ખર્ચ અને ઇન્વૉઇસ ડેટા પ્રોસેસિંગ

નફો:

• ફ્રી ટેક્સ્ટ અને ઇન્વૉઇસ ડેટાને નિશ્ચિત સ્કીમા અનુસાર સંરચિત કોષ્ટકમાં કન્વર્ટ કરવાની ક્ષમતા
• ખર્ચ વર્ગીકરણ, VAT બેક ગણતરી અને વિસંગતતા શોધ માટે પુનરાવર્તિત સંકેતો સેટ કરવાની ક્ષમતા
• VAT સમાનતા અને કુલ સુસંગતતા તપાસ સાથે એક્સટ્રેક્ટેડ નાણાકીય ક્ષેત્રોને ચકાસવાની ક્ષમતા

એકાઉન્ટિંગ ટીમો સૌથી વધુ સમય વિતાવે છે તે કાર્યોમાંનું એક વિખેરાયેલ ખર્ચ અને ઇન્વૉઇસ ડેટાને સંગઠિત કોષ્ટકોમાં ગોઠવવાનું છે. ઈમેઈલ સાથે જોડાયેલ ઈન્વોઈસ, WhatsApp તરફથી મોકલવામાં આવેલ રસીદનો ફોટો, "અંકારા મીટિંગ ભોજન + ટેક્સી 840 TL" જેવી ફ્રી-ટેક્સ્ટ ખર્ચની નોંધ... તે બધા એક જ જગ્યાએ સમાપ્ત થવા જોઈએ: શ્રેણીઓ, રકમ, VAT (મૂલ્યવર્ધિત કર), તારીખ અને સપ્લાયર ક્ષેત્રો સાથે સંરચિત રેખા.

આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ (AI) આ "ફ્રી ટેક્સ્ટ ટુ સ્ટ્રક્ચર" ટ્રાન્સફોર્મેશનમાં ખૂબ જ શક્તિશાળી છે. પરંતુ નાણાકીય ડેટામાં, તે એક પૈસો પણ ખોટું થાય તે અસ્વીકાર્ય છે. તેથી આ એકમમાં આપણે બે બાબતો એકસાથે શીખીશું: AI ને નિશ્ચિત સ્કીમા (ફિલ્ડ્સની પૂર્વનિર્ધારિત સૂચિ) અનુસાર ડેટાનું ઉત્પાદન કરવું અને એકંદર સુસંગતતા તપાસ સાથે આઉટપુટને માન્ય કરવું.

શા માટે "સ્કીમા" એટલું મહત્વનું છે?

સ્કીમા એ છે જ્યારે તમે અગાઉથી જણાવો કે દરેક પંક્તિમાં કયા ફીલ્ડ્સ હશે, કયા ક્રમમાં અને કયા ફોર્મેટમાં હશે. જો તમે સ્કીમા આપતા નથી, તો મોડેલ દરેક ઇન્વોઇસ માટે અલગ ફોર્મેટ બનાવે છે; પછી મેન્યુઅલી સુધાર્યા વિના તેમને એક ટેબલમાં જોડવાનું મુશ્કેલ હશે. જો તમે સ્કીમા પ્રદાન કરો છો, તો આઉટપુટ સુસંગત અને ચકાસી શકાય તેવું બંને હશે.

સારા ખર્ચના ચાર્ટમાં નીચેના ક્ષેત્રોનો સમાવેશ થાય છે: તારીખ, સપ્લાયર, વર્ણન, શ્રેણી, VAT બાકાત રકમ (આધાર), VAT દર, VAT રકમ, VAT સહિત કુલ, દસ્તાવેજ નં.

ટીપ: હંમેશા "પીરિયડ/અલ્પવિરામ" સંમેલન સાથે આંકડાકીય ક્ષેત્રોને વ્યાખ્યાયિત કરો. "હજારો વિભાજક વિના, ફોર્મેટ 1234.56 માં રકમો લખો" એમ કહેવાથી એક્સેલ પર નિકાસ કરતી વખતે કલાકોના ફોર્મેટિંગના દુઃસ્વપ્નને ટાળશે.

