Egyeztetés, megerősítés és háromutas egyeztetési automatizálás

Nyereség:

• Az aktuális egyeztetés, a banki egyeztetés és a háromutas egyeztetési (megrendelés-szállítólevél-számla) tesztek mesterséges intelligencia támogatással történő automatizálásának logikájának megértése
• Képes osztályozni és rangsorolni a különbség (különbség) elemzést és a mesterséges intelligenciával való eltérések összeegyeztetésének okait
• Képes megérteni, hogy az össze nem illő tételeket és a megerősítési különbségeket az auditornak meg kell vizsgálnia, és a mesterséges intelligencia csak a különbséget mutatja.

Az audit gerince az, hogy független forrással összehasonlítva ellenőrizzük, hogy valóban létezik-e nyilvántartás, és azt pontosan vezették-e. A hitelbejegyzés valódi, az adós fél jóváhagyásával; a banki egyenleg helyes, a bank megerősítésével; A vásárlás valódiságát úgy teszteli, hogy a rendelés-szállítólevél-számla hármas egyezik egymással. Ezeket a folyamatokat összefoglalóan megbékélésnek és megerősítésnek nevezzük. Mivel eleve megkövetelik nagyszámú elem összehasonlítását, ismétlődőek, időigényesek, és ahol a mesterséges intelligencia ragyog.

Ebben az egységben három feladatot fogunk lefedni: folyó/számla egyeztetés (két fél nyilvántartásának összehasonlítása), banki egyeztetés (főkönyvi egyenleg és bankszámlakivonat egyeztetése) és háromirányú egyeztetés (a beszerzési rendelés, árubevétel/szállítólevél és szállítói számla összehasonlítása). Az alapelv változatlan: a mesterséges intelligencia illeszkedik és rámutat a különbségre; A könyvvizsgáló feladata, hogy megvizsgálja az eltérés okát, és következtetést vonjon le.

Mi az a háromirányú egyeztetés, és miért fontos?

Amikor egy vállalkozás árukat/szolgáltatásokat vásárol, általában három dokumentum fordul elő: (1) Beszerzési megrendelés – mit rendeltek, mennyit, milyen áron; (2) Szállítólevél/áruátvétel – mit, mennyit vettek át; (3) Szállítói számla – mit, mennyit számláztak. Egy egészséges kontrollkörnyezetben ennek a háromnak egyeznie kell: megrendelve = érkezett = számlázva. A háromesélyes mérkőzésteszt azt ellenőrzi, hogy ez a három egyezik-e. Viták; Ez jelenthet túlszámlázást, fiktív vásárlásokat, duplikált fizetéseket, ármanipulációt vagy egyszerű adathibát.

A mesterséges intelligencia másodpercek alatt több ezer vásárlást képes párosítani ezen a három dokumentumon belül. De a megjelenő „páratlan tételek” listája nem a hibák listája. Egy tétel a következő ártatlan okok miatt hibás lehet: részleges szállítás (100-as rendelés, 60-as szállítás), időbeli eltérés (a számla még nem érkezett meg), árkülönbség az elfogadható tűréshatáron belül, akciós vagy szállítási tétel. A könyvvizsgáló feladata, hogy megtalálja az eltérés okát, és elkülönítse az ártatlant a gyanúsítotttól.

Egyezés típusa

összehasonlítva

Az eltérés tipikus okai

Jelenlegi egyeztetés

Regisztrációnk ↔ partner regisztráció

Időzítés, visszatérítés, hiányos regisztráció, árfolyamkülönbség

Banki egyeztetés

Főkönyv ↔ bankszámlakivonat

Csekk szállítás, banki költség, nyilvántartás még nincs feldolgozva

háromutas meccs

Megrendelés ↔ szállítólevél ↔ számla

Részleges szállítás, időzítés, árkülönbség, másolat, fiktív

Külső megerősítés: az egyik legmegbízhatóbb bizonyíték

A külső megerősítés az auditálás során az a módszer, amellyel közvetlenül harmadik féltől (bank, ügyfél, szállító) kapunk írásos választ egy egyenlegről vagy tranzakcióról, és ezt a BDS 505 szabályozza. A külső megerősítés a könyvvizsgáló egyik legerősebb bizonyítéka; mert az információ független forrásból származik, nem pedig az ellenőrzött szervezettől. Itt a mesterséges intelligencia a gyorsító a megerősítő levélvázlatok elkészítésében, a beérkező válaszok és a főkönyvi rekordok összehasonlításában, valamint a nem válaszoló felek felsorolásában (a következőek). Két szempont azonban kritikus: először is, a megerősítő levél kitöltése és elküldése a tényleges címzett adatokkal a könyvvizsgáló ellenőrzése alatt kell, hogy történjen; Másodszor, a könyvvizsgálónak meg kell bizonyosodnia arról, hogy a válasz valódi, és közvetlenül a könyvvizsgálóhoz érkezik. Az ellenőrzési folyamat integritása a könyvvizsgálón múlik; Az AI csak megkönnyíti az összehasonlítást és a nyomon követést.

