تجزیه و تحلیل بودجه و جریان نقدی

سود:

• امکان حفظ انحرافات تحقق بودجه و محاسبه و تفسیر آنها به صورت درصد
• امکان ایجاد پیش بینی های هفتگی از داده های جریان نقدی و تعیین ریسک های نقدینگی کوتاه مدت
• امکان پرسیدن سؤالات «چه می‌شد» مبتنی بر سناریو با یک اعلان واضح

سلامت یک کسب و کار با دو سوال سنجیده می شود: "آیا طبق برنامه پیش می رویم؟" و "آیا پول کافی در گاوصندوق وجود دارد؟" اولین مورد تحلیل بودجه در مقابل تحلیل واقعی است. دوم مدیریت جریان نقدی است. اگر پول نقد مدیریت نشود، حتی شرکتی که سودآور به نظر می‌رسد می‌تواند در روز پرداخت با مشکل مواجه شود. در این بخش، ما یاد خواهیم گرفت که از هوش مصنوعی (AI) به عنوان دستیار تجزیه و تحلیل در هر دو استفاده کنیم، اما تصمیم را حفظ کنیم.

بودجه در مقابل واقعی چیست؟

بودجه برنامه ای است که در ابتدای ترم ایجاد می کنید. تحقق چیزی است که در واقع اتفاق می افتد. تفاوت این دو را واریانس می گویند. واریانس به دو صورت بیان می شود: به عنوان یک مقدار (بودجه واقعی) و به صورت درصد (تفاوت / بودجه × 100). مثبت یا منفی بودن آن بستگی به آیتم دارد: اگر درآمد واقعی از بودجه بیشتر باشد خوب است و بالعکس برای هزینه ها.

وظیفه هوش مصنوعی در اینجا دو جنبه است: محاسبه انحرافات (که باید تأیید کنید) و تفسیر علل احتمالی انحرافات بزرگ (که باید تأیید کنید).

نکته: از مدل بخواهید بگوید "5 انحراف بزرگ را بر اساس درصد مطلق مرتب کنید". بنابراین، موارد نادیده گرفته شده اما حیاتی در بودجه 100 خطی در صدر قرار می گیرند.

گام به گام: تجزیه و تحلیل انحراف

1. بودجه و واقعی را با هم بدهید. مورد، بودجه، واقعی سه ستون هستند.
2. انحراف را نگه دارید و آن را به صورت درصد محاسبه کنید. بگذارید فرمول را نیز نشان دهد.
3. جهت را مشخص کنید. بگویید می آید یا می رود تا «خوب/بد» درست تفسیر شود.
4. یک آستانه قرار دهید. مانند «انحرافات برجسته بیشتر از 10 درصد».
5. چرا نظر بدید ولی تایید کنید دلایل پیشنهاد شده توسط مدل فرضیه ها هستند. شما منبع را پیدا کنید.

اعلان ضعیف / اعلان قوی

اعلان ضعیف: بودجه من چگونه پیش می رود؟ [اعداد]

این پاسخ بی فایده ای مانند "به طور کلی خوب" می دهد که نشان نمی دهد کدام قلم به چه میزان منحرف شده است.

پیشنهاد قوی: نقش شما: متخصص FP&A (برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مالی). وظیفه: جدول بودجه تا تحقق زیر را تجزیه و تحلیل کنید. مراحل: 1) برای هر آیتم، انحراف = واقعی - بودجه (مبلغ) و انحراف٪ = انحراف / بودجه * 100 (نمایش اقلام هزینه مثبت). "منفی". 3) رتبه بندی 5 انحراف بزرگ بر اساس درصد مطلق. 4) هر کدام 1-2 دلیل احتمالی برای انحراف بزرگ پیشنهاد می کنند و آنها را به عنوان "فرضیه" علامت گذاری می کنند. محدودیت: فقط از ارقام از داده ها استفاده کنید.<data>مداد | بودجه | فروش خالص محقق شده | 5,000,000 | 4,300,000بازاریابی | 400000 | 610000 پرسنل | 1,200,000 | 1.180.000 لجستیک | 300000 | 470000</data>

این اعلان به وضوح نشان می دهد که فروش کمتر از 14٪، بازاریابی بیش از 52٪، و لجستیک بیش از 57٪ است. این سؤال را باز می کند که مدیریت باید بپرسد، مانند "هزینه بازاریابی افزایش یافت اما فروش کاهش یافت."

