સંદર્ભ વ્યવસ્થાપન: મોડેલને યોગ્ય પૃષ્ઠભૂમિ આપવી

નફો:

• સંદર્ભ કેવી રીતે આઉટપુટની ચોકસાઈ નક્કી કરે છે તે ઉદાહરણો સાથે સમજાવી શકે છે
• કાર્ય માટે કઈ સંદર્ભ માહિતીની જરૂર છે તે પસંદ કરી અને ગોઠવી શકે છે
• બિનજરૂરી, વિરોધાભાસી અથવા છુપાયેલા સંદર્ભના જોખમોને ઓળખે છે અને ટાળે છે

જો તમે એક જ કાર્ય બે લોકોને આપો છો, તો પણ જો તેમાંથી એક પરિસ્થિતિને જાણીને કામ કરે છે અને બીજાને તેના વિશે કંઈપણ ખબર નથી, તો ખૂબ જ અલગ પરિણામો આવશે. આર્ટિફિશિયલ ઈન્ટેલિજન્સ માટે પણ આવી જ સ્થિતિ છે. સંદર્ભ એ માહિતી છે જે મોડેલને કહે છે કે "તે કઈ પૃષ્ઠભૂમિમાં આ કાર્ય કરે છે": કોના માટે, કયા હેતુ માટે, કયા ઇતિહાસ સાથે, કયા અવરોધો હેઠળ. આ એકમમાં આપણે શીખીશું કે સંદર્ભ કેવી રીતે આઉટપુટ નક્કી કરે છે, કાર્ય માટે કયો સંદર્ભ પસંદ કરવો અને વધુ પડતો અથવા ખોટો સંદર્ભ કેવી રીતે નુકસાન કરે છે.

સંદર્ભ શા માટે આટલો નિર્ધારિત છે?

તમે પ્રદાન કરો છો તે ટેક્સ્ટની બહાર મોડેલ તમારી પરિસ્થિતિને જાણતું નથી. તે તમારી કંપનીનું નામ, તમારા ગ્રાહકનો ઇતિહાસ, તમારા પ્રોજેક્ટનો ધ્યેય અથવા ગયા અઠવાડિયે શું વાત કરવામાં આવી હતી તે જાણતો નથી. જો તમે આ માહિતી પ્રદાન કરશો નહીં, તો મોડેલ "સરેરાશ" ધારણા સાથે લખશે, અને સરેરાશ ભાગ્યે જ તમારી અનન્ય પરિસ્થિતિને અનુરૂપ હશે. સંદર્ભ આપવાથી મોડલ "સરેરાશ" થી "માત્ર તમારા માટે" પર જાય છે.

ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે તમે કહો છો કે "ગ્રાહકને ડિસ્કાઉન્ટ ઑફર લખો", મોડેલ સામાન્ય ટેક્સ્ટ બનાવે છે. પરંતુ જો તમે "આ ગ્રાહક અમારી સાથે 3 વર્ષથી છે, તેણે ગયા વર્ષે 400 હજાર TLનું ટર્નઓવર કર્યું હતું, તેણે કહ્યું હતું કે તેને હરીફ કંપની તરફથી સસ્તી ઓફર મળી છે અને અમે તેની વફાદારી જાળવી રાખવા માંગીએ છીએ" નો સંદર્ભ આપો તો ઓફરનો સૂર, વાજબીપણું અને ડિસ્કાઉન્ટ તર્ક સંપૂર્ણપણે યોગ્ય રહેશે.

કાર્યને કયા સંદર્ભની જરૂર છે?

દરેક કાર્ય માટે બધું જ લખવું જરૂરી નથી; તમારું કાર્ય તે કાર્ય માટે જરૂરી અને પર્યાપ્ત સંદર્ભ પસંદ કરવાનું છે. આ ચાર પ્રશ્નો તમારું કામ સરળ બનાવે છે:

1. કોના માટે? ખરીદનાર કોણ છે, તેનું જ્ઞાનનું સ્તર, તેનો તમારી સાથેનો સંબંધ.
2. ક્યાંથી? આ આઉટપુટનો હેતુ છે; સમજાવટ, માહિતી કે નિર્ણય?
3. કયા ભૂતકાળ સાથે? પહેલા શું વાત થઈ, શું થયું, શું નિર્ણયો લેવાયા?
4. કઈ મર્યાદા સાથે? બજેટ, સમયગાળો, બ્રાન્ડ નિયમો, કાનૂની માળખું.