Hiányelemzés: az AI osztályoz, az auditor dönt

A konszenzusbeli különbségek vizsgálatának legtermékenyebb módja a különbségek osztályozása: melyek az időzítéshez kötöttek (periódusok között eltolódnak, de nem tényleges különbségek), melyek tartós különbségek, és melyek megmagyarázhatatlanok. Az AI gyorsan meg tudja csinálni ezt az előzetes besorolást: táblázatba helyezi a különbség mértékét, irányát és lehetséges okát. De vigyázat: az AI „valószínű ok” oszlopa előrejelzés, nem pedig elhatározás. Csak azért, mert azt mondja, hogy "valószínűleg időzítési különbség" nem bizonyítja, hogy a különbség az időzítés; Ezt a könyvvizsgálónak dokumentációval (következő időszaki számla, tértivevény, banki nyugta) kell igazolnia.

Tipp: rangsorolja a különbségeket az összeg nagysága és a magyarázhatóság alapján. Kerülje el a kis és könnyen megmagyarázható különbségeket; Az auditor munkáját a nagy vagy megmagyarázhatatlan különbségekre összpontosítsa. Az AI elkészíti a prioritási táblázatot; Te állítod be a küszöböt és fókuszálsz.

Lépésről lépésre egyeztető automatizálás

1. Két (vagy három) adatkészlet előkészítése és anonimizálása. Határozza meg a megfelelő kulcsot (számlaszám, rendelésszám, összeg + dátum).
2. Erősítse meg a teljességet. Az egyes klaszterek rekordjainak összessége és száma megegyezik a várttal?
3. Határozza meg az illesztési szabályt. Lesz-e pontos egyezés, vagy megengedett a tolerancia (pl. ±1% árkülönbség)?
4. Egyezik az AI-val. Külön listán jelennek meg azok, amelyek megfelelnek, amelyek nem egyeznek, és amelyek a tűréshatáron belül vannak.
5. Osztályozza és rangsorolja a különbségeket. Időzítés/kitartó/megmagyarázhatatlan.
6. Könyvvizsgálóként vizsgálódjon. Ellenőrizze a jelentős eltéréseket a dokumentációval; Dokumentálja a következtetést és az indoklást.

három mini tok

1. eset – Duplikált fizetés rögzítése. Egy auditor háromutas 12 400 vásárlást egyeztetett az MI-vel. Az YZ 6 tételt jelölt meg két külön fizetéssel ugyanazon számlaszám mellett. A könyvvizsgáló megvizsgálta: 4 különböző évből származó, hasonló számú, jogos számla volt; de ebből 2 ténylegesen ismétlődő fizetés volt (ugyanaz a számla kétszer került kifizetésre), összesen 88.000 TL. Megkezdődött a visszaállítási folyamat, és a vezetői levélben szerepelt a belső kontroll hiányossága. Az AI 6 kérdést tett fel; 2 valós probléma a könyvvizsgáló megerősítette.

2. eset – Az időbeli különbség összetévesztése hibával. A csapat egyik tagja a banki egyeztetésben YZ által megjelölt 40 000 TL különbözetet közvetlenül "rögzítési hibának" írta le. A felelős személy megvizsgálta: a különbözet ​​az időszak végén felvett csekk volt, amelyet még nem mutattak be a banknak; Teljesen normális időbeli eltérés volt, és a következő héten lezárult. Tanulság: a nem megfelelő toll nem automatikus hiba; Nem lehet következtetést leírni az ok feltárása nélkül.

3. eset – Tűrési hiba. Az egyik auditor nem adott toleranciát a háromirányú egyeztetésre; A filléres kerekítési különbségek miatt az YZ 900 a "nem egyezik" tételt jelölte meg. A lista megvizsgálatlan lett; A valódi problémák elvesztek a zajban. Miután a könyvvizsgáló ésszerű tűréshatárt határozott meg (pl. ±5 TL vagy ±0,5%), a lista 27 jelentős elemre csökkent. Tanulság: az egyeztetési szabálynak meg kell egyeznie az üzleti valósággal; A túl szigorú szabály zajt, a túl laza szabály vakságot okoz.

Gyenge felszólítás / Erős felszólítás

Gyenge felszólítás:

Hasonlítsa össze ezt a két listát, és mondja meg, mi nem illik.

Probléma: a megfelelő kulcs, a tűrés és a kimeneti formátum nem egyértelmű. A mesterséges intelligencia nem tudja, mi alapján feleljen meg; az eredmény megbízhatatlan és megismételhetetlen lenne.