جریان نقدی: تفاوت با سود

سود یک مفهوم حسابداری است. پول نقد پول واقعی در گاوصندوق است. هنگام صدور فاکتور، فروش به عنوان درآمد ثبت می شود، اما ممکن است 60 روز بعد پول برسد. تجزیه و تحلیل جریان نقدی می پرسد، "آیا پول نقد در هفته های آینده مازاد است؟" به دنبال پاسخی برای سوال است هوش مصنوعی به ایجاد یک پیش بینی نقدی هفتگی از اقلام جمع آوری و پرداخت و علامت گذاری هفته های باز کمک می کند.

پیش‌بینی هفتگی نقدینگی را از طرح جمع‌آوری و پرداخت 8 هفته‌ای زیر استخراج کنید: - هر هفته: باز کردن وجه نقد + جمع‌آوری - پرداخت = بسته شدن وجه نقد - هفته‌ها را در بسته شدن نقدینگی منفی به‌عنوان "ریسک نقدینگی" علامت‌گذاری کنید - اولین هفته ریسک و مقدار کسری را در بالای صفحه خلاصه کنید. شروع وجه نقد: 250,0 ...

احتیاط: پیش بینی های نقدی فقط به خوبی مفروضات جمع آوری در ورودی است. اگر این فرضیه که «تا 60 روز دیگر جمع می کنیم» محقق نشود، پروژه به هم می ریزد. مفروضات را به صراحت در مدل چاپ کنید و آنها را با واقعیت مقایسه کنید.

تحلیل سناریو (چه می‌شد).

مدیریت اغلب می پرسد "اگر فروش 10٪ کاهش یابد چه؟" او می پرسد. هوش مصنوعی این سناریوها را به سرعت تولید می کند:

سه مورد را بر اساس سناریوی پایه زیر محاسبه کنید: - خوش بینانه: فروش +10٪، دوره جمع آوری -5 روز- خط مبنا: بدون تغییر- بدبینانه: فروش -15٪، دوره جمع آوری +15 روز برای هر سناریو، حداقل 8 هفته بسته شدن نقدینگی و هفته ریسک را جدول بندی کنید. فرضیات را به وضوح فهرست کنید.

سناریو

تغییر فروش

کمترین پول نقد

هفته خطر

خوش بینانه

+10%

180000

هیچ کدام

پایه

0

40000

هفته 6 (بحرانی)

بدبین

-15٪

-220000

هفته 4 (باز)

خواندن انحراف صحیح: دائمی یا موقت؟

هر انحرافی اهمیت یکسانی ندارد. فقط به این دلیل که یک آیتم بیش از بودجه یک ماهه است، به این معنی نیست که آن آیتم برای همیشه خراب شده است. انحراف به هوش مصنوعی را در دو محور ارزیابی کنید: بزرگی (مقدار و درصد) و تداوم (یک بار یا تکرار شونده). به عنوان مثال، هزینه مشاوره ای که یک بار پرداخت می شود ممکن است بیش از بودجه باشد، اما در ماه آینده تأثیری ندارد. با این حال، افزایش هزینه های پرسنل هر ماه تکرار می شود و تاثیر سالانه آنها بسیار بیشتر است.

هر مورد را در فهرست انحراف زیر بر روی این دو محور طبقه بندی کنید: - ماندگاری: "یکباره" یا "تکرار کننده" (توجیه خود را بنویسید) - تاثیر سالانه: اگر این انحراف 12 ماه طول بکشد، چه تاثیری بر مبلغ سالانه خواهد داشت؟ انحرافاتی را که تکرار می شوند و تأثیر سالانه بالایی دارند به عنوان «اولویت» علامت گذاری کنید. طبقه بندی یک فرضیه است. اگر اطلاعات قطعی وجود ندارد، "تایید مورد نیاز" را اضافه کنید.

این تمایز توجه مدیریت را به آنچه واقعاً مهم است هدایت می کند. به جای انحراف یکباره 50000 دلاری، نشت مکرر 8000 دلار در ماه (96000 دلار در سال) بسیار حیاتی تر است. اما وقتی به مقدار نگاه می کنید، اولی بزرگتر به نظر می رسد.

نکته: پیش بینی پول نقد را هر هفته به روز کنید (منطق پیش بینی چرخشی). مقایسه پیش‌بینی هفته گذشته با آنچه واقعاً اتفاق افتاده است نشان می‌دهد که مفروضات شما چقدر دقیق هستند و عضله پیش‌بینی شما را بهبود می‌بخشد.

موارد کوچک

مورد 1 - نشت تدارکات بی صدا. در یک شرکت تجارت الکترونیک، هزینه لجستیک 57 درصد بیشتر از بودجه بود، اما نادیده گرفته شد زیرا در کل یک مورد کوچک بود. زمانی که هوش مصنوعی یک درصد مطلق رتبه بندی کرد، قلم در صدر قرار گرفت. بررسی ها نشان داد که شرکت باربری هزینه های اضافی خارج از قرارداد را بدون هیچ افزایشی دریافت کرده است. درآمد سالانه تقریباً 180000 لیر است.