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ: ફ્રી ટેક્સ્ટથી ટેબલ સુધી

1. યોજનાને ઠીક કરો. ફીલ્ડના નામ, ઓર્ડર અને ફોર્મેટ લખો.
2. શ્રેણી યાદી આપો. મોડેલને તમારી સૂચિમાંથી પસંદ કરવાનું કહો, તેના માથામાં શ્રેણીઓ બનાવવા માટે નહીં.
3. અનિશ્ચિતતાનો નિયમ બનાવો. તેને ખાલી જગ્યા વિશે તેને ખાતરી ન હોય તે વિસ્તાર છોડી દો અને "ચેક" ચિહ્ન મૂકો.
4. VAT તર્ક ચકાસો. મોડેલને સમીકરણ આધાર + VAT = કુલ તપાસો.
5. કુલ ક્રોસ ચેક. શું તમામ લાઇનોની કુલ સંખ્યા તમારા ચેકસમ સાથે મેળ ખાય છે?

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા પ્રોમ્પ્ટ: નીચેના ખર્ચાઓને ટેબલમાં ફેરવો: - અંકારા ફૂડ ટેક્સી 840 - સ્ટેશનરી 300 વેટ સહિત - હોટેલ 2 રાત 3600

આ શ્રેણી અસંગત, VAT મિશ્રિત, દરેક લાઇન પર અલગ ફોર્મેટ સાથેનું આઉટપુટ આપે છે.

પાવરફુલ પ્રોમ્પ્ટ:નીચેના મફત લખાણ શુલ્કને ટેબલમાં આ સ્કીમ પ્રમાણે રૂપાંતરિત કરો:ક્ષેત્રો (આ ક્રમમાં): તારીખ | સપ્લાયર | વર્ણન | શ્રેણી |આધાર | વટ_દર | વૅટ_રકમ | કુલ | નોંધના નિયમો:- ફક્ત નીચેની સૂચિમાંથી કેટેગરી: [મુસાફરી, રહેઠાણ, ખોરાક, સ્ટેશનરી, પરિવહન, અન્ય]- 1234.56 ફોર્મેટમાં રકમ લખો (કોઈ હજારો વિભાજક નથી).- જો "VAT શામેલ છે" જણાવ્યું છે, તો આધાર અને VAT પાછાની ગણતરી કરો; જો તમે VAT દર જાણતા નથી, તો નોંધના ક્ષેત્રમાં "દર પુષ્ટિકરણ" લખો અને તેને ખાલી છોડી દો. - દરેક લાઇનમાં ટેક્સ બેઝ + VAT_amount = કુલની સમાનતા પ્રદાન કરો; જો તે પ્રદાન કરતું નથી, તો નોંધ ક્ષેત્રમાં "DOES NOT MEET" લખો. - તમે જે ફીલ્ડ વિશે ચોક્કસ નથી તેને છોડી દો, નોંધમાં "ચેક" ઉમેરો.

આ પ્રોમ્પ્ટ સ્ટેશનરી માટેના આધારની ગણતરી કરે છે જેમાં VAT થી 250 અને VAT થી 50નો સમાવેશ થાય છે, અસ્પષ્ટ દરો સાથે વસ્તુઓને ફ્લેગ કરે છે અને સ્વચ્છ આઉટપુટ ઉત્પન્ન કરે છે જેને એક ટેબલમાં જોડી શકાય છે.

વેટ બેક કેલ્ક્યુલેશન લોજિક

વેટ સહિતની રકમમાંથી ટેક્સનો આધાર શોધવો એ એકાઉન્ટિંગમાં વારંવાર જરૂરી પ્રક્રિયા છે. ફોર્મ્યુલા: આધાર = કુલ / (1 + દર). ઉદાહરણ તરીકે, 20% VAT સહિત 300 TL માટે, આધાર = 300 / 1.20 = 250, VAT = 50. જો તમે સ્પષ્ટપણે આ સૂત્ર મોડેલને આપો છો, તો ભૂલનું માર્જિન ઘટે છે.

