Nyereség:
- Képes intézményspecifikus házirend/eljárási dokumentum strukturált prompttal történő elkészítésére
- Képes az irányelveket a szereppel és felelősséggel (RACI) egyeztetni, és ellenőrizhetővé tenni
- Stílus- és formázási szabványok alkalmazásának képessége az érthető, alkalmazható és következetes politikai nyelvezet érdekében.
Egy intézmény szabályzata az írott memóriája és a döntési fegyelem: a vesztegetés elleni védekezéstől az információbiztonságig, a távmunkától az adattárolásig ez a formális változata a „mi így csináljuk” kifejezésnek. A jó politika világos, végrehajtható és ellenőrizhető; A rossz politika vagy egy halom zsargon, amelyet senki sem olvas, vagy jó szándékok gyűjteménye, amelyek a gyakorlatban érvénytelenek maradnak. A mesterséges intelligencia (AI) gyorsan elkészíti az irányelv- és eljárásdokumentumok első vázlatát, konzisztens nyelvet biztosít, és strukturálja a szerep-felelősség-leképezéseket. Ebben az egységben megtanuljuk, hogyan hozhatunk létre szervezetspecifikus, RACI által auditálható és érthető irányelveket – mindig fenntartva az emberi jóváhagyást.
Tisztázzuk a feltételeket. A szabályzat egy magas szintű dokumentum ("mit és miért"), amely meghatározza a szervezet álláspontját és szabályait egy adott kérdésben. Az eljárás egy olyan dokumentum, amely lépésről lépésre elmagyarázza, hogyan kell végrehajtani ezt a szabályzatot ("hogyan"). A RACI egy mátrix, amely minden egyes feladatnál tisztázza a Felelős, Elszámoltatható, Konzultált és Tájékozott szerepét. A hatály az, hogy kit és mit köt a szabályzat. A hatékonyság és a felülvizsgálat azt jelenti, hogy a szabályzat mikor érvényes, és milyen gyakran frissítik.
A politikai dokumentum váza
A következetes politikáknak közös keretük van. Ha megadja ezt a vázat a mesterséges intelligencia számára, akkor minden dokumentuma ugyanolyan szerkezetű és olvasható lesz. Lépésről lépésre:
- Cél és hatály. Mire, kire és milyen helyzetekre vonatkozik a politika?
- Meghatározások. A kritikus kifejezéseket egyszer, egyértelműen meghatározzák.
- Alapelvek/szabályok. Az intézmény fő álláspontja és kötelező érvényű szabályai.
- Szerepek és felelősségek (RACI). Ki mit csinál, ki hagyja jóvá, kivel konzultálnak.
- Eljárás/lépések. Az alkalmazás konkrét menete.
- Kivételek, jogsértés és végrehajtás. Hogyan kezeljük a szabályok megszegését.
- Végrehajtási, felülvizsgálati és kapcsolódó dokumentumok.
Az Ön szerepköre: a vállalati politika írásában tapasztalt szakértő.Készítsen irányelvtervezetet a következő témához.Struktúra: 1) Cél és hatály 2) Fogalommeghatározások 3) Alapelvek és szabályok4) Szerepek és felelősségek 5) Az eljárás lépései 6) Kivétel/sértés/szankció 7) Végrehajtás és felülvizsgálat.Szabályok:-Kifejezetten kötelező intézmény; apokrif.- Ha jogi forrásra van szükség, adjon hozzá megjegyzést: „jogi jóváhagyás szükséges – ellenőrizni kell”; Ne adja meg saját cikkének/határozatának számát. - A nyelvezet legyen világos, rövid mondatok és alkalmazhatók.<topic>[alapvető információk az irányelvvel és intézményről]</topic>
Figyelem: A szabályzatoknak jogi következményei vannak; A fegyelmi, adat- vagy biztonsági szabályzatnak meg kell felelnie a vonatkozó jogszabályoknak. Az AI által készített tervezetet a közzététel előtt egy ügyvédnek/szakértőnek kell felülvizsgálnia és jóvá kell hagynia a vonatkozó jogszabályokkal összhangban.
Auditálhatóvá tétele a RACI segítségével
A „ki mit fog tenni” egyértelműsége az, ami megvalósíthatóvá teszi a politikát. A szerep nélküli politika olyan dokumentum, amelyért mindenki felelős, de senkit nem vonnak felelősségre. A mesterséges intelligencia hatékonyan képes minden kötelezettséget a RACI-val egyeztetni.
