Voitot:
- Kyky laatia tekoälyn avulla ulkomaankaupan perusasiakirjoja, kuten kauppalaskuja, esitteitä, pakkausluetteloita ja konossementteja, ja tarkistaa niiden johdonmukaisuus
- Kyky saada tekoäly tarkistamaan asiakirjojen ristikkäistiedot (määrä, paino, määrä, puolueen tiedot) ja havaita virheet ajoissa
- Kyky suojata, että tekoälyn tuottama ilmoitusluonnos ei korvaa virallista ilmoitusta ja että lopullinen ilmoitus on tullikonsultin vastuulla.
Ulkomaankaupan näkymätön sankari ovat asiakirjat. Ennen kuin kontti pääsee poistumaan satamasta, sen taakse valmistetaan pino asiakirjoja: kauppalasku, pakkausluettelo, konossementti, alkuperätodistus, kuljetusasiakirja, vakuutus ja tulli-ilmoitus. Näiden asiakirjojen on oltava täysin yhdenmukaisia keskenään. Jos laskun kokonaispaino ja pakkausluettelon paino eivät täsmää, jos laskun summa ja ilmoituksen arvo ovat ristiriidassa, jos ostajan ja myyjän nimikkeet vaihtelevat asiakirjoista toiseen, tulliprosessi pysähtyy: lähetys keskeytetään, sakkoa veloitetaan tai tavarat jopa palautetaan. Tässä osiossa pohditaan, miten tekoälyä voidaan käyttää avustajana, joka nopeuttaa tämän dokumentin liikennettä ja tarkistaa johdonmukaisuutta ja missä sen rajat ovat.
Selvitetään ensin termit. Kauppalasku: Se on myyjän ostajalle myöntämä virallinen myyntiasiakirja, josta ilmenee tavaroiden tyyppi, määrä, yksikkö ja kokonaishinta, toimitus- ja maksutapa; Se muodostaa tullin arvon perustan. Proforma lasku: Se on luonnoslasku, joka on luonteeltaan ennen myyntiä annettu tarjous. Pakkausluettelo: näyttää, kuinka paljon tavaraa jossakin laatikossa on, laatikoiden lukumäärä, brutto/nettopaino ja tilavuus. Konossementti (B/L): on kuljetusasiakirja, joka osoittaa, että rahdinkuljettaja on vastaanottanut tavarat ja toimittaa ne saapuessaan; Se on arvokas väline merikuljetuksissa. Tulli-ilmoitus: Se on asiakirja, jossa tavaroiden tuonti/vienti ilmoitetaan virallisesti tullille. ETGB (Electronic Commerce Customs Declaration): on yksinkertaistettu ilmoitus, jota käytetään pienimuotoisissa sähköisissä vientilähetyksissä.
Askel askeleelta: tekoälyn paikka asiakirjan työnkulussa
On hyödyllistä ajatella dokumenttien automatisointia neljässä vaiheessa.
Vaihe 1 – Tiedonkeruu. Tarvitsemasi raakatiedot: tavaroiden tyyppi ja määrä, yksikköhinta, painot, puoluetiedot, toimitus- ja maksutapa. Nämä tiedot ovat yleensä hajallaan tilauksissa, sopimuksissa ja tavarantoimittajien kirjeenvaihdossa. Tekoäly poimii erittäin nopeasti jäsennellyn taulukon tästä antamastasi raakatekstistä.
Vaihe 2 – Luonnoksen laatiminen. Laskun, esitteen tai pakkausluetteloluonnoksen luominen strukturoidusta tiedosta. Täällä tekoäly täyttää mallin; Se ylläpitää muotoa, pakolliset kentät ja kielen. Mutta hänen laatimansa luonnos ei ole virallinen asiakirja; Virallinen asiakirja tuotetaan järjestelmästäsi/ohjelmastasi.