Erőteljes felszólítás:

Az Ön szerepe: Ön egy független könyvvizsgáló egyeztető asszisztense. Egyezni fog, és MEGJELENÍTI a különbséget; Az eltérés oka és eredménye az enyém.Adatok (anonimizált):- A készlet: Beszerzési rendelések (oszlopok: rendelési_szám, cikk, mennyiség, egységár, összeg)- B készlet: Szállítólevelek (rendelési_szám, cikk, szállított_mennyiség)- C készlet: Számlák (rendelési_szám, tétel_mennyiség_kulcs, számlázási_számla) order_no + item.Tűrés: "egyeztetett"-nek számít, ha az összegkülönbség ±5 TL vagy ±0,5%-on belül van (amelyik nagyobb). Feladat:1) Párosítson három klasztert. Adja meg külön a következő három listát: (a) pontos egyezések (összesítő szám), (b) egyezések tűréshatáron belül, (c) olyan tételek, amelyek NEM egyeznek (teljes részlet).2) Adjon hozzá egy LEHETSÉGES ok oszlopot az eltérésekhez (részleges szállítás / hiányzó dokumentum / mennyiségi eltérés / összegkülönbség), de jelezze, hogy ez BECSLÉS, amelyet az egyezésben kell ellenőrizni.4) Írja be a szabályt is. a teljes egyeztetés (A, B, C). összesen), hogy ellenőrizhessem a teljességet. Ne találd ki azt, amit az adatokból nem tudsz levonni.

Ez a felszólítás erős, mert meghatározza a kulcsot és a toleranciát, három külön listát kér, a „valószínű okot” feltételezésként állítja be, és teljes egyetértést követel meg a teljességhez.

Gyakori hibák

• Az össze nem illő tétel hibának tévesztése. Konklúzió írása az ok vizsgálata nélkül (időzítés, részszállítás, visszaküldés).
• Nem állít be tűréseket. Fújd fel a listát fillérekkel, és veszítsd el a valódi problémákat a zajban.
• A párosítási kulcs nem egyértelmű. Nem szabályozza, hogy az AI mi alapján egyezik.
• A teljesség kihagyása. Egyező halmazokra hagyatkozva azok összegének egyeztetése nélkül.
• Az észlelés "valószínű okának" összetévesztése. Az AI előrejelzésének elfogadása anélkül, hogy azt dokumentációval ellenőrizné.

Figyelem: A különbség „kettős fizetésnek” vagy „fiktív vásárlásnak” való leírása komoly állítás. Leírás előtt igazolja ezt a dokumentációval (számla, fizetési bizonylat, áruátvételi jegyzőkönyv); Ha van minta, akkor azt külön értékelje belső ellenőrzési gyengeségként.

Összefoglalva

Az egyeztetés, a megerősítés és a háromirányú egyeztetés az auditálás legtöbbször ismétlődő feladatai közé tartozik, és az AI segítségével a legkönnyebben felgyorsítható. Az AI több ezer elemet párosít másodpercek alatt, felsorolja a különbségeket, és előre besorolja azokat. De az össze nem illő toll nem hiba, hanem vizsgálandó különbség; A „valószínű ok” feltételezés, nem elhatározás. A könyvvizsgáló az üzleti valóságnak megfelelően határozza meg az illesztési kulcsot és a tűréshatárt; A könyvvizsgáló a dokumentummal ellenőrzi az eltérést; A könyvvizsgáló megírja az eredményt. Az AI megmutatja a különbséget, az auditor adja meg a jelentést.

Pályázati feladat

Vegyünk három kis adatsort (megrendelés, szállítólevél, számla) vagy két készletet (főkönyv, bank). Határozza meg a megfelelő kulcsot és az ésszerű tűréshatárt. Egyezzen meg a mesterséges intelligencia a fenti erőteljes prompt mintával, és távolítsa el azokat, amelyek nem egyeznek a „valószínű ok” oszloppal. Utána minden össze nem illő tételhez írjon egy "vizsgálati tervet": melyik dokumentumot nézzem meg, melyik kérdést tegyem fel, melyik következtetést tekintem hibának/normálisnak?

ellenőrző lista

• [ ] Az adatokat anonimizáltam, és egyértelműen azonosítottam az egyező kulcsot.
• [ ] Az egyes klaszterek teljességét a rekordok összességével és számával igazoltam.
• [ ] Az üzleti valóságnak megfelelő tűrést (sem túl szigorú, sem túl laza) határoztam meg.
• [ ] Az egyező / tűréshatáron belüli / nem egyező listákat külön vettem.
• [ ] Megkerestem a dokumentumban minden nem egyező jelentős elemet; Megerősítettem, hogy miért.
• [ ] Nem számítottam eredménynek a „valószínű ok” találgatásait anélkül, hogy bizonyítékokkal megerősítettem volna.
• [ ] Dokumentáltam olyan súlyos minősítőket, mint például a duplikáció/fiktív, és értékeltem a belső ellenőrzés hatását.