સ્ટેપ બાય સ્ટેપ સંદર્ભ સેટ કરી રહ્યા છીએ

1. કાર્યને એક વાક્યમાં લખો.
2. ઉપરના ચાર પ્રશ્નોના જવાબ આપો; બુલેટ પોઈન્ટમાં જવાબો ઉમેરો.
3. બિનજરૂરી અથવા વિરોધાભાસી કલમો દૂર કરો (ખૂબ વધુ સંદર્ભ પણ નુકસાનકારક છે).
4. જો ત્યાં ગોપનીય/વ્યક્તિગત ડેટા હોય, તો તેને માસ્ક કરો (અમે એકમ 11 માં આ વિષય પર પાછા આવીશું).
5. કાર્યમાંથી સંદર્ભને દૃષ્ટિની રીતે અલગ કરો (શીર્ષક, રેખા અથવા "સંદર્ભ:" ટૅગ).

નાનો સંદર્ભ / પૂરતો સંદર્ભ / વધુ સંદર્ભ

સ્થિતિ

નિષ્કર્ષ

થોડો સંદર્ભ

તે સામાન્ય, અચોક્કસ, "દરેક માટે યોગ્ય છે પરંતુ કોઈને માટે નહીં" હોવાનું બહાર આવ્યું છે.

પૂરતો સંદર્ભ

સિચ્યુએશન-સ્પેસિફિક, ટુ-ધ-પોઇન્ટ, સીધું ઉપયોગી આઉટપુટ

અતિશય/વિરોધાભાસી સંદર્ભ

આ મોડેલ મહત્વપૂર્ણને બિનમહત્વપૂર્ણ સાથે મૂંઝવણમાં મૂકે છે, મુખ્ય માંગને અસ્પષ્ટ કરે છે

લોકપ્રિય માન્યતાથી વિપરીત, વધુ પડતો સંદર્ભ સારો નથી. જો તમે પૃષ્ઠભૂમિના દસ ફકરા લખો અને એક અસ્પષ્ટ વાક્યમાં તમને જે જોઈએ છે તે કહો, તો મોડેલ વિગતોના ઢગલામાં ડૂબી જશે અને મુખ્ય કાર્ય ચૂકી જશે. સારો સંદર્ભ એ જે સંબંધિત છે તે પસંદ કરવાનું છે; બધું છલકાતું નથી.

ચાર નકલ કરી શકાય તેવા નમૂનાઓ

1) સંદર્ભ બ્લોક હાડપિંજર:

સંદર્ભ:- કોના માટે: [પ્રાપ્તકર્તા, સ્તર, સંબંધ]- હેતુ: [અમે શું પ્રાપ્ત કરવા માગીએ છીએ]- ઇતિહાસ: [સંબંધિત અગાઉની ઘટનાઓ/નિર્ણયો]- સીમાઓ: [બજેટ, અવધિ, નિયમ] કાર્ય: [એક સ્પષ્ટ ક્રિયાપદ + આઉટપુટ]

2) ગ્રાહક સંચાર:

સંદર્ભ:- ગ્રાહક: 2 વર્ષ કોર્પોરેટ, દર મહિને ~30 હજાર TL ખર્ચે છે.- સમસ્યા: છેલ્લી ડિલિવરી 5 દિવસ મોડી હતી, ગ્રાહકે ઠપકો આપ્યો હતો.- હેતુ: સંબંધ જાળવો, વિશ્વાસ રિન્યૂ કરો. કાર્ય: એક ટૂંકું વળતર ઇમેઇલ લખો (100 શબ્દો મહત્તમ). અવરોધ: જવાબદારી સ્વીકારો; બીજા કોઈને દોષ ન આપો.

3) આંતરિક અહેવાલ / એક્ઝિક્યુટિવ સારાંશ:

સંદર્ભ:- રીડર: જનરલ મેનેજર, ટેકનિકલ વિગતોમાં રસ નથી, પરિણામો-લક્ષી.- હેતુ: બજેટ મંજૂરી માટે સમજાવટ.- પૃષ્ઠભૂમિ: પ્રોજેક્ટમાં 2 મહિનાનો વિલંબ થયો પણ અવકાશ વધ્યો. કાર્ય: 1 ફકરો એક્ઝિક્યુટિવ સારાંશ + 3-આઇટમ ક્રિયા સૂચિ લખો.