વ્યવહાર

સૂત્ર

નમૂના (20%)

VAT બાકાત → શામેલ છે

કુલ = આધાર × (1 + દર)

250 × 1.20 = 300

VAT શામેલ છે → આધાર

આધાર = કુલ / (1 + દર)

300 / 1.20 = 250

VAT રકમ

vat = કુલ - આધાર

300 − 250 = 50

નિયંત્રણ

આધાર + વટ = કુલ

250 + 50 = 300

ઇન્વોઇસ ફોટો અને OCR પ્રિન્ટઆઉટ સાથે કામ કરવું

ફીલ્ડમાંથી ખર્ચો ઘણીવાર રસીદના ફોટા અથવા પીડીએફ ઇન્વોઇસ તરીકે આવે છે. આ ઈમેજીસમાંથી ટેક્સ્ટ કાઢવાની ટેક્નોલોજીને OCR (ઓપ્ટિકલ કેરેક્ટર રેકગ્નિશન) કહેવાય છે. વિઝ્યુઅલ AI ટૂલ્સ કામ કરી શકે છે, પરંતુ OCR આઉટપુટ હંમેશા ખામીયુક્ત હોય છે: અલ્પવિરામ બિંદુ તરીકે વાંચી શકાય છે, "5" ને "S" સાથે ભેળસેળ થઈ શકે છે, રકમનો એક અંક ખોવાઈ શકે છે. તેથી, એકાઉન્ટિંગમાં OCRમાંથી સીધી રકમનો ક્યારેય સમાવેશ કરશો નહીં.

આ ઇન્વોઇસ ઇમેજમાંથી નીચેના ફીલ્ડ્સ બહાર કાઢો અને તેમને નીચેની સ્કીમામાં બરાબર લખો: તારીખ | સપ્લાયર | ટેક્સ_નો | આધાર | વટ_દર | વૅટ_રકમ | કુલ નિયમો:- કોઈપણ ક્ષેત્રમાં "UNREAD" લખો જે તમે વાંચી શકતા નથી અથવા તેના વિશે ચોક્કસ નથી, અનુમાન લગાવશો નહીં.- આધાર + vat_amount = કુલ તપાસો; જો નહિં, તો "ચેક" ચિહ્નિત કરો. - 1234.56 ફોર્મેટમાં રકમ આપો.

કોઈને પણ અનિશ્ચિત વિસ્તારનું અનુમાન ન લગાવવું એ એક મહત્વપૂર્ણ સલામતી નિયમ છે. જો મોડેલ "મોટા ભાગે" સાથે નંબર પૂર્ણ કરે છે, તો રેકોર્ડ શાંતિપૂર્વક ભૂલ દાખલ કરે છે. "UNREAD" ધ્વજ માનવને મૂળ દસ્તાવેજ પર પાછા જવાની અને તેની પુષ્ટિ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

ટીપ: OCR પ્રિન્ટઆઉટમાં, કુલ રકમ સામાન્ય રીતે વાંચવા માટે સૌથી વિશ્વસનીય ફીલ્ડ છે કારણ કે તે મોટા ફોન્ટમાં લખવામાં આવે છે. જો ટેક્સ બેઝ + VAT = કુલ સમીકરણ ધરાવતું નથી, તો તમે આ સમીકરણમાંથી પાછા જઈને શોધી શકો છો કે ભૂલ કયા ક્ષેત્રમાં છે.

વિસંગતતા અને ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ શોધ

AI માત્ર અનુવાદ કરતું નથી; તેમાં શંકાસ્પદ વસ્તુઓ પણ મળી આવે છે. ઉદાહરણ તરીકે, સમાન સપ્લાયર પાસેથી તે જ દિવસે બે વાર લગભગ સમાન રકમ, અથવા શ્રેણી માટે અસામાન્ય રીતે મોટો ખર્ચ.

