Budjetti- ja kassavirta-analyysi

Voitot:

• Kyky pitää budjetin toteutumisen poikkeamat ja laskea ja tulkita ne prosentteina
• Kyky laatia viikoittaisia ennusteita kassavirtatiedoista ja määrittää lyhyen aikavälin likviditeettiriskit
• Kyky esittää skenaarioihin perustuvia "mitä jos" -kysymyksiä selkeällä kehotuksella

Yrityksen terveyttä mitataan kahdella kysymyksellä: "Menemmekö suunnitelmien mukaan?" ja "Onko kassakaapissa tarpeeksi rahaa?" Ensimmäinen on budjetti vs todellinen analyysi; Toinen on kassavirran hallinta. Jopa kannattavalta näyttävä yritys voi kamppailla palkkapäivänä, jos käteistä ei hoideta. Tässä osiossa opimme käyttämään tekoälyä (AI) analyysiavustajana molemmissa, mutta säilytämme päätöksen.

Mikä on budjetti vs. todellinen?

Budjetti on suunnitelma, jonka asetat käyttöön lukukauden alussa; Toteaminen on sitä, mitä todella tapahtuu. Eroa näiden kahden välillä kutsutaan varianssiksi. Varianssi ilmaistaan ​​kahdella tavalla: summana (todellinen − budjetti) ja prosentteina (ero / budjetti × 100). Se, onko se positiivinen vai negatiivinen, riippuu erästä: On hyvä, jos todelliset tulot ylittävät budjetin ja päinvastoin menojen osalta.

Tekoälyn tehtävänä on tässä kaksiosainen: laskea poikkeamia (jotka sinun on tarkistettava) ja tulkittava suurten poikkeamien mahdollisia syitä (jotka sinun on vahvistettava).

Vihje: Pyydä mallia sanomaan "lajittele 5 suurinta poikkeamaa absoluuttisen prosentin mukaan". Näin ollen huomiotta jätetyt, mutta kriittisimmät kohdat 100-rivisessa budjetissa nousevat kärkeen.

Askel askeleelta: poikkeamaanalyysi

1. Anna budjetti ja tosiasia yhdessä. Kohde, budjetti ja todellinen ovat kolme saraketta.
2. Säilytä poikkeama ja laske se prosentteina. Anna sen näyttää myös kaava.
3. Määritä suunta. Sano, tuleeko vai meneekö se, jotta "hyvä/huono" tulkitaan oikein.
4. Aseta kynnys. Kuten "Korosta poikkeamat yli 10 %".
5. Miksi kommentoida, mutta vahvistaa. Mallin ehdottamat syyt ovat hypoteeseja; Löydät lähteen.

Heikko kehote / Vahva kehote

Heikko kehote: Miten budjettini menee? [numeroa]

Tämä antaa hyödyttömän vastauksen, kuten "yleensä hyvä", joka ei osoita, mikä kynä poikkeaa kuinka paljon.

Vahva kehote:Teidän roolisi: FP&A (taloudellinen suunnittelu ja analyysi) asiantuntija.Tehtävä: Analysoi alla oleva budjetin toteutuminen -taulukko.Vaiheet:1) Laske kullekin kohteelle poikkeama = todellinen - budjetti (summa) ja poikkeama % = poikkeama / budjetti * 100 (näytä kaava).2) Merkitse positiivinen poikkeama tuloerissä3 "positiivisiksi". Järjestä 5 suurinta poikkeamaa absoluuttisella prosentilla.4) Jokainen ehdottaa 1-2 MAHDOLLISTA syytä suureen poikkeamaan ja merkitse ne "hypoteesiksi". Rajoitus: Käytä vain tiedoista saatuja lukuja.<data>Kynä | Budjetti | Toteutunut liikevaihto | 5 000 000 | 4 300 000Markkinointi | 400 000 | 610 000Henkilökunta | 1 200 000 | 1.180.000Logistiikka | 300 000 | 470 000</data>

Tämä kehote osoittaa selvästi, että myynti on alle 14 %, markkinointi on yli 52 % ja logistiikka yli 57 %; Se avaa kysymyksen, joka johdon tulisi kysyä, kuten "markkinointikulut kasvoivat, mutta myynti laski".

