Gnóthachain:
- Cumas doiciméad beartais/nós imeachta a bhaineann go sonrach le hinstitiúid a dhréachtú le leid struchtúrtha
- Cumas polasaithe a mheaitseáil le ról agus freagracht (RACI) agus iad a dhéanamh in-iniúchta
- Cumas caighdeáin stíle agus formáidithe a chur i bhfeidhm do theanga bheartais atá intuigthe, infheidhmithe agus comhsheasmhach.
Is iad beartais na hinstitiúide a cuimhne scríofa agus a smacht cinnidh: ó fhrithbreabaireacht go slándáil faisnéise, ó chianobair go stóráil sonraí, is é an leagan foirmiúil den abairt "seo mar a dhéanaimid é". Tá dea-bheartas soiléir, infheidhmithe agus in-iniúchta; Is éard is drochbheartas ann ná carn béarlagair nach léann aon duine nó cnuasach dea-rún atá ar neamhní go praiticiúil. Táirgeann faisnéis shaorga (AI) an chéad dréacht de dhoiciméid bheartais agus nós imeachta go tapa, coinníonn sí teanga comhsheasmhach, agus déanann sé struchtúrú ar léarscáileanna freagrachta ról. San aonad seo, foghlaimeoimid conas beartais a bheidh sainiúil don eagraíocht, a bheidh inchloiste agus intuigthe ag RACI — ag coinneáil faomhadh an duine i gcónaí.
Déanaimis na téarmaí a shoiléiriú. Is doiciméad ardleibhéil é beartas ("cad agus cén fáth") a bhunaíonn seasamh agus rialacha na heagraíochta maidir le saincheist. Is doiciméad é nós imeachta a mhíníonn céim ar chéim conas an beartas sin a chur i bhfeidhm (“conas”). Is maitrís é RACI a shoiléiríonn na róil atá Freagrach, Freagrach, a Chuathas i gComhairliúchán agus ar an Eolas do gach tasc. Is é an raon feidhme ná cé hé agus cad a cheanglaíonn an polasaí. Is é éifeachtúlacht agus athbhreithniú ná nuair a bhíonn an polasaí bailí agus cé chomh minic a dhéanfar é a nuashonrú.
Creatlach an Doiciméid Beartais
Tá comhchreat ag beartais chomhsheasmhacha. Má thugann tú an creatlach seo do AI, beidh an struchtúr céanna agus an inléiteacht chéanna ag do dhoiciméid go léir. Céim ar chéim:
- Cuspóir agus raon feidhme. Cad iad, cé, agus cad iad na cásanna a chlúdaíonn an polasaí?
- Sainmhínithe. Sainmhínítear téarmaí criticiúla uair amháin, go soiléir.
- Prionsabail/rialacha. Príomhsheasamh agus rialacha ceangailteacha na hinstitiúide.
- Róil agus freagrachtaí (RACI). Cé a dhéanann cad, cé a cheadaíonn é, cé a rachfar i gcomhairle leis.
- Nós imeachta/céimeanna. Sreabhadh coincréite an iarratais.
- Eisceachtaí, sárú agus forfheidhmiú. Conas a bhriseadh na rialacha a bhainistiú.
- Forfheidhmiú, athbhreithniú agus doiciméid ghaolmhara.
Do ról: saineolaí a bhfuil taithí aige ar bheartas corparáideach a scríobh. Ullmhaigh dréacht beartais don ábhar seo a leanas.Struchtúr: 1) Aidhm agus raon feidhme 2) Sainmhínithe 3) Prionsabail agus rialacha4) Róil agus freagrachtaí 5) Céimeanna an nós imeachta 6) Eisceacht/sárú/smachtbhanna7) Forfheidhmiú agus athbhreithniú.Rialacha:- Fág bearnaí a bhaineann go sonrach leis an institiúid mar a leanas:... apocryphal.— Más gá sannadh dlíthiúil, cuir nóta “cead dlíthiúil ag teastáil — ní mór é a fhíorú”; Ná tabhair d'alt/uimhir chinnidh féin. - An teanga a choinneáil soiléir, gearrphianbhreithe agus infheidhme. <topaic>[buneolas faoi shaincheist an bheartais agus na hinstitiúide]</topaic>
Aird: Tá iarmhairtí dlíthiúla ag beartais; Ní mór do bheartas araíonachta, sonraí nó slándála cloí leis an reachtaíocht infheidhmithe. Caithfidh dlíodóir/saineolaí an dréacht a tháirgeann AI a athbhreithniú agus a fhaomhadh de réir an dlí is infheidhme sula bhfoilseofar é.
Déanamh Iniúchta é le RACI
Is é soiléireacht maidir le “cé a dhéanfaidh cad” a fhágann go bhfuil polasaí indéanta. Is doiciméad é beartas gan ról a bhfuil gach duine freagrach as ach nach bhfuil aon duine cuntasach. Tá AI cumhachtach maidir le gach dliteanas a mheaitseáil le RACI.
