Voitot:
- Kyky laatia laitoskohtainen politiikka-/menettelyasiakirja jäsennellyllä kehotuksella
- Kyky sovittaa käytännöt rooliin ja vastuuseen (RACI) ja tehdä niistä tarkastettavia
- Kyky soveltaa tyyli- ja muotoilustandardeja ymmärrettävän, soveltuvan ja johdonmukaisen politiikan kielen saamiseksi.
Toimielimen politiikka on sen kirjallinen muisti ja päätöksentekokuri: lahjonnan vastaisesta tietoturvasta, etätyöstä tietojen tallentamiseen, se on virallista versiota lauseesta "näin me teemme sen". Hyvä politiikka on selkeää, täytäntöönpanokelpoista ja tarkastettavissa; Huono politiikka on joko kasa ammattikieltä, jota kukaan ei lue, tai kokoelma hyviä aikomuksia, jotka jäävät käytännössä tyhjäksi. Tekoäly (AI) tuottaa nopeasti ensimmäisen luonnoksen käytäntö- ja menettelyasiakirjoista, pitää kielen johdonmukaisena ja jäsentää rooli-vastuukartoituksia. Tässä osiossa opimme luomaan organisaatiokohtaisia, RACI:n tarkastettavia ja ymmärrettäviä käytäntöjä – säilyttäen aina ihmisen hyväksynnän.
Selvennetään ehtoja. Käytäntö on korkean tason asiakirja ("mitä ja miksi"), joka määrittää organisaation kannan ja säännöt tietyssä asiassa. Menettelytapa on asiakirja, joka selittää vaihe vaiheelta, kuinka kyseinen käytäntö pannaan täytäntöön ("miten"). RACI on matriisi, joka selventää vastuullisen, vastuullisen, konsultoidun ja informoidun roolit kussakin tehtävässä. Soveltamisala on se, ketä ja mitä politiikka sitoo. Tehokkuus ja tarkistus ovat sitä, milloin käytäntö on voimassa ja kuinka usein sitä päivitetään.
Käytäntöasiakirjan runko
Johdonmukaisilla politiikoilla on yhteinen kehys. Jos annat tekoälylle tämän rungon, kaikilla asiakirjoillasi on sama rakenne ja luettavuus. Askel askeleelta:
- Tarkoitus ja laajuus. Mitä, ketä ja mitä tilanteita vakuutus kattaa?
- Määritelmät. Kriittiset termit määritellään kerran, selvästi.
- Periaatteet/säännöt. Toimielimen keskeinen kanta ja sitovat säännöt.
- Roolit ja vastuut (RACI). Kuka tekee mitä, kuka hyväksyy sen, ketä kuullaan.
- Menettely/vaiheet. Sovelluksen konkreettinen kulku.
- Poikkeukset, rikkomukset ja täytäntöönpano. Kuinka hallita sääntöjen rikkomista.
- Täytäntöönpano, tarkistus ja niihin liittyvät asiakirjat.
Roolisi: kokenut yrityspolitiikan kirjoittamisen asiantuntija.Valmista politiikkaluonnos seuraavaa aihetta varten.Rakenne: 1) Tarkoitus ja laajuus 2) Määritelmät 3) Periaatteet ja säännöt4) Roolit ja vastuualueet 5) Menettelyvaiheet 6) Poikkeus/rikkomus/seuraamus7) Täytäntöönpano ja tarkistus. apokryfinen.- Jos vaaditaan oikeudellinen tekijä, lisää huomautus "vaatii oikeudellinen hyväksyntä – on tarkistettava"; Älä anna omaa artikkelisi/päätösnumeroasi. - Pidä kieli selkeänä, lyhyinä lauseina ja soveltuvana.<topic>[perustiedot käytäntöön liittyvästä ongelmasta ja instituutiosta]</topic>
Huomio: Käytännöillä on oikeudellisia seurauksia; Kurinpito-, tieto- tai turvallisuuspolitiikan on oltava voimassa olevan lainsäädännön mukainen. Lakimiehen/asiantuntijan on tarkistettava ja hyväksyttävä AI:n laatima luonnos sovellettavan lain mukaisesti ennen sen julkaisemista.
Tarkastettavan tekeminen RACI:n avulla
Selkeys "kuka tekee mitä" tekee politiikasta toteuttamiskelpoisen. Rooliton politiikka on asiakirja, josta jokainen on vastuussa, mutta kukaan ei ole vastuussa. AI on tehokas yhdistämään kaikki vastuut RACI:n kanssa.
