Műveletek és folyamatoptimalizálás

Nyereség:

• Képes elemezni a folyamat lépéseit azok időtartamával, és feltárni a szűk keresztmetszeteket és a kiváltó okokat
• Képes azonosítani a holt készleteket és a megtakarítási lehetőségeket a készletforgalom és a készpénzciklus adataiból
• Konkrét és mérhető egyszerűsítési javaslatok értékelésének képessége az ellenőrzési kockázat szempontjából

A pénzügy és a műveletek összefonódnak. A felesleges készlet készpénzzé válik; a beszedés késése elfojtja a forgótőkét; A jóváhagyási folyamat hossza költségekkel jár. A mesterséges intelligencia (AI) hatékony elemzési asszisztens a működési adatok szűk keresztmetszete (blokkoló pontok, amelyek lassítják a folyamatot), leegyszerűsíti a folyamat lépéseit és optimalizálja a készletet/a forgótőkét. Ebben a részben azt fogjuk bemutatni, hogyan lehet az AI-t a számon kívülre vinni az operatív döntéshozatalba.

Hol teremt értéket az AI a műveletekben?

Három fő területen: Készletgazdálkodás (mennyi áru, mikor), forgótőke-ciklus (gyűjtés, fizetés, készletnapok mérlege) és folyamathatékonyság (hány lépésben és mennyi idő alatt készül el egy munka). Az AI gyorsan kibontja ezekből az adatokból a mintákat, és fejlesztési hipotéziseket generál; Teszteld őket a valósággal a pályán.

Kulcsfogalom: készpénzkonverziós ciklus. Ezt a készlet napok + átvételi napok − fizetési napok képlet találja meg, és megkérdezi, hogy "hány napig tart, amíg a pénz elhagyja a pénztárgépet és visszatér a pénztárba?" válaszol a kérdésre. A rövidítés felszabadítja a lekötött készpénzt.

Tipp: A műveleti utasításokban mindig mondja azt, hogy „javasljon konkrét, végrehajtható és mérhető cselekvést”. A „folyamatok javítása” nem működik; "Távolítsa el a 3. megerősítési lépést, a ciklus 2 nappal lerövidül" működik.

Lépésről lépésre: Szűk keresztmetszetek elemzése

1. Adja meg a folyamat lépéseit és időpontjait. Mennyi ideig tart az egyes lépések.
2. Találd meg a szűk keresztmetszetet. Jelölje meg a leghosszabb és legtöbbet váró lépést.
3. Kérdezze meg a kiváltó okot. Miért hosszú a nevem? Megerősítés, hiányzó adatok, kéziratváltás?
4. Javasoljon egyszerűsítést. Kivehető/automatizálható lépcsők.
5. Mérje meg a hatást. Hány nap/hány TL javítja a ciklust az ajánlás?

Gyenge felszólítás / Erős felszólítás

Gyenge felszólítás: Vásárlási folyamatunk javítása.

Ez általános, megvalósíthatatlan tanácsokat ad, mint például: „Erősítsd a kommunikációt, lépj digitálisba”.

Hatékony felszólítás:Az Ön szerepköre: műveleti folyamatelemző.Feladat: Elemezze a következő beszerzési folyamatot.Minden lépéshez: lépés neve | átlagos idő (nap) | felelős | a várakozás okaLépések:1) Számítsa ki a teljes ciklusidőt.2) Vonja ki a 3 leghosszabb lépést és azok arányát (%) a teljes időből.3) Javasoljon 1 kiváltó ok-hipotézist és 1 konkrét egyszerűsítést minden szűk keresztmetszethez.4) Adjon becslést a "várható nyereség (nap)" értékére az egyes javaslatokhoz, és jelölje meg "feltevés és megszorító: lehetséges". általános tanácsokat ad.<folyamat>1. Belépés kérése - 0,5 nap2. Költségvetés jóváhagyása – 3 nap3. Szállítói árajánlatgyűjtés - 4 nap4. Adminisztrátor jóváhagyása - 2 nap5. Megrendelés - 0,5 nap</proces>

Ez a felszólítás; Megmutatja, hogy a 10 napos ciklusban a legnagyobb részesedést az ajánlatgyűjtés és a jóváhagyások teszik ki, és konkrét ajánlást készít, például "csökkentse a 3. lépést 4 napról 1 napra a jóváhagyott beszállítói listával".

Készlet és forgótőke

A mesterséges intelligencia eltávolítja a lassan forgó (halott készlet) tételeket és a felesleges készpénzt a készletadatokból.

Az elemzés az alábbi készlettáblázatból származik:- Az egyes termékek készletforgalmi aránya = éves értékesítés / átlagos készlet- A 90 napon túl inaktív tételeket jelölje meg "halott készletként" - Sorolja fel azt az 5 terméket (mennyiség x egységköltség), amely a legtöbb készpénzt leköti- Javasoljon intézkedést a halott készletre (kedvezmény, visszaküldés, kampány) Csak az adatokban szereplő számokat használja; Forgási arány képlet megjelenítése.

Termék

Részvényérték

forgalmi ráta

Állapot

A.

120 000

8.0

egészséges

B.

340 000

1,2

Lassú, készpénzigényes

C.

85 000

0.0

Halott készlet (120 nap inaktív)

Folyamatszabványosítás és ellenőrzőlista

Az AI ellenőrző listákat készít, amelyek lépésekre bontják az ismétlődő műveleteket, és biztosítják, hogy mindenki ugyanúgy csinálja.

Készítsen szabványos ellenőrzőlistát a következő, szétszórt hónap végi zárási feladatokból: tegye a lépéseket logikus sorrendbe, adjon hozzá felelős szerepet és becsült időt minden lépéshez, jelölje ki az egymással összefüggő lépéseket. Adjon hozzá egy „kockázat kihagyás esetén” oszlopot a végéhez.

Figyelem: A mesterséges intelligencia által javasolt adatok, mint például a "várható bevétel: 3 nap" becslések, nem garanciák. A megerősítési lépés eltávolítása felgyorsítja a folyamatot, de gyengítheti a vezérlést. Az emberek megteremtik az egyensúlyt a hatékonyság és az ellenőrzés között.

A gyűjtési folyamat felgyorsítása

A forgótőke leggyakoribb szűk keresztmetszete a beszedés. Kiállítanak egy számlát, de a pénz hetekig nem érkezik meg; Ebben az időszakban a cég saját pénzéből finanszírozza az ügyfelet. Az AI rendezi és rangsorolja a nyitott kintlévőségeket (a lejárt számlákat) öregedési elemzéssel (aszerint csoportosítja, hogy mennyi ideig nem voltak kifizetve), és még emlékeztető kommunikációt is készít.

Hozzon létre egy öregedési elemzést a nyitott követelések alábbi listájából: - Oszd fel lejárati csoportokra: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ nap - Mutassa meg az egyes csoportok teljes összegét és részesedését az összesítésben - Rangsorolja az 5 legnagyobb kockázattal rendelkező ügyfelet (nagy összeg + hosszú késleltetés) - Javasoljon udvarias, de egyértelmű gyűjtési emlékeztető szöveget az egyes adatokhoz; Az emberek hozzák meg a gyűjtési döntést.

Ez az elemzés azt kérdezi: „kit hívjunk először?” adatokra alapozza a kérdést. Egy 90 napon túli nagy követelés sokkal kritikusabb, mint néhány kis késés, és erre kell összpontosítania energiáját. Az AI létrehozza az emlékeztető szöveget, de a kapcsolat elküldésével és kezelésével kapcsolatos döntés az Öné.

Tipp: A készpénzciklus idejének lerövidítésének három ága van: a leltári napok csökkentése, a beszedés felgyorsítása, a fizetés meghosszabbítása (jó kapcsolat a szállítóval). Kérdezd meg az MI-t: „E három kar közül melyik termeli a leggyorsabb profitot számunkra?” ", és állítson elő egy adatalapú prioritást.

Mini tokok

1. eset – Jóváhagyási szűk keresztmetszet. Az átlagos beszerzési ciklus egy cégnél 10 nap volt. A mesterséges intelligencia elemzése kimutatta, hogy két külön jóváhagyási lépés felemésztette a teljes idő felét. Amikor bevezették az egyszeri jóváhagyást egy bizonyos összeg alatti vásárlásokra, a ciklus 6 napra csökkent; A sürgős vásárlások késése véget ért.

2. eset – 340 ezer líra halott készlet. A készletforgalom elemzése kimutatta, hogy 120 napig nem történt értékesítés egy cikken, és 85 000 TL készpénz volt lekötve. A csapat a kampánnyal csökkentette az állományt; készpénzt engedtek el. Az AI a lassan forgó B tétel rendelési mennyiségének csökkentését is javasolta.

3. eset – Az irányítást gyengítő gyógyulás. Az egyik csapat végrehajtotta az AI „Számla jóváhagyásának eltávolítása, 2 nap megtakarítása” ajánlását; de ez a hibás számlák ellenőrizetlen kifizetéséhez vezetett. A javaslatot visszavonták, a jóváhagyást visszaállították automatikus küszöbszabályozással: bizonyos összeg alatt automatikusan átmegy, felette jóváhagyásra kerül. Így mind a sebesség megmaradt, mind az irányítás visszaállt. Tanulság: nem kell minden gyorsításnak feláldoznia az irányítást; a megoldás legtöbbször nem az „eltávolítás”, hanem az „intelligens küszöbértékkel automatizálás”.

4. eset – Az adatgyűjtést felgyorsító prioritás. Egy cégnél a nyitott követelések egyharmada 90 napnál régebbi volt, de a csapat mindenkit ugyanabban a sorrendben hívott. Az AI öregedési elemzése kimutatta, hogy az összeg 60%-a mindössze öt ügyfélre összpontosult. Amikor erre az öt ügyfélre irányították az energiát, a beszedési idő hat hét alatt 58 napról 44 napra csökkent, és jelentős mennyiségű készpénz szabadult fel. Tanulság: Nem az erőfeszítés, hanem a helyes rangsorolás tesz pénzt a gyűjteményekben.

Gyakori hibák

• Elégedjen meg az általános tanácsokkal. A „Go Digital” nem praktikus; Kérjen konkrét, mérhető cselekvést.
• Várakozás az elemzésre idő/lépési adatok megadása nélkül. A szűk keresztmetszet csak az adatokkal látható.
• Feltételezve, hogy a bevételi előrejelzések garancia. Az AI „3 napos profitja” egy hipotézis, amelyet a helyszínen teszteltek.
• Gyorsítás az irányítás feláldozásával. A megerősítés eltávolítása növelheti a kockázatot; Az emberi lények megteremtik az egyensúlyt.
• A halott készlet figyelmen kívül hagyása. A lekötött készpénz csendes költség; Rendszeresen szkenneljen forgási sebességgel.

Összefoglalva

• Az AI egy hatékony analitikai asszisztens, amely láthatóvá teszi a működési szűk keresztmetszetek, a holt készletek és a készpénzciklus késései.
• Adja meg a folyamat lépéseit azok időtartamával, és távolítsa el a leghosszabb lépéseket és a kiváltó okot; Kérjen konkrét, mérhető cselekvést.
• A készpénzciklus ideje (leltár + beszedés − fizetési napok) a működő tőke állapotának mutatója; A rövidítés készpénzt szabadít fel.
• A modell által megadott „várható bevétel” adatok becslések; terepen kell tesztelni.
• Az emberek megteremtik az egyensúlyt a hatékonyság és az ellenőrzés között; Minden gyorsításnak nem szabad feláldoznia az irányítást.

Pályázati feladat

Írjon le egy visszatérő folyamatot saját vállalkozásából (vásárlás, begyűjtés, lezárás) lépésekkel és időpontokkal. Távolítsa el a szűk keresztmetszeteket és az egyszerűsítési javaslatokat a hatékony prompt sablonnal; manuálisan ellenőrizze a teljes ciklusidőt. Ezenkívül raktárlistából számítsa ki a forgási sebességet és jelölje meg a holt készlettételeket. Fogadjuk a modell legvonzóbb javaslatát, és megkérdezzük: "milyen irányítást gyengít?" Értékeljen a kérdéssel.

ellenőrző lista

• [ ] Megadtam a folyamat lépéseit azok időtartamával és felelősségével.
• [ ] A teljes ciklusidőt manuálisan ellenőriztem.
• [ ] Konkrét, mérhető cselekvést akartam; Nem álltam meg az általános tanácsokkal.
• [ ] A képlettel számoltam a készlet forgási sebességét és jelöltem a holt készletet.
• [ ] A "várható bevétel" adatait becslésként kezeltem.
• [ ] Minden egyes gyorsítási javaslatot értékeltem az ellenőrzési kockázat szempontjából.