નીચે આપેલા ખર્ચ કોષ્ટકમાં, નીચેની વિસંગતતાઓને ચિહ્નિત કરો અને કારણ લખો: 1) સંભવિત ડુપ્લિકેટ રેકોર્ડ (સમાન સપ્લાયર + સમાન રકમ + તાજેતરની તારીખ) 2) કેટેગરી સરેરાશ કરતા 3 ગણા કરતાં વધુ રકમ 3) કેટેગરી માટે અપેક્ષિત કરતાં VAT દર અલગ માત્ર ચિહ્નિત કરો અને કારણ લખો; કોઈપણ પંક્તિઓ કાઢી નાખો અથવા બદલશો નહીં.

સાવધાન: AI ની "આ પુનરાવર્તિત હોઈ શકે છે" ચેતવણી એક સંકેત છે, નિર્ણય નથી. બે રેકોર્ડ વાસ્તવમાં બે અલગ અલગ સેવાઓ હોઈ શકે છે. કાઢી નાખવા અથવા મર્જ કરવાનો નિર્ણય હંમેશા મનુષ્ય દ્વારા લેવામાં આવે છે; મોડેલ ફક્ત તમારું ધ્યાન ખેંચે છે.

મીની કેસો

કેસ 1 - 300 ચિપ્સનો સ્ટેક. એક એકાઉન્ટિંગ નિષ્ણાતે ડાયાગ્રામ પ્રોમ્પ્ટ સાથે લગભગ 15 મિનિટમાં 300-લાઇન ફ્રી-ટેક્સ્ટ મહિનાના અંતે ખર્ચની સૂચિને કોષ્ટકમાં રૂપાંતરિત કરી. જોબ, જે મેન્યુઅલી કરવામાં 4 કલાક લેતી હતી, તે વેરિફિકેશન સાથે ઘટાડીને 40 મિનિટ કરવામાં આવી હતી. લાભ માત્ર ઝડપ નથી; શ્રેણી સુસંગતતા પણ વધી.

કેસ 2 - ડબલ પેમેન્ટ પકડાયું. વિસંગતતા પ્રોમ્પ્ટે ફ્લેગ કર્યું હતું કે સપ્લાયરને 4,720 TL નું ઇન્વૉઇસ બે અલગ-અલગ દસ્તાવેજ નંબરો સાથે બે વાર દાખલ કરવામાં આવ્યું હતું. પરીક્ષાએ દર્શાવ્યું હતું કે એક ડ્રાફ્ટ હતો અને બીજો ફાઈનલ ઈન્વોઈસ હતો અને બંને ચૂકવવાના બાકી હતા. AI વિના, ડબલ પેમેન્ટ થશે.

કેસ 3 — VAT રેટ ટ્રેપ. મોડેલે મુખ્ય ખોરાકની ખરીદી પર 20% વેટ સોંપ્યો હતો; જ્યારે આઇટમ નીચા દર જૂથમાં હતી. "રેટ કન્ફર્મેશન" નિયમ બદલ આભાર, નિષ્ણાત સ્ત્રોત દ્વારા લાઇનને ચિહ્નિત, ચકાસવામાં અને સુધારવામાં આવી હતી. પાઠ: VAT દરને મોડેલ પર છોડશો નહીં, સૂચિ અથવા દસ્તાવેજમાંથી તેની પુષ્ટિ કરો.

