عملیات و بهینه سازی فرآیند — هوش مصنوعی در حسابداری، مالی و عملیات

سود:

توانایی تجزیه و تحلیل مراحل فرآیند با مدت زمان آنها و آشکار کردن تنگناها و علل اصلی
توانایی شناسایی سهام مرده و فرصت های پس انداز از گردش سهام و داده های چرخه نقدی
توانایی ارزیابی پیشنهادهای ساده سازی ملموس و قابل اندازه گیری از نظر ریسک کنترل

امور مالی و عملیات در هم تنیده شده اند. سهام مازاد به پول نقد تبدیل می شود. تاخیر در جمع آوری سرمایه در گردش را خفه می کند. طول فرآیند تایید هزینه هایی را ایجاد می کند. هوش مصنوعی (AI) یک دستیار تجزیه و تحلیل قدرتمند در مشاهده تنگناها در داده های عملیاتی (نقاط مسدود کننده ای که روند را کند می کند)، ساده سازی مراحل فرآیند و بهینه سازی موجودی/سرمایه در گردش است. در این بخش، نحوه استفاده از هوش مصنوعی فراتر از تعداد و تصمیم گیری عملیاتی را پوشش خواهیم داد.

هوش مصنوعی کجا در عملیات ها ارزش ایجاد می کند؟

در سه حوزه اصلی: مدیریت موجودی (چه مقدار کالا، چه زمانی)، چرخه سرمایه در گردش (جمع آوری، پرداخت، مانده روزهای موجودی) و کارایی فرآیند (چند مرحله و در چه زمانی یک کار تکمیل شده است). هوش مصنوعی به سرعت الگوها را در این داده ها استخراج می کند و فرضیه های بهبود را ایجاد می کند. شما آنها را با واقعیت در زمین آزمایش می کنید.

یک مفهوم کلیدی: چرخه تبدیل پول نقد. این با فرمول روزهای سهام + روزهای جمع آوری - روزهای پرداخت پیدا می شود و می پرسد "چند روز طول می کشد تا پول از صندوق خارج شود و به صندوق بازگردد؟" به سوال پاسخ می دهد کوتاه کردن، پول نقد را آزاد می کند.

نکته: در اعلان‌های عملیات، همیشه بگویید «اقدام ملموس، عملی و قابل اندازه‌گیری پیشنهاد کن». "بهبود فرآیندها" کار نمی کند. "مرحله 3 تایید را حذف کنید، چرخه 2 روز کوتاه می شود" کار می کند.

گام به گام: تجزیه و تحلیل تنگنا

مراحل و زمان های فرآیند را مشخص کنید. هر قدم چقدر طول می کشد.
گلوگاه را پیدا کنید. طولانی ترین و منتظرترین مرحله را علامت گذاری کنید.
علت اصلی را زیر سوال ببرید. چرا اسم من طولانی است؟ تایید، داده های از دست رفته، تغییر دست؟
پیشنهاد ساده سازی مراحل قابل جابجایی / خودکار
تاثیر را اندازه گیری کنید. این توصیه چند روز/چند لیر سیکل را بهبود می بخشد؟

اعلان ضعیف / اعلان قوی

اعلان ضعیف: روند خرید خود را بهبود بخشیم.

این توصیه‌های عمومی و غیرقابل اجرا مانند "ارتباطات را تقویت کنید، دیجیتال شوید."

اعلان قدرتمند: نقش شما: تحلیلگر فرآیند عملیات. وظیفه: فرآیند خرید زیر را تجزیه و تحلیل کنید. برای هر مرحله: نام مرحله | میانگین زمان (روز) | مسئول | دلیل انتظار مراحل: 1) کل زمان چرخه را محاسبه کنید. 2) 3 طولانی ترین مرحله و سهم آنها (%) را از کل زمان کم کنید. 3) 1 فرضیه علت اصلی و 1 ساده سازی مشخص برای هر تنگنا پیشنهاد کنید. ارائه مشاوره کلی.<process>1. درخواست ورود - 0.5 روز2. تصویب بودجه - 3 روز3. مجموعه نقل قول تامین کننده - 4 روز4. تایید مدیر - 2 روز5. سفارش - 0.5 روز</process>

این اعلان؛ این نشان می‌دهد که بیشترین سهم در چرخه 10 روزه، جمع‌آوری پیشنهادات و تأییدیه‌ها است و یک توصیه ملموس مانند «کاهش مرحله 3 از 4 روز به 1 روز با لیست تأمین‌کننده تأیید شده» ارائه می‌کند.

سهام و سرمایه در گردش

هوش مصنوعی اقلام با چرخش آهسته (سهام مرده) و پول نقد اضافی را از داده های موجودی حذف می کند.