R-ICI inchurtha le haghaidh gach oibleagáide nithiúla a tháirgeadh sa dréacht beartais seo a leanas: || Gníomhaíocht/dliteanas | Freagrach (R) | Arna cheadú ag (A) | Chuathas i gcomhairle (C) | Ar an eolas (I) |Rialacha:- Bíodh "Formheastóir (A)" AMHÁIN agat ar gach gníomhaíocht.- Marcáil gníomhaíochtaí nach bhfuil a ról soiléir fós sa pholasaí mar "gan aon ról a bheith sannta".- Fág sealbhóir [RÓL: ...] mura bhfuil na teidil iarbhír ar eolas agat.
Tá an ghné comhsheasmhachta agus inléiteacht ann freisin. Ba cheart go mbeadh polasaithe uile an fhorais scríofa sa stíl chéanna agus sna téarmaí céanna. Déanann AI téacs a chaighdeánú de réir treoir stíle.
Eagraigh an polasaí seo de réir na gcaighdeán stíle seo:- Abairtí gearra; riail amháin i ngach abairt. - Nathanna cainte mar "Is faoin aonad atá an fhreagracht Sainmhínigh é an chéad áit a luaitear é. - Clásal le clásal, struchtúr uimhrithe. Taispeáin na sloinn a d'athraigh tú le tábla gearr (roimh/i ndiaidh).
Lag Pras / Pras Láidir
Leid lag: Scríobh polasaí slándála faisnéise chugainn.
Toradh: Téacs cineálach a dhíorthaítear ón meán idirlín, nach mbaineann le hábhar d’eagraíocht, le róil doiléir, agus nach bhfuil a chomhlíonadh dlíthiúil fíoraithe. Má fhoilsítear é, ní féidir é a chur i bhfeidhm agus fanann sé díomhaoin san iniúchadh.
Leid cumhachtach: [ról saineolaí + cnámharlach 7 bpáirt + [LE LÍONADH] bearnaí a bhaineann go sonrach leis an institiúid + "faomhadh dlíthiúil le haghaidh sannadh dlíthiúil" nóta + meaitseáil RACI + caighdeáin stíle]
Toradh: Dréachtbheartas atá inoiriúnaithe d’institiúid, a chuimsíonn gach oibleagáid, a bhfuil teanga chomhsheasmhach aige agus atá réidh le faomhadh dlíthiúil.
An Beartas a Thástáil: Seiceáil Infheidhmeachta
D’fhéadfadh sé nach gcuirfí fiú beartas dea-scríofa i bhfeidhm sa réimse seo: d’fhéadfadh go mbeadh spriocdhátaí neamhréadúla ann, róil nach bhfuil ann, nó rialacha contrártha. Is féidir leat AI a úsáid chun an polasaí a chur trí “thástáil féidearthachta” sula bhfoilsítear é. Léann sé seo an téacs ó pheirspictíocht an fhostaí agus aimsíonn sé na pointí ina bhféadfadh siad dul i bhfostú.
Déan tástáil ar infheidhmeacht an bheartais seo a leanas sula bhfoilsítear é: 1) Ceistigh an féidir gach riail a chur i bhfeidhm trí fhíorról; marcáil iad siúd atá doiléir nó dodhéanta.2) Faigh amach an bhfuil aon contrárthachtaí nó dúbailt rialacha ann.3) Déan measúnú an bhfuil na hamanna agus na minicíochtaí sonraithe réalaíoch.4) Nuair a fhiafraíonn fostaí "cén chaoi go díreach a dhéanfaidh mé é seo?" Liostaigh na pointí a rachaidh tú i bhfostú iontu. Tabhair moladh ceartúcháin gearr do gach toradh; breithiúnas deiridh a fhorchur.
Leid: Smaoinigh ar an mbeartas mar "an léifidh fostaí é seo agus an mbeidh a fhios aige cad atá le déanamh?" Baineann tástáil le ceist leis an locht is coitianta (rialacha teibí agus neamh-infheidhmithe). Tá polasaí nach féidir a chur i bhfeidhm níos rioscaí ná beartas nach ann; toisc go gcruthaíonn sé an illusion de chéile.
Beartas nó Nós Imeachta?
Méid
Polaitíocht
Nós imeachta
Ceist
cad agus cén fáth
Conas
Leibhéal
uachtair, prionsabal
Oibriúcháin, céim ar chéim
athrú
tearc
Nuashonraithe nuair a athraíonn an próiseas
shampla
"Cosnaítear sonraí pearsanta"
"Iarratas ar scriosadh sonraí laistigh de 30 lá leis na céimeanna seo"
Faomhadh
Bainistíocht shinsearach/dlí
Úinéir próisis + comhlíonadh
Trí Chás Mini
Cás 1 — Beartas tréigthe. Tá polasaí coinneála sonraí cuideachta i bhfeidhm le blianta, ach "cé a scriosann sonraí agus cathain?" Ní raibh freagra na ceiste sa doiciméad. Nuair a tháinig iarratas custaiméara ar scriosadh isteach, níor ghlac aon duine úinéireacht agus cuireadh moill 40 lá ar an iarratas. Cuireadh RACI leis an mbeartas le AI; Sannadh formheastóir aonair agus duine freagrach do gach gníomhaíocht stórála agus scriosta. Dúnadh iarratais ina dhiaidh sin laistigh de 9 lá ar an meán agus rinneadh iniúchadh ar an bpróiseas.