Vaihe 3 – Ristiyhdenmukaisuuden tarkistus. Tämä on tekoälyn arvokkain panos. Antamalla laskun, pakkausluettelon ja konossementin YZ:lle ja kysymällä "Ovatko määrät, pakettien lukumäärä, brutto/nettopaino, määrä, puolueiden nimet ja toimitustapa täsmäävät? Jos ei, missä on ero?" Tekoäly merkitsee sekunneissa painoeron, joka on 3 kiloa tai enemmän kuin paketti, jonka ihmissilmä kaipaa.
Vaihe 4 – Asiantuntijan hyväksyntä ja viralliset toimet. Ilmoitus ja tullimenettelyt ovat tullikonsultin vastuulla. Mikään tekoälyn tuottama ei korvaa virallista ilmoitusta; Se tasoittaa tietä konsultille luonnoksena, tarkistuslistana ja johdonmukaisuusraporttina.
Varoitus: tekoäly voi tuottaa "luonnoksen" laskusta tai tiliotteesta; Mutta vastuu virallisista asiakirjoista, allekirjoituksista ja ilmoituksista kuuluu henkilölle ja tullikonsultille. Luonnoksen lähettäminen ajatellen sitä virallisena asiakirjana on kuin täyttämättömän lomakkeen allekirjoittamista.
Asiakirjojen välinen johdonmukaisuus: kriittiset tarkistuspisteet
Alla olevassa taulukossa on yhteenveto alueista, jotka ovat useimmiten ristiriidassa asiakirjojen välillä ja aiheuttavat ongelmia tullissa:
valvottu alue
Missä asiakirjoissa?
Tyypillinen virhe
tuloksena
Kokonaismäärä/kpl
Lasku, pakkausluettelo, konossementti
Eri numeroiden kirjoittaminen
Hylkääminen tullissa, laskeminen
Brutto/nettopaino
Pakkauslista, konossementti
Ei pidä painoa
punnitus, viivästys, rangaistus
Tavaran arvo (määrä)
Lasku, ilmoitus
Summa ei täsmää
arvostustarkistus
Juhlan nimi/osoite
Kaikki asiakirjat
eri kirjoitusasu
asiakirjan hylkääminen
Toimitustapa (Incoterms)
lasku, sopimus
Asiakirjojen välinen ristiriita
Kustannus/riskikiista
alkuperämaa
Lasku, alkuperätodistus
Yhteensopimaton alkuperä
Etuhinnan menetys
Laatioiden/pakkausten lukumäärä
Pakkauslista, konossementti
Puuttuvat/ylimääräiset paketit
Lasku, minuutit
Näiden alueiden säännöllinen tarkastaminen jokaisen lähetyksen yhteydessä ratkaisee useimmat ongelmat ennen kuin ne saapuvat tulliin.
Neljä kopioitavaa mallia
1) Strukturoidun taulukon purkaminen raakatiedoista:
Tehtäväsi: ulkomaankaupan assistentti. Seuraavasta sotkuisesta tilaustekstistä syntyy laskun tietotaulukko. Sarakkeet: tavaratyyppi | määrä | yksikkö | yksikköhinta | yhteensä | Alkuperä. Merkitse puuttuviin tai ristiriitaisiin kenttiin "EITÄYDELLINEN/epäilyttävä", älä täytä niitä itse. Säilytä valuutta sellaisenaan.Teksti:[liitä tilaus/kirjeenvaihtoteksti tähän — ei piilotettu]
2) Ristiyhdenmukaisuuden tarkistus:
Sinun roolisi: asiakirjan johdonmukaisuuden tarkistaja. Annan sinulle tiedot 3 asiakirjasta: LASKUT, PAKKAUSLUETTELO, KONOSSEMI. Vertaa seuraavia kenttiä ja näytä taulukossa "tyytyväisyys / EI pidä": kokonaismäärä, pakettien lukumäärä, bruttopaino, nettopaino, tavaran arvo, ostajan nimi, myyjän nimi, toimitustapa, alkuperä. Kirjoita ero numeerisesti jokaiselle riville, joka EI päde. Tulos ei ole lopullinen lausunto; Lopullinen tarkastus kuuluu tullikonsultille.LASKU: [...]TARKASTUSLUETTELO: [...]KONossementti: [...]