Kassavirta: Ero voitosta

Voitto on kirjanpidon käsite; Käteinen on oikeaa rahaa kassakaapissa. Myynti kirjataan tuotoksi, kun lasku on laadittu, mutta rahat voivat saapua 60 päivää myöhemmin. Kassavirta-analyysi kysyy: "Onko käteistä ylijäämäinen tulevina viikkoina?" etsii vastausta kysymykseen. Tekoäly auttaa luomaan viikoittaisen käteisennusteen nouto- ja maksueristä ja merkitsemään avoimia viikkoja.

Johda viikoittainen kassaennuste seuraavasta 8 viikon perintä- ja maksusuunnitelmasta:- Joka viikko: avaava käteinen + nouto - maksu = kassan sulkeminen - Merkitse kassaviikot negatiiviseksi "likviditeettiriskiksi" - Tee yhteenveto aikaisemmasta riskiviikosta ja vajeen määrästä huipullaAloituskäteinen: 250 000</data> ...

Varoitus: Käteisennusteet ovat vain yhtä hyviä kuin syötteessä olevat perintäoletukset. Jos oletus "haetaan 60 päivässä" ei toteudu, projekti romahtaa. Tulosta oletukset selkeästi malliin ja vertaa niitä todellisuuteen.

Skenaario (mitä jos) -analyysi

Johto kysyy usein "entä jos myynti putoaa 10%?" hän kysyy. Tekoäly luo nämä skenaariot nopeasti:

Laske kolme tapausta seuraavan perusskenaarion perusteella: - Optimistinen: myynti +10%, noutoaika -5 päivää - Perustaso: ei muutosta - Pessimistinen: myynti -15%, keräysjakso +15 päivää Kutakin skenaariota varten taulukoita 8 viikon vähimmäissulku käteis- ja riskiviikko. Listaa oletukset selkeästi.

Skenaario

myynnin muutos

vähiten käteistä

riskiviikko

optimistinen

+10 %

180 000

Ei mitään

pohja

0

40 000

viikko 6 (kriittinen)

pessimistinen

−15 %

–220 000

viikko 4 (avoinna)

Lukeminen poikkeama oikein: pysyvä vai väliaikainen?

Kaikki poikkeamat eivät ole yhtä tärkeitä. Se, että kohde ylittää kuukauden budjetin, ei tarkoita, että kohde olisi pysyvästi rikki. Arvioi poikkeama tekoälyyn kahdella akselilla: suuruus (määrä ja prosentti) ja pysyvyys (kertaluonteinen tai toistuva). Esimerkiksi kerran maksettu konsulttipalkkio voi ylittää budjetin, mutta se ei vaikuta seuraavaan kuukauteen; Kasvavat henkilöstökustannukset toistuvat kuitenkin kuukausittain ja niiden vuosivaikutus on paljon suurempi.

Luokittele kukin alla olevan poikkeamaluettelon erä näiden kahden akselin mukaan: - Pysyvyys: "kertaluonteinen" tai "toistuva" (kirjoita perustelut) - Vuotuinen vaikutus: jos tämä poikkeama kestää 12 kuukautta, mikä on vaikutus vuosittaiseen määrään? Merkitse poikkeamat, jotka toistuvat ja joilla on suuri vuosivaikutus "prioriteettisiksi". Luokittelu on hypoteesi; Jos lopullisia tietoja ei ole, lisää "vahvistus vaaditaan".

Tämä ero ohjaa johdon huomion siihen, mikä todella on tärkeää. Kertaluonteisen 50 000 dollarin poikkeaman sijaan toistuva 8 000 dollarin vuoto kuukaudessa (96 000 dollaria vuodessa) on paljon kriittisempi; mutta kun katsot määrää, ensimmäinen näyttää suuremmalta.

Vinkki: Päivitä kassaennuste viikoittain (rullaava ennustelogiikka). Viime viikon ennusteen vertaaminen siihen, mitä todellisuudessa tapahtui, osoittaa, kuinka tarkkoja olettamuksesi ovat, ja parantaa ennustelihaksesi.

Mini Kotelot

Tapaus 1 – Hiljainen logistiikkavuoto. Verkkokauppayrityksessä logistiikkakulut olivat 57 % budjetin yläpuolella, mutta se jäi huomiotta, koska se oli kokonaisuudessaan pieni erä. Kun tekoäly teki absoluuttisen prosentuaalisen sijoituksen, kynä nousi ykköseksi; Tutkinnassa kävi ilmi, että rahtiyhtiö veloitti sopimuksen ulkopuolisia lisämaksuja ilman korotuksia. Vuosiansiot ovat noin 180 000 TL.