Cás 2 — Doiciméad neamh-inléite. Téacs 14 leathanach le béarlagair trom a bhí i mbeartas eitice na hinstitiúide; léirigh an suirbhé nár léigh ach 12% de na fostaithe. Caighdeánú stíle le AI: abairtí gearra, nathanna cuí, téarmaí sainithe. Laghdaíodh an doiciméad go 6 leathanach agus méadaíodh an ráta léitheoireachta go 57% i dtrí mhí. D'fhan an t-ábhar mar an gcéanna; tháinig méadú faoi dheich ar an intuigtheacht.
Cás 3 — Luach ceadú dlíthiúil. Bhí foireann amháin ar tí an dréachtbheartas araíonachta a ghintear le AI a fhoilsiú go díreach. Bhí ráiteas "foirceannadh aontaobhach" sa dréacht, nár chomhlíon an reachtaíocht saothair is infheidhme; Chuir AI in iúl é mar "faomhadh dlíthiúil ag teastáil". Ceartaíodh an fhoclaíocht san athbhreithniú dlíthiúil. Dá ndéanfaí neamhaird den chomhartha, d’achtófaí beartas neamh-infheidhmithe agus a mbeadh baol dlí leis.
Botúin choitianta
- Beartas ginearálta a tháirgeadh gan institiúid. Ní bheidh téacs a tháirgtear gan comhthéacs agus spásanna [LE BHEITH LÍONADH] oiriúnach don institiúid agat.
- Gan a bheith in ann róil a shannadh. Gan RACI, tá an pholaitíocht tréigthe fós; níl aon duine cuntasach.
- Beartas a mhearbhall leis an nós imeachta. Mura bhfuil “cad/cén fáth” agus “conas” scartha, beidh an doiciméad teibí agus neamhiomlán.
- Formheas dlíthiúil a sheachaint. Ní mór athbhreithniú a dhéanamh ar bheartais a bhfuil iarmhairtí dlíthiúla acu de réir na reachtaíochta.
- béarlagair agus abairtí fada. Ní chuirtear polasaí neamhléite i bhfeidhm; Tá caighdeán stíle riachtanach.
- Gan dáta athbhreithnithe a shocrú. Téann polasaithe as feidhm; ba cheart forfheidhmiú agus athbhreithniú tréimhsiúil a shainiú.
Go hachomair
Is éard atá i gceist le scríobh beartais agus nósanna imeachta ná seasamh na heagraíochta a aistriú go rialacha soiléire, dílseánaigh agus in-iniúchta. Táirgeann AI céad dréacht maith, coinníonn sé an teanga comhsheasmhach agus meaitseálann sé gach dualgas do RACI; Ach ní mór duit na bearnaí a bhaineann go sonrach leis an institiúid a líonadh, an t-ábhar dlíthiúil a chur ar aghaidh trí cheadú dlíthiúil, agus an doiciméad a choinneáil inléite. Beartas a scaradh ón nós imeachta, faomhadh aonair a shannadh do gach gníomhaíocht, agus timthriall athbhreithnithe a bhunú. Táirgeann AI gormchlónna agus struchtúr; Cinneann an gairmí údaraithe dlíthiúlacht agus bailíocht an bheartais.
Tasc feidhmchláir
Roghnaigh topaic beartais (m.sh. úsáid inghlactha, coinneáil sonraí). (1) Bíodh imlíne a tháirgtear leis an leid creatlach 7-pháirt; cigireacht a dhéanamh ar gach marc [LE LÍONADH] agus “faomhadh dlíthiúil ag teastáil”. (2) Sann róil do gach oibleagáid leis an leid RACI; Fíoraigh nach bhfuil ach formheastóir amháin ann do gach gníomhaíocht. (3) Caighdeánú stíl a reáchtáil agus inléiteacht a fheabhsú. (4) Dún an doiciméad leis an stádas “ar feitheamh formheas dlíthiúil/saineolaí” agus dáta athbhreithnithe.
seicliosta
- [ ] An bhfuil an polasaí scríofa le creat comhleanúnach 7-pháirt?
- [ ] Ar fágadh na bearnaí a bhaineann go sonrach leis an institiúid mar [LE LÍONADH]?
- [ ] Gach oibleagáid mapáilte chuig RACI, faomhadh aonair ceaptha?
- [ ] An bhfuil an t-idirdhealú idir polasaí agus nós imeachta soiléir?
- [ ] An bhfuil cead dlíthiúil/saineolaí beartaithe le haghaidh ábhar dlíthiúil?
- [ ] An ndearnadh gearrphianbhreith ar an teanga, an bhfuil sí neamhchainnteach agus saor ó bhéarlagair?
- [ ] Ar sainíodh na dátaí éifeachtacha agus athbhreithnithe?