3) Proforma laskuluonnos:
Sinun roolisi: asiakirjojen viennin avustaja. Laadi englanninkielinen PROFORMA-LASKU, jossa on seuraavat tiedot. Täytä pakolliset kentät: myyjä/ostaja, päivämäärä, voimassaoloaika, tavaran kuvaus, määrä, yksikkö/kokonaishinta, toimitustapa (Incoterms), maksutapa, alkuperä, arvioitu toimitusaika. Tarkistan numerot; Älä arvaa mitään määrää. Tiedot: [anonyymit/näytetiedot]
4) Asiakirjan puutteiden tarkistuslista:
Tehtäväsi: tulliassistentti. Määränpää: [tuonti/vienti], maa: [...], kuljetusmuoto: [meri/lento/maa]. Tee TARKISTUSLISTA asiakirjoista, joita tähän lähetykseen voidaan tarvita (lasku, pakkausluettelo, konossementti, alkuperä-/kiertotodistus, vakuutus, erityislupa/vaatimustenmukaisuusasiakirjat). Kirjoita jokaisen asiakirjan viereen "miksi sitä tarvitaan" ja "mistä ostaa / kuka hyväksyy". Tämä on muistutuslista; Konsultti määrittelee lopullisen asiakirjavaatimuksen.
Heikko kehote / Vahva kehote
Heikko kehote:
Tarkista nämä asiakirjat, onko ongelmia?
Tämä kehote, joka on kirjoitettu antamatta dokumentaatiota tai kertomatta, mitä alueita vertailla, tuottaa pinnallisen ja hyödyttömän vastauksen "näyttää yleensä hyvältä"; Se ei ota huomioon pieniä numeerisia eroja, jotka ovat todella vaarallisia.
Tehokas kehotus:
Sinun roolisi: asiakirjan johdonmukaisuuden tarkistaja. Vertaa nettopainoa, bruttopainoa, laatikoiden lukumäärää ja kokonaismäärää alla olevissa LASKUTUS- ja PAKKAUSLUETTELO-tiedoissa. Anna jokaiselle kentälle "pitää/ei päde + numeerinen ero". Tarkista myös, onko ostajan nimi täsmälleen sama kahdessa asiakirjassa. LASKU: netto 980 kg, brutto 1.050 kg, 42 laatikkoa, 2.100 kpl... PAKKAUSLUETTELO: netto 980 kg, brutto 1.050 kg, 40 laatikkoa, 2100 kpl...
Tämä kehote antaa selkeät kentät, selkeät tiedot ja selkeän tulostusmuodon. Tuloksena syntyy konkreettinen ja korjattava havainto, kuten "pakettien määrä EI täsmää: lasku 42, pakkausluettelo 40, ero 2 pakettia".
kolme minilaukkua
Tapaus 1 – Tallennettu pakettiero. Huolitsijayritys alkoi vertailla laskuja ja pakkausluetteloita tekoälyyn jokaisen lähetyksen osalta. Ensimmäisen kuukauden aikana 7:ssä 60 lähetyksestä havaittiin laatikon numero- tai painovirhe. Nämä korjattiin ennen tulliin tuloa; Arviolta 3 tulliselvitystä ja viivästyksiä vältyttiin. Tekoäly merkitsi eron, asiantuntija teki korjauksen ja tarkistuksen.
Tapaus 2 – Virhe käsiteltäessä luonnosta virkamieheksi. Uusi työntekijä lähetti YZ:n valmistaman englanninkielisen proforma-luonnoksen asiakkaalle tarkistamatta sitä. Luonnoksessa oli jäljellä yksi yksikköhinta (todellisen hinnan alapuolella), jonka tekoäly oli asettanut "esimerkiksi". Asiakas piti tätä hintaa sitovana ja syntyi kiista. Oppitunti: Jokainen tekoälyluonnoksen numero on ihmisen vahvistama ennen lähettämistä; Luonnos ei ole virallinen asiakirja.
