Operacije i optimizacija procesa

Dobici:

• Sposobnost analize koraka procesa s njihovim trajanjem i otkrivanja uskih grla i temeljnih uzroka
• Sposobnost identificiranja mrtvih zaliha i prilika za uštedu iz podataka o prometu zaliha i gotovinskom ciklusu
• Sposobnost evaluacije konkretnih i mjerljivih prijedloga pojednostavljenja u smislu rizika kontrole

Financije i poslovanje su isprepleteni. Višak zaliha pretvara se u gotovinu; kašnjenje u naplati guši obrtni kapital; Duljina postupka odobravanja stvara troškove. Umjetna inteligencija (AI) moćan je pomoćnik u analizi u uočavanju uskih grla u operativnim podacima (blokirajuće točke koje usporavaju proces), pojednostavljenju koraka procesa i optimiziranju zaliha/radnog kapitala. U ovoj ćemo jedinici pokriti kako umjetnu inteligenciju prevesti izvan broja i u operativno donošenje odluka.

Gdje AI u operacijama stvara vrijednost?

U tri glavna područja: upravljanje zalihama (koliko robe, kada), ciklus obrtnog kapitala (naplata, plaćanje, stanje dana zaliha) i učinkovitost procesa (koliko koraka i u kojem vremenu je posao dovršen). AI brzo izvlači uzorke u tim podacima i stvara hipoteze poboljšanja; Testirate ih realnošću na terenu.

Ključni koncept: ciklus konverzije gotovine. To se nalazi pomoću formule dani zaliha + dani naplate − dani plaćanja i postavlja pitanje "koliko je dana potrebno da novac napusti blagajnu i vrati se u blagajnu?" odgovara na pitanje. Skraćivanje oslobađa vezani novac.

Savjet: u upitima o operacijama uvijek recite "predložite konkretnu, djelotvornu i mjerljivu akciju". "Poboljšati procese" ne funkcionira; "Uklonite 3. korak potvrde, ciklus će se skratiti za 2 dana" radi.

Korak po korak: Analiza uskog grla

1. Navedite korake i vremena procesa. Koliko traje svaki korak.
2. Pronađite usko grlo. Označite najdulji korak koji se najviše čeka.
3. Preispitajte temeljni uzrok. Zašto je moje ime dugo? Potvrda, podaci koji nedostaju, promjena vlasnika?
4. Predložite pojednostavljenje. Uklonjive/automatske stepenice.
5. Izmjerite učinak. Za koliko dana/koliko TL preporuka poboljšava ciklus?

Slab upit / Jak upit

Slab upit: poboljšajte naš proces kupnje.

Ovo daje generički, neprovedivi savjet poput "pojačajte komunikaciju, digitalizirajte se".

Snažan upit: Vaša uloga: analitičar operativnog procesa. Zadatak: Analizirajte sljedeći proces nabave. Za svaki korak: naziv koraka | prosječno vrijeme (dani) | odgovoran | razlog za čekanje Koraci:1) Izračunajte ukupno vrijeme ciklusa.2) Oduzmite 3 najduža koraka i njihov udio (%) u ukupnom vremenu.3) Predložite 1 hipotezu temeljnog uzroka i 1 konkretno pojednostavljenje za svako usko grlo.4) Dajte procjenu "očekivanog dobitka (dani)" za svaki prijedlog i označite ga kao "pretpostavku". Ograničenje: Neka prijedlozi budu izvedivi i mjerljivi; davanje općih savjeta.<proces>1. Unos zahtjeva - 0,5 dana2. Odobrenje proračuna - 3 dana3. Prikupljanje ponuda dobavljača - 4 dana4. Odobrenje administratora - 2 dana5. Narudžba - 0,5 dana</process>

Ovaj upit; Pokazuje da najveći udio u 10-dnevnom ciklusu ima prikupljanje ponuda i odobrenja te daje konkretnu preporuku poput "smanjite korak 3 s 4 dana na 1 dan s popisom odobrenih dobavljača".

