KPI અને મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ તૈયાર કરી રહ્યા છીએ

નફો:

• કાચા મેટ્રિક્સમાંથી સંદર્ભ અને વલણ સાથે બોર્ડ-ફ્રેન્ડલી KPI સારાંશ ઉત્પન્ન કરવાની ક્ષમતા
• દરેક મેટ્રિકને ક્રિયા સૂચનો અને સ્રોત ટૅગ્સ સાથે પ્રસ્તુત કરતા રિપોર્ટ્સ ડિઝાઇન કરવાની ક્ષમતા
• શિસ્ત સ્થાપિત કરવાની ક્ષમતા જે રિપોર્ટમાં દરેક સંખ્યાના સ્ત્રોતને શોધી શકાય તેવું બનાવશે અને અતિશયોક્તિ અટકાવશે

તે મહિનાનો અંત છે અને તમારે બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ સમક્ષ રજૂઆત તૈયાર કરવાની જરૂર છે. તમારી પાસે ડઝનેક મેટ્રિક્સ છે: ટર્નઓવર, ગ્રોસ માર્જિન, કલેક્શન પિરિયડ, કર્મચારી દીઠ આવક, ગ્રાહક મંથન દર... પરંતુ બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સ સંખ્યાઓનો ઢગલો જોવા નથી માંગતા; "અમારો વ્યવસાય ક્યાં જઈ રહ્યો છે અને આપણે શું કરવું જોઈએ?" પ્રશ્નનો જવાબ શોધે છે. આ એકમમાં, અમે રિપોર્ટિંગ સહાયક તરીકે કૃત્રિમ બુદ્ધિમત્તા (AI) નો ઉપયોગ કરવાનું શીખીશું જે નિર્ણય લેનારની ભાષામાં કાચા મેટ્રિક્સનું ભાષાંતર કરે છે.

KPI શું છે અને તે મેટ્રિક્સથી કેવી રીતે અલગ છે?

મેટ્રિક એ કોઈપણ વસ્તુ છે જે માપી શકાય છે. KPI (કી પર્ફોર્મન્સ ઈન્ડિકેટર) એ મર્યાદિત સંખ્યામાં મેટ્રિક્સ છે જેને નિર્ણય લેનાર વાસ્તવમાં જુએ છે, જે દર્શાવે છે કે કંપની તેના લક્ષ્યોની કેટલી નજીક છે. સારા મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટમાં 40 મેટ્રિક્સ નથી પરંતુ 6-8 KPIs સંદર્ભ, વલણો અને ક્રિયા સાથે રજૂ કરવામાં આવે છે.

AI આ સમયે ત્રણ કામ કરે છે: તે સંખ્યાઓને સંદર્ભિત કરે છે (અગાઉના સમયગાળા, લક્ષ્ય દ્વારા), વલણને વર્ણનમાં અનુવાદિત કરે છે અને ભલામણ કરેલ ક્રિયાઓનું નિર્માણ કરે છે. તમારું કાર્ય દરેક આકૃતિના સ્ત્રોતને શોધી શકાય તેવું રાખવાનું અને વર્ણનને અતિશયોક્તિપૂર્ણ બનતા અટકાવવાનું છે.

ટીપ: તેને દરેક KPI ને "નંબર + ફેરફાર + કારણ + ક્રિયા" ચોકડી સાથે રજૂ કરવા કહો. એકદમ "ટર્નઓવર 12M", "ટર્નઓવર 12M (છેલ્લા ક્વાર્ટરની તુલનામાં +8%) ને બદલે, નવી ડીલર ચેનલ ખેંચાઈ રહી છે, બજેટને આ ચેનલ પર સ્થાનાંતરિત કરવાનું વિચારો" વધુ મૂલ્યવાન છે.

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ: રો મેટ્રિક્સથી મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ સુધી

1. તમે તમારો KPI સેટ નક્કી કરો છો. મોડેલને ફિટ થવા દો નહીં; જે 6-8 સૂચકાંકો આપો.
2. સરખામણીનો આધાર ઉમેરો. દરેક KPI માટે લક્ષ્ય અને/અથવા પાછલી અવધિ.
3. વર્ણનાત્મક સ્તરને સમાયોજિત કરો. લક્ષ્ય પ્રેક્ષકોનો ઉલ્લેખ કરો, જેમ કે "બિન-નાણાકીય અધિકારીઓ માટે."
4. ક્રિયા માટે પૂછો, પરંતુ તેને ડેટા સાથે જોડો. દરેક ભલામણ તારણો પર આધારિત હોવી જોઈએ.
5. સ્ત્રોત નોંધની જરૂર છે. દરેક નંબર ક્યાંથી આવે છે તે શોધી શકાય તેવું થવા દો.