Tuota RACI-taulukko jokaiselle konkreettiselle velvoitteelle seuraavassa toimintalinjaluonnoksessa:| Toiminta/vastuu | Vastuullinen (R) | Hyväksynyt (A) | Konsultoitu (C) | Tietoinen (I) |Säännöt: - Jokaisessa aktiviteetissa on YKSI "Hyväksyjä (A)". - Merkitse toiminnot, joiden rooli on käytännössä epäselvä, "ei määritettyä roolia". - Jätä paikkamerkki [ROLE: ...], jos et tiedä todellisia otsikoita.
Siinä on myös johdonmukaisuus ja luettavuus. Kaikki laitoksen käytännöt tulee kirjoittaa samalla tyylillä ja samoilla termeillä. Tekoäly standardoi tekstin tyylioppaan mukaan.
Järjestä tämä käytäntö näiden tyylistandardien mukaisesti: - Lyhyet lauseet; yksi sääntö jokaisessa lauseessa. - Possessive-lausekkeet, kuten "Se on yksikön vastuulla Määrittele se missä se mainitaan ensimmäisen kerran. - Lause lauseelta, numeroitu rakenne. Näytä muuttamasi lausekkeet lyhyellä taulukolla (ennen/jälkeen).
Heikko kehote / Vahva kehote
Heikko kehote: Kirjoita meille tietoturvakäytäntö.
Tulos: Internetin keskiarvosta johdettu yleinen teksti, joka ei liity organisaatioosi, jolla on epäselvät roolit ja jonka lainmukaisuutta ei ole varmistettu. Jos se julkaistaan, sitä ei voida ottaa käyttöön ja se pysyy käyttämättömänä tarkastuksessa.
Tehokas kehote: [asiantuntijarooli + 7-osainen luuranko + [TÄYTETTÄVÄ] instituutiokohtaiset aukot + "laillinen hyväksyntä lailliseen nimeämiseen" -huomautus + RACI-vastaavuus + tyylistandardit]
Tulos: Sääntöluonnos, joka on mukautettava oppilaitoksellesi, sisältää kaikki velvoitteet, jossa on johdonmukainen sanamuoto ja joka on valmis laillisesti hyväksyttäväksi.
Käytännön testaus: Soveltuvuuden tarkistus
Myös näennäisesti hyvin kirjoitettua politiikkaa ei ehkä toteuteta alalla: se voi sisältää epärealistisia määräaikoja, olemattomia rooleja tai ristiriitaisia sääntöjä. Voit käyttää tekoälyä käytännön "toteutettavuustestin" suorittamiseen ennen sen julkaisemista. Tämä lukee tekstin työntekijän näkökulmasta ja löytää kohdat, joihin he voivat juuttua.
Testaa seuraavan käytännön soveltuvuus ennen julkaisua: 1) Pohdi, voiko todellinen rooli toteuttaa jokaisen säännön; merkitse ne, jotka vaikuttavat epämääräisiltä tai mahdottomilta.2) Selvitä, onko säännöissä ristiriitoja tai päällekkäisyyksiä.3) Arvioi, ovatko määritellyt ajat ja taajuudet realistisia.4) Kun työntekijä kysyy "miten aion tehdä tämän?" Listaa kohdat, joihin jäät jumiin. Anna lyhyt korjausehdotus jokaiselle löydökselle; lopullisen tuomion määrääminen.
Vinkki: Ajattele käytäntöä seuraavasti: "Lukeeko työntekijä tämän ja tietääkö mitä tehdä?" Testaamalla kysymyksellä havaitaan yleisin virhe (abstraktit ja täytäntöönpanokelvottomat säännöt). Politiikka, jota ei voida toteuttaa, on riskialtisempi kuin politiikka, jota ei ole olemassa; koska se luo harmonian illuusion.
Käytäntö vai menettelytapa?
Koko
Politiikka
Menettely
Kysymys
mitä ja miksi
Miten
Taso
ylempi, periaate
Toimiva, askel askeleelta
muuttaa
harvinaista
Päivitetään, kun prosessi muuttuu
esimerkki
"Henkilötiedot on suojattu"
"Tietojen poistopyyntö 30 päivän sisällä näillä vaiheilla"
Hyväksyntä
Ylin johto/lakimies
Prosessin omistaja + noudattaminen
Kolme minikoteloa
Tapaus 1 – Hylätty politiikka. Yrityksen tietojen säilytyspolitiikka on ollut voimassa jo vuosia, mutta "kuka poistaa tiedot ja milloin?" Vastausta kysymykseen ei asiakirjassa ollut. Kun asiakas pyysi poistamista, kukaan ei ottanut omistusta ja pyyntö viivästyi 40 päivää. RACI lisätty tekoälyn käytäntöön; Jokaiselle tallennus- ja poistotoiminnalle määritettiin yksi hyväksyjä ja vastuuhenkilö. Myöhemmät pyynnöt suljettiin keskimäärin 9 päivässä ja prosessista tuli tarkastettava.