Készítsen RACI-táblázatot minden konkrét kötelezettséghez a következő irányelvtervezetben:| Tevékenység/kötelezettség | Felelős (R) | Jóváhagyta (A) | Konzultált (C) | Tájékozott (I) |Szabályok:- EGYetlen "Jóváhagyó (A)" legyen minden tevékenységnél.- Jelölje meg azokat a tevékenységeket, amelyek szerepe nem egyértelmű a szabályzatban, mint "nincs szerep kiosztva".- Hagyjon egy [ROLE: ...] helyőrzőt, ha nem ismeri a tényleges címeket.
Ott van még a következetesség és az olvashatóság szempontja. Az intézmény minden szabályzatát ugyanabban a stílusban és azonos feltételekkel kell megírni. Az AI szabványosítja a szöveget a stílus útmutatója szerint.
Szervezze meg ezt a szabályzatot a következő stilisztikai szabványok szerint: - Rövid mondatok; minden mondatban egy szabály. - Birtokos kifejezések, mint például "Az egység felelőssége. Határozza meg ott, ahol először említik. - Záradékonként, számozott szerkezet. Mutassa meg a megváltoztatott kifejezéseket egy rövid táblázattal (előtte/utána).
Gyenge felszólítás / Erős felszólítás
Gyenge felszólítás: Írjon nekünk információbiztonsági szabályzatot.
Eredmény: Az internetes átlagból származó általános szöveg, amely nem releváns az Ön szervezete számára, tisztázatlan szerepkörrel rendelkezik, és amelynek jogi megfelelőségét nem ellenőrizték. Ha közzéteszik, nem implementálható, és tétlen marad az ellenőrzés során.
Hatékony felszólítás: [szakértői szerepkör + 7 részből álló váz + [KITÖLTENI] intézményspecifikus hiányosságok + „jogi jóváhagyás a jogi hozzárendeléshez” megjegyzés + RACI-egyeztetés + stílusszabványok]
Eredmény: Egy házirend-tervezet, amely adaptálható az Ön intézményéhez, minden kötelezettséget magába foglal, egységes nyelvezetű és kész jogi jóváhagyásra.
A házirend tesztelése: Alkalmazhatóság ellenőrzése
Még egy látszólag jól megírt politika sem valósulhat meg a területen: irreális határidőket, nem létező szerepeket vagy egymásnak ellentmondó szabályokat tartalmazhat. A mesterséges intelligencia segítségével az irányelvet „megvalósíthatósági tesztnek” vetheti alá a közzététel előtt. Ez az alkalmazott szemszögéből olvassa be a szöveget, és megtalálja azokat a pontokat, ahol elakadhat.
Tesztelje a következő házirend alkalmazhatóságát közzététel előtt: 1) Kérdezze meg, hogy az egyes szabályok megvalósíthatók-e valódi szerepkörrel; jelölje meg azokat, amelyek homályosnak vagy lehetetlennek tűnnek.2) Találja ki, hogy vannak-e ellentmondások vagy megkettőzések a szabályokban.3) Mérje fel, hogy a megadott időpontok és gyakoriságok reálisak-e.4) Amikor egy alkalmazott megkérdezi, hogy "pontosan hogyan fogom ezt csinálni?" Sorolja fel azokat a pontokat, ahol elakad. Adjon rövid korrekciós javaslatot minden egyes lelethez; jogerős ítélet kiszabása.
Tipp: Gondoljon a szabályzatra úgy, hogy "elolvassa ezt az alkalmazott, és tudja, mit kell tennie?" A kérdéssel végzett tesztelés feltárja a leggyakoribb hibát (absztrakt és betarthatatlan szabályok). Az a politika, amelyet nem lehet végrehajtani, kockázatosabb, mint egy nem létező politika; mert megteremti a harmónia illúzióját.
Szabályzat vagy eljárás?
Méret
Politika
Eljárás
kérdés
mit és miért
Hogyan
Szint
felső, elv
Működőképes, lépésről lépésre
változás
ritka
Frissítve, ha a folyamat megváltozik
példa
"A személyes adatok védettek"
"Adattörlési kérelem 30 napon belül ezekkel a lépésekkel"
Jóváhagyás
Felső vezetés/jogi
Folyamattulajdonos + megfelelés
Három mini tok
1. eset – Elhagyott politika. Évek óta érvényben van egy cég adatmegőrzési szabályzata, de "ki és mikor törli az adatokat?" A kérdésre adott válasz nem volt a dokumentumban. Amikor az ügyfél törlési kérelme érkezett, senki nem vette át a tulajdonjogot, és a kérés 40 napot késett. RACI hozzáadása a mesterséges intelligencia irányelvéhez; Minden tárolási és törlési tevékenységhez egyetlen jóváhagyó és felelős személy lett hozzárendelve. A későbbi kérelmeket átlagosan 9 nap alatt lezárták, és a folyamat ellenőrizhetővé vált.
2. eset – Olvashatatlan dokumentum. Egy intézmény etikai politikája egy 14 oldalas szöveg volt, súlyos zsargonnal; a felmérés kimutatta, hogy az alkalmazottak mindössze 12%-a olvas. Stilisztikai szabványosítás mesterséges intelligenciával: rövid mondatok, megfelelő kifejezések, meghatározott kifejezések. A dokumentum terjedelme 6 oldalra csökkent, az olvasási arány pedig 57%-ra nőtt három hónap alatt. A tartalom ugyanaz maradt; az érthetőség tízszeresére nőtt.
3. eset – A jogi jóváhagyás értéke. Az egyik csapat közvetlenül közzé akarta tenni a mesterséges intelligencia által generált fegyelmi szabályzat tervezetét. A tervezet „egyoldalú felmondást” tartalmazott, amely nem felelt meg a hatályos munkaügyi jogszabályoknak; Az AI megjelölte, hogy "jogi jóváhagyás szükséges". A jogi felülvizsgálat javította a megfogalmazást. Ha a táblát figyelmen kívül hagynák, betarthatatlan és perkockázatos politika lépne életbe.
Gyakori hibák
- Általános politika készítése intézmény nélkül. A szövegkörnyezet és a [KITÖLTHETŐ] mezők nélkül készített szöveg nem fér bele az intézménybe.
- Nem tud szerepeket kiosztani. RACI nélkül a politika elhagyatott marad; senkit nem vonnak felelősségre.
- A politika összekeverése az eljárással. Ha a „mit/miért” és a „hogyan” kifejezéseket nem választja el, a dokumentum egyszerre lesz absztrakt és hiányos.
- A jogi jóváhagyás megkerülése. A jogkövetkezményekkel járó házirendeket a jogszabályoknak megfelelően felül kell vizsgálni.
- Zsargon és hosszú mondatok. Az olvasatlan szabályzat nem érvényesül; A stilisztikai színvonal elengedhetetlen.
- Nem határoz meg felülvizsgálati dátumot. A szabályzatok elavulnak; végrehajtást és időszakos felülvizsgálatot kell meghatározni.
Összefoglalva
A szabályzat- és eljárásírás az a feladata, hogy a szervezet álláspontját világos, védett és ellenőrizhető szabályokká alakítsa. A mesterséges intelligencia jó első vázlatot készít, konzisztens nyelvezetet biztosít, és minden kötelezettséget a RACI-hoz igazít; De ki kell töltenie az intézményre jellemző hiányosságokat, át kell adnia a jogi tartalmat a jogi jóváhagyásnak, és a dokumentumot olvashatóan kell tartania. Különítse el a szabályzatot az eljárástól, rendeljen hozzá egyetlen jóváhagyót minden tevékenységhez, és hozzon létre egy felülvizsgálati ciklust. A mesterséges intelligencia tervrajzokat és szerkezeteket készít; A kötvény jogszerűségéről és érvényességéről az arra jogosult szakember dönt.
Pályázati feladat
Válasszon ki egy irányelv témáját (pl. elfogadható használat, adatmegőrzés). (1) Készítsen vázlatot a 7 részből álló vázprompttal; ellenőrizze az összes [KITÖLTHETŐ] és „jogi jóváhagyás szükséges” jelölést. (2) Rendeljen szerepeket minden kötelezettséghez a RACI prompt segítségével; Ellenőrizze, hogy minden tevékenységhez csak egy jóváhagyó tartozik-e. (3) Futtassa a stílus szabványosítását és javítsa az olvashatóságot. (4) Zárja be a dokumentumot „jogi/szakértői jóváhagyásra vár” állapottal és a felülvizsgálat dátumával.
ellenőrző lista
- [ ] A szabályzat koherens 7 részes keretrendszerrel íródott?
- [ ] Megmaradtak az intézményspecifikus hiányosságok [KITÖLTENI]?
- [ ] Minden kötelezettség leképezve a RACI-hoz, egyetlen jóváhagyó van kijelölve?
- [ ] Világos a különbségtétel a politika és az eljárás között?
- [ ] Terveznek jogi/szakértői jóváhagyást a legális tartalomhoz?
- [ ] A nyelvet rövid mondatossá, egyedivé és zsargonmentessé tették?
- [ ] Meghatározták a hatálybalépés és a felülvizsgálat időpontját?