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા પ્રોમ્પ્ટ: આ આંકડાઓમાંથી મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ લખો. [મેટ્રિક્સ]

આ "અમારી પાસે એક મહાન ક્વાર્ટર હતો" ટોન સાથે ખાલી ટેક્સ્ટ ઉત્પન્ન કરે છે જે સંખ્યાઓને શણગારે છે પરંતુ નિર્ણય લેનારને કોઈ દિશા આપતું નથી.

શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ:તમારી ભૂમિકા: સીએફઓ માટે મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ સહાયક. કાર્ય: નીચેના KPIsમાંથી બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સને 1-પાનાનો સારાંશ લખો. માળખું:- ટોચ પર 3-વાક્યનો એક્ઝિક્યુટિવ સારાંશ- દરેક KPI માટે: મૂલ્ય | અગાઉનો સમયગાળો | બદલો% | એક વાક્ય ટિપ્પણી | સૂચન કરેલ ક્રિયા- "જોવા માટેના 3 જોખમો" અંતે સ્વર: અલ્પોક્તિ, તટસ્થ, બિન-નાણાકીય બોર્ડ માટે યોગ્ય. નિયંત્રણ: ડેટામાં ફક્ત સંખ્યાઓનો ઉપયોગ કરો. દરેક નંબરની બાજુમાં [સ્ત્રોત] ટૅગ સાથે સ્રોત લખો. જો તમને ખાતરી ન હોય તો ટિપ્પણી કરશો નહીં.<kpi>ટર્નઓવર: આ ક્વાર્ટરમાં 12,400,000 | છેલ્લા ક્વાર્ટરમાં 11,500,000 [આવક નિવેદન]ગ્રોસ માર્જિન: 34% | છેલ્લા ત્રિમાસિક 37% [આવક નિવેદન]સંગ્રહ સમયગાળો: 58 દિવસ | છેલ્લા ક્વાર્ટરના 49 દિવસ [ચાલુ એકાઉન્ટ]ગ્રાહક મંથન: 6% | છેલ્લા ત્રિમાસિક 4% [CRM]</kpi>

આ પ્રોમ્પ્ટ; તે સંતુલિત રીતે રજૂ કરે છે કે ટર્નઓવર વધી રહ્યું છે પરંતુ માર્જિન અને કલેક્શન બગડી રહ્યું છે અને પૂછે છે કે "શું વૃદ્ધિ નફાકારક અને રોકડમાં રૂપાંતરિત થાય છે?" મેનેજમેન્ટ સમક્ષ પ્રશ્ન મૂકે છે.

સારી અને ખરાબ KPI પ્રસ્તુતિ

નબળી રજૂઆત

શક્તિશાળી રજૂઆત

"ટર્નઓવર 12.4M"

"ટર્નઓવર 12.4M, ત્રિમાસિક +8%; વૃદ્ધિ ચાલુ છે"

"ગાળો ઘટી ગયો છે"

"ગ્રોસ માર્જિન 37% → 34%; ખર્ચ વધારાથી માર્જિન 3 પોઈન્ટ ઘટ્યો"

"સંગ્રહ ખરાબ છે"

"સંગ્રહ 49→58 દિવસ; રોકડ ચક્ર 9 દિવસ સુધી લંબાવવામાં આવ્યું, તરલતાનું જોખમ"

કોઈ કાર્યવાહી નથી

"સૂચન: 5 સૌથી ધીમા ગ્રાહકો પર ચુકવણીની શરતોની સમીક્ષા કરો"