تجزیه و تحلیل از جدول موجودی زیر حاصل می شود: - نرخ گردش موجودی برای هر محصول = فروش سالانه / میانگین سهام - اقلامی را که بیش از 90 روز غیرفعال بوده اند به عنوان "موجودی مرده" علامت گذاری کنید - 5 مورد (مقدار x هزینه واحد) را که بیشترین پول نقد را به خود اختصاص می دهند فهرست کنید - پیشنهاد اقدام برای موجودی مرده (تخفیف، بازده، کمپین) فقط از اعداد موجود در داده ها استفاده کنید. نمایش فرمول نرخ گردش مالی

محصول

ارزش سهام

نرخ گردش مالی

وضعیت

الف

120000

8.0

سالم

ب.

340000

1،2

کند، مصرف کننده پول

سی.

85000

0.0

سهام مرده (120 روز غیرفعال)

استانداردسازی فرآیند و چک لیست

هوش مصنوعی چک لیست هایی را تولید می کند که یک عملیات تکراری را به مراحل تقسیم می کند و اطمینان می دهد که همه آن را به یک شکل انجام می دهند.

یک چک لیست استاندارد از کارهای پراکنده پایان ماه زیر ایجاد کنید: مراحل را در یک ترتیب منطقی قرار دهید، نقش مسئول و زمان تخمینی را به هر مرحله اضافه کنید، مراحل به هم پیوسته را مشخص کنید. در پایان ستون "ریسک در صورت حذف" اضافه کنید.

توجه: ارقام پیشنهاد شده توسط هوش مصنوعی مانند "درآمد مورد انتظار: 3 روز" تخمینی هستند، نه تضمینی. حذف مرحله تأیید، روند را سرعت می بخشد، اما ممکن است کنترل را ضعیف کند. افراد بین کارایی و کنترل تعادل برقرار می کنند.

سرعت بخشیدن به فرآیند جمع آوری

رایج ترین گلوگاه در سرمایه در گردش، جمع آوری است. فاکتور صادر می شود، اما پول هفته ها نمی رسد. در این مدت شرکت با پول خود مشتری را تامین مالی می کند. هوش مصنوعی مطالبات باز (فاکتورهای معوق) را با تجزیه و تحلیل قدیمی (گروه بندی بر اساس مدت زمان پرداخت نشده) و حتی پیش نویس ارتباطات یادآوری مرتب می کند و اولویت بندی می کند.

یک تحلیل پیری از لیست دریافتنی‌های باز زیر ایجاد کنید: - به گروه‌های سررسید تقسیم کنید: 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+ روز - نشان دادن مبلغ کل هر گروه و سهم آن در کل - رتبه‌بندی 5 مشتری با بیشترین ریسک (مقدار بالا + تاخیر طولانی) - یک متن یادآوری را برای هر مجموعه فقط استفاده کنید. مردم تصمیم جمع آوری می گیرند.

این تحلیل این سوال را مطرح می کند که "اول با چه کسی تماس بگیریم؟" سوال را بر اساس داده ها استوار می کند. دریافتنی بزرگی که بیش از 90 روز از عمر آن می گذرد، بسیار مهم تر از چند تاخیر کوچک است، و اینجاست که باید انرژی خود را متمرکز کنید. هوش مصنوعی متن یادآوری را تولید می کند، اما تصمیم برای ارسال و مدیریت رابطه با شماست.

نکته: برای کوتاه کردن زمان چرخه نقدی سه بخش وجود دارد: کاهش روزهای موجودی، تسریع در جمع آوری، تمدید پرداخت (رابطه خوب با تامین کننده). از هوش مصنوعی بپرسید "کدام یک از این سه بازو سریعترین سود را برای ما ایجاد می کند؟" و یک اولویت مبتنی بر داده ارائه دهید.

موارد کوچک

مورد 1 - گلوگاه تایید. متوسط چرخه خرید در یک شرکت 10 روز بود. تجزیه و تحلیل هوش مصنوعی نشان داد که دو مرحله تأیید جداگانه نیمی از کل زمان را به خود اختصاص داد. هنگامی که تأییدیه واحد برای خریدهای کمتر از مقدار مشخصی معرفی شد، چرخه به 6 روز کاهش یافت. تاخیر برای خریدهای فوری به پایان رسیده است.

مورد 2 - موجودی مرده 340 هزار لیره. تجزیه و تحلیل گردش سهام نشان داد که به مدت 120 روز هیچ فروش بر روی یک کالا صورت نگرفته است و 85000 لیر لیر به صورت نقدی بسته شده است. تیم با کمپین سهام را کاهش داد. نقدی آزاد شد. هوش مصنوعی همچنین پیشنهاد کرد که مقدار سفارش در مورد B با سرعت کند کاهش یابد.