Tapaus 2 – Payweek-kriisi vältetty. Kassaennuste osoitti, että viikolla 6 päätöskassa putoaisi 40 000:een, kun taas tällä viikolla maksettiin palkkaa 320 000 TL. Talousjohtaja neuvotteli asiakkaan kanssa etukäteismaksualennuksen, jotta iso nouto saadaan viikolla eteenpäin ja vältyttiin kriisiltä.

Tapaus 3 – Väärän oletuksen kustannukset. Eräs tiimi panikoi ja ajatteli, että "-220 000" ero tekoälyn pessimistisessä skenaariossa oli todellinen. Skenaario perustui kuitenkin oletukseen, että nouto viivästyisi 15 päivää, mikä oli epärealistista yrityksen kannalta. Viimeisten 12 kuukauden aikana keräykset eivät ole koskaan viivästyneet enempää kuin 5 päivää. Kun oletus päivitettiin todellisilla tiedoilla, pessimistisen skenaarion alin käteinen kääntyi -220 000:sta +15 000:een ja paniikki osoittautui aiheettomaksi. Oppitunti: skenaarion tulos on hypoteettinen; Älä ryhdy toimiin testaamatta oletusta historiallisilla tiedoilla.

Yleisiä virheitä

• Ei kerro tulojen/kulujen suuntaa. Malli saattaa pitää positiivista harhaa "hyvänä" kaikkialla; Kuluissa se on juuri päinvastoin.
• Kun otetaan huomioon poikkeama vain summana. Pienen erän suuri prosentuaalinen poikkeama jätetään huomiotta; Lajittele absoluuttisen prosentin mukaan.
• Syiden laittaminen raporttiin vahvistamatta niitä. Mallin ehdottama syy on hypoteesi; Ihminen löytää lähteensä.
• Rahaoletukset jätetään yksityisiksi. Jos kriittisiä oletuksia, kuten keräysaikaa, ei ole kirjoitettu selkeästi, ennuste on harhaanjohtava.
• Sekoita voitto ja käteinen. Kannattava kuukausi voi päättyä kassavajeeseen; Nämä ovat kaksi erillistä analyysiä.

Yhteenvetona

• Anna budjetin toteutumisanalyysissä budjetti ja todellinen yhdessä ja laske poikkeama prosentteina; Näytit kaavan.
• Tulojen/kulujen suunnan määrittäminen ja absoluuttisen prosenttimäärän mukainen lajittelu tuo esiin kriittisimmät poikkeamat.
• Mallin ehdottamat poikkeaman syyt ovat hypoteeseja; Ihminen vahvistaa ennen kuin laittaa sen raporttiin.
• Kassavirta eroaa voitosta; Ota likviditeettiriski kiinni viikkoja etuajassa viikoittaisilla ennusteilla.
• Skenaarioanalyysi on tehokas, mutta täysin spekulatiivinen; Tulosta olettamuksesi ja vertaa niitä todellisuuteen.

Sovellustehtävä

Laadi 10-15 kohteen budjetin toteutustaulukko. Laske poikkeamat ja luettele viisi parasta tehokkaalla kehotemallilla; Tarkista manuaalisesti vähintään kaksi prosenttipoikkeamaa. Määritä sitten yksinkertainen 8 viikon kassaennuste, suorita perus-/pessimistiset skenaariot ja määritä riskiviikko. Lopuksi tutki ja vahvista tai kumoa itse mallin ehdottaman poikkeaman syy.

tarkistuslista

• [ ] Olen antanut budjetin ja tosiasiat yhdessä, kohta kohdalta.
• [ ] Lasketin poikkeaman prosentteina ja sen kaavan.
• [ ] Määritin tulojen/kulujen suunnan ja lajittelin sen absoluuttisen prosentin mukaan.
• [ ] Tarkastin manuaalisesti vähintään kaksi prosenttipoikkeamaa.
• [ ] Olen tulostanut selkeästi oletukset kassaennusteeseen.
• [ ] Merkitsin mallin poikkeamisen syyt "hypoteesiksi" ja vahvistin ne.