægar eftirlitsstöðvar
Taflan hér að neðan sýnir þau svæði sem oftast stangast á milli skjala og valda vandræðum í tollinum:
stjórnað svæði
Í hvaða skjölum?
Dæmigerð villa
niðurstöðu
Heildarmagn/stk
Reikningur, pökkunarlisti, farmskírteini
Að skrifa mismunandi tölur
Höfnun í tollinum, talning
Brúttó/nettóþyngd
Pökkunarlisti, farmskírteini
Heldur ekki þyngd
vigtun, töf, refsing
Vöruverðmæti (upphæð)
Reikningur, yfirlýsing
Ósamræmi í upphæð
endurskoðun verðmats
Titill/heimilisfang aðila
Öll skjöl
mismunandi stafsetningu
höfnun skjala
Afhendingaraðferð (Incoterms)
reikningur, samningur
Átök milli skjala
Kostnaðar/áhættuágreiningur
upprunaland
Reikningur, upprunavottorð
Ósamrýmanlegur uppruna
Ívilnandi gjaldskrártap
Fjöldi kassa/pakka
Pökkunarlisti, farmskírteini
Vantar/umfram böggla
Telja, mínútur
Að skoða þessi svæði reglulega með hverri sendingu leysir flest vandamálin áður en þau komast í toll.
Fjögur afritanleg sniðmát
1) Að draga út skipulagða töflu úr hrágögnum:
Þitt hlutverk: Aðstoðarmaður í utanríkisviðskiptum. Reikningsgagnatafla kemur upp úr eftirfarandi sóðalegum pöntunartexta. Dálkar: vörutegund | magn | eining | einingaverð | alls | Uppruni. Merktu reiti sem þú sérð sem vanta eða misvísandi sem „ÓFULLT/GRUNNAÐAR“, ekki fylla þá út sjálfur. Hafðu gjaldmiðilinn eins og hann er.Texti:[líma pöntunar-/bréfatexta hér — ekki falinn]
2) Athugun á krosssamræmi:
Hlutverk þitt: skjalasamræmisprófari. Ég gef þér gögnin úr 3 skjölum: REIKNING, PAKNINGSLISTI, FRAMKVÆMD. Berðu saman eftirfarandi reiti og sýndu "ánægður / EKKI haldast" í töflu: heildarupphæð, fjöldi pakka, heildarþyngd, nettóþyngd, vöruverðmæti, titill kaupanda, titill seljanda, afhendingaraðferð, uppruna. Skrifaðu mismuninn tölulega fyrir hverja línu sem stenst EKKI. Niðurstaðan er ekki endanleg yfirlýsing; Lokaeftirlit tilheyrir tollráðgjafa. REIKNING: [...]GJÁLISTI: [...]FORMSKRIF: [...]
3) Proforma reikningsuppkast:
Hlutverk þitt: aðstoðarmaður útflutningsskjala. Útbúið drög að PROFORMA INVOICE á ensku með eftirfarandi upplýsingum. Fylltu út skyldureitina: Seljandi/kaupandi, dagsetning, gildistími, vörulýsing, magn, eining/heildarverð, afhendingarmáti (Incoterms), greiðslumáti, uppruna, áætlaður sendingartími. Ég mun sannreyna tölurnar; Ekki giska á neina upphæð. Upplýsingar: [nafnlaus/sýnishornsgögn]
4) Gátlisti fyrir skort á skjölum:
Þitt hlutverk: aðstoðarmaður tollferlis. Áfangastaður: [innflutningur/útflutningur], land: [...], flutningsmáti: [sjór/loft/land]. Gerðu GÉTLISTA yfir skjöl sem kunna að vera nauðsynleg fyrir þessa sendingu (reikningur, pökkunarlisti, farmskírteini, upprunavottorð/dreifingarvottorð, tryggingar, sérstakt leyfi/fylgniskjöl ef þörf krefur). Skrifaðu "af hverju er það þörf" og "hvar á að kaupa / hver samþykkir" við hvert skjal. Þetta er áminningarlisti; Ráðgjafinn ákveður endanlega skjalakröfu.
Veik kvaðning / Sterk kvaðning
Veik kvaðning:
Athugaðu þessi skjöl, eru einhver vandamál?
Þessi hvetja, skrifuð án þess að leggja fram skjöl eða segja til um hvaða svæði eigi að bera saman, gefur yfirborðslegt og gagnslaust svar sem „lítur almennt vel út“; Það fangar ekki litla tölulega muninn sem er í raun hættulegur.
Öflug tilvitnun:
Hlutverk þitt: skjalasamræmisprófari. Berðu saman nettóþyngd, heildarþyngd, fjölda kassa og heildarmagn í gögnum REIKNINGA og PÖKKUNARLISTA hér að neðan. Fyrir hvern reit, gefðu "heldur/heldur ekki + tölulegur munur". Athugaðu einnig hvort titill kaupanda sé nákvæmlega eins í skjölunum tveimur. REIKNING: nettó 980 kg, brúttó 1.050 kg, 42 kassar, 2.100 stykki... PAKNINGSLISTI: nettó 980 kg, brúttó 1.050 kg, 40 kassar, 2.100 stykki...