Tapaus 2 – Lukematon asiakirja. Erään laitoksen eettinen politiikka oli 14-sivuinen teksti raskaalla ammattikieltä; tutkimus osoitti, että vain 12 % työntekijöistä lukee. Tyylillinen standardointi tekoälyllä: lyhyet lauseet, sopivat ilmaisut, määritellyt termit. Asiakirja pieneni 6-sivuiseksi ja lukuaste nousi 57 prosenttiin kolmessa kuukaudessa. Sisältö pysyi samana; ymmärrettävyys kymmenkertaistui.
Tapaus 3 – Laillisen hyväksynnän arvo. Yksi tiimi aikoi julkaista tekoälyn luoman kurinpitokäytäntöluonnoksen suoraan. Luonnos sisälsi lausunnon "yksipuolisesta irtisanomisesta", joka ei ollut sovellettavan työlainsäädännön mukainen; AI oli merkinnyt sen "vaatii laillisen hyväksynnän". Oikeudellinen tarkastelu korjasi sanamuodon. Jos merkki jätettäisiin huomioimatta, toteutettaisiin täytäntöönpanokelvoton ja oikeudenkäyntiriskiä koskeva politiikka.
Yleisiä virheitä
- Yleisen politiikan tuottaminen ilman instituutiota. Teksti, joka on tuotettu ilman kontekstia ja [TO BE FILLED] -tiloja, ei sovi oppilaitoksellesi.
- Rooleja ei voi jakaa. Ilman RACI:ta politiikka jää hylätyksi; kukaan ei ole vastuussa.
- Sekava politiikka ja menettely. Jos "mitä/miksi" ja "miten" ei eroteta, asiakirja on sekä abstrakti että epätäydellinen.
- Laillisen hyväksynnän ohittaminen. Politiikat, joilla on oikeudellisia seurauksia, on tarkistettava lainsäädännön mukaisesti.
- Jargonia ja pitkiä lauseita. Lukematon käytäntö ei ole pakotettu; Tyylistandardi on välttämätön.
- Arvostelupäivämäärää ei ole asetettu. Käytännöt ovat vanhentuneita; täytäntöönpano ja määräajoin tarkastelu olisi määriteltävä.
Yhteenvetona
Käytäntöjen ja menettelytapojen kirjoittamisen tehtävänä on muuttaa organisaation kanta selkeiksi, omaperäisiksi ja tarkastettavissa oleviksi säännöiksi. Tekoäly tuottaa hyvän ensimmäisen luonnoksen, pitää kielen johdonmukaisena ja sovittaa kaikki RACI:n velvoitteet. Sinun on kuitenkin täytettävä toimielinkohtaiset aukot, läpäistävä laillinen sisältö laillisen hyväksynnän kautta ja pidettävä asiakirja luettavana. Erota käytäntö menettelystä, määritä jokaiselle toiminnalle yksi hyväksyjä ja määritä tarkistusjakso. AI tuottaa piirustuksia ja rakennetta; Valtuutettu ammattilainen päättää vakuutuksen laillisuudesta ja pätevyydestä.
Sovellustehtävä
Valitse käytännön aihe (esim. hyväksyttävä käyttö, tietojen säilyttäminen). (1) Luo ääriviivat 7-osaisen runkokehotteen avulla; tarkasta kaikki [TÄYTETTÄVÄ]- ja "vaatii lakisääteinen hyväksyntä" -merkinnät. (2) Määritä roolit kullekin velvoitteelle RACI-kehotteen avulla; Varmista, että jokaiselle toiminnalle on vain yksi hyväksyjä. (3) Suorita tyylin standardointi ja paranna luettavuutta. (4) Sulje asiakirja, jonka tila on "odottaa oikeudellista/asiantuntijahyväksyntää" ja tarkistuspäivämäärä.
tarkistuslista
- [ ] Onko politiikka kirjoitettu yhtenäisellä 7-osaisella viitekehyksellä?
- [ ] Onko laitoskohtaiset aukot jätetty [TÄYTETTÄVÄksi]?
- [ ] Kukin velvoite kartoitettu RACI:lle, nimetty yksi hyväksyjä?
- [ ] Onko politiikan ja menettelyn välinen ero selvä?
- [ ] Onko lailliselle sisällölle suunniteltu oikeudellinen/asiantuntijahyväksyntä?
- [ ] Onko kielestä tehty lyhytlauseinen, omaperäinen ja ammattikieltä vapaa?
- [ ] Onko voimaantulo- ja tarkistuspäivämäärät määritelty?