Költség- és számlaadatok feldolgozása

Nyereség:

• Képes szabad szöveges és számlaadatok fix séma szerint strukturált táblázattá alakítani
• Lehetőség megismételhető promptok beállítására a költségek kategorizálásához, az áfa-visszatérítés kiszámításához és az anomáliák észleléséhez
• Képes a kivont pénzügyi területek áfa-egyenlőségi és teljes konzisztencia ellenőrzésével ellenőrizni

Az egyik feladat, amellyel a könyvelői csapatok a legtöbb időt fordítják, a szétszórt költség- és számlaadatok rendszerezett táblákba rendezése. Egy e-mailhez csatolt számla, egy fotó a WhatsApp-ról küldött nyugtáról, egy szabad szövegű költségfeljegyzés, mint például "Ankara meeting food + taxi 840 TL"... Ezeknek mind ugyanoda kell kerülniük: egy sor, amely kategóriákkal, összeggel, áfával (ÁFA), dátummal és szállító mezőkkel van felszerelve.

A mesterséges intelligencia (AI) nagyon erős ebben a „szabad szöveg strukturálására” átalakításban. De a pénzügyi adatokban elfogadhatatlan, hogy akár egy fillért is elromoljon. Tehát ebben az egységben két dolgot tanulunk meg együtt: az AI-t arra kell késztetni, hogy egy rögzített séma szerint (előre meghatározott mezőlista) állítson elő adatokat, és a kimenet érvényesítése összesített konzisztencia-ellenőrzéssel.

Miért olyan fontos a „séma”?

A séma az, amikor előre megmondja, hogy mely mezők legyenek az egyes sorban, milyen sorrendben és milyen formátumban. Ha nem ad meg sémát, a modell minden számlához más formátumot állít elő; Ekkor manuális javítás nélkül nehéz lenne egyetlen táblázatba egyesíteni őket. Ha megad egy sémát, a kimenet konzisztens és ellenőrizhető lesz.

Egy jó költségdiagram a következő mezőket tartalmazza: dátum, szállító, leírás, kategória, ÁFA kizárási összeg (alap), ÁFA kulcs, ÁFA összeg, ÁFA-val együtt összesen, bizonylatszám.

Tipp: A numerikus mezőket mindig „pont/vessző” konvencióval határozza meg. Ha azt mondja, hogy „Írja az összegeket 1234,56 formátumban, ezres elválasztó nélkül”, elkerülheti a többórás formázási rémálomot, amikor később exportál Excelbe.

Lépésről lépésre: Szabad szövegtől táblázatig

1. Javítsa ki a sémát. Írja be a mezők nevét, sorrendjét és formátumát.
2. Adja meg a kategórialistát. Kérd meg a modellt, hogy válasszon a listádról, ne a fejében találjon ki kategóriákat.
3. Hozzon létre egy bizonytalansági szabályt. Hagyja üresen hagyni azt a területet, amelyben nem biztos, és tegyen egy "check" táblát.
4. Ellenőrizze az áfa logikáját. Kérje meg a modellt, hogy ellenőrizze az egyenlet alapja + áfa = összesen.
5. Ellenőrizd a végösszeget. Az összes sor összege megegyezik az ellenőrző összeggel?

Gyenge felszólítás / Erős felszólítás

Gyenge felszólítás: Forgassa táblázatba a következő költségeket: - Ankara élelmiszer taxi 840 - írószerek 300 áfával - szálloda 2 éjszaka 3600

Ez egy olyan kimenetet ad, amelynek kategóriája inkonzisztens, az áfa kevert, a formátum minden soron eltérő.

Hatékony prompt:A következő szabad szöveges díjakat táblázattá alakítja PONTOSAN ennek a séma szerint:Mezők (ebben a sorrendben): dátum | szállító | leírás | kategória |bázis | áfa_kulcs | áfa_összeg | összesen | megjegyzésSzabályok:- Csak a következő listából kategória: [Utazás, Szállás, Élelmiszer, Irodaszer, Szállítás, Egyéb]- Írja be az összegeket 1234,56 formátumban (ezres elválasztó nélkül).- Ha az "ÁFA-t tartalmazza", számítsa ki az alapot és az áfát vissza; Ha nem ismeri az áfakulcsot, írja be a megjegyzés rovatba "kulcs megerősítése" és hagyja üresen. - Minden sorban adja meg az adóalap + ÁFA_összeg = összesen egyenlőségét; Ha nem adja meg, írja be a megjegyzés rovatba, hogy "NEM MEET". - Hagyja el azt a mezőt, amelyben nem biztos, és írja be a "check" szót a megjegyzésbe.