Þessi hvetja gefur skýra reiti, skýr gögn og skýrt úttakssnið; Fyrir vikið kemur í ljós áþreifanleg og leiðréttanleg niðurstaða eins og "fjöldi böggla passar EKKI: reikningur 42, pakkalisti 40, munur 2 bögglar".
þrjú smámál
Tilfelli 1 — Greiddur pakkamunur. Flutningsfyrirtæki byrjaði að bera saman reikninga og pökkunarlista við gervigreind fyrir hverja sendingu. Fyrsta mánuðinn reyndust 7 af 60 sendingum vera með kassanúmer eða þyngd misræmis. Þetta var leiðrétt áður en það barst til tollsins; Áætlað var að forðast 3 tollskýrslur og tafir. AI merkti muninn, sérfræðingurinn gerði leiðréttingu og sannprófun.
Mál 2 — Villa við að misskilja drögin fyrir embættismanninn. Nýr starfsmaður sendi enska proforma drögin sem YZ framleiddi til viðskiptavinarins án þess að athuga það. Það var eitt einingarverð (fyrir neðan raunverulegt verð) eftir í drögunum sem gervigreindin hafði sett sem „dæmi“. Viðskiptavinurinn taldi þetta verð bindandi og kom upp ágreiningur. Lexía: Sérhver númer í gervigreindaruppkastinu verður að vera mannlega staðfest áður en hún er send; Drögin eru ekki opinbert skjal.
Mál 3 — Ósamræmi í upphæð. Í innflutningsfyrirtæki var lítill munur (120 USD vegna námundunar) á heildarverðmæti á reikningi og því verðgildi sem skráð var í yfirlýsingu. AI merkti þetta við krossathugun; Ráðgjafinn leiðrétti mismuninn. Ef það yrði ekki leiðrétt væri verðmatsendurskoðun og hugsanleg refsing á dagskrá. Lítill munur, stórt vandamál.
Algeng mistök
- Að misskilja gervigreindardrög fyrir opinbert skjal. Tildrögin eru aðeins bráðabirgðatölur; Opinbera skjalið er búið til úr kerfinu þínu og sérfræðingurinn samþykkir það.
- Slepptu krossathuguninni. Lítill munur á skjölum leiðir til dýrustu tollavandamála; Berðu saman við hverja sendingu.
- Að láta gervigreind spá fyrir um gögn sem vantar. Líkanið getur passað tómt rými; Merktu þá hluti sem vantar sem „VANTAR“ og fylltu þá ekki út.
- Að veita trúnaðarupplýsingar um verð og viðskiptavini eins og þær eru. Keyrðu nauðsynlega reiti fyrir ávísunina með nafnlausum/sýnishornsgögnum.
- Að senda númer til gervigreindar án þess að staðfesta þau. Sérhvert magn, þyngd og magn verður að staðfesta með augum manna.
Ábending: Þegar gervigreindin gerir skjalaskoðun, segðu alltaf „skrifaðu tölulegan mun“. "Stendur það?" Líkanið svarar auðveldlega "já" við spurningunni; Þegar þú segir „sýnið muninn með tölu“ kemur í ljós hina raunverulegu mótsögn.
Í stuttu máli
Gervigreind er mjög öflug á tveimur stöðum í utanríkisviðskiptaskjölum: að framleiða hröð drög úr hráum gögnum og athuga þversamræmi milli skjala. Að veiða upphæð, þyngd, verðmæti og titilmun á milli reiknings, pökkunarlista og farmskírteinis snemma kemur í veg fyrir flestar tollhafnir og viðurlög. Hins vegar eru drögin sem gervigreindin framleiðir ekki opinbert skjal; Ábyrgð á yfirlýsingu og undirskrift er hjá tollráðgjafa. Sérhver númer er staðfest, trúnaðargögn eru nafnlaus, aðgerðaleysi er ekki gert upp.
Umsóknarverkefni
Fáðu reikninga- og pökkunarlistagögn um raunverulega (eða sýnishorn) sendingu, nafnleyndu trúnaðarupplýsingar. Láttu gervigreind bera saman við sniðmátið „cross-consistency check“ hér að ofan. Athugaðu "ER EKKI SAMTISFYLLAR" línurnar í úttakinu eina í einu og athugaðu hvort þær séu réttar. Búðu síðan til „gátlista vantar skjal“ og berðu það saman við þitt eigið ferli: Er til skjal sem gervigreindin minnti þig á að þú misstir af?
gátlisti
- [ ] Ég gerði skjalgögnin nafnlaus og gaf gervigreind.
- [ ] Ég gerði samanburð á upphæð/þyngd/verðmæti/heiti milli reiknings, pökkunarlista og farmskírteinis.
- [ ] Ég vildi fá úttakið frá gervigreindinni í formi "skrifaðu tölulegan mun", ekki "heldur það?"
- [ ] Ég hef sjálfstætt athugað hvern merktan mun sjálfur.
- [ ] Ég staðfesti allar tölur í drögunum áður en ég sendi það.
- [ ] Ég setti samþykki tollráðgjafa fyrir opinberu skjali og yfirlýsingu inn í verkflæðið.