મેટ્રિકને યોગ્ય રીતે વ્યાખ્યાયિત કરવું

KPI ત્યારે જ અર્થપૂર્ણ હોય છે જ્યારે તે સ્પષ્ટ હોય કે તેની ગણતરી કેવી રીતે કરવામાં આવે છે. "નફાકારકતા" એક માટે કુલ માર્જિન, બીજા માટે ચોખ્ખો માર્જિન, બીજા માટે EBITDA (વ્યાજ, અવમૂલ્યન અને ઋણમુક્તિ પહેલાંની કમાણી) હોઈ શકે છે. એક જ ટીમમાં પણ, સમાન શબ્દ વિવિધ સંખ્યાઓનો સંદર્ભ લઈ શકે છે. જ્યારે AI ઉત્પાદન KPIs ધરાવે છે, ત્યારે દરેક મેટ્રિક માટે સ્પષ્ટપણે વ્યાખ્યા અને સૂત્ર પ્રદાન કરો; નહિંતર, મોડેલ તેની પોતાની ધારણાઓ સાથે ગણતરી કરે છે અને અહેવાલ ચર્ચા માટે ખુલ્લો બની જાય છે.

નીચેના KPI ની જાણ કરતી વખતે, દરેક માટે: મેટ્રિક નામ | ફોર્મ્યુલા |તમે ઉપયોગ કરો છો તે નંબરોનો સ્ત્રોત | ગણતરી કરેલ મૂલ્યના કૉલમ ભરો. જો મેં સૂત્ર ન આપ્યું હોય, તો તમે જે વ્યાખ્યા માની છે તે સ્પષ્ટપણે "ASSUMPTION" તરીકે લખો જેથી હું તેની પુષ્ટિ કરી શકું. ખાસ કરીને મેટ્રિક્સને ચિહ્નિત કરો કે જેનો અર્થ અલગ રીતે કરી શકાય છે (નફાકારકતા, વૃદ્ધિ).

આ પગલું નાનું લાગે છે, પરંતુ મીટિંગમાં, "તમે 34% શું માર્જિન કહો છો?" શરૂઆતથી તેની ચર્ચા સમાપ્ત કરે છે. વ્યાખ્યાની સ્પષ્ટતા એ અહેવાલમાં વિશ્વાસ માટેનો આધાર છે.

વિઝ્યુલાઇઝેશન અને નેરેટિવ બેલેન્સ

AI પોતે ચાર્ટ દોરતું નથી, પરંતુ સૂચવે છે કે કયો ચાર્ટ કયો સંદેશ શ્રેષ્ઠ રીતે પહોંચાડશે અને ચાર્ટની નીચે સમજૂતી ટેક્સ્ટ લખે છે.

KPIs ના નીચેના સેટ માટે મેનેજમેન્ટ પ્રેઝન્ટેશન પ્લાન બનાવો: - દરેક KPI (ટ્રેન્ડ માટે લાઇન, બ્રેકઆઉટ માટે બાર, ધ્યેય-અનુભૂતિ માટે સૂચક) માટે સૌથી યોગ્ય ચાર્ટ પ્રકાર સૂચવો અને કારણ લખો - દરેક ચાર્ટની નીચે 1-વાક્ય "મુખ્ય સંદેશ" ટેક્સ્ટ લખો - "પહેલા પરિણામ" ના તર્ક સાથે સ્લાઇડ ક્રમ સૂચવો, પછી

સાવચેત રહો: AI કોઈ વલણને પ્રભાવશાળી દેખાવા માટે (જેમ કે "મજબૂત રીબાઉન્ડ")ને વધુ પડતો દર્શાવવા માટે લલચાઈ શકે છે. મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટમાં સૂર તટસ્થ હોવો જોઈએ. દરેક વખતે સૂચના શામેલ કરો: "અતિશયોક્તિ કરશો નહીં, ડેટાને વળગી રહો, નકારાત્મક સ્પષ્ટ રીતે લખો."

સમાન સંખ્યા, લક્ષ્ય પ્રેક્ષકો પર આધાર રાખીને અલગ અહેવાલ

સમાન નાણાકીય સત્ય કોને રજૂ કરવામાં આવે છે તેના આધારે સંપૂર્ણપણે અલગ રીતે વ્યક્ત કરવામાં આવે છે. બોર્ડ વ્યૂહાત્મક વલણ અને જોખમ ઇચ્છે છે; બેંકની કોલેટરલ અને ચુકવણીની ક્ષમતા; ડિપાર્ટમેન્ટ મેનેજર તેના યુનિટની ઓપરેશનલ વિગતો. જો તમે AI ને લક્ષ્ય પ્રેક્ષકો અને તે પ્રેક્ષકોના નિર્ણયના પ્રશ્નને સ્પષ્ટપણે કહો છો, તો તે સમાન ડેટામાંથી ત્રણ અલગ-અલગ પરંતુ સુસંગત અહેવાલો ઉત્પન્ન કરી શકે છે.