4) સતત સંદર્ભ (લાંબી વાતચીતની શરૂઆત):

આ સંદર્ભ પર તમારા ભવિષ્યના તમામ જવાબોનો આધાર રાખો: - અમારી કંપની: [ડોમેન, કદ] - બ્રાન્ડ અવાજ: [કોંક્રિટ વિશેષણો] - પ્રતિબંધિત: [સ્પર્ધકનું નામ, હાઇપ, વચન] આની પુષ્ટિ કરો અને દરેક જવાબમાં આ નિયમોનું પાલન કરો.

નબળા પ્રોમ્પ્ટ / મજબૂત પ્રોમ્પ્ટ

નબળા:

અમને મળેલી આ ફરિયાદનો જવાબ લખો.[ફરિયાદ ટેક્સ્ટ]

મજબૂત:

સંદર્ભ: ફરિયાદ કરનાર ગ્રાહક 4 વર્ષનો, વફાદાર; ઉત્પાદન ખામીયુક્ત છે, તે રિપ્લેસમેન્ટ માંગે છે. અમારી નીતિ 14 દિવસની અંદર બિનશરતી વિનિમય અને 6ઠ્ઠા દિવસે ગ્રાહકને મંજૂરી આપે છે. હેતુ: ઝડપી ઉકેલ અને વિશ્વાસ. કાર્ય: ગ્રાહકને જવાબ લખો. વધુમાં વધુ 90 શબ્દો, પ્રથમ વાક્યમાં ઉકેલ આપો. પ્રતિબંધ: રાજકારણની બહાર વચનો ન આપો; આક્ષેપાત્મક ભાષાનો ઉપયોગ. ફરિયાદ:[ફરિયાદ ટેક્સ્ટ]

બીજો પ્રોમ્પ્ટ મોડેલને ગ્રાહક પ્રોફાઇલ, નીતિ, અવધિ અને હેતુ આપે છે; જેથી જવાબ "સામાન્ય માફી" નહી પરંતુ સાચો અને વ્યવહારુ ઉકેલ છે.

ત્રણ મિની કેસ

કેસ 1 — રિયલ એસ્ટેટ સલાહકાર. એક કન્સલ્ટન્ટ "સુંદર રીતે લખવા" માટે જાહેરાત લખાણો તૈયાર કરી રહ્યો હતો. જ્યારે અમે માહિતી ઉમેરી "લક્ષ્ય ખરીદનાર એક યુવાન કુટુંબ છે, શાળાઓ સાથેના વિસ્તારની નિકટતા પ્રકાશિત થવી જોઈએ, કિંમત બજારની સરેરાશ કરતા 5% નીચી છે", જાહેરાતોએ લક્ષ્ય પ્રેક્ષકોને સીધી અપીલ કરી અને સલાહકારની પોતાની દેખરેખ હેઠળ વ્યુ દીઠ શોધ દરમાં વધારો થયો.

કેસ 2 - પ્રોજેક્ટ મેનેજર. જ્યારે PM એ સાપ્તાહિક સ્ટેટસ ઈમેલ આપ્યો ત્યારે "ગયા અઠવાડિયે 2 કી ડિલિવરી ચૂકી ગઈ પરંતુ એક જોખમ વહેલું બંધ થઈ ગયું; રીડર સિનિયર મેનેજમેન્ટ," મોડેલે સંતુલિત સ્વર આપ્યો, ન તો ગભરાવું કે છુપાવવું નહીં. સંદર્ભ વિના, સમાન કાર્ય કાં તો ખૂબ આશાવાદી અથવા ખૂબ નિરાશાવાદી બહાર આવશે.

કેસ 3 — HR. અસ્વીકાર ઈમેલ પ્રિન્ટ કરતી વખતે, એક HR પ્રોફેશનલે "ઉમેદવાર અંતિમ રાઉન્ડમાં મજબૂત હતો, ભવિષ્યમાં બીજી સ્થિતિ ખુલી શકે છે" નો સંદર્ભ ઉમેર્યો. પરિણામ એ એક ટેક્સ્ટ હતું જેણે દરવાજો બંધ કર્યો ન હતો અથવા ઉમેદવારને નારાજ કર્યો ન હતો; સંદર્ભ વિનાનું સંસ્કરણ ઠંડુ અને સૂત્રયુક્ત હતું.

ટીપ: સંદર્ભને કાર્યથી અલગ કરવા માટે "સંદર્ભ:" અને "ટાસ્ક:" જેવા સ્પષ્ટ લેબલોનો ઉપયોગ કરો. આ રીતે, મોડેલ કયો ભાગ પૃષ્ઠભૂમિ છે અને કયો ભાગ વિનંતી છે તે મૂંઝવણ કરતું નથી.