مورد 2 - از بحران هفته پرداخت جلوگیری شد. پیش‌بینی نقدی نشان داد که در هفته 6، نقدینگی پایانی به 40000 کاهش می‌یابد، در حالی که در آن هفته 320000 لیره حقوق پرداخت می‌شد. مدیر مالی در مورد تخفیف پرداخت زودهنگام با مشتری مذاکره کرد تا مجموعه بزرگی را یک هفته جلو بیاورد و از بحران جلوگیری کند.

مورد 3 - هزینه فرض اشتباه. یکی از تیم ها وحشت کرد و فکر کرد شکاف "-220000" در سناریوی بدبینانه هوش مصنوعی واقعی است. با این حال، این سناریو بر اساس این فرض بود که جمع آوری با 15 روز تاخیر انجام می شود و این برای شرکت غیر واقعی بود. در 12 ماه گذشته، جمع آوری هیچ گاه بیش از 5 روز تاخیر نداشته است. هنگامی که این فرض با داده های واقعی به روز شد، کمترین پول نقد در سناریوی بدبینانه از 220000- به 15000+ تبدیل شد و وحشت بی اساس بود. درس: خروجی سناریو فرضی است. بدون آزمون فرض با داده های تاریخی اقدام نکنید.

اشتباهات رایج

• عدم بیان جهت درآمد/هزینه. این مدل ممکن است در همه جا تعصب مثبت را به عنوان "خوب" اشتباه بگیرد. در هزینه ها دقیقا برعکس است.
• در نظر گرفتن انحراف فقط به عنوان مقدار. درصد زیادی انحراف در یک مورد کوچک نادیده گرفته می شود. مرتب سازی بر اساس درصد مطلق
• درج دلایل بدون تایید در گزارش. دلیل پیشنهاد شده توسط مدل، فرضیه است. انسان منبع خود را پیدا می کند.
• خصوصی گذاشتن مفروضات نقدی اگر مفروضات مهم، مانند دوره جمع آوری، به وضوح نوشته نشوند، طرح ریزی گمراه کننده خواهد بود.
• اشتباه گرفتن سود با پول نقد یک ماه سودآور ممکن است با کسری نقدی پایان یابد. اینها دو تحلیل جداگانه هستند.

به طور خلاصه

• در تحلیل تحقق بودجه، بودجه و واقعی را با هم بیاورید و انحراف را به صورت درصد محاسبه کنید. فرمول رو نشون دادی
• مشخص کردن جهت درآمد/هزینه و مرتب‌سازی بر اساس درصد مطلق، مهم‌ترین انحراف‌ها را برجسته می‌کند.
• علل انحراف پیشنهاد شده توسط مدل فرضیه ها هستند. انسان قبل از قرار دادن آن در گزارش تایید می کند.
• جریان نقدی با سود متفاوت است. ریسک نقدینگی را هفته‌ها زودتر با پیش‌بینی‌های هفتگی دریافت کنید.
• تحلیل سناریو قدرتمند اما کاملاً حدس و گمان است. مفروضات خود را چاپ کنید و آنها را با واقعیت مقایسه کنید.

وظیفه کاربردی

یک جدول تحقق بودجه از 10-15 مورد تهیه کنید. انحرافات را محاسبه کنید و 5 مورد برتر را با الگوی قدرتمند سریع فهرست کنید. حداقل دو درصد انحرافات را به صورت دستی بررسی کنید. سپس یک پیش بینی نقدی 8 هفته ای ساده تنظیم کنید، سناریوهای پایه/بدبینانه را اجرا کنید و هفته ریسک را تعیین کنید. در نهایت علت انحراف پیشنهادی مدل را بررسی و تایید یا رد کنید.

چک لیست

• [ ] من بودجه و واقعیات را با هم، مورد به آیتم آورده ام.
• [ ] من انحراف را به صورت درصد و فرمول آن محاسبه کردم.
• [ ] جهت درآمد/هزینه را مشخص کردم و آن را بر اساس درصد مطلق مرتب کردم.
• [ ] من به صورت دستی حداقل دو درصد انحراف را تأیید کردم.
• [ ] من به وضوح مفروضات را در پیش بینی نقدی چاپ کرده ام.
• [ ] من دلایل انحراف مدل را به عنوان "فرضیه" علامت گذاری کردم و آنها را تأیید کردم.