مورد 3 - شفای که کنترل را ضعیف می کند. یک تیم توصیه هوش مصنوعی "حذف تایید فاکتور، صرفه جویی در 2 روز" را اجرا کرد. اما این امر منجر به پرداخت بی رویه فاکتورهای اشتباه شد. پیشنهاد پس گرفته شد، تأیید مجدداً با کنترل آستانه خودکار برقرار شد: کمتر از مقدار مشخصی به طور خودکار عبور می کند، بالاتر از آن به تأیید می رسد. بنابراین، هم سرعت حفظ شد و هم کنترل دوباره برقرار شد. درس: هر شتابی نباید کنترل را قربانی کند. بیشتر اوقات راه حل «حذف» نیست، بلکه «خودکار با آستانه هوشمند» است.

مورد 4 - اولویتی که جمع آوری را تسریع می کند. در یک شرکت، یک سوم از مطالبات باز بیش از 90 روز پیش بود، اما تیم به همان ترتیب همه را فراخوانی می کرد. تجزیه و تحلیل پیری هوش مصنوعی نشان داد که 60٪ از مقدار فقط در پنج مشتری متمرکز شده است. زمانی که انرژی به سمت این پنج مشتری هدایت شد، دوره جمع آوری از 58 روز به 44 روز در شش هفته کاهش یافت و مقدار قابل توجهی پول نقد آزاد شد. درس: تلاش نیست، بلکه اولویت بندی صحیح است که در مجموعه ها پول می آورد.

اشتباهات رایج

به توصیه های کلی قانع باشید. "دیجیتال رفتن" غیرعملی است. اقدام ملموس و قابل اندازه گیری را بخواهید.
انتظار برای تجزیه و تحلیل بدون ارائه داده های زمان/گام. گلوگاه فقط با داده قابل مشاهده است.
با فرض اینکه پیش‌بینی سود تضمینی است. "سود 3 روزه" هوش مصنوعی یک فرضیه است که در این زمینه آزمایش شده است.
شتاب گرفتن با قربانی کردن کنترل. حذف تاییدیه ممکن است خطر را افزایش دهد. انسان تعادل را برقرار می کند.
نادیده گرفتن سهام مرده پول نقد گره خورده یک هزینه خاموش است. به طور منظم با سرعت چرخش اسکن کنید.

به طور خلاصه

هوش مصنوعی یک دستیار تحلیلی قدرتمند است که تنگناهای عملیاتی، موجودی مرده و تاخیر در چرخه نقدی را قابل مشاهده می کند.
مراحل فرآیند را با مدت زمان آنها مشخص کنید و طولانی ترین مراحل و علت اصلی را حذف کنید. اقدامات مشخص و قابل اندازه گیری را بخواهید.
زمان چرخه نقدی (موجودی + مجموعه - روزهای پرداخت) نشانگر سلامت سرمایه در گردش است. کوتاه کردن پول نقد آزاد می کند.
ارقام "درآمدهای مورد انتظار" ارائه شده توسط مدل تخمینی هستند. باید در میدان آزمایش شود.
مردم تعادل بین کارایی و کنترل را برقرار می کنند. هر شتابی نباید فدای کنترل شود.

وظیفه کاربردی

یک فرآیند تکراری از کسب و کار خود (خرید، جمع آوری، بسته شدن) را با مراحل و زمان بنویسید. گلوگاه ها و پیشنهادات ساده سازی را با الگوی قدرتمند سریع حذف کنید. به صورت دستی کل زمان چرخه را تأیید کنید. همچنین، نرخ گردش مالی را از لیست سهام محاسبه کنید و اقلام مرده سهام را علامت گذاری کنید. جذاب‌ترین پیشنهاد مدل را می‌گیریم و می‌پرسیم "چه کنترلی را ضعیف می‌کند؟" با سوال ارزیابی کنید

چک لیست

[ ] من مراحل فرآیند را با مدت زمان و مسئولیت آنها بیان کردم.
[ ] من کل زمان چرخه را به صورت دستی تأیید کردم.
[ ] من اقدام ملموس و قابل اندازه گیری می خواستم. من با توصیه های کلی متوقف نشدم.
[ ] نرخ گردش سهام را با فرمول محاسبه کردم و سهام مرده را علامت زدم.
[ ] من ارقام "درآمد مورد انتظار" را به عنوان تخمین در نظر گرفتم.
[ ] من هر پیشنهاد شتاب را برای ریسک کنترل ارزیابی کردم.