સાવધાન: સંદર્ભમાં ગોપનીય ડેટા (વાસ્તવિક નામ, TR ID, એકાઉન્ટ નંબર, કરાર વિગતો) ઉમેરતા પહેલા રોકો. મોટાભાગે, "3-વર્ષના કોર્પોરેટ ગ્રાહક" કહેવાનું સાચું નામ આપવાની સાથે જ કામ કરે છે. અમે એકમ 11 માં ગોપનીયતા નિયમોની ચર્ચા કરીશું.

સામાન્ય ભૂલો

• શૂન્ય સંદર્ભ. ફક્ત કાર્ય લખી રહ્યા છીએ અને પરિસ્થિતિ જાણવા માટે મોડેલની રાહ જુઓ.
• ખૂબ જ સંદર્ભ. દસ અપ્રસ્તુત ફકરાઓનો ઢગલો કરો અને મુખ્ય વિનંતીને દફનાવી દો.
• વિરોધાભાસી સંદર્ભ. "ઔપચારિક બનો" કહેવું અને તે જ જગ્યાએ "નિષ્ઠાપૂર્વક અને રમૂજી રીતે લખો" કહેવું.
• કાર્ય સાથે ગૂંચવણભર્યો સંદર્ભ. પૃષ્ઠભૂમિ સમજાવવું અને તમને શું જોઈએ છે તે સ્પષ્ટપણે ન કહેવું.
• વિચાર્યા વિના ગોપનીય ડેટા ઉમેરવો. અનામી કર્યા વિના સંવેદનશીલ માહિતી પેસ્ટ કરવી.

સારાંશમાં

• સંદર્ભ એ પૃષ્ઠભૂમિ માહિતી છે જે મોડેલને "સરેરાશ જવાબ" થી "ખાસ તમારા માટે જવાબ" પર ખસેડે છે.
• સારા સંદર્ભ ચાર પ્રશ્નોના જવાબ આપે છે: કોના માટે, શા માટે, કયા ઇતિહાસ સાથે, કઈ સીમાઓ સાથે.
• ખૂબ ઓછો સંદર્ભ સામાન્ય આઉટપુટ ઉત્પન્ન કરે છે, પૂરતો સંદર્ભ ચોક્કસ આઉટપુટ ઉત્પન્ન કરે છે, અને ખૂબ જ સંદર્ભ વિખેરી નાખે છે.
• સ્પષ્ટ લેબલ્સ સાથે કાર્યમાંથી સંદર્ભને અલગ કરો; શું સંબંધિત છે તે પસંદ કરો, બધું ફેલાવશો નહીં.
• ગોપનીય ડેટા ઉમેરતા પહેલા તેને અનામી કરો; મોટાભાગે સામાન્ય વ્યાખ્યા પૂરતી હોય છે.

એપ્લિકેશન કાર્ય

તમારા કાર્યમાંથી વાસ્તવિક કાર્ય પસંદ કરો (ઈમેલ, રિપોર્ટ અથવા જવાબ). પહેલા સંદર્ભ-મુક્ત સંસ્કરણ ચલાવો. પછી ચાર પ્રશ્નોના જવાબ આપો (કોના માટે, શા માટે, શું ઇતિહાસ, કઈ સીમા), "સંદર્ભ:" બ્લોક ઉમેરો અને ફરીથી ચલાવો. બે આઉટપુટ વચ્ચેના હિટમાં તફાવતનું અવલોકન કરો અને વધારાના સંદર્ભ માટે તપાસો.

ચેકલિસ્ટ

• [ ] હું નક્કી કરી શકું છું કે કાર્ય માટે કયા સંદર્ભની જરૂર છે ચાર પ્રશ્નો સાથે.
• [ ] હું સ્પષ્ટ લેબલ્સ સાથે કાર્યમાંથી સંદર્ભને અલગ કરું છું.
• [ ] હું બિનજરૂરી અને વિરોધાભાસી સંદર્ભ ટાળું છું.
• [ ] હું ગોપનીય ડેટા ઉમેરતા પહેલા તેને અનામી રાખું છું.
• [ ] હું સંદર્ભ-મુક્ત અને સંદર્ભ-મુક્ત આઉટપુટ વચ્ચેનો તફાવત જોઈ શકું છું.