સામાન્ય ભૂલો

• સ્કીમા આપ્યા વિના ડેટાનું ભાષાંતર કરવું. દરેક લાઇન અલગ ફોર્મેટમાં આવે છે, સંયોજનમાં મેન્યુઅલ કરેક્શન જરૂરી છે.
• કેટેગરી યાદી આપી નથી. મોડેલ તેની પોતાની શ્રેણીઓમાં બંધબેસે છે; રિપોર્ટિંગ અસંગત બને છે.
• VAT સમાનતા ચકાસાયેલ નથી. ટેક્સ આધાર + vat = પંક્તિઓ કે જે કુલમાં ઉમેરાતી નથી તે શાંતિપૂર્વક કોષ્ટકમાં દાખલ કરવામાં આવે છે.
• નિર્ણય માટે વિસંગતતાની ચેતવણી ભૂલવી. "પુનરાવર્તિત થઈ શકે છે" એ શરૂઆત છે; માનવી કાઢી નાખવાનો નિર્ણય લે છે.
• ચેકસમ અવગણીને. જાણીતી નિયંત્રણ રકમ સાથે પંક્તિઓની કુલ સરખામણી કર્યા વિના આઉટપુટ પર આધાર રાખવો.

સારાંશમાં

• AI સાથે મફત ટેક્સ્ટ ખર્ચ/ઇન્વૉઇસ ડેટાની પ્રક્રિયા કરતી વખતે, સૌથી વિશ્વસનીય રીત એ છે કે નિશ્ચિત સ્કીમા અનુસાર આઉટપુટની વિનંતી કરવી.
• શ્રેણીઓની સૂચિ પ્રદાન કરવી અને ફોર્મેટિંગ નિયમોની સ્પષ્ટતા (પીરિયડ/અલ્પવિરામ, હજારો વિભાજક) આઉટપુટને સુસંગત અને સ્થાનાંતરિત રાખે છે.
• મોડેલને સ્પષ્ટપણે VAT બેક ગણતરી ફોર્મ્યુલા આપો અને દરેક લાઇનમાં ટેક્સ બેઝ + VAT = કુલની સમાનતા તપાસો.
• AI ડુપ્લિકેટ અને વિસંગત રેકોર્ડ્સને ફ્લેગ કરવા માટે શક્તિશાળી છે, પરંતુ કાઢી નાખવા/મર્જ કરવાનો નિર્ણય હંમેશા માનવ દ્વારા લેવામાં આવે છે.
• જાણીતા ચેકસમ વડે લાઇન ટોટલને ક્રોસ-વેલિડેટ કરવાથી સમગ્ર કામ સુરક્ષિત થાય છે.

એપ્લિકેશન કાર્ય

ઓછામાં ઓછી 10 લાઇનના ખર્ચ (વાસ્તવિક અથવા નમૂના) ની મિશ્ર સૂચિ તૈયાર કરો; જાણી જોઈને ડુપ્લિકેટ એન્ટ્રી અને ખોટા VAT દરવાળી આઇટમનો સમાવેશ કરો. તેને શક્તિશાળી પ્રોમ્પ્ટ ટેમ્પલેટ સાથે ટેબલમાં કન્વર્ટ કરો, પછી વિસંગતતા પ્રોમ્પ્ટ ચલાવો. ચકાસો કે મોડેલ તમે સેટ કરેલા બે ટ્રેપને પકડે છે અને ત્રણ પંક્તિઓમાં VAT સમાનતાને મેન્યુઅલી ચકાસો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] મેં ફીલ્ડ નામો, ઓર્ડર અને ફોર્મેટ સાથે નિશ્ચિત સ્કીમા વ્યાખ્યાયિત કરી છે.
• [ ] મેં મોડેલને કેટેગરીની સૂચિ આપી, મેં તેને બનાવવા ન દીધી.
• [ ] મેં આંકડાકીય ફોર્મેટ (પીરિયડ/અલ્પવિરામ, હજારો વિભાજક નહીં) નિયમ ઉમેર્યો છે.
• મેં [ ] ટેક્સ બેઝ + VAT = કુલ સમાનતા તપાસી.
• [ ] મેં એક વિસંગતતા/ડુપ્લિકેટ સ્કેન કરાવ્યું હતું અને એક માનવ તરીકે નિર્ણયો લીધા હતા.
• [ ] મેં કુલ પંક્તિની સરખામણી જાણીતી ચેકસમ સાથે કરી.