Zaliha i obrtni kapital

AI uklanja predmete koji se sporo okreću (mrtve zalihe) i višak gotovine iz podataka o zalihama.

Analiza dolazi iz donje tablice zaliha: - Stopa obrtaja zaliha za svaki proizvod = godišnja prodaja / prosječna zaliha - Označite artikle koji su bili neaktivni više od 90 dana kao "mrtve zalihe" - Navedite 5 artikala (količina x jedinični trošak) koji vežu najviše novca - Predložite radnju za mrtve zalihe (popust, povrat, kampanja) Koristite samo brojeve u podacima; Prikaži formulu stope prometa.

Proizvod

Vrijednost dionica

stopa prometa

Status

A.

120.000

8.0

zdrava

B.

340.000

1,2

Spor, oduzima novac

C.

85.000

0,0

Mrtva zaliha (120 dana neaktivno)

Standardizacija procesa i popis za provjeru

AI proizvodi popise za provjeru koji rastavljaju radnju koja se ponavlja u korake i osigurava da je svi rade na isti način.

Napravite standardni kontrolni popis sljedećih raštrkanih zadataka na kraju mjeseca: stavite korake u logičan redoslijed, dodajte odgovornu ulogu i procijenjeno vrijeme svakom koraku, označite međusobno povezane korake. Dodajte stupac "rizik ako je izostavljen" na kraju.

Pažnja: brojke koje predlaže AI kao što je "očekivana zarada: 3 dana" su procjene, a ne jamstva. Uklanjanje koraka potvrde ubrzava proces, ali može oslabiti kontrolu. Ljudi uspostavljaju ravnotežu između učinkovitosti i kontrole.

Ubrzavanje procesa prikupljanja

Najčešće usko grlo u obrtnom kapitalu je naplata. Račun se ispostavi, ali novac ne stiže tjednima; U tom razdoblju tvrtka financira kupca vlastitim novcem. AI sortira i daje prioritet otvorenim potraživanjima (fakturama koje su dospjele) s analizom starosti (grupirajući prema tome koliko dugo nisu plaćeni), pa čak i nacrte komunikacije s podsjetnicima.

Napravite analizu starosti sa sljedećeg popisa otvorenih potraživanja: - Podijelite u skupine dospijeća: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ dana - Prikažite ukupni iznos svake skupine i njezin udio u ukupnom iznosu - Rangirajte 5 kupaca s najvećim rizikom (visoki iznos + dugo kašnjenje) - Predložite pristojan, ali jasan tekst podsjetnika za naplatu za svaku Koristite samo informacije u podacima; Ljudi donose odluku o prikupljanju.

Ova analiza postavlja pitanje "koga bismo prvo trebali nazvati?" temelji pitanje na podacima. Veliko potraživanje starije od 90 dana puno je kritičnije od nekoliko malih kašnjenja i tu biste trebali usmjeriti svoju energiju. AI generira tekst podsjetnika, ali odluka o slanju i upravljanju odnosom je vaša.

Savjet: Tri su strane za skraćivanje vremena ciklusa gotovine: smanjite dane zaliha, ubrzajte prikupljanje, produžite plaćanje (dobar odnos s dobavljačem). Pitajte AI ​​"koja će nam od ova tri kraka generirati najbrži profit?" ' i osmislite prioritet temeljen na podacima.

Mini kućišta

Slučaj 1 — Usko grlo odobrenja. Prosječni ciklus nabave u jednoj tvrtki bio je 10 dana. Analiza umjetne inteligencije pokazala je da su dva odvojena koraka odobrenja pojela pola ukupnog vremena. Uvođenjem jedinstvenog odobrenja za kupnju ispod određenog iznosa, ciklus je smanjen na 6 dana; Odgoda za hitne kupnje je gotova.

Slučaj 2 — Mrtve zalihe od 340 tisuća lira. Analiza prometa zaliha otkrila je da nije bilo prodaje artikla 120 dana, a 85.000 TL bilo je vezano u gotovini. Tim je kampanjom smanjio zalihe; gotovina je puštena. AI je također predložio smanjenje količine narudžbe za stavku B koja se sporo okreće.

Slučaj 3 — Iscjeljivanje koje slabi kontrolu. Jedan tim implementirao je AI-jevu preporuku "uklonite odobrenje računa, uštedite 2 dana"; ali je to dovelo do nekontroliranog plaćanja pogrešnih faktura. Prijedlog je povučen, ponovno je uspostavljeno odobrenje s automatskom kontrolom praga: ispod određenog iznosa prolazi automatski, iznad pada u odobrenje. Tako je i brzina održana i kontrola je ponovno uspostavljena. Pouka: ne bi svako ubrzanje trebalo žrtvovati kontrolu; većinu vremena rješenje nije "ukloni", već "automatiziraj s pametnim pragom".

Slučaj 4 — Prioritet koji ubrzava naplatu. U jednoj tvrtki trećina otvorenih potraživanja bila je starija od 90 dana, no ekipa je zvala sve istim redom. AI analiza starenja pokazala je da je 60% iznosa bilo koncentrirano u samo pet kupaca. Kada se energija usmjerila na ovih pet kupaca, razdoblje naplate smanjilo se s 58 dana na 44 dana u šest tjedana i oslobođena je značajna količina gotovine. Pouka: Nije trud, već ispravno određivanje prioriteta ono što donosi novac u zbirkama.

Uobičajene greške

• Budite zadovoljni općim savjetima. “Poći digitalno” je nepraktično; Zatražite konkretnu, mjerljivu akciju.
• Čekanje na analizu bez pružanja podataka o vremenu/koraku. Usko grlo je vidljivo samo s podacima.
• Pod pretpostavkom da su predviđanja zarade jamstvo. AI-jev "3-dnevni profit" je hipoteza, testirana na terenu.
• Ubrzavanje žrtvovanjem kontrole. Uklanjanje potvrde može povećati rizik; Ljudska bića uspostavljaju ravnotežu.
• Ignoriranje mrtvih zaliha. Vezana gotovina je tihi trošak; Redovito skenirajte brzinom rotacije.

Ukratko

• AI je moćan analitički pomoćnik koji čini vidljivima operativna uska grla, mrtve zalihe i kašnjenja u ciklusu gotovine.
• Navedite korake procesa s njihovim trajanjem i uklonite najduže korake i glavni uzrok; Zatražite konkretnu, mjerljivu akciju.
• Vrijeme ciklusa gotovine (zalihe + naplate − dani plaćanja) pokazatelj je zdravlja radnog kapitala; Skraćivanje oslobađa gotovinu.
• Brojke "očekivane zarade" koje daje model su procjene; moraju se ispitati na terenu.
• Ljudi uspostavljaju ravnotežu između učinkovitosti i kontrole; Svako ubrzanje ne bi trebalo žrtvovati kontrolu.

Zadatak aplikacije

Zapišite ponavljajući proces iz vlastitog posla (kupnja, preuzimanje, zatvaranje) s koracima i vremenom. Uklonite uska grla i prijedloge za pojednostavljenje pomoću moćnog predloška upita; ručno provjerite ukupno vrijeme ciklusa. Također neka se stopa obrtaja izračuna iz popisa zaliha i označenih mrtvih zaliha. Uzimamo najprivlačniji prijedlog modela i pitamo "koju kontrolu on slabi?" Ocijenite pitanjem.

popis za provjeru

• [ ] Dao sam korake procesa s njihovim trajanjem i odgovornostima.
• [ ] Ručno sam provjerio ukupno vrijeme ciklusa.
• [ ] Želio sam konkretnu, mjerljivu akciju; Nisam prestao s općim savjetima.
• [ ] Formulom sam izračunao stopu obrta zaliha i označio mrtve zalihe.
• [ ] Brojke "očekivane zarade" smatrao sam procjenama.
• [ ] Procijenio sam svaki prijedlog ubrzanja za kontrolu rizika.