KPI ના નીચેના સમૂહમાંથી ત્રણ અલગ સારાંશ બનાવો: 1) બોર્ડ માટે: વ્યૂહાત્મક વલણ, 3 જોખમો, સ્ત્રોત લેબલ, અડધા પૃષ્ઠ 2) બેંક માટે: રોકડ પેદા કરવાની શક્તિ, દેવું સેવા ક્ષમતા, તરલતા ગુણોત્તર 3) વેચાણ વ્યવસ્થાપક માટે: વેચાણ અને માર્જિન ભંગાણ માત્ર, ક્રિયા-લક્ષી ત્રણેય સંખ્યામાં સમાન સંખ્યાઓનો ઉપયોગ કરો; ફક્ત ભાર અને ભાષા બદલો. કોઈપણ સંખ્યાઓને અતિશયોક્તિ કરશો નહીં; ત્રણેયમાં પ્રામાણિકપણે નકારાત્મક જણાવો.

આ અભિગમ સમય બચાવે છે અને સુસંગતતા જાળવી રાખે છે: ત્રણેય અહેવાલો એક જ સ્ત્રોતમાંથી આવતા હોવાથી, મીટિંગમાં કોઈ તકરાર નથી. મુખ્ય નિયમ બદલાતો નથી: સંખ્યાઓ સતત હોય છે, ફક્ત વર્ણનનું ધ્યાન લક્ષ્ય અનુસાર બદલાય છે.

ટીપ: મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટમાં દરેક KPI માટે "થ્રેશોલ્ડ" વ્યાખ્યાયિત કરો અને મોડેલને "થ્રેશોલ્ડને ઓળંગી/નીચે હોય તેવા રંગને ચિહ્નિત કરો." લાલ/પીળો/લીલો તર્ક નિર્ણય લેનારની નજર સેકન્ડોમાં સૌથી નિર્ણાયક સૂચક તરફ ખેંચે છે.

મીની કેસો

કેસ 1 - વૃદ્ધિ પાછળનું જોખમ. SaaS કંપનીમાં, આવક ત્રિમાસિક ધોરણે 8% વધી અને ટીમ ઉજવણી કરવા તૈયાર હતી. જ્યારે AI રિપોર્ટ એકસાથે મૂકે છે કે સમાન સમયગાળામાં ગ્રાહકની ખોટ 4% થી વધીને 6% થઈ ગઈ છે, ત્યારે એવું જોવામાં આવ્યું હતું કે વૃદ્ધિ નવા ગ્રાહકો સાથે નહીં, પરંતુ ભાવ વધારા અને આધાર ઓગળવાથી થઈ છે. મેનેજમેન્ટે જાળવણીને પ્રાથમિકતા આપી છે.

કેસ 2 - એક કલાકમાં એસેમ્બલી પેકેજ તૈયાર. ફાઇનાન્સ મેનેજરે KPI ટેમ્પલેટ + રિસોર્સ ટેગ પ્રોમ્પ્ટ સાથે દર મહિને 6-કલાકના બોર્ડ રિપોર્ટને લગભગ 90 મિનિટ સુધી ઘટાડ્યો. સમય બચાવવા જેટલું મહત્વનું છે, દરેક નંબરના સ્ત્રોત પર લેબલ લગાવવામાં આવે છે, તેથી મીટિંગમાં પ્રશ્ન "આ નંબર ક્યાંનો છે?" તે તરત જ પ્રશ્નોના જવાબ આપવા સક્ષમ હતો.

કેસ 3 - હાઇપ પર પકડવું. પ્રથમ ડ્રાફ્ટમાં, AI એ "નાજી વધઘટ" તરીકે માર્જિનમાં 3-પોઇન્ટના ઘટાડાને નરમ પાડ્યો હતો. આચાર્યએ "તટસ્થ સ્વર, નકારાત્મક સ્પષ્ટ રીતે લખો" નિયમ ઉમેર્યો અને તેને પુનઃઉત્પાદિત કર્યો; બીજા સંસ્કરણે જોખમને પ્રમાણિકપણે રજૂ કર્યું. પાઠ: મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટિંગ ટ્રમ્પ ફ્લુન્સીમાં અખંડિતતા.