Tapaus 3 – Summaero. Tuontiyrityksessä laskun kokonaisarvon ja ilmoituksessa olevan arvon välillä oli pieni ero (120 USD pyöristyksestä johtuen). Tekoäly merkitsi tämän ristiintarkastuksessa; Konsultti korjasi eron. Jos sitä ei korjata, arvostustarkistus ja mahdollinen rangaistus olisivat asialistalla. Pieni ero, iso ongelma.
Yleisiä virheitä
- Tekoälyluonnoksen erehtyminen viralliseksi asiakirjaksi. Pääpiirteet ovat vain alustavia; Virallinen asiakirja luodaan järjestelmästäsi ja asiantuntija hyväksyy sen.
- Ohita ristiintarkastus. Pienet erot asiakirjojen välillä johtavat kalleimpiin tulliongelmiin; Vertaa jokaiseen lähetykseen.
- Tekoälyn saaminen ennustamaan puuttuvaa dataa. Malli mahtuu tyhjään tilaan; Merkitse puuttuviin kohtiin "PUUTUU" äläkä täytä niitä.
- Tarjoaa luottamukselliset hinnat ja asiakastiedot sellaisenaan. Suorita vaaditut kentät anonyymeillä/näytetiedoilla tehtävää tarkistusta varten.
- Numeroiden lähettäminen tekoälylle vahvistamatta niitä. Jokainen määrä, paino ja määrä on vahvistettava ihmissilmällä.
Vinkki: Kun annat tekoälyn tarkistaa asiakirjat, sano aina "kirjoita numeerinen ero". "Kestääkö se?" Malli vastaa helposti "kyllä" kysymykseen; Kun sanot "näytä ero numerolla", se paljastaa todellisen ristiriidan.
Yhteenvetona
Tekoäly on erittäin voimakas ulkomaankaupan asiakirjoissa kahdessa paikassa: nopeiden luonnosten tuottamisessa raakatiedoista ja asiakirjojen ristikkäisyyden tarkistamisesta. Laskun, pakkausluettelon ja konossementin välisten määrä-, paino-, arvo- ja omistuserojen havaitseminen ajoissa estää useimmat tullin hylkäämiset ja sakot. Tekoälyn tuottama luonnos ei kuitenkaan ole virallinen asiakirja; Vastuu ilmoituksesta ja allekirjoituksesta on tullikonsultilla. Jokainen numero tarkistetaan, luottamukselliset tiedot anonymisoidaan, puutteita ei korjata.
Sovellustehtävä
Hanki todellisen (tai näyte) lähetyksen lasku- ja pakkausluettelotiedot, anonymisoi luottamukselliset tiedot. Pyydä tekoälyä vertaamaan yllä olevaan "ristikonsistenssin tarkistus" -malliin. Tarkista yksitellen tulosteen rivit "EI TYYDYTTÄ" ja tarkista, ovatko ne oikein. Luo sitten "asiakirja puuttuu tarkistuslista" ja vertaa sitä omaan prosessiisi: Onko jokin asiakirja, jonka tekoäly muistutti sinua siitä, että olet unohtanut?
tarkistuslista
- [ ] Anonymisoin asiakirjan tiedot ja annoin ne tekoälylle.
- [ ] Tein laskun, pakkausluettelon ja konossementin välisen määrän/painon/arvon/nimikkeen vertailun.
- [ ] Halusin AI-tuloksen muodossa "kirjoita numeerinen ero", ei "pitääkö se?"
- [ ] Olen itsenäisesti tarkistanut jokaisen merkittävän eron itse.
- [ ] Tarkistin kaikki luonnoksen numerot ennen sen lähettämistä.
- [ ] Laitoin työnkulkuun tullikonsultin hyväksynnän viralliselle asiakirjalle ja ilmoitukselle.