Ez a prompt 250-re és 50-re számítja vissza az irodaszerek alapját, beleértve az áfát és az áfát 50-re, megjelöli a kétértelmű kulcsokkal rendelkező tételeket, és tiszta kimenetet állít elő, amely egyetlen táblázatba kombinálható.

ÁFA visszaszámítási logika

Az áfát tartalmazó összegből az adóalap megállapítása gyakran szükséges eljárás a könyvelésben. Képlet: alap = összesen / (1 + arány). Például 300 TL 20% ÁFA-val az alap = 300 / 1,20 = 250, ÁFA = 50. Ha ezt a képletet kifejezetten megadja a modellnek, a hibahatár csökken.

tranzakciót

képlet

minta (20%)

ÁFA nélkül → tartalmazza

összesen = alap × (1 + árfolyam)

250 × 1,20 = 300

ÁFA-t tartalmaz → alap

alap = összesen / (1 + díj)

300 / 1,20 = 250

ÁFA összege

áfa = összesen − alap

300–250 = 50

irányítani

alap + áfa = összesen

250 + 50 = 300

Számlafotó és OCR-nyomtatás használata

A terepen felmerülő költségek gyakran nyugtafotó vagy PDF számla formájában érkeznek. Az ezekből a képekből szöveget kinyerő technológiát OCR-nek (Optical Character Recognition) hívják. A vizuális mesterséges intelligencia eszközök meg tudják oldani a feladatot, de az OCR kimenet mindig hibás: a vessző pontként olvasható, az "5" összekeverhető az "S" betűvel, az összeg egy számjegye elveszhet. Ezért soha ne vegye fel az OCR-ből származó összegeket közvetlenül a könyvelésbe.

Bontsa ki a következő mezőket ebből a számlaképből, és PONTOSAN írja be őket a következő sémába:dátum | szállító | adó_száma | alap | áfa_kulcs | áfa_összeg | totalRules:- Írja be az "UNREAD"-et minden olyan mezőbe, amelyet nem olvashat, vagy nem vagy biztos benne, ne találgasson.- base + VAT_amount = ellenőrizze az összeget; Ha nem, jelölje be az „ELLENŐRZÉS” pontot. - Adja meg az összegeket 1234.56 formátumban.

Kritikus biztonsági szabály, hogy senki ne találgassa meg a bizonytalan területet. Ha a modell egy számot a „legvalószínűbb” szóval egészít ki, a rekord csendben beírja a hibát. Az "UNREAD" jelző lehetővé teszi az ember számára, hogy visszatérjen az eredeti dokumentumhoz, és megerősítse azt.

Tipp: Az OCR-nyomatban általában a teljes összeg a legmegbízhatóbb kiolvasási mező, mivel nagy betűtípussal van írva. Ha az adóalap + áfa = teljes egyenlet nem teljesül, akkor ebből az egyenletből visszalépve megtudhatja, hogy melyik területen van a hiba.

Anomália és ismétlődő rekord észlelése

Az AI nem csak fordít; Gyanús tárgyakat is talál. Például közel azonos összeg ugyanattól a szállítótól kétszer ugyanazon a napon, vagy szokatlanul nagy kiadás a kategóriához képest.

Az alábbi költségtáblázatban jelölje meg az alábbi anomáliákat, és írja be az okot:1) Lehetséges ismétlődő rekord (ugyanaz a szállító + hasonló összeg + legutóbbi dátum)2) A kategóriaátlag 3-szorosát meghaladó összegek3) A kategóriára várhatótól eltérő áfakulcs Csak jelölje meg és írja be az okot; ne töröljön vagy módosítson egyetlen sort sem.

Vigyázat: Az AI „ez ismétlődő lehet” figyelmeztetése egy tipp, nem döntés. A két rekord valójában két különböző szolgáltatás lehet. A törlés vagy egyesítés döntését mindig az emberek hozzák meg; A modell csak felkelti a figyelmét.

Mini tokok

1. eset – 300 zseton halom. Egy számviteli szakértő egy 300 soros szabad szövegű hónap végi költséglistát táblázattá alakított át körülbelül 15 perc alatt a diagram prompt segítségével. A manuálisan 4 órát tartó munka az ellenőrzéssel 40 percre csökkent. A nyereség nem csak a sebesség; kategória konzisztenciája is nőtt.

2. eset – Kettős fizetés történt. A hibaüzenet azt jelezte, hogy egy szállítónak 4720 TL értékű számlát kétszer adtak meg két különböző bizonylatszámmal. A vizsgálat kimutatta, hogy az egyik tervezet, a másik pedig véglegesített számla, és mindkettő esedékes volt. AI nélkül dupla fizetés lenne.

3. eset – ÁFA-kulcscsapda. A modell 20% ÁFA-t rendelt alapélelmiszer vásárlásához; míg a tétel az alacsonyabb kulcscsoportba tartozott. Az „árfolyam megerősítése” szabálynak köszönhetően a sort a szakértő forrás megjelölte, ellenőrizte és kijavította. Tanulság: Ne hagyja a modellre az áfa mértékét, erősítse meg a listából vagy dokumentumból.

Gyakori hibák

• Adatok fordítása séma megadása nélkül. Minden sor más formátumban érkezik, a kombinálás kézi javítást igényel.
• Nem adja meg a kategórialistát. A modell megfelel a saját kategóriáinak; a jelentéstétel következetlenné válik.
• Nem ellenőrizték az áfa egyenlőségét. adóalap + áfa = azok a sorok, amelyek nem adják ki a végösszeget, csendben bekerülnek a táblázatba.
• Egy anomáliára vonatkozó figyelmeztetés tévedése a döntéshez. "Ismételhető" a kezdet; Az emberi lény dönt a törlésről.
• Az ellenőrző összeg kihagyása. A kimenetre hagyatkozva anélkül, hogy összehasonlítaná a sorok összegét egy ismert kontroll összeggel.

Összefoglalva

• A szabad szöveges költség/számla adatok mesterséges intelligencia segítségével történő feldolgozásakor a legmegbízhatóbb módja egy rögzített séma szerinti kimenet lekérése.
• A kategóriák listájának megadásával és a formázási szabályok pontosításával (pont/vessző, ezres elválasztó) a kimenet konzisztens és átvihető marad.
• Explicit módon adja meg az áfa visszaszámítási képletet a modellnek, és minden sorban ellenőrizze az adóalap + ÁFA = összesen egyenlőségét.
• A mesterséges intelligencia hatékonyan képes megjelölni a duplikált és rendellenes rekordokat, de a törlés/egyesítés döntését mindig az ember hozza meg.
• A sorösszegek keresztellenőrzése ismert ellenőrző összeggel biztosítja a teljes feladatot.

Pályázati feladat

Készítsen vegyes költséglistát (tényleges vagy minta), legalább 10 sorból; tudatosan ismétlődő bejegyzést és rossz áfakulcsos tételt tartalmaz. Alakítsa át táblázattá a hatékony prompt sablon segítségével, majd futtassa az anomália promptot. Ellenőrizze, hogy a modell elkapja-e az Ön által beállított két csapdát, és manuálisan ellenőrizze az áfa egyenlőségét három sorban.

ellenőrző lista

• [ ] Meghatároztam egy rögzített sémát mezőnevekkel, sorrenddel és formátummal.
• [ ] A kategórialistát odaadtam a modellnek, nem hagytam pótolni.
• [ ] Hozzáadtam a numerikus formátum (pont/vessző, ezres elválasztó nélkül) szabályt.
• Megnéztem a [ ] adóalapot + ÁFA = teljes egyenlőség.
• [ ] Anomáliát/duplikált vizsgálatot végeztem, és emberként hoztam meg a döntéseket.
• [ ] Összehasonlítottam a sor összegét egy ismert ellenőrző összeggel.