સામાન્ય ભૂલો

• મોડેલ પાસે KPI સેટ પસંદ કર્યા પછી. કયા સૂચકાંકોનું નિરીક્ષણ કરવું એ વ્યૂહાત્મક નિર્ણય છે; તમે નક્કી કરો.
• સરખામણી માટે આધાર આપતો નથી. લક્ષ્ય અથવા અગાઉના સમયગાળા વિના, સંખ્યા અર્થહીન છે.
• સ્ત્રોતને શોધી ન શકાય તેવું છોડીને. "આ નંબર ક્યાંનો છે?" જો તમે પ્રશ્નનો જવાબ આપી શકતા નથી, તો રિપોર્ટ આત્મવિશ્વાસ ગુમાવે છે.
• અતિશયોક્તિપૂર્ણ સ્વર માટે પરવાનગી આપે છે. મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ એ સેલ્સ બ્રોશર નથી; તે તટસ્થ અને પ્રમાણિક હોવું જોઈએ.
• શોધમાંથી ક્રિયાને અલગ કરવી. "ચાલો આ કરીએ" સૂચન ડેટા પર આધારિત હોવું જોઈએ.

સારાંશમાં

• મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટ એ સંખ્યાઓનો ઢગલો નથી; દરેક KPI ને સંદર્ભ, વલણ અને ભલામણ કરેલ પગલાં સાથે રજૂ કરવાથી નિર્ણય લેનાર માટે મૂલ્ય ઉમેરે છે.
• તમે KPI સેટ અને સરખામણીનો આધાર નક્કી કરો છો (લક્ષ્ય/અગાઉનો સમયગાળો); તેને મોડેલમાં ફિટ ન બનાવો.
• દરેક આકૃતિના સ્ત્રોતને શોધી શકાય તેવું બનાવવું એ રિપોર્ટની વિશ્વસનીયતાનો આધાર છે.
• મેનેજમેન્ટ રિપોર્ટમાં સૂર તટસ્થ અને પ્રમાણિક હોવો જોઈએ; સ્પષ્ટપણે નકારાત્મક છાપો અને અતિશયોક્તિ ટાળો.
• દરેક કાર્યવાહીની ભલામણ શોધ પર આધારિત હોવી જોઈએ; AI ગ્રાફિક પ્રકાર અને વર્ણનાત્મક લેઆઉટમાં પણ મદદ કરે છે.

એપ્લિકેશન કાર્ય

તમારા પોતાના વ્યવસાયમાંથી 6-8 KPI પસંદ કરો (અથવા ઉદાહરણ), દરેક માટે અગાઉના સમયગાળાની કિંમત ઉમેરો. શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ નમૂના સાથે એક-પૃષ્ઠ એક્ઝિક્યુટિવ સારાંશ બનાવો; ખાતરી કરો કે દરેક આકૃતિમાં સ્ત્રોત લેબલ છે. પછી "તટસ્થ ટોન" નિયમનો ઉપયોગ કરીને ફરી એક વાર રિપોર્ટ તૈયાર કરો અને બે સંસ્કરણોની તુલના કરો. છેલ્લે, મોડેલ દ્વારા સૂચવેલ ક્રિયાઓમાંથી એક લો અને તે ખરેખર અમલમાં મૂકી શકાય છે કે કેમ તેનું મૂલ્યાંકન કરો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] મેં મોનિટર કરવા માટે 6-8 KPI નક્કી કર્યા છે.
• [ ] મેં દરેક KPI માટે લક્ષ્ય અથવા અગાઉના સમયગાળાની સરખામણી ઉમેરી છે.
• [ ] મેં દરેક આકૃતિ પર સોર્સ લેબલ મૂક્યું છે.
• [ ] મેં તટસ્થ, અલ્પોક્તિવાળા સ્વરને સૂચના આપી અને સ્પષ્ટપણે નકારાત્મક છાપ્યું.
• [ ] મેં ચકાસ્યું છે કે દરેક પગલાંની ભલામણો તારણો પર આધારિત છે.
• [ ] મેં સ્ત્રોત સામે ઓછામાં ઓછા બે મુખ્ય આંકડાઓ